Propuesta de rediseño: Entrega oportuna de materiales a los cursos de Capacitación Equipo Extensión CC Rene Urrutia Araya CN Luis Moraga Fritsch CN Gabriel Foucher Haug MAR MAR: Método de Acción Rápida sobre un ámbito de un proceso 1

Resumen Ejecutivo Proceso: Adquisición Alcance del cambio: Disponibilidad oportuna de materiales para el desarrollo de cursos al disminuir el tiempo de entrega. Brecha: horas (39, 65 días ) (reducir tiempo de ciclo de adquisición de materiales desde 1671,6 horas a 720 horas ) Solución: Optimización proceso adquisición de materiales Beneficio :  Costo actual de la solución: $ 2 millones  VAN: $ 26,6 Millones  Valor actual social: $ 120,43 millones (Depende de la competencia que no se dicte) 2

Contenido a) Modelamiento visual b) Evaluación c) Causas del problema d) Investigación de soluciones e) Propuesta de valor 3

a) Modelamiento visual 4

b) Modelamiento visual 1.Ubicación en el mapa de procesos 2.Flujograma de información 3.Listas de tareas 5

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CLIENTE División Capacitación Abastecimiento Encargado cursos capacitación PROCESO CAPACITAR: ETAPA EJECUTAR PROGRAMAS PA PA1 PA2 PA1 PA: Programas Asignaturas, PROCESO Adquisición Materiales ETAPA Elaborar programas Asignaturas Impartir curso Organizar curso FI actual Jefe División Capacitación Profesor PA2 Cerrar curso 7

Mapa de Procesos Instituto de Educación APN Procesos del Negocio Formación Académica Formación Actitudinal Procesos de Apoyo Personas Transbordos Peticiones Justicia Tramites Administrativos Organización Otras Reparticiones Determinar necesidades Planificar Planificar y Coordinar Ejecutar Retroalimentar Formación Hacer Justicia Abastecimien to Administrar finanzas Proporcionar medios y servicios Administrar División de Alimentación Administrar División de Adquisiciones Dar servicios de bienestar Transporte Servicios Tecnología Información Proyectos Capacitación Idiomas Relaciones Públicas Información Pública Competiciones Deportivas Actividades Militares Planificar y Coordinar Ejecutar Retroalimentar Otras Reparticiones Evaluar Procesos de Dirección Estratégica Reclutamiento Docente Presencial A distancia Evaluación de seguimiento Evaluación específica Evaluación del aprendizaje Planificación Educacional Planificación Curricular Programación Académica Semipresencial Apoyar Entrenamiento Planificar y Coordinar Ejecutar Retroalimentar ** * * Formación Profesional, Formación Militar, Formación Cultural. ** Formar especialistas, Subespecialidades, Especialidades complementarias, Capacitación, Dirección y mando. 8

Proceso de Adquisición Adquirir Pagar 9

FI actual CLIENTE División Adquisiciones Supervisor Adquisiciones PROCESO : ADQUIRIR MATERIALES OP OP-1 OP: Orden de Pedido OC: Orden de Compra Recepcionar y Entregar Organizar adquisición Comprador OC 2 Encargado pañol Adquisiciones Adquirir materiales OC -1 Jefe Adquisiciones Jefe Depto. AB OP 10

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: AutorizarROL : Jefe Depto. Ab. TAREADESCRIPCIÓN TAREA RecibirOrden de Pedido VerificarExistencia de recursos FirmarOrden de Pedido para adquisición materiales 11

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: Cursar Orden de pedidoROL : Jefe División Adquisiciones TAREADESCRIPCIÓN TAREA VerificarAutorización Orden de pedido para adquisición materiales y existencia recursos. CursarOrden de Pedido para la compra materiales 12

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: Organizar AdquisiciónROL : Supervisor Adquisiciones TAREADESCRIPCIÓN TAREA DistribuirOrden de Pedido a compradores 13

