CASO DE ESTUDIO: KATRINA Por: Ma. José Rubio Lena Aguayo

¿Por qué son cruciales los medios informativos para coordinar las actividades de la ayuda enviada para el desastre? ¿Qué pueden hacer ellos que otros no puedan hacer, ni siquiera el gobierno? La cobertura que los medios puedan dar en su totalidad a una noticia, como lo sucedido con el desastre de Katrina, fue fundamental; ya que alerto al país y a su gobierno de la magnitud de la destrucción, lo que había provocado y que muchos no sabían. Los medios pueden informar, advertir, orientar y mostrar al mundo las necesidades de un punto de vista directo y profundo del problema. Aunque se puede convertir en fuente de muchas críticas, también puede ser una gran ayuda.

Por qué es crucial una buena relación con los medios informativos locales para una organización que responde a urgencias poco antes de que ocurra un desastre? Los medios informativos son la fuente principal para dar a conocer y enterarse de las situaciones de emergencia, ante esto debemos de asumir una actitud reactiva, que es responder a las preguntas de los medios de comunicación y también una actitud preventiva, que se trata de hacer un esfuerzo para organizar y difundir la información. En casi todos los casos es mejor adoptar una actitud preventiva.

Los grupos que no son tan conocidos, como United Way, o la cruz roja de Estados Unidos, ¿Cómo pueden establecer buenas relaciones con los medios informativos? En toda circunstancia de emergencia o de caos lo primordial es buscar una solución, y fue lo que United Way realizo. Formando un equipo de respuestas, reubicando a los damnificados de una manera urgente e inmediata solicitando ayuda de diferentes organizaciones empresas y el gobierno. Proporcionando información a todos los medios locales y nacionales referentes a los donativos y las entidades participantes por medio de su sitio web, dando a cualquier medio la facilidad de información que necesitan.

¿Cuáles serían los grandes retos para una organización como UWMA que trata de coordinar todas las actividades para responder un desastre? RENOVAR EL PENSAMIENTO Uno de los primeros pasos a seguir es pensar diferente. Tratar de ver una oportunidad/beneficio en una situación tormentosa. Hay que pensar siempre que una crisis es la oportunidad perfecta para dar rienda suelta a la creatividad, progresar e innovar.   TENER CONFIANZA Convencerse uno mismo de que lo que se está haciendo tiene un bien común. Para esto es necesario estar informado de todo lo que está ocurriendo, mediante los distintos canales de comunicación. No podemos ejercer control de las cosas si desconocemos de donde surgen.

PLANIFICACIÓN Una vez que el equipo de crisis cuenta con la información actualizada y a la mano, debe permanecer en constante contacto con todas las partes involucradas de su área, debe también centrarse en el cliente, de manera que la ejecución de acciones se pueda dar de forma efectiva. Se trata también de priorizar los temas y crear soluciones a corto y largo plazo.   CONSTANCIA Y TENACIDAD La unidad es principal. Todos debemos estar alineados en la misma estrategia y no dejar pasar por alto factores que pudieran afectar la motivación. Debemos mantener seguridad, claridad y credibilidad de nuestros públicos y eso se logra gracias a la retroalimentación.

¿Qué necesitaría una organización para coordinar una empresa tan colosal? Para lograr coordinar una empresa de esta magnitud se necesita tener muy en claro la misión, visión, principios y objetivos de la empresa, de tal forma que todos los que la componen puedan estar orientados y/o alineados en una misma estrategia comunicacional. Esto construye bases sólidas que se ven representadas en la fuerza laboral, es decir los empleados. Es importante también tener una disposición absoluta a enfrentar nuevos horizontes, volcada al beneficio de todos como parte de la empresa que son.

Piense en una crisis que pudiera afectar a su ciudad o universidad Piense en una crisis que pudiera afectar a su ciudad o universidad. Como líder de las actividades de respuesta a la crisis: ¿Qué necesitaría para involucrarse? ¿Cuáles serían los 5 asuntos principales que tendría que manejar? ¿Cómo le podrían ayudar los medios informativos a sus actividades? ¿Qué tipo de preparación antes de la crisis sería útil? ¿Y necesaria? Por ejemplo, una de las crisis que estalló en la universidad, fue cuando hubo un incidente en que 3 ladrones ingresaron al campus a robar a los estudiantes.   Para podernos involucrar en el proceso de solución, debemos tener toda la información a la mano. En primera instancia, hablar con las personas de seguridad y dar órdenes de lo que deben hacer para salvaguardar la integridad de los estudiantes. En lo posible, se debe reunir con cada representante de área a fin de que todos puedan saber lo que está ocurriendo y qué es lo que van a decir después como explicación.

Es necesario tener una mente abierta y creativa, pues no todas als soluciones se escucharan brillantes en primera instancia, sin embargo, al trabajar en grupo se puede pulir el mensaje comunicacional. Se plantearían soluciones tanto a corto como largo plazo. Los 5 asuntos principales a manejar serían: 1. Imagen de la universidad, 2. Reputación en el medio (percepción de los clientes hacia la empresa), 3. Posicionamiento de la universidad en la ciudad, 4. Comunicación Interna y externa efectiva, y por último, 5. Seguimiento de lo anterior. Los medios informativos son de mucha ayuda, ya que en situaciones así ayudan a comunicar lo que está sucediendo y cómo se está tratando el tema. Claro está que debemos darle un uso correcto a los canales de comunicación que escojamos para difundir información; estos pueden ser desde redes sociales hasta correos electrónicos, etc. La información que se requiere tener a la mano es una base de datos totalmente actualizada de los medios de comunicación, los estudiantes, docentes, accionistas, es decir todos con los que la institución se relaciona constantemente. 

GRACIAS.