Gestión del Tiempo – Diagrama de GANTT

Milestones (“Mojones o Hitos”) Indican la finalización de una etapa del proyecto Razones para definir milestones: evitar que se pierda una visión global del proyecto reportar el estado del proyecto hacia “arriba” Son indicados en la agenda sinóptica del proyecto

Heurísticas de asignación de recursos Resultados de CPM no consideran las restricciones de recursos y por lo tanto generan sobrecarga de recursos o una distribución de recursos poco eficiente. Son necesarias reglas del tipo “asignar recursos escaso primero a las tareas en el camino crítico”

Incertidumbre Aún si construimos un excelente plan seguimos teniendo incertidumbre. Cómo protegernos Típicamente los integrantes del equipo se protegen sobreestimando los tiempos de cada tarea. Lo normal es que nos aseguremos en un 80% o más ( Normalmente 2 veces la media) 20% 50% 80%

Incertidumbre Algunas contradicciones Nos sobreprotegemos en todas las tareas y sin embargo los proyectos se atrasan Conflicto : Aumentar tiempos de cada tarea para protegernos /disminuir tiempos para disminuir costos. Se reducen todas las tareas en un X%.

Efectos Síndrome del estudiante Los efectos negativos se trasladan, los positivos no necesariamente Múltiples tareas

Incertidumbre Propuesta: No protegernos en cada tarea sino proteger globalmente el proyecto Buffers de protección Buffer del proyecto Buffers de alimentación Buffers de recursos Tamaño de los buffers

El plan del proyecto Definir objetivos, entregables, supuestos y restricciones Realizar una especificación y un pre-diseño del producto. “Gastar” muchas horas en esto. Dividir el proyecto en varios entregables (sub proyectos) de duración razonable ( Proyecto de 1 año, 3 o 4 meses por ejemplo) Realizar la WBS de cada subproyecto Realizar un análisis y planificación de riesgos Procurar colocar las actividades de mayor riesgo lo antes posible.

Plan del proyecto Estimar tiempos sin sobreprotegerse Realizar el diagrama de GANTT y Nivelar Recursos Colocar al final de cada entrega un buffer de protección del sub-proyecto ( 1 mes por ejemplo para el caso citado). Colocar buffers de alimentación y definir cuando “lanzar” los caminos no críticos.

Gestión de Costos Incluye los procesos necesarios para asegurar que el proyecto se complete con el presupuesto aprobado WBS Requerimiento de Recursos Costos estimados Plan de Costos Revisión de Costos Curva de costos-Cash flows Actualización presupuesto Estimado a Completar Acciones correctivas Items Documentables

Gestión de Costos - Planeamiento de Recursos Determinar que recursos (gente, dinero, equipamiento y materiales) y en que cantidades son necesarias en cada una de las actividades a desarrollar dentro del proyecto

Gestión de Costos - Estimación de Costos Implica el desarrollo de una aproximación a los costos de los recursos necesarios para completar las actividades de proyecto Entradas WBS Información Histórica Requerimientos de recursos Indicadores de productividad por recurso Duración estimada de actividades Tabla de cuentas o imputaciones

Manejo de Costos - Estimación de Costos Técnicas Estimación por analogía Modelación paramétrica Herramientas de Computación Estimación por bottom-up

Manejo de Costos - Estimación de costos Salidas Costos estimados Información de soporte Plan de Gestión de Costos

Manejo de Costos - Presupuesto de Costos Implica la alocación de costos estimadas por actividades, estableciendo una línea de base para medir la perfomance del proyecto.

