“Ver después no vale, lo que vale es ver antes y estar preparados”. José Martí

I TALLER INTERNACIONAL DE AUDITORÍA, CONTROL Y SUPERVISIÓN

Dra. C. Ena Elsa Velázquez Cobiella MSc. Mario M. Correa Mak EVALUACIÓN DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO VINCULADO A LOS INDICADORES DE GESTIÓN EN LAS INSTITUCIONES EDUCACIONALES Autores: Dra. C. Ena Elsa Velázquez Cobiella MSc. Mario M. Correa Mak Lic. Blanca Barceló Menas

de indicadores de gestión. ANTECEDENTES Al finalizar el año 2013, el organismo fue objeto, por parte de la Contraloría General de la República, de un control especial a la ejecución del presupuesto, en el que se alcanzó la categoría de aceptable, con la siguiente recomendación: El organismo debe continuar trabajando en la vinculación de los indicadores de su gestión institucional con la utilización eficiente del presupuesto de ingresos y gastos en los diferentes niveles. Resultados de las verificaciones presupuestarias, auditorías, visitas de inspección, entre otras acciones de control. Situación problemática: La evaluación sistemática que se realiza de la ejecución del presupuesto en las instituciones educacionales, no refleja el comportamiento de indicadores de gestión. Objetivo: Demostrar la evaluación de los indicadores de gestión, vinculados a la ejecución del presupuesto en las instituciones educacionales.

Asistencia de los trabajadores INDICADORES DE GESTIÓN Para el sector educacional los indicadores de gestión se definen como los parámetros que permiten medir el nivel de eficacia del proceso docente educativo. En el sector se manejan variados indicadores de gestión, pero indudablemente los que se relacionan a continuación constituyen puntos de partida para trabajar en función de la calidad. Asistencia de los trabajadores Estabilidad del personal docente, expresado en la disminución del éxodo. Calidad de las clases impartidas Eficiencia en el ciclo Retención en el curso o mensual Asistencia de los estudiantes Cuidado de los recursos de la base material de estudio y de vida Indicadores de gestión del proceso docente educativo

Resoluciones No.9 y No.354 ambas del año 2013 de la COSTOS DE FORMACIÓN En el vínculo entre los indicadores de gestión y la eficiencia en la ejecución del presupuesto juega un papel de primer orden el costo de formación, que es la expresión monetaria de los gastos de diferente naturaleza asociados a la formación de un estudiante, en proceso de validación en siete provincias del país. Resoluciones No.9 y No.354 ambas del año 2013 de la Ministra de Finanzas y Precios.

VINCULACIÓN Retención en el curso o mensual: Se multiplica la cantidad de estudiantes que causaron baja, por el costo de formación de un estudiante. En este caso es necesario calcular el costo de formación para un mes, porque si estuvo solo una etapa en el centro, no es necesario tener en cuenta el año completo sino la cantidad de meses afectados. El indicador permite cuantificar el monto de presupuesto ejecutado sin respaldo de resultado por bajas de estudiantes, ya que estos no completaron su formación. Asistencia y estabilidad de los trabajadores: Indicador que cualitativamente afecta el proceso docente educativo porque los estudiantes dejan de recibir un servicio, que puede ser docente (clases, consultas, servicios de biblioteca, tiempo de máquina) o de apoyo a la docencia (servicios de comedor, limpieza del centro), entre otros servicios. Se calcula de la siguiente manera: Diferencia entre el gasto de salario planificado y el ejecutado. Se puede identificar cuánto es por ausencias al trabajo y cuánto por bajas de trabajadores.

VINCULACIÓN Eficiencia en el ciclo: Se refiere a los estudiantes que inician y no culminan el ciclo. El procedimiento de cálculo es como sigue: La cantidad de estudiantes que no finalizaron el ciclo (diferencia entre los que entraron y los que se graduaron), multiplicada por el costo de formación de un estudiante. Es necesario tener en cuenta que este cálculo no es mecánico, hay que conocer la pérdida de estudiantes por años.

Indicador: Retención de estudiantes: EJEMPLOS APLICACIÓN PRÁCTICA EN UN CENTRO DE LA EDUCACIÓN PREUNIVERSITARIA DE CARÁCTER INTERNO (MAYO DE 2013) Indicador: Retención de estudiantes: Cantidad de estudiantes que causaron baja: cinco, cuatro de décimo grado y uno de onceno. Costo de formación (año): $ 4 791,00 Costo de formación mes: $ 435,50 Como del año han transcurrido 5 meses, se utilizó en la formación del estudiante el costo equivalente a un mes, multiplicado por los meses transcurridos, por la cantidad de estudiantes, es decir: $ 435,50 x 5 estudiantes x 5 meses = $ 10 887,50 Por bajas de estudiantes se malgastaron $ 10 887,50 del presupuesto asignado al año 2013. Es bueno destacar que en el estudiante de onceno grado se invirtió en décimo grado $ 4 791,00, gasto que se tendrá en cuenta en el análisis de la eficiencia del ciclo.

Indicador : Asistencia de estudiantes EJEMPLOS Indicador : Asistencia de estudiantes En el ejemplo que se desarrolla, el gasto de salario por estudiante, en un año es de $ 1 620,90 y en un mes $ 147,30, el que multiplicado por las ausencias promedio de un mes, permite conocer el gasto de salario inadecuadamente empleado que es de $ 3 240,60 (22 estudiantes ausentes como promedio).

Daños económicos al presupuesto EJEMPLOS Asistencia y estabilidad de los trabajadores En el mes que se analiza se debieron pagar $ 240 000,00 y se pagaron $ 235 506,00. 157 ausencias ($ 3 454,00) Bajas de trabajadores ($ 1 040,00) Afectación del proceso docente educativo porque los estudiantes dejan de recibir un servicio, que puede ser docente (clases, consultas, servicios de biblioteca, tiempo de máquina) o de apoyo a la docencia (servicios de comedor, limpieza del centro). Recursos Financieros: Se dejan de aportar al presupuesto del Estado $ 735,38 y $ 612,81 por concepto de impuesto por la utilización de la fuerza de trabajo y contribución a la seguridad social respectivamente. La provisión para pagos de certificados médicos se afectó en $ 73,54. Daños económicos al presupuesto del Estado

Es viable su aplicación práctica. CONCLUSIONES Se dota a las instituciones educacionales y al sector como tal de una novedosa herramienta que permite medir la gestión institucional en vínculo con la ejecución del presupuesto. Propicia mayor participación de los trabajadores en la elaboración, utilización y análisis de la ejecución del presupuesto. Permite contar con mayores argumentos para el proceso de planificación. Contribuye a la implementación de los lineamientos relacionados con el modelo de gestión económica, políticas macroeconómicas y política social asociados a la actividad educacional. Crea la condiciones para el cálculo de los daños económicos según lo previsto en la Resolución No.512/2013 de la Contralora General de la República. Es viable su aplicación práctica.