LAS REUNIONES Prof. Gómez Armario

Proceso que desarrollan unas personas que se encuentran en circunstancias determinadas y concretas para tratar temas diversos con finalidades diversas. Prof. Gómez Armario

Características Conjunto de personas Relacionadas por un tema común Es un proceso (desde la preparación hasta la conclusión) Tiempo Lugar Prof. Gómez Armario

ELEMENTOS QUE FORMAN PARTE DE UNA REUNIÓN Sujetos. Convocantes y convocados Objeto. Es el motivo por el que se organiza Tiempo. Momento en que se convoca como cantidad de tiempo que vamos a emplear. Lugar. Espacio físico (distancia, dimensiones, luz, distribución de la sala). Prof. Gómez Armario

Objetivo y temática Objetivo: lo que se quiere conseguir. Temática : Asunto concreto sobre el que se va a hablar. Prof. Gómez Armario

Tipos de reuniones Según el número de participantes Según su frecuencia Esporádicas o de duración continuada Según su contenido Reuniones de información (descendente, ascendente, horizontal) Reuniones formales e informales Reuniones privadas o públicas Según el modo de organizarlas Mirar libro Prof. Gómez Armario

¿Cómo se organiza una reunión? Planificación Preparación Ejecución Resumen registro y evaluación Prof. Gómez Armario

Planificación Establecer los objetivos (porqué la reunión, que se pretende conseguir, los objetivos habrán de jerarquizarse). Tomar la decisión de realizar o no (consecuencias de su celebración, asistentes, tiempo para organizarla). No convocar si no se tiene el objetivo claro. Sí son conveniente si se quiere fomentar el diálogo, nuevas ideas, resolución de conflictos. Prof. Gómez Armario

Preparación Concretar el programa u orden del día. Si se va a invitar a ponentes habrá que seleccionarlos, comunicarles la invitación, el tema. Recopilar toda la información. Elegir correctamente el lugar. Concretar la duración. Prof. Gómez Armario

Ejecución Tratar los temas más importantes primero. Importancia del COORDINADOR: - Acoger a los participantes - Presentar la cuestión - Moderar (no siempre) - Establecer y comunicar las reglas - Exigir conclusiones Prof. Gómez Armario

Resumen, registro y evaluación Habrá que analizar el grado de consecución de los objetivos. Se realizará un informe, enviándolo a las personas interesadas (lista de comprobación en el libro). Tener preparado certificados de participación. Prof. Gómez Armario

Pautas para organizar las reuniones (¿qué necesito?) Prof. Gómez Armario

Recursos económicos: qué gastos y cómo se va a obtener el dinero. Gastos: alquileres, ponentes, alojamientos, material fungible… Ingresos: medios propios subvenciones, cuota de inscripción… Prof. Gómez Armario

- Coordinador (supervisa y organiza) - Responsable de área - Moderador Recursos humanos: En reuniones pequeñas es posible que una persona lleve a cabo todas las tareas. En reuniones grandes: - Coordinador (supervisa y organiza) - Responsable de área - Moderador - Secretario Prof. Gómez Armario

Recursos técnicos: los clásicos (pizarras, teléfono, fax) Medios audiovisuales (diapositivas, transparencias, paneles informativos, cintas magnetofónicas) Ordenadores y cañones Prof. Gómez Armario

El lugar de la reunión: es uno de los elementos más importantes. Se dispondrán a los participantes en círculo y elipse (permite el diálogo); rectángulo impulsa el diálogo frente a frente; forma de V y de U se utiliza para ponencias y debates Prof. Gómez Armario

Actitudes en una reunión Disposición activa: Intentan mostrar que tienen todo tipo de conocimientos (aportan datos interesantes, discuten cualquier opinión, alto nivel de empatía). Actitud pasiva: Timidez o inseguridad Distracción o aburrimiento Actitud negativa: Máximo rendimiento personal sin pensar en los demás Desean ser escuchadas permanentemente Las reuniones NO son necesarias Prof. Gómez Armario