(ENMENDADO) ORIENTACIÓN PARA CONSEJEROS Y DIRECTORES PROCESO DE MATRÍCULA SEGUNDO SEMESTRE 2008-2009 Decanato de Asuntos Académicos Recinto Universitario.

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1 (ENMENDADO) ORIENTACIÓN PARA CONSEJEROS Y DIRECTORES PROCESO DE MATRÍCULA SEGUNDO SEMESTRE 2008-2009 Decanato de Asuntos Académicos Recinto Universitario de Mayagüez 17 de noviembre de 2008

2 2 Proceso de Matrícula y Fechas Planificación y programación de Horario Académico Planificación y programación de Horario Académico Cotejar todo antes de comenzar la orientaciónCotejar todo antes de comenzar la orientación Tramitar contrataciones nuevas o que continúanTramitar contrataciones nuevas o que continúan Orientación Académica – 29 octubre al 26 noviembre Orientación Académica – 29 octubre al 26 noviembre Selección de Cursos y Secciones – 1 al 10 de dic. Selección de Cursos y Secciones – 1 al 10 de dic. Ajuste matrícula por fracasos desde Registraduría usando lista de espera – 23 de diciembre 2008 Ajuste matrícula por fracasos desde Registraduría usando lista de espera – 23 de diciembre 2008 Última vez que se usan las listas de espera.Última vez que se usan las listas de espera. Matrícula NO va por correo. Impresión matr í cula – En l í nea desde @uprm.edu desde 30 de diciembre o Centro de Pago – 8 y 9 de enero (si pagará allí). Monzón-107 – 13 al 16 de enero Matrícula NO va por correo. Impresión matr í cula – En l í nea desde @uprm.edu desde 30 de diciembre o Centro de Pago – 8 y 9 de enero (si pagará allí). Monzón-107 – 13 al 16 de enero Ajuste matrícula (sin Listas de Espera). Ajuste matrícula (sin Listas de Espera). Ajustes fuera RUM – 30 y 31 de diciembreAjustes fuera RUM – 30 y 31 de diciembre Ajustes dentro y fuera RUM – 8 y 9 de eneroAjustes dentro y fuera RUM – 8 y 9 de enero

3 3 Proceso de Matrícula y Fechas Pago de Matrícula - Pago de Matrícula - Pago en l í nea en @uprm.edu–30 de diciembre de 2008 al 9 de enero de 2009 a las 4:00 PMPago en l í nea en @uprm.edu–30 de diciembre de 2008 al 9 de enero de 2009 a las 4:00 PM Pago en Centro de Matrícula – 8 y 9 de eneroPago en Centro de Matrícula – 8 y 9 de enero NO HAY PAGO en Recaudaciones (Finanzas)NO HAY PAGO en Recaudaciones (Finanzas) NO HAY PAGO en el Banco Popular y no TELEPAGONO HAY PAGO en el Banco Popular y no TELEPAGO Becado Confirma Matrícula - 30 dic. 08 a 9 enero 09 Confirmación tardía – 14 al 23 enero de 2009 Becado Confirma Matrícula - 30 dic. 08 a 9 enero 09 Confirmación tardía – 14 al 23 enero de 2009 Cancelación de Matrícula – 9 enero 2009, 4:00 PM {pago en Línea termina 9 de enero a las 4:00 PM} Cancelación de Matrícula – 9 enero 2009, 4:00 PM {pago en Línea termina 9 de enero a las 4:00 PM} Matrícula tardía – 13 de enero de 2009, 8:00 AM Matrícula tardía – 13 de enero de 2009, 8:00 AM Comienzo de clases - 14 de enero de 2009 Comienzo de clases - 14 de enero de 2009 Cancelación final no pagó o confirmó –26 enero 09 Cancelación final no pagó o confirmó –26 enero 09