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: Adquirir materialesROL : Comprador TAREADESCRIPCIÓN TAREA RecibirOrden de Pedido de Supervisor Seleccionarmecanismo de compra 1.Convenio Marco 2.Licitación Pública 3.Licitación Privada 4.Compra Directa (excepción) Llamara ofertas Recepcionarofertas Evaluarofertas Adjudicaroferta 14

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: Recibir y entregar materialesROL : Encargado Pañol adquisiciones TAREADESCRIPCIÓN TAREA Recibirmaterial o producto Verificarmaterial o producto sea el solicitado Firmarguía de despacho de empresa Informara usuario recepción de material o producto Entregarmaterial o producto a usuario 15

b) Evaluación 16

b) Evaluación 1. Situación actual del proceso 2. ¿Cuál es el problema? 3. Seleccionar la variable crítica 4. Situación actual de la variable crítica 5. Meta de la variable crítica 6. Cuantificar la brecha 7. Fuente de datos 17

1. Situación actual del proceso Información general La Academia Politécnica Naval en su organización cuenta con el Departamento de Extensión, el cual tiene como función ejecutar los cursos de capacitación y entrenamiento dispuestos por la DEA. Los cursos de capacitación en general son realizados para personal de la Armada, entregándoles las competencias para su desempeño tanto a bordo como en tierra. Para cumplir con lo anterior y dar satisfacción al cliente es necesario independiente de contar con la organización adecuada, es contar, con los profesores ya sea civiles como militares idóneos, como asimismo, con los materiales necesarios de cada curso. 18

Usuario interno (Cliente) del proceso: Alumno - Profesor Dueño: Jefe División Adquisiciones Sponsor del proyecto: Jefe Depto. Abastecimiento Finalidad de la Adquisición: Adquirir los materiales para el desarrollo de los cursos en la Instituto de Educación APN objeto entregar las competencias necesarias para el desempeño óptimo del personal, de acuerdo a las necesidades y requerimientos detectados. 1.Situación actual del proceso Información del proceso 19

1. Situación actual del proceso Alcance del cambio Detalle del alcance: Disponibilidad oportuna de materiales para el desarrollo del curso. Volumen de ejecución: 35 cursos al año, distribuidos en el primer y segundo semestre. Recursos disponibles: Los necesarios para la adquisición de materiales. Requerimiento de materiales: Necesidad de materiales definidos por cada programa de asignaturas de cada curso. 20

1. Situación actual del proceso Diagnóstico con base en el Modelo Integral del Cambio (MIC) Estrategia La División de Capacitación cuenta con los recursos financieros necesarios, no obstante los materiales no llegan oportunamente al comienzo de cada curso. Personas Encargado de cursos efectúa determinación de necesidades en forma correcta y en forma oportuna, no obstante la entrega de materiales por parte del Depto. Abastecimiento no es la oportuna para el desarrollo de los cursos. Algunos compradores del Depto. Ab., no dan la prioridad requerida para satisfacer los requerimientos solicitados por el encargado de los cursos. Procesos El proceso de adquisiciones no se efectúa en forma oportuna para ciertos requerimientos. Alumnos y profesores no se encuentran satisfechos con la entrega de competencias Estructura Estructura es la adecuada para la adquisición y acopio es el adecuado. Tecnología Se cuenta con soporte tecnológico adecuado para realizar el proceso de adquisición de materiales. 21

1. Situación actual del proceso Destinatarios, ¿qué quieren? Voz del Usuario Interno (Alumno- Profesor) (Cliente) Mejorar la ejecución de los cursos con totalidad de material. Disponibilidad de materiales para desarrollo asignaturas al inicio curso. Voz de los Usuarios internos Dirección: Mejorar la entrega de competencias al mínimo costo. Jefe Depto. Extensión: Mejorar la oportunidad de entrega de materiales a los cursos Participantes del proceso: Facilitar la ejecución de cursos y disponibilidad de tiempo para planificación y control de otras tareas. 22

