ORIENTACIÓN PARA CONSEJEROS Y DIRECTORES PROCESO DE MATRÍCULA SEGUNDO SEMESTRE Decanato de Asuntos Académicos Recinto Universitario de Mayagüez 28 de octubre de 2004

2 Proceso de Matrícula y Fechas Planificación y programación de Horario Académico Orientación Académica - 3 de noviembre al 2 de diciembre Selección de Cursos y Secciones - 6 al 12 de diciembre Impresión y envío matrículas por correo - 14 de diciembre Ajuste matrícula por fracasos desde Registraduría usando lista de espera. Requiere validar alta - 28 de diciembre 2004 –Última vez que se usan las listas de espera. Ajuste matrícula sin Listas de Espera. –Ajuste I, fuera RUM - 8 y 9 de enero de 2005 –Ajustes II, dentro y fuera RUM - 12 y 13 de enero de 2005

3 Proceso de Matrícula y Fechas Pago de Matrícula - 14 de diciembre al 13 de enero –Pago en el Banco - 14 de diciembre al 4 de enero –Finanzas - 14 al 23 de diciembre de 2004 –Centro de Matrícula - 12 y 13 de enero de 2005 Becado Confirma Matrícula - 14 diciembre a 14 enero Confirmación tardía - 15 al 28 enero de 2005 Cancelación Matrícula - 13 de enero, luego de 4:00 PM Matrícula tardía - 14 de enero de 2005 Comienzo de clases - 18 de enero de 2005 Cancelación final por no pago o no confirmar - 31 enero

4 Puntos Importantes NOTAS Primer Sem. NO van por correo. Disponible en electrónico, por Mi Portal Colegial y ESTUDIANTE. Datos históricos en Internet (resumen - 3 años). Todo curso tiene que tener % tarea asignada. –Laboratorios: Asignar 1er. SS Coordinador = 1%, y el 2do. SS Instructor graduado = 99 %. –Viene pronto la entrega notas en forma electrónica. Todo profesor tiene que tener cuenta Cursos a capacidad máxima del salón (Decanos). Cursos especiales : (Ver Boletín Informativo) - En línea (Internet) - Experiencias para el Desarrollo Comunitario

5 Puntos Importantes Lista de Espera y validación de sus altas –Activas durante el periodo de selección de cursos, y luego de remover cursos a estudiantes que no cumplen con requisitos debido a fracasos este semestre. –NO activas en los periodos de ajustes de enero. –Permiten cambios si hay espacios disponibles. –Remover de las listas casos en conflicto por 48 horas. –Verlas en menú de HORARIO de los administradores. –Se requiere validar altas por listas de espera o se elimina ese curso matriculado.

6 Puntos Importantes Cursos Especiales: En Línea (Internet) D= Distancia, 100% en Línea. No requiere presencia en salón. H= Híbrido, 80% en línea y 20% presencial en salón. Otros cursos = regulares, apoyados por WebCT. Estudiante debe ser: disciplinado, independiente, acceso a computadora con Internet y tener destrezas básicas de navegación en ella. Alta es voluntaria. Profesor demuestra peritaje para dar curso en Línea. El curso ya debe estar diseñado y construido para ofrecerse. Directores y Decano aprueban petición de ofrecer el curso en Línea (formato D o H) y avisan a Centro de Cómputos y Dec. Asuntos Académicos. Profesor cumplirá todos sus compromisos (otros cursos, oficina, reuniones, etc.) Adm Central y Senado Académico están revisando unas guías. ¿Dudas? Consulte IDEAL,

7 Puntos Importantes Curso Especial: Experiencias para Desarrollo Comunitario INTD3995 está atado a un curso. Se incluye aviso en pantallas de matrícula. Alta es voluntaria. Puede matricular sólo INTD3995 en sección no atada. Oportunidad para estudiantes, deseo de aplicar conocimientos y ofrecer servicios en una comunidad mediante metodología de investigación-acción participativa. Instituto Universitario para el Desarrollo de las Comunidades coordina actividades. Profesor coordina con su Director y Decano. Ellos aprueban y avisan a Centro de Cómputos. Información: Reunión la primera semana de clases.