4 4 Puntos Importantes NOTAS Primer Sem. Disponible en Línea, por Mi Portal Colegial y ESTUDIANTE desde 29 diciembre, PM. NOTAS Primer Sem. Disponible en Línea, por Mi Portal Colegial y ESTUDIANTE desde 29 diciembre, PM. Datos históricos en Internet (Horario B resumen -3 años). Oficina Mejoramiento Continuo y Avaluo (OMCA) junto a Oficina Investigación Institucional y Planificación (OIIP) y Centro Cómputos Datos históricos en Internet (Horario B resumen -3 años). Oficina Mejoramiento Continuo y Avaluo (OMCA) junto a Oficina Investigación Institucional y Planificación (OIIP) y Centro Cómputos esta trabajando otras estadísticas que nos sirvan para identificar cursos y programas que todavía no hayan provisto una oferta equivalente a la de años anteriores desde el principio. Oferta de cursos y capacidad que cumpla con la demanda más real (compromiso presupuestario). Listas de espera sólo se activan si no hay capacidad disponible. Oferta de cursos y capacidad que cumpla con la demanda más real (compromiso presupuestario). Listas de espera sólo se activan si no hay capacidad disponible. Toda sección de clase o laboratorio, seminario, CO-OP, etc, tiene que tener salón, instructor y % tarea asignada. Toda sección de clase o laboratorio, seminario, CO-OP, etc, tiene que tener salón, instructor y % tarea asignada. Informe de tarea académica BALANCEADA, GESTA, listas de asistencia, entrega notas forma electrónica @uprm.edu, evalúo de costos indirectos, evaluaciones estudiantiles.Informe de tarea académica BALANCEADA, GESTA, listas de asistencia, entrega notas forma electrónica @uprm.edu, evalúo de costos indirectos, evaluaciones estudiantiles. Hacer uso correcto de los códigos de reservar secciones según los programas de estudio.Hacer uso correcto de los códigos de reservar secciones según los programas de estudio.

5 5 Puntos Importantes Cursos especiales : (Ver Boletín Informativo) Cursos especiales : (Ver Boletín Informativo) - En línea (Internet) = D o H debe ser identificado desde el principio de la matrícula - En línea (Internet) = D o H debe ser identificado desde el principio de la matrícula - Experiencias para el Desarrollo Comunitario - Experiencias para el Desarrollo Comunitario - Directores y Decano deben dar su aprobación al curso previo a entrarlo al sistema. - Directores y Decano deben dar su aprobación al curso previo a entrarlo al sistema. Lista de Espera : (Ver Boletín Informativo) Lista de Espera : (Ver Boletín Informativo) Activas durante el periodo de selección de cursos, y luego de remover cursos a estudiantes que no cumplen con requisitos debido a fracasos en primer semestre.Activas durante el periodo de selección de cursos, y luego de remover cursos a estudiantes que no cumplen con requisitos debido a fracasos en primer semestre. NO activas en los periodos de ajustes de 30 y 31 dic. y 8 y 9 de eneroNO activas en los periodos de ajustes de 30 y 31 dic. y 8 y 9 de enero Permiten cambios si hay espacios disponibles.Permiten cambios si hay espacios disponibles. Remover de las listas casos en conflicto por 48 horas.Remover de las listas casos en conflicto por 48 horas. Verlas en menú de HORARIO de administradores o por cuentas de @uprm.edu.Verlas en menú de HORARIO de administradores o por cuentas de @uprm.edu.

6 6 Puntos Importantes Cierre de Sección automático durante la Selección de Cursos y Secciones Cierre de Sección automático durante la Selección de Cursos y Secciones Remover automáticamente (1 vez al día) la sección de la matrícula del estudiante y enviar correo electrónico. Luego departamento debe eliminar esa sección del HORARIO.Remover automáticamente (1 vez al día) la sección de la matrícula del estudiante y enviar correo electrónico. Luego departamento debe eliminar esa sección del HORARIO. Permite cambios, evita conflicto con lista de espera y evita perder laboratorio, si aplica. Director puede solicitar al Decano relocalizarlos en otras secciones y luego enviar correo al estudiante.Permite cambios, evita conflicto con lista de espera y evita perder laboratorio, si aplica. Director puede solicitar al Decano relocalizarlos en otras secciones y luego enviar correo al estudiante. Si estudiante no responde, al concluir periodo de selección, se hace la BAJA del curso por completo. Se envía un segundo correo.Si estudiante no responde, al concluir periodo de selección, se hace la BAJA del curso por completo. Se envía un segundo correo. Esto elimina la carta a Registro. Vitácora indica que la baja se hace desde la cuenta que cierra la sección. Departamento debe guardar evidencia de estudiantes afectados para así saber quienes eran y atenderlos.Esto elimina la carta a Registro. Vitácora indica que la baja se hace desde la cuenta que cierra la sección. Departamento debe guardar evidencia de estudiantes afectados para así saber quienes eran y atenderlos.