2. ¿Cuál es el problema? Detección preliminar del problema Síntomas principales priorizados: – Retraso en la entrega de materiales para ejecución de cursos Tropa profesional mayor a 60 días. – 100 % de insatisfacción de los profesores y alumnos. Imperativo estratégico: – Excelencia en la Capacitación. Primer enunciado del problema: Insatisfacción de los profesores y alumnos debido al retraso en la entrega de materiales para la ejecución de cursos de Capacitación. 23

2. ¿Cuál es el problema? Técnica Preguntas de contexto ¿Cuánto tiempo existe el problema? Desde hace unos 2 años ¿Se ha intentado resolver antes? Sólo esfuerzos parciales que no han dado resultado ¿Por qué el problema no se ha solucionado todavía? Porque no se trabajó metodológicamente ¿El problema existe en otras organizaciones ? No tenemos información 24

2. ¿Cuál es el problema? Técnica confirmar los hechos ¿Existe Insatisfacción? Sí, según encuesta final de curso ¿Deben existir como clientes? Sí, es indispensable satisfacer ¿Se requiere el proceso capacitación? Sí, es necesario que exista este proceso en la Instituto APN. ¿Se necesita la empresa? Sí, la estrategia es capacitar por competencias al personal que se disponga. 25

2. ¿Cuál es el problema? Enunciado final del problema Enunciado final : – Retraso en la entrega de materiales para la ejecución de cursos de capacitación TP. Justificación del enunciado Lo de “insatisfacción de los profesores y alumnos” es una consecuencia del retraso de la entrega de materiales para el desarrollo de los cursos de T. P. 26

3. Seleccionar la variable crítica Variables relevantes del problema: Nivel de satisfacción del alumno (usuario interno). Tiempo de entrega de los materiales para los cursos. Nivel de satisfacción de los profesores en el desarrollo de sus asignaturas (usuario interno). Variable crítica seleccionada : Tiempo de entrega de materiales. 27

4. Situación actual de la variable crítica Carta de tiempos de la actividad Autorizar TareasReposo antes de la tarea Duración de la tarea Espera del cliente in situ Acción del cliente Recibir Orden de Pedido Verificar recursos monetarios 1 Firmar Orden de Pedido 00,500 Total de la actividad 241,500 Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas)25,5 Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0 Nota: tiempos en horas 1. Tiempos en horas 2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0 28

4. Situación actual de la variable crítica Carta de tiempos de la actividad Visto Bueno TareasReposo antes de la tarea Duración de la tarea Espera del cliente in situ Acción del cliente Verificar autorización Orden de Pedido Cursar Orden de Pedido para adquisición Total de la actividad Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas)24 Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0 Nota: tiempos en minutos 1. Tiempos en horas 2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0 29

4. Situación actual de la variable crítica Carta de tiempos de la actividad Organizar Adquisición TareasReposo antes de la tareaDuración de la tarea Espera del cliente in situ Acción del cliente Recibir Orden de Pedido 0000 Distribuir Orden de Pedido 0,20,100 Total de la actividad 0,20,100 Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas)0,3 Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0 Nota: tiempos en horas 1. Tiempos en horas 2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0 30

4. Situación actual de la variable crítica Carta de tiempos de la actividad Adquirir Materiales TareasReposo antes de la tarea Duración de la tarea Espera del cliente in situ Acción del cliente Recibir Orden de Pedido 1000 Seleccionar Mecanismo de compra 10800,300 Llamar a ofertas 00,500 Recepcionar a ofertas Evaluar ofertas 0400 Adjudicar oferta 00, Total de la actividad ,800 Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas)1326,8 Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0 Nota: tiempos en horas 1. Tiempos en Horas 2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0 31

4. Situación actual de la variable crítica Carta de tiempos de la actividad Recepcionar y entregar Materiales TareasReposo antes de la tarea Duración de la tarea Espera del cliente in situ Acción del cliente Recibir Orden de Compra Recibir Material Verificar material 0100 Firmar Guia de despacho Informar a usuario 00,500 Entregar Material 24400,5 Total de la actividad 2886,500,5 Duración total de la actividad (reposo + duración de tareas)294,5 Tiempo del cliente (espera in situ + acción) 0,5 Nota: 1. Tiempos en Horas 2. Antes de la primera tarea el tiempo es 0 32