8 Puntos Importantes Cierre de Sección automático durante la Selección de Cursos y Secciones –Remover automáticamente la sección de la matrícula del estudiante y se envía un correo electrónico. Luego departamento debe eliminar sección del HORARIO. –Permite cambios, evita conflicto con la lista de espera y evita perder laboratorio, si aplica. Director puede solicitar al Decano relocalizarlos en otras secciones. Luego deben enviar correo al estudiante. –Si estudiante no responde, al concluir periodo de selección, se hace la BAJA del curso por completo. Se envía un segundo correo. –Se eliminó la carta a Registro. Vitácora indica que baja se hace desde cuenta que cierra la sección. Departamento guarda evidencia de estudiante afectado.

9 Puntos Importantes Centro de Matrícula y Pago (12 y 13 de enero 2005) en el Coliseo Rafael A. Mangual del RUM. Confirmar matrícula incluye Plan Médico RUM. –Estudiante sin confirmar al primer día de clases no se le prepara cheque de libros). – No tiene el plan médico RUM. –Confirmación tardía: primeras 2 semanas de clase. Cancelación final: matrícula tardía no pagada y la no confirmada al 28 de enero. Cotejar el Portal Colegial y correo electrónico. S on las herramientas de comunicación.

ORIENTACION DE MATRICULA CONSEJEROS Y DIRECTORES PROCESO DE MATRICULA SEGUNDO SEMESTRE Decanato de Asuntos Académicos Recinto Universitario de Mayagüez 28 de octubre de 2004

11 Proceso de Matrícula Planificación y programación de Horario Académico Orientación Académica Selección de Cursos y Secciones Ajustes matrículas y listas de espera por fracasos Matrícula Segundo Semestre -Validar alta de la lista –Impresión y envío por correo de la matrícula –Ajustes Matrícula I –Fuera RUM. Sin las listas. –Ajustes Matrícula II – Dentro y fuera RUM. Sin listas. –Pago de Matrícula y Cancelación de Matrícula –Confirmar Matrícula los estudiantes becados

12 Programación del Horario Planificación: Manejar recursos en todo momento (salón, profesor, estudiante y presupuesto). –No esperar a que el problema esté fuera de control. La información es esencial. –Resumen de datos históricos en Internet. (Nuevo) –Departamento tiene los datos históricos de los pasados cinco años con la distribución de estudiante que aprueban y aquellos con D, F y W. –Menú de HORARIO provee horarios de cualquier semestre (1998 en adelante). –Analizar estudiantes matriculados este semestre en cursos requisitos, patrones % aprobación y fracasos.

13 Programación del Horario “Roll Over” disponible (elimina, añade y modifica). Comunicación entre departamentos evita conflictos (trabajo en grupo). Departamento, cotejar sus currículos (cambio requisitos, cursos recientes, electivas, etc.) Horario Académico: “RES” y “N”, SS múltiple, % tarea. Disponible por correo electrónico. Todo curso tiene que tener % tarea asignada. –Laboratorios: 1er. SS Coordinador = 1%, y el 2do. SS Instructor graduado = 99 %. –Viene la entrega notas en forma electrónica. Todo profesor tiene que tener cuenta Departamento, coteja oferta total de cursos y corrige antes de comenzar las orientaciones.

14 Orientación Académica Instrucciones Generales y Flujograma distribuir al inicio del proceso. Horario en Internet (actualizado), MI PORTAL COLEGIAL, HORARIO y ESTUDIANTE con telnet rumad.uprm.edu Departamentos proveen la orientación a sus estudiantes. –Explicar las fechas y procesos importantes. –Currículo, electivas libres o técnicas, opciones, cursos no grado, no electivos, etc. Departamentos deben cotejarlo y actualizarlo, pero de acuerdo a lo aprobado. –NOTAS van en forma ELECTRÓNICA SOLAMENTE. –Explicar pantallas de matrícula y uso del correo electrónico. –Listas de espera: HAY QUE VALIDAR ESTAS ALTAS. NO activas en periodo de ajuste de enero. Sí a cambios en secciones con espacios disponibles. Remoción de casos en conflicto por 48 horas.

