Seguimiento al cumplimiento del Plan de Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República. ATIP - FONDO ADAPTACIÓN 22 de julio de 2014

Page 2 Revisión al cumplimiento del plan de mejoramiento con corte a junio de 2014 ► Contenido 1.Descripción de la metodología. 2.Objetivo del Seguimiento 3.Alcance del seguimiento 4.Actividades desarrolladas por la ATIP. 5.Generalidades del seguimiento a)Revisión de cumplimiento de acciones descritas en el plan de mejoramiento. ► Resultados generales del seguimiento. ► Oportunidades de Mejora ► Resumen del Plan de Mejoramiento

Page 3 ► 1. Descripción de la metodología ATIP.  Acuerdo de actividades mensuales con el Supervisor del contrato (Oficina Asesora de Planeación y Cumplimiento)  Solicitud de información al Fondo.  Ejecución de los programas de auditoría (ATIP)  Reunión de presentación de resultados de la auditoría  Comunicación de alcance y resultados. Definición del plan de acción con el responsable.  Revisión de la aplicación del plan de acción. Discusión del contenido del informe con el responsable.  Emisión del informe final para la Gerencia del FA. Revisión al cumplimiento del plan de mejoramiento con corte a junio de 2014

Page 4 Revisión al cumplimiento del plan de mejoramiento con corte a junio de 2014 ► 2. Objetivos del Seguimiento. - Revisar las actividades realizadas por el Fondo Adaptación, para cumplir con las acciones propuestas en el Plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, relacionadas con los procesos misionales del Fondo, seguimiento realizado con corte a 30 de junio de Proponer acciones de mejora cuando corresponda ►Obligación ATIP: Suministrar la información que como producto del desarrollo del objeto contractual se requiera para atender a las comisiones auditoras de entes de control y vigilancia; y hacer seguimiento a los requerimientos de carácter técnico asociados a la ejecución de los procesos misionales del Fondo, verificando que se dé la respuesta de forma oportuna y de calidad. Asesorar al nivel directivo del Fondo en la preparación de estas respuestas

Page 5 ► 3. Alcance del Seguimiento.  El plan de mejoramiento vigente suscrito entre el Fondo Adaptación y la Contraloría General de la República corresponde al consolidado de la respuesta a los informes de Auditoria Especial al Sector Vivienda y Auditoria a la Vigencia 2013, y fue suscrito el 4 de julio de  Como el seguimiento al cumplimiento se realiza sobre el plan de mejoramiento vigente, para este caso se tiene en cuenta el documento consolidado de 41 hallazgos, y se ejecuta revisando las acciones con fecha de finalización anterior o igual al 30 de junio de 2014, fecha establecida para el seguimiento que el Fondo reportará a través de SIRECI antes del 28 de julio. Revisión al cumplimiento del plan de mejoramiento con corte a junio de 2014

Page 6 ► 4. Actividades desarrolladas por la ATIP  Reunión con la Asesora de Control Interno del Fondo Adaptación, realizada el día 14 de julio de 2014, para revisar los soportes entregados por los responsables de las acciones propuestas en el Plan de mejoramiento  Identificación de soportes pendientes y solicitud de los mismos.  Revisión de los soportes de las acciones implementadas recibidos el 16 de julio de  Presentación del informe de seguimiento. Revisión al cumplimiento del plan de mejoramiento con corte a junio de 2014

Page 7 5. Generalidades del seguimiento Resultados Generales ► ESTRUCTURA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO Teniendo en cuenta que: La Contraloría General de la República ha emitido dos informes: ► Informe de Auditoria Especial al sector Vivienda ► Informe Auditoria vigencia 2013 Y el Fondo Adaptación ha presentado los planes de mejoramiento respectivos. ► A la fecha se encuentra vigente un plan de mejoramiento suscrito a través de SIRECI, con 41 hallazgos. Distribución de los hallazgos por informe No. Hallazgos Auditoría Especial al sector Vivienda19 Auditoría vigencia Auditoría vigencia Número total de hallazgos41