7 7 Puntos Importantes Imprimir el formulario de matrícula Imprimir el formulario de matrícula NO se envía por correo postal.NO se envía por correo postal. Desde Mi Portal Colegial con su propia cuentaDesde Mi Portal Colegial con su propia cuenta Centro de Pago – Coliseo Rafael A. MangualCentro de Pago – Coliseo Rafael A. Mangual Tardíamente (13-16 enero 2009): Monzón-107Tardíamente (13-16 enero 2009): Monzón-107 Pago de la matrícula Pago de la matrícula En Línea desde su cuenta de @uprm.edu (Visa, Master Card o ATH-BP) hasta 9 de enero de 2009 4:00 PM. Importante imprimir matrícula luego de haber pagado. Pago tardío puede ser pagado en Línea desde 9 enero 2009 luego de la cancelación.En Línea desde su cuenta de @uprm.edu (Visa, Master Card o ATH-BP) hasta 9 de enero de 2009 4:00 PM. Importante imprimir matrícula luego de haber pagado. Pago tardío puede ser pagado en Línea desde 9 enero 2009 luego de la cancelación. Centro de Pago – 8 y 9 de enero en el Coliseo Rafael A. Mangual del RUM (efectivo, cheque, Visa, Master Card, AMEX o ATH)Centro de Pago – 8 y 9 de enero en el Coliseo Rafael A. Mangual del RUM (efectivo, cheque, Visa, Master Card, AMEX o ATH) NO HAY PAGO en Recaudaciones (Finanzas), ni en el Banco Popular, ni TELEPAGO.NO HAY PAGO en Recaudaciones (Finanzas), ni en el Banco Popular, ni TELEPAGO.

8 8 Puntos Importantes Acceso a matrículas desde cuentas de consejero hasta el 16 de enero de 2009. Evitar carta por cierre tardío de sección. Acceso a matrículas desde cuentas de consejero hasta el 16 de enero de 2009. Evitar carta por cierre tardío de sección. Exenciones se siguen procesando como antes. Exenciones se siguen procesando como antes. Confirmar matrícula va a estudiar en RUM, incluye Plan Médico RUM. Confirmar matrícula = va a estudiar en RUM, incluye Plan Médico RUM. Estudiante sin confirmar al primer día de clases no se le prepara cheque de libros.Estudiante sin confirmar al primer día de clases no se le prepara cheque de libros. No tiene el plan médico del RUM.No tiene el plan médico del RUM. Confirmación tardía: 14 al 23 de enero.Confirmación tardía: 14 al 23 de enero. Cancelación final: 26 de enero de 2009. Matrícula tardía no pagada o no confirmada al 23 de enero. Cancelación final: 26 de enero de 2009. Matrícula tardía no pagada o no confirmada al 23 de enero. Cotejar el Portal Colegial y correo electrónico. S on las herramientas de comunicación. Cotejar el Portal Colegial y correo electrónico. S on las herramientas de comunicación.

9 Encuesta a los Estudiantes 2. El área de oportunidad más grande en la matrícula: Simplificar el proceso (menos pasos, mas rápido) 6 % (126/1910) Mejorar el sistema de computadora 15 % (292/1910) Aumentar la oferta de cursos 78 % (1493/1910) 1. Con los cursos matriculados ahora y con respecto al año-semestre de mi currículo considero que estoy: Atrasado 64 % (1241/1939) Al día 31 % (612/1939) Adelantado 3 % (67/1939) 3. Los cursos que más trabajo le cuesta conseguir son: Los de especialidad o departamento 25 % (477/1892) Cursos requisito fuera del departamento 46 % (873/1892) Cursos electivos o electivas socio-humanísticas 28 % (543/1892)

10 Encuesta a los Estudiantes 5. Los problemas de matrícula: Han atrasado mi fecha de graduación 41 % (788/1891) No han atrasado mi fecha de graduación 19 % (372/1891) Estoy lejos de graduarme todavía (solo tengo < 25% aprobado) 38 % (732/1891) 4. Los cursos más fáciles de conseguir son: Los de especialidad o departamento 57 % (1077/1877) Cursos requisito fuera del departamento 14 % (265/1877) Cursos electivos o electivas socio-humanísticas 28 % (536/1877) 6. Mi forma de pago fue: Pago en línea 19 % (370/1912) Pago en Finanzas 7 % (140/1912) Prórroga 10 % (197/1912) Beca 59 % (1143/1912) Otro 3 % (63/1912)

11 Encuesta a los Estudiantes 8. La matrícula en el último año: Ha mejorado 5 % (113/1907) Se ha mantenido igual 50 % (955/1907) Ha empeorado 37 % (716/1907) Soy estudiante de nuevo ingreso 6 % (124/1907) 7. La razón de NO pagar en línea fue: (para 6 b,c,d) No tengo la tarjeta para la transacción 14 % (137/938) No tengo acceso a la banca electrónica 6 % (63/938) No estoy familiarizado con pago en línea 45 % (428/938) Se me hace más fácil ir a Finanzas 33 % (310/938) 9. Su nivel general de satisfacción con la última matrícula es: Muy satisfecho 1 % (35/1915) Satisfecho 14 % (278/1915) Neutral 34 % (662/1915) Insatisfecho 32 % (626/1915) Muy insatisfecho 16 % (315/1915)