4. Situación actual de la variable crítica Resumen de tiempos:  Tiempo de ciclo: 1671, 1 horas  Tiempos del cliente: Espera: 0 hora. Acción: 0,5 hora. No participa en el proceso: 0 hora.  Tiempo de acción real: 253,9 horas. Resumen de tiempos por actividad del FI Adquirir materiales ActividadesReposo antes de las tareas Duración de tareas Duración de actividades Espera del cliente in situ Acción del cliente Tiempo del cliente Autorizar241,525,5000 Visto Bueno Organizar Adquisición0,20,10,3000 Adquirir Materiales ,81326,8000 Recibir y entregar materiales2886,5294,500,50 Total del FI 1417,2253,91671,100,5 Notas: 1. Tiempos en horas 2. Duración de actividades = reposo + duración de tareas 3. Tiempo del cliente = espera + acción del cliente 33

CLIENTE División Adquisiciones Supervisor Adquisiciones PROCESO : ADQUIRIR MATERIALES OP OP-1 OP: Orden de Pedido OC: Orden de Compra Recepcionar y Entregar ( 294,5 hrs.) Organizar Adquisición (0,3 hrs.) Comprador OC 2 Encargado pañol Adquisiciones Adquirir Materiales (1326,8 hrs.) OC -1 Jefe Adquisiciones Jefe Depto. AB OP 25,5 hrs. 24 hrs. 4. Situación actual de la variable crítica Estudio de tiempos, resumen en FI 34

5. Meta de la variable crítica Diferentes técnicas para definir la meta: La estrategia. Bajo el promedio de la otros Institutos. Observar mejores prácticas. Promedio 840 horas (35 Días) Escuchar a los usuarios internos. Materiales al inicio del curso Prueba y error. N/C Capacidad instalada. N/C Idealización (detalle en lámina siguiente). 720 horas (30 Días) Meta y justificación: 720 horas Es factible desde varias técnicas Indispensable para cumplir con los programas de asignaturas. Es un gran desafío con un esfuerzo posible para el Dpto. AB. 35

Ideal de la variable crítica: 0 horas en la Adquisición materiales Ideas Imposibles: 1.Que el profesor piense en el material y este aparezca donde se utilizará en forma inmediata. (Telapatía) 2.Contratar los servicios a los hombres del planeta Marte para la entrega de materiales en forma inmediata. Ideas no factibles: 1.Mantener un alto stock de materiales en pañoles 2.No seguir procedimientos de Chile Compra 3.Aumentar el N° de compradores 4.Externalizar la adquisición del material Ideas factibles: 1.Ordenamiento profundo y técnico del proceso adquisición. 2.Establecer el procedimiento de adquisiciones En conclusión: 720 horas 5. Meta de la variable crítica Técnica de idealización 36

6. Enunciar la Brecha Variable crítica: tiempo en Horas Brecha: horas (39, 65 días) Situación actual: 1671,6 horas Meta: 720 horas 37

7. Cuantificar la brecha Costo interno, total anual: $ millones Costo visible (67,4 % del total): Horas perdidas de Profesor: 129 horas al mes por curso (2cursos TP Asistente PM y Faros) a $ (Tec. 1era. + diplomado + 3 tr.) Total en ejecución de cursos: $ ( x 129 x 2 x 2) Costo sumergido (32,6 % del total): Horas perdidas alumnos: 129 horas al mes por curso (2 cursos T.P Asistente PM y faros). Sueldo alumno: $ Total en ejecución de cursos: $ ($ x 25 x2) Valor Actual (VA) costo interno: $ 26,6millones (3 años y tasa de descuento del 10%) 38