Page 8 5. Generalidades del seguimiento Resultados Generales Cumplidos : 2 En Ejecución: 39

Page 9 Generalidades del seguimiento Proceso /Subproceso /Referencia: Seguimiento a cumplimiento plan de mejoramiento CGR. I.Observación del seguimiento a las Acciones propuestas para el hallazgo No. 17 del plan de mejoramiento vigencia La acción de mejora no cumplida del hallazgo 17 de 2012, se incluyó en el Plan de Mejoramiento del Sector Vivienda suscrito con la Contraloría General de la República, a través del Sireci el 29 de abril de 2014, con el compromiso de concluirla el 31 de mayo de 2014, lo cual no se cumplió. Sin embargo, todas las actividades relacionadas con este hallazgo fueron programadas con fecha de vencimiento , por tanto para este seguimiento se reporta el hallazgo en ejecución. Recomendación: Se sugiere enviar mensualmente a la Oficina de Control interno, los soportes de las acciones ejecutadas a fin de realizar un seguimiento periódico, identificar oportunamente desviaciones significativas e implementar acciones correctivas y evitar incumplimientos. Revisión al cumplimiento del plan de mejoramiento con corte a junio de 2014

Page 10 Revisión al cumplimiento del plan de mejoramiento con corte a junio de 2014 ► Hallazgo Incumplido a 30 de junio de DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGOACCIÓN DE MEJORAACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA RESPONSABLE ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO ACTIVIDADES / FECHA DE TERMINACIÓN ACTIVIDADES / PLAZO EN SEMANAS ESTADO DEL HALLAZGO 20. Hallazgo 17- Administrativo- Recursos de Inversión..."Contablemente los registros se realizan conforme a los preceptos establecidos por la CGN en el aplicativo SIIF, pero con auxiliares en Excel para el control de Inversiones, activos fijos. Cuentas por pagar, órdenes de pago, liquidaciones, pagos de nómina y cuentas de orden; que por no estar en línea ocasionan la presentación de..." 1. Identificación del procedimiento, aplicación y socialización del mismo. 2. Integración e implementación de la información Financiera a través de un sistema de información. 3. Seguimiento mensual de la eficiencia en el cruce de información. 1. Identificación, diseño y socialización del procedimiento. 2. Cargue de información al nuevo sistema para implementación de la información financiera. 3. Seguimiento a través de conciliación de los diferentes módulos contra informe de Fiducia y reportes de SIIF. Reportes de Información cargada en el sistema. Ejecuta: Oswaldo Arguello y Francia Jiménez 62014/01/012014/05/3122Incumplido

Page 11 Generalidades del seguimiento Proceso /Subproceso /Referencia: Seguimiento a cumplimiento plan de mejoramiento CGR. II. Observación sobre el cumplimiento de Hallazgos con entregables periódicos. A fin de evitar incumplimientos en la ejecución de las acciones propuestas que deben generar entregables periódicos (informes mensuales o reportes según periodicidad definida en el plan), se siguiere que los responsables de la realización de las actividades envíen mensualmente o cuando corresponda, los soportes correspondientes a la Asesora de la Oficina de Control Interno. Revisión al cumplimiento del plan de mejoramiento con corte a junio de 2014

Page 12 Generalidades del seguimiento Proceso /Subproceso /Referencia: Seguimiento a cumplimiento plan de mejoramiento CGR. III.Hallazgos cuya fecha de finalización se cumple en este trimestre. Tener en cuenta la ejecución de las acciones propuestas para subsanar las causas que dieron origen a los hallazgos cuya fecha de finalización se cumple en el trimestre julio – septiembre, y enviar l periódicamente los soportes respectivo a la Asesora de la Oficina de Control Interno. Revisión al cumplimiento del plan de mejoramiento con corte a junio de 2014

Page 13 Plan de Mejoramiento.

Page 14 Plan Mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República.