12 Encuesta a los Estudiantes Sugerencias para mejorar el proceso: (899 casos que se están evaluando y tabulando en OMCA) Mejor oferta académica de cursos: con más secciones y capacidad adecuada Mejor planificación de la oferta considerando: Necesidades actuales de los estudiantes Coordinar la oferta entre departamentos de cursos que son del mismo semestre y año en su currículo Distribución más expandida en el horario de los cursos, reducir los horarios preferidos en periodos del día y de la semana Uso de códigos de reservar es excesivo Tener un sistema de matrícula confiable ya que RUMAD se cae mucho (desean un sistema moderno) Desean un mejor turno de acceso para comenzar su matrícula Poderse matricular con mejores profesores Mejor trato al estudiante en los departamentos y dependencias al momento de solicitar cursos Salones adecuados y uso adecuado de megasecciones

13 Estrategias de planificación 2do Semestre 2008-2009 Estimado estudiantes = 12,700. Espacios ocupados/estudiante = 5.27, por lo que deberiamos utilizar 66,930 espacios y hacer una oferta con 72,750 espacios que equivale al 92% ocupación. Año pasado: 12,311 estudiantes ocuparon 66,910 espacios para un 95% ocupación. Hay que reconocer las 2 zonas de tiempo de cambio de clase. Los esquemas y guías para confeccionar del horario de cursos ordenadamente están en http://www.uprm.edu/decasac/horariozonas/ http://www.uprm.edu/decasac/horariozonas/ La sincronización de la oferta de cursos de servicio y departamentales requiere especial atención de todos. No ofrecer secciones corridas si hay pocas secciones.

14 Pantallas disponibles en UPRM.EDU Estadísticas Históricas

15 Pantallas disponibles en UPRM.EDU Estimar secciones Valor corregido por bajas y fracasos Valor estimado por currículo Referencia es la del año pasado Programa de Estudio

16 Pantallas disponibles en UPRM.EDU Conflictos de Horario entre Cursos C u r s o: HIST3111 (3 secciones) C u r s o: HIST3241 (15 secciones) Sec. Salón Dias y Períodos. 036 MJ 9:00-10:15 036 CH127 MJ 9:00-10:15 086 MJ 2:00- 3:15pm 086 CH127 MJ 2:00- 3:15pm 096 MJ 3:30- 4:45pm 096 CH128 MJ 3:30- 4:45pm 097 CH218 MJ 3:30- 4:45pm 3 de 3 tiene 100% conflicto 4 de 15 tiene 26.67% conflicto COMBINANDO TENEMOS 7 DE 18 SECIONES EN CONFLICTO = 38.89% % del bloqueo entre cursos

17 Pantallas disponibles en UPRM.EDU Monitorear capacidad en secciones Actualizar todas de una vez Actualizar sólo una sección Curso Monitoreo

18 Pendiente desarrollar UPRM.EDU CITAS ELECTRÓNICAS para los departamentos: pueden terminarla para más tarde en el semestre “WISH LIST” (plantilla para indicar selección de cursos deseada en cada semestre): No viene este semestre 1. 1.Sin cotejo de requisito o si es grado 2. 2.PLAN DE ESTUDIO: Basado en el currículo, opciones de doble grado, secuencias curriculares, etc. (futuro).

19 Tabla Distribución de Horarios HORA \ DIAMondayTuesdayWednesdayThursdayFridayHORARIO 7:00-7:30124477093Matutino 7:30-8:00225487194Matutino 8:00-8:30326497295Matutino 8:30-9:00427507396Matutino 9:00-9:30528517497Matutino 9:30-10:00629527598Matutino 10:00-10:30730537699Matutino 10:30-11:008315477100Matutino 11:00-11:309325578101Matutino 11:30-12:0010335679102Matutino 12:00-12:3011345780103Tarde 12:30-1:0012355881104Tarde 1:00-1:3013365982105Tarde 1:30-2:0014376083106Tarde 2:00-2:3015386184107Tarde 2:30-3:0016396285108Tarde 3:00-3:3017406386109Tarde 3:30-4:0018416487110Tarde 4:00-4:3019426588111Tarde 4:30-5:0020436689112Tarde 5:00-5:3021446790113Tarde 5:30-6:0022456891114Vespertino 6:00-6:30 6:00-7:00 23 46 69 92 115 Vespertino 7:00-8:00 8:00-9:00 Nota: Periodos 1,24,47,70,93 (7am) no se utilizan en cómputo del promedio diario. Periodos 31,32,33,34 y 77,78,79,80 (Hora libre Universal) no se utilizan en cómputo del promedio diario. PERIODOS LECTIVOS DE 1/2 HORA EN LA SEMANA

20 Estadísticas: Distribución de Horario

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