Roles y Responsabilidades en el marco de HACT y Marco de Control Interno Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

Marco de Control Interno El propósito del marco de control interno es que se implemente de forma efectiva las acciones, las políticas, los métodos, procedimientos y mecanismos de prevención, control, evaluación y mejoramiento continuo de una entidad. Este alcance incluye la planeación, el monitoreo, la comunicación, segregación de funciones, autoridades individuales y rendición de cuentas. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

Objetivos del Marco de Control Interno La regularidad de la recepcion, custodia y disposicion de todos los recursos financieros La conformidad de los compromisos y gastos con las asignaciones, consignaciones El uso efectivo, eficiente y economico de todos los recursos Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

Responsables de la Gestión y Administración de un Proyecto Director/ Administrador del Proyecto Responsable de la gestión y la TD diarias relativas al proyecto Oficial de Programa Cumple funciones de supervisión y de monitoreo del Proyecto en forma objetiva e independiente Coordinador del Proyecto Proporciona respaldo al Gerente del Proyecto (administración y gestión). El rol de sostenedor y garante del proyecto no puede ser el mismo, con el fin de guardar la independencia de este último. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

OFICIAL DE PROGRAMA En conjunto con el asociado, diseñar un plan de trabajo, que responda a las metas y resultados definidos en el Plan de Trabajo anual (AWP) de la agencia. Verificar y obligar los fondos correspondientes para cubrir los requerimientos de cada plan de trabajo. Organizar y participar en sesiones de capacitación grupales e individuales según se requiera por los asociados en ejecución. Revisar y certificar las solicitudes de transferencia de fondos que presente el asociado, verificando que los fondos requeridos correspondan a las cantidades y actividades aprobadas en el presupuesto del plan de trabajo. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

OFICIAL DE PROGRAMA Mantener contacto con el asociado y responder a sus necesidades de información y/o autorización de cambios en la implementación del plan de trabajo. A nivel interno contable de cada agencia, requerir los fondos, certificar las solicitud de fondos y/o las rendiciones de cuentas sobre transferencias de fondos previas. Monitorear los resultados del plan de trabajo conjuntamente con el asociado. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

OFICIAL DE PROGRAMA Planificar y participar conjuntamente con el Oficial de Finanzas o individualmente en las revisiones IN SITU y realizar revisiones esporádicas de la documentación que ampara los desembolsos efectuados. Participar en planificación e implementación de las actividades de garantía definidas por el equipo HACT interagencial e identificar los fondos necesarios para cubrir sus gastos. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

ASOCIADO de IMPLEMENTACION Participar en la evaluación de la capacidad de gestión financiera (microevaluación). Designar al funcionario que firma el plan de trabajo anual quien normalmente será el mismo que certifica el formulario FACE (de lo contrario el AWP deberá incluir el nombre de cualquier otro funcionario autorizado para certificar FACE). El funcionario designado por el asociado en ejecución debera completar la sección “Certificaciones” para certificar la veracidad de los datos y exactitud de la información suministrada. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

ASOCIADO de IMPLEMENTACION Dar fé de que la solicitud de fondos representa los gastos estimados de conformidad del plan de acción del programa del país o el plan de trabajo anual y el presupuesto aprobado anteriormente. Completar el FACE para solicitar transferencias de efectivo o para solicitar reembolsos por gastos ya efectuados. Implementar los fondos de acuerdo al presupuesto detallado de cada trimestre Cuando los gastos ya han sido efectuados completar el FACE para informar sobre la utilización del efectivo recibido. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

ASOCIADO/ASISTENTE DE PROGRAMA Las transferencias de efectivo desembolsadas pero no utilizadas, podran reprogramarse de común acuerdo si son compatibles con el propósito y el marco cronológico de la fuente de financiación. De lo contrario deberán reembolsarse a la agencia. Implementar y reintegrar fondos no utilizados en un período no mayor de 6 meses. Cumplir con los requisitos contables y fiscales vigentes de acuerdo a las leyes del país. Sellar facturas y/o documentos contables con sello que diga… “Pagado con fondos de >>>>>>” Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

ASOCIADO/ASISTENTE DE PROGRAMA Participar en las actividades de garantía; analizar y adoptar las medidas oportunas para aplicar las recomendaciones efectuadas. Mantener los documentos disponibles para su revisión por 5 años Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

ASOCIADO/ASISTENTE DE FINANZAS Organizar y participar en sesiones de capacitación grupales e individuales según se requiera por los asociados en ejecución. En el momento del desembolso de fondos corrobora que el FACE cumpla con los requisitos de certificación tanto por el asociado como por el oficial de programas. Operar dentro del sistema contable propio de la agencia las rendiciones de cuentas que han sido certificadas por el Oficial de Programas y el asociado. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

ASOCIADO/ASISTENTE DE FINANZAS Revisar y confirmar que se han ingresado los datos y códigos correctos en el sistema contable propio de la agencia, mismos que aparecen en el formulario FACE. Participar conjuntamente con el Oficial de Programas en las revisiones IN SITU y revisiones esporádicas de la documentación que ampara los desembolsos efectuados. En conjunto con el Oficial de Programas, colaborar con las actividades de garantía, que se hayan definido y planificado por el equipo HACT interagencial y que respondan al riesgo que cada asociado tiene. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre

ASOCIADO/ASISTENTE DE FINANZAS Participar en las actividades de garantía colaborando con la revisión de la solidez de los controles financieros del asociado, veracidad de la documentación que ampara los gastos presentados y cumplimiento con los requisitos del HACT. En coordinación con el equipo HACT interagencial, para los casos en que se detecte problemas o deficiencias estructurales del asociado, colaborar con el diseño de controles internos adecuados. Realizar verificaciones al azar de conformidad con las normas y procedimientos de cada organismo. Bogotá, del 27 al 29 de Octubre