15 Selección de Cursos y Secciones ESTUDIANTE (RUMAD) y MatriWeb (Internet) Cursos al máximo de la capacidad. Turnos en 3.5 días y 3.5 días para atender conflicto –Ajustar capacidad, atender listas de espera y hacer cierre de secciones, si fuera necesario (ver calendario de trabajo para fechas críticas). Instrucciones: estudiante confirma lectura individual y es responsable de cumplir con lo allí indicado. –Resumen de instrucciones generales Pantalla de matrícula, manejo de requisitos, cursos especiales, confirmar, validar y mensajes. –Resalta puntos importantes.

16 Selección de Cursos y Secciones LISTA DE ESPERA ELECTRÓNICA -MatriWeb. –Activada sólo en cursos llenos totalmente. –Se entra si cumple con los requisitos. –Activas en Selección de Cursos y luego de remover cursos a estudiantes sin requisitos debido a fracasos. –Permitirán cambio de sección, si hay espacios. –Remover casos luego de 48 horas en conflicto. –Hay que validar la alta de la lista. –Ver las listas por el menú de Horario en RUMAD. –NO activas en los periodos de ajustes. –Salir voluntariamente de lista, si no desea curso. – Lea boletín informativo.

17 Selección de Cursos y Secciones CORREO ELECTRÓNICO para estudiantes y administradores. La comunicación es esencial. Coteja a diario, hay mensajes importantes. Envío de correos a grupos de estudiantes por departamento o facultad se hace con la nueva herramienta del Centro de Cómputos. Secciones por cerrar, avisar al estudiante. Al vaciarse, debe eliminarlas del HORARIO para evitar falsas expectativas al estudiante. Lea boletín informativo.

18 Puntos Importantes Cursos Especiales: En Línea (Internet) D= Distancia, 100% en línea y no requiere presencia en salón. H= Híbrido, 80% en línea y 20% presencial en salón. Otros cursos = regulares, apoyados por WebCT. Estudiante debe ser: disciplinado, independiente, acceso a computadora con Internet y tener destrezas básicas de navegación en ella. Alta es voluntaria. Profesor demuestra peritaje para dar curso en Línea. El curso ya debe estar diseñado y construido para ofrecerse. Directores y Decano aprueban petición de ofrecer el curso en Línea (formato D o H) y avisan a Centro de Cómputos y Dec. Asuntos Académicos. Profesor cumplirá todos sus compromisos (otros cursos, oficina, reuniones, etc.) ¿Dudas? Consulte IDEAL, Adm. Central y Senado Académico están revisando unas guías.

19 Puntos Importantes Curso Especial: Experiencias para Desarrollo Comunitario INTD3995 está atado a un curso. Se incluye aviso en pantallas de matrícula. Alta es voluntaria. Puede matricular sólo INTD3995 en sección no atada. Oportunidad para estudiantes, deseo de aplicar conocimientos y ofrecer servicios en una comunidad mediante metodología de investigación-acción participativa. Instituto Universitario para el Desarrollo de las Comunidades coordina actividades. Profesor coordina con su Director y Decano. Ellos aprueban y avisan a Centro de Cómputos. Información: Reunión la primera semana de clases.

20 Puntos Importantes Cierre de Sección automático durante la Selección de Cursos y Secciones –Remover automáticamente la sección de la matrícula del estudiante y envía un correo electrónico. Luego el departamento debe eliminar la sección del HORARIO. –Permite cambio, evita conflicto con lista de espera y evita perder laboratorio, si aplica. Director puede solicitar al Decano relocalizar estudiantes en otras secciones y luego deben enviar correo electrónico a los estudiantes. –Si estudiante no responde, al concluir periodo de selección, se hace la BAJA del curso por completo. Se envía un segundo correo. –Se eliminó la carta a Registro. Vitácora indica que la baja la hizo la cuenta que cierra la sección. Departamento guarda la evidencia de los afectados.