7. Cuantificar la brecha Costo social, total anual: $ 186 millones Costo social : Ingreso promedio de servidor de $ mes. (Cabo 1º) 2 personas pierden la vida anualmente por inmersión. Total anual costo social: $ 12,4 millones (518,000x12x2). Valor Actual (VA) costo social: $ 120,43 millones (15 años y tasa de descuento del 6%) Costo social se basó en la no entrega de la competencia de técnica de salvamento, por lo cual se producen 2 muertes al año personas. 39

8. Fuente de datos para la evaluación Libro de clases Reclamos efectuados por profesores Encuesta a profesores de desarrollo curso Encuesta alumnos de desarrollo de curso Informe final de curso cumplimiento de competencias 40

c) Causas del problema 41

c) Causas del problema 1.Técnica de los 5 por qué 2.Relación causal de Ishikawa 3.Priorizar con técnica de Pareto 42

1. Técnica de los 5 por qué ¿Por qué el retraso en la entrega de materiales para la ejecución de cursos ? Porque el proceso de adquisición no se cumple. ¿Por qué el proceso no se cumple? Porque los compradores no siguen un orden y priorizan la adquisición bajo su criterio. ¿Por qué los compradores no siguen un orden y priorizan la adquisición bajo su criterio? Porque no existe un procedimiento claro establecido. ¿Por qué no existe un procedimiento…? Porque no se ha elaborado. ¿ Por qué no existe un procedimiento? Porque el proceso no esta bien desarrollado. 43

Tecnología Estructura ProcesosPersonas Tiempo de ciclo excesivo en la adquisición de materiales para cursos (1671,6 horas) Estrategia Informales Desconocimiento Cargos inadecuados Objetivos desconocidos Causas Efecto Falta de procedimientos Falta de control Desmotivación 2. Relación causal de Ishikawa No hay 44

Se priorizaron las causas con % según panel de expertos Falta de control de compradores(30%) Proceso no Formalizado (26%) No existencia de procedimiento escrito (20%) Desconocimiento de las prioridades de los requerimientos (10%) Desmotivación (5%) Tareas de Cargos desbalanceadas (5%) Los participantes ignoran objetivos del área (4%) 3. Priorizar con técnica de Pareto Determinar el universo priorizado 45

Se estableció el porcentaje de corte en el 80% del problema, obteniéndose las primeras 3 causas El porcentaje de corte relativamente alto se justifica porque el interés es dar una solución amplia al problema por la importancia de este proceso. Lo ideal sería el 100 %. 3. Priorizar con técnica de Pareto Porcentaje de corte 80 % 46

d) Investigación de soluciones 47

d) Investigación de soluciones Fuentes de soluciones 1.Tormenta de ideas 2.Soluciones habituales de rediseño 3.Técnicas para buscar soluciones 4.Desde la investigación específica Selección de soluciones 1.Universo de soluciones 2.Determinar factores de decisión 3.Priorizar 48

1. Tormenta de ideas Planteamiento libre de ideas: 1.Externalizar la entrega 2.Profesores piensan en material y aparece 3.Mantener un alto stock de materiales en pañoles. 4.No seguir procedimientos de Chile Compra. 5.Aumentar el N° de compradores. 6.Ordenamiento técnico del proceso adquisición. 7.Establecer por escrito el procedimiento de adquisiciones 8.Establecer sistema de control para los compradores Selección de ideas factibles: 1.Ordenamiento técnico del proceso adquisición 2.Establecer sistema de control para los compradores 3.Establecer por escrito el procedimiento de adquisiciones 49

2. Soluciones habituales de rediseño Estrategia  Elaborar una directriz respecto a la Adquisición  Descentralización de tareas Personas  Capacitar en su propia labor a compradores  Establecer sistemas de control para comparadores Procesos  Rediseñar el proceso de Adquisición  Desagregar actividades  Establecer procedimiento Estructura  Incrementar el trabajo en equipo Tecnología  Mejoramiento del hardware existente 50

