LIQUIDACION PARCIAL CONTRATOS DE ENCARGO DE GESTION 04 A DE 2004 - 14 DE 2006 - 11 DE 2007 557 DE 2008 Y 1541 DE 2009 1 1 1

ORGANIZACION DE ARCHIVO La organización documental del archivo se establece en el ANEXO 25 del Reglamento Interno del C.E.G. el cual se tipifica según el estado en el cual se encuentre el S.F.V. 100% o 20% final contra escritura Pagado y Legalizado Ciclo del Subsidio Familiar de Vivienda (SFV) Renunciado o restituido Por renuncia del hogar o solicitud de revocatoria del MVCT Por vencimiento de vigencia Vencido 2

OBLIGACION CONTRATOS Archivo de la Documentación: Desde el principio del proceso cada Caja de Compensación conservará la documentación recibida. Con la periocidad que convengan las partes y en todo caso dentro de los seis (6) meses siguientes a la liquidación del contrato, la totalidad del archivo será entregada al FONDO, a quien haga sus veces o a quien la ley determine, conforme al procedimiento que de común acuerdo establezcan las partes en el acta de liquidación del presente contrato.

TIPOS DE ANEXO 25 Subsidios pagados 100% Contra Escritura ó 20% final Contra Escritura. ANEXO 25 A ANEXO 25 B Subsidios pagados Anticipado 100% al Encargo Fiduciario. Subsidios renunciados por el hogar ó restituidos por solicitud del Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio. ANEXO 25 C ANEXO 25 D Subsidios Vencidos por perdida de vigencia. ANEXO 25 E Subsidios de Arrendamiento pagados 100%. ANEXO 25 F Subsidios pagados parcialmente en arrendamiento. ANEXO 25 G Subsidios pagados en reparaciones locativas. ANEXO 25 H Subsidios Asignados Aplicados en Vivienda Gratuita.

PARA LA LIQUIDACION PARCIAL ANEXO 25 A SUBSIDIOS PAGADOS 100% CONTRA ESCRITURA Ó 20% FINAL CONTRA ESCRITURA. Documentos que deben ser archivados Formulario de postulación (sin anexos). Certificado de Tradición y Libertad. Acta de entrega de la vivienda. Certificado de existencia. Instructivo Relacionar y archivar una (1) carpeta por cada hogar beneficiario. Relacionar y archivar las carpetas en orden alfabético por el apellido del jefe de hogar. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

PARA LA LIQUIDACION PARCIAL ANEXO 25 B SUBSIDIOS SIN LEGALIZAR PAGADOS 100% AL ENCARGO FIDUCIARIO. Documentos que deben ser archivados Formulario de postulación (sin anexos). Contrato de Encargo Fiduciario. Contrato de Interventoría. Promesas de compraventa o contratos de construcción. Autorización del beneficiario para pago al oferente. Instructivo Se debe archivar por proyecto. Relacionar y archivar una (1) carpeta por cada hogar beneficiario (formulario y promesa de compraventa o contrato de construcción). Relacionar y archivar las carpetas en orden alfabético por el apellido del jefe de hogar. Los contratos de Encargo Fiduciario e Interventoría del proyecto van en una carpeta diferente y se archiva a continuación de las carpetas de los beneficiarios. Archivar máximo 200 folios por carpeta. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

PARA LA LIQUIDACION PARCIAL ANEXO 25 C SUBSIDIOS RENUNCIADOS POR EL HOGAR Ó RESTITUIDOS POR SOLICITUD DEL MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO. Documentos que deben ser archivados en Renuncias Formulario de postulación (sin anexos). Carta de renuncia de la familia debidamente firmada. Documentos que deben ser archivados en Restituciones Formulario de postulación (sin anexos). Carta de renuncia de la familia debidamente firmada. Anexo 24 del Reglamento Interno y sus anexos. Instructivo Se pueden archivar varios hogares en una carpeta conservando el orden alfabético y máximo 200 folios por carpeta. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

PARA LA LIQUIDACION PARCIAL ANEXO 25 D SUBSIDIOS VENCIDOS POR PERDIDA DE VIGENCIA. Documentos que deben ser archivados Formulario de postulación (sin anexos). Instructivo Se pueden archivar varios hogares en una carpeta conservando el orden alfabético y máximo 200 folios por carpeta. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

PARA LA LIQUIDACION PARCIAL ANEXO 25 E SUBSIDIOS DE ARRENDAMIENTO PAGADOS 100%. Documentos que deben ser archivados Formulario de postulación (sin anexos). Contratos de Arrendamiento. Autorizaciones de pago al arrendador firmadas por el beneficiario. Instructivo Relacionar y archivar una (1) carpeta por cada hogar beneficiario. Relacionar y archivar las carpetas en orden alfabético por el apellido del jefe de hogar. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

PARA LA LIQUIDACION PARCIAL ANEXO 25 G SUBSIDIOS PAGADOS EN REPARACIONES LOCATIVAS. Documentos que deben ser archivados Formulario de postulación (sin anexos). Contratos de Construcción firmado por las partes. Autorización de pago firmada por el beneficiario. Certificado de Existencia Instructivo Relacionar y archivar una (1) carpeta por cada hogar beneficiario. Relacionar y archivar las carpetas en orden alfabético por el apellido del jefe de hogar. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

PARA LA LIQUIDACION PARCIAL ANEXO 25 H SUBSIDIOS ASIGNADOS APLICADOS EN VIVIENDA GRATUITA. Documentos que deben ser archivados Formulario de postulación de la primera postulación (año 2004 ó 2007,sin anexos). Instructivo Se pueden archivar varios hogares en una carpeta conservando el orden alfabético y máximo 200 folios por carpeta. Archivar máximo 50 carpetas por cada caja.

ESPECIFICACIONES CARPETAS Y CAJAS PARA EL ARCHIVO DOCUMENTAL Carpetas de Archivo: Carpeta de yute sencilla tamaño oficio con aleta vertical. Documentos legajados. Se archivan como máximo 200 folios por carpeta. Cajas de Archivo: Caja de archivo inactivo X200 de tapa tipo nevera. Medidas aproximadas: ancho 20 cm, alto 25 cm, fondo 40 cm El número de carpetas por caja depende de la cantidad de folios que se archiven en cada carpeta. Se archivan como máximo 50 carpetas por caja. Rótulos Carpetas: Medidas aproximadas 11 cm x 5 cm, los cuales deben colocarse en la parte inferior derecha de carpeta. El modelo de rótulo de la carpeta de archivo lo encuentran en el Anexo 26. Rótulos Cajas: El modelo de rótulo de la caja de archivo lo encuentran en el Anexo 26.

GRACIAS 13