Curva de cash-flow y costos Valores acumulados Cash-flow esperado Línea de costos base Tiempo

Gestión del Tiempo - Control de la programación Implica tres cosas, a) Influenciar sobre los factores que crearon los cambios para asegurarse que esos cambios son beneficiosos, b) controlar que la programación ha cambiado y c) cuando y como ocurrirán los cambios Medida de performance

Manejo de Costos - Control de Costos Es una actividad que debe monitorear la performance de costos para detectar los desvíos a la línea de base Informar y Conseguir aprobación de los desvíos del proyecto Prevenir de cambios inapropiados o no autorizados Asegurarse que todos los cambios aprobados queden registrados en la línea de base de costos Medida de performance

Cómo medir el avance del proyecto? Técnicas basadas en la gestión de Buffers en el proyecto

Medida del Avance del proyecto Focalizar en el camino crítico El tamaño actual del buffer del proyecto es una medida del estado del proyecto. Monitorear Buffer del proyecto En segundo lugar monitorear buffers de alimentación. Tres zonas de control: 1er zona: no se actúa 2da zona: se planifica 3ra zona: Alarma

Administración de Proyectos Gestión de Riesgos

Gestión de Riesgos Items Documentables Incluye los procesos necesarios concernientes a la identificación, análisis y respuestas al riesgo del Proyecto. Incluye maximizar los resultados de los hechos positivos y minimizar las consecuencias de los hechos adversos. Fuentes de riesgos Identificación riesgos potenciales Síntomas de riesgo Plan manejo de riesgos Planes de contingencia Oportunidades para perseguir, amenazas para responder Oportunidades para ignorar, amenazas para aceptar Acuerdos contractuales Acciones correctivas Items Documentables

El proceso de gestión del riesgo

Gestión incorrecta de los riesgos No se identificaron los riesgos adecuadamente No se tomaron las medidas necesarias para evitarlos. Por ej. la resistencia al cambio es un riesgo habitual en muchos proyectos tecnológicos. Si este riesgo existe, no se identifica correctamente y no se realiza un plan para superarlo el proyecto fracasará.

El propósito del proceso Es identificar y mitigar los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida El proceso implica centrar el foco en monitorear los riesgos del proyecto y de la organización involucrada.

Porqué? Los proyectos afectan muchos aspectos de la organización Cuanto más afectan mayores son los riesgos del proyecto y de la organización El análisis de los riesgos nos ayudan a evaluar donde estamos, adonde queremos estar y que problemas debemos solucionar para movernos. Ayuda a pensar el proyecto desde una perspectiva diferente Ayuda a definir prioridades

Los Procesos Análisis de riesgos Identificar Estimar y Evaluar (Cuantificar) Planificar Respuesta Seguimiento y Control

Identificar Riesgos Se trata de pensar: ¿Qué puede ir mal? ¿Porqué se podría llegar a esa situación? Acontece a través de todo el proyecto Riesgos pueden ser internos externos Proceso de identificación normalmente utiliza check list como base para la identificación Los riesgos pueden ser Riesgos del negocio Riesgos del proyecto Riesgos técnicos

Identificar Se pueden usar distintos métodos de acuerdo al área de conocimiento en que se desarrolla el proyecto: check list de riesgos potenciales Flow Charts – Diagramas causa-efecto o espina de pescado Entrevistas

Identificar Salidas : riesgos clasificados según su fuente. Por ej. Cambios en requerimientos Errores de diseño, omisiones,etc. Roles o responsabilidades poco definidas Problemas de recursos Estimaciones poco confiables También existen eventos posibles que generan un riesgo: desastre natural Pérdida de un miembro del equipo Se debe también identificar síntomas de riesgos

Estimar y Evaluar Se trata de definir para cada riesgo identificado Probabilidad de ocurrencia si no se toman acciones correctivas Poco Probable Moderado Muy Probable Nivel de Impacto en el cronograma, los costos, la calidad, y en lo expuesto que queda el proyecto o el negocio. Ninguno Bajo Medio Alto Extremo

Evaluar y Estimar De esta forma definimos una priorización dentro de los riesgos identificados-

Planificación Se trata de mover los riesgos del cuarto cuadrante al primero. Para eso se debe planificar como mitigar cada riesgo identificado como prioritario y cómo se responderá si acontece: Eliminar Trasladar Mitigar Aceptar Activa: plan de contingencia Pasiva

Seguimiento y Control de Riesgos Ejecutar el plan de gestión de riesgos a los efectos de responder a los eventos a lo largo de todo el proyecto.