3. Desde técnicas para buscar soluciones Estudiar las prácticas de los mejores compradores de la Armada para replicarlas. Mejores prácticas en el medio: Aplican descentralización: en realización de tareas. Todo electrónico, excepto documentos legales. Empoderamiento y participación del supervisor de adquisiciones través de darle la atribución para realizar cambios en el personal de compradores. Incorporar la función de control al supervisor al termino de la acción. 51

4. Desde la investigación específica Uso de pantallas Depto. AB o Extensión para tener a la vista las tareas en proceso. Bibliografía: Diseño de proceso de adquisiciones Chile Compra. Diseño de proceso de priorización de pedimentos. 52

1. Universo de soluciones 1. Capacitar en su propia labor a compradores 2. Ordenamiento técnico del proceso adquisición 3. Mejoramiento del software computacional existente 4. Establecer sistemas de control para compradores 5. Establecer por escrito el procedimiento de adquisiciones 6. Rediseñar el proceso de Adquisición 7. Estudiar las prácticas de los mejores compradores de la Armada para replicarlas 8. Empoderamiento del Supervisor 9. Elaborar una directriz respecto a la Adquisición 10. Uso de pantallas Depto. AB o Extensión para tener a la vista las tareas en proceso 53

2. Determinar factores de decisión 1. Contribución a resolver el problema o sus causas, 40% 2. Influencia en otros procesos, 30% 3. Contribución a la calidad de la capacitación al usuario interno, 15% 4. Contribución a los objetivos estratégicos, 10% 5. Imagen frente a usuarios internos, 05% 54

3. Priorizar NºSolucionesFactores de decisiónNota final Contribución a resolver el problema o sus causas Influencia en otros procesos Contribución a la calidad de la capacitación al usuario interno Contribución a los objetivos estratégicos Imagen frente a usuarios internos 0,40,30,150,10,05 1 Rediseñar el proceso de Adquisición ,95 2 Ordenamiento técnico del proceso adquisición ,8 3 Establecer sistemas de control para compradores ,5 4 Establecer por escrito el procedimiento de adquisiciones ,9 5 Empoderamiento del Supervisor ,85 6 Capacitar en su propia labor a compradores ,55 7 Estudiar las prácticas de los mejores compradores de la Armada para replicarlas ,25 8 Elaborar una directriz respecto a la Adquisición ,75 9 Mejoramiento del hardware computacional existente ,15 10 Uso de pantallas Depto. AB o Extensión para tener a la vista las tareas en proceso ,95 Notas 1. Calificación de 1 a 5 cada solución en cada factor de decisión. En la escala la nota 5 significa más prioridad 55

e) Propuesta de valor 56

e) Propuesta de valor 1.Resumen de la propuesta 2.Nuevos modelos visuales Mapa de procesos, FI y listas de tareas 3.Detalle de la inversión 4.Uso de recursos 5.Relación con otros proyectos 6.Valor que agrega la propuesta 57

Resumen de la propuesta Objetivo: disminuir el tiempo de entrega de materiales a 30 días. Solución (costo: $ 2,000,000; 2 meses plazo) Definir y establecer el proceso de adquisiciones. Definir las tareas de los compradores. Aplicar sistema de priorización de pedido de materiales, por dead line o fecha en que se requiere el material. Aplicar sistema de priorización de pedido de materiales, por importancia en el empleo del material, de acuerdo a los lineamientos estratégicos. Readecuar el Software de pedimento de materiales y asignación presupuestaria. 58

Costo de la solución Inversión inicial: $ Contratación de programador para requerimientos de adecuación de Software (1 mes). 59

Detalle de cálculos VAN interno: $ 26,6 millones VA social: $ 120,43 millones Valores: 3 años plazo y tasa de descuento del 10% 60 Valores: 15 años plazo y tasa de descuento del 6%