21 Actividades en Diciembre 2004 Selección de cursos y secciones (6 al 12/12/04). Imprimir matrícula. Envío por correo, 14/12/2004. Termina entrega notas (23/12/2004). Notas disponibles por computadora desde 28/12/04. (NO VAN POR CORREO). Eliminación de cursos en matrículas y listas de espera que se afectan por fracasos en cursos requisitos tomados este semestre. Listas de espera se usan luego del ajuste por fracaso. Hay que validar esas altas. Pago de matrícula en Finanzas desde 14/12/2004 y en en el Banco Popular. No usar TELEPAGO.

22 Ajuste Matrícula: Segundo Semestre Matrícula usando ESTUDIANTE y MatriWeb. Hay que validar altas del ajuste por fracasos. I – Fuera del RUM, por RUMAD o Internet (8 y 9 enero 2005) NO hay listas de espera. Tener capacidad al máximo. II – En el RUM y afuera. (12 y 13 enero 2005) Consejeros en la oficina. NO listas de espera. Confirmar matrícula los becados. Pago en el Centro de Pago es simultáneo con periodo de ajuste. Continúa proceso de cerrar y eliminar secciones.

23 Pago de Matrícula Oficina de Finanzas (14 al 23-diciembre) Banco Popular (14-diciembre a 4-enero-2005 PROMOCIONARLO. NO usar TELEPAGO. Centro de Pago (12 y 13-enero 2005) en el Coliseo Rafael A. Mangual del RUM. Cierre: jueves, 13-enero-2005, 4:00 PM y se cancelan matrículas por falta de pago. Recordar confirmación de los becados. Esperamos alrededor de 6,000 estudiantes pagando y otros 6,000 becados confirmando.

24 Confirmar Matrícula (Becados) Periodo del 14-diciembre-2004 al 14-enero Confirmar tardíamente hasta 28 de enero de Confirmar incluye al Plan Médico del RUM. Muy importante para los becados y balance de pago = cero. Un 94% confirmó a tiempo. Debe ser 100%. Estudiante con un pago pendiente confirma al pagar. Becados confirman por MatriWeb, ESTUDIANTE o consejeros. Matrícula concluye cuando el estudiante imprime la matrícula, y hace el pago total o confirma (si es becado de balance cero).

25 Cancelación de Matrícula Cancelaciones son sólo por falta de pago el 13 de enero de Envío de correo electrónico a cada estudiante con resultado de matrícula con o sin problemas. Periodo matrícula tardía: 14-enero-2005 Listas de espera inactivadas, sólo ver. Concluir proceso de cerrar y eliminar sección. Cancelación final por no pago o no confirmar el 31 de enero de 2005.

26 Comienzo Clases: 18-enero-2005 Listas a enviarse por correo electrónico o papel: –Estudiantes con matrícula cancelada. –Estudiantes sin requisitos de curso matriculado. –Estudiantes en probatoria con menos de 9 cr. ó más de 15 cr. matriculados. Listas en papel: Estudiantes matriculados en los cursos. Indentifican casos sin los requisitos. Decir a profesores que indiquen a sus estudiantes que cotejen su correo electrónico. Allí tienen mensajes sobre el resultado de su matrícula.

27 Primera Semana de Clases Accesos al sistema de matrícula según indicado en el Calendario de Trabajo. Cierre de secciones: Cumpla con las fechas críticas y procedimiento diseñado para esto. Localizar estudiantes y responder a listas enviadas por Registro a tiempo. Completar confección y conseguir las firmas de los Programas Docentes. Adelantar trabajo usando GESTA. Tramitar compensaciones adicionales. Corregir y completar información del horario en sistema (seguro social, salón, horario, etc.)

28 La matrícula es un proceso de trabajo en grupo. Todos debemos poner de nuestra parte. El estudiante que dejamos de atender hoy, es otro estudiante que tendremos ante nosotros (con el mismo o más problemas) más adelante en el proceso. Oriéntalo, atiéndelo pronto y te lo ganas. Necesitamos promocionar el proceso a todos los participantes. Ayúdanos. Gracias por su atención. ¿PREGUNTAS?