FI comparado Actual Propuesto 61

FI propuesto PROCESO : ADQUIRIR MATERIALES OP: Orden de Pedido OC: Orden de Compra CLIENTE División Adquisiciones Supervisor Adquisiciones OP OP-1 Recepcionar y Entregar Organizar adquisición Comprador OC 2 Encargado pañol Adquisiciones Adquirir materiales OC -1 Jefe Adquisiciones Jefe Depto. AB OP Priorizar Adquisiciones Tiempo total: 720 hrs.. Espera cliente: 0 min. Tiempo de acción: 720 hrs. 62

FI propuesto con detalle de cambios PROCESO : ADQUIRIR MATERIALES OP: Orden de Pedido OC: Orden de Compra CLIENTE División Adquisiciones Supervisor Adquisiciones OP OP-1 Recepcionar y Entregar Organizar adquisición Comprador OC 2 Encargado pañol Adquisiciones Adquirir materiales OC -1 Jefe Adquisiciones Jefe Depto. AB OP Priorizar Adquisiciones Priorizar orden de pedido (OP) según criterios estratégicos Supervisar termino proceso adquisiciones ( no mas de 30 días) Supervisar termino proceso comprador Informar proceso adjudicación efectuado Verificar prioridad entregada Informar a Jefe adquisiciones proceso terminado de OC Tiempo total: 720 hrs.. Espera cliente: 0 min. Tiempo de acción: 720 hrs. 63

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: Cursar Orden de pedidoROL : Jefe División Adquisiciones TAREADESCRIPCIÓN TAREA VerificarAutorización Orden de pedido para adquisición materiales y existencia recursos. CursarOrden de Pedido para la compra materiales PriorizarOrden de pedido (OP) según criterios estratégicos SupervisarTermino proceso adquisiciones ( no mas de 30 días) 64

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: Organizar AdquisiciónROL : Supervisor Adquisiciones TAREADESCRIPCIÓN TAREA DistribuirOrden de Pedido a compradores SupervisarTermino proceso comprador 65

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: Adquirir materialesROL : Comprador TAREADESCRIPCIÓN TAREA RecibirOrden de Pedido de Supervisor VerificarPrioridad entregada Seleccionarmecanismo de compra 1.Convenio Marco 2.Licitación Pública 3.Licitación Privada 4.Compra Directa (excepción) Llamara ofertas Recepcionarofertas Evaluarofertas Adjudicaroferta InformarA Supervisor de adquisiciones proceso adjudicación efectuado 66

LISTA DE TAREAS ACTIVIDAD: Recibir y entregar materialesROL : Encargado Pañol adquisiciones TAREADESCRIPCIÓN TAREA Recibirmaterial o producto Verificarmaterial o producto sea el solicitado Firmarguía de despacho de empresa Informara usuario recepción de material o producto Entregarmaterial o producto a usuario InformarJefe adquisiciones proceso terminado de OC 67

Uso de recursos Horas perdidas de empleados, situación actual No cumplimiento de planes de estudio (129 horas/mes) El tiempo liberado se invertirá en: No se invertirá en nada, se cumplirá con lo establecido en Plan de Estudio Aprobado por el Jefe Depto. 68

Relación con otros proyectos No Hay 69

Valor que agregaría la propuesta Usuario interno (Profesores- alumnos) Para alumnos recibir en forma completa la capacitación por competencias al contar en forma oportuna con los materiales. Para profesores poder entregar en forma completa las competencias dispuestas en los programas de asignatura al recibir oportunamente los materiales. Usuarios internos Dirección: Calidad de la capacitación Departamento Extensión: Entrega completa de competencias Departamento AB.: Disminuir tiempo desde 1671,6 Horas (69,65 días) a 720 Horas (30 días) en la entrega de materiales Operadores del proceso: Mejor calidad de vida en el trabajo 70

Conclusiones ¡Para este proceso el cambio tiene un impacto altamente positivo en la calidad del proceso de capacitación Institucional. ¡Es posible con voluntad y método reducir el tiempo de adquisición de materiales para los cursos, con un importante beneficio en el proceso de capacitación! 71