Coordinación General de Planificación Institucional 1 Agenda de Eventos SENPLADES

2 Índice Resumen Ejecutivo Políticas Actores y Roles Funcionalidad Herramienta

Resumen Ejecutivo 3 La Coordinación General de Planificación Institucional – CGPI con el fin de estandarizar y normar la planificación de eventos entre Matriz y las Subsecretarías Zonales, ha coordinado el desarrollo de una herramienta informática que permitirá gestionar la información evitando así la saturación de eventos en el territorio. En base al acuerdo Acuerdo Ministerial N° del Secretario Nacional de Planificación y Desarrollo emitido el 15 de agosto de 2012 se consideran eventos a talleres, cursos, seminarios, conferencias, simposios, encuentros, debates, foros o de naturaleza similar. En la herramienta Agenda de Eventos SENPLADES se registrará la información de eventos donde exista la participación de ciudadanas y ciudadanos que no forman parte de la entidad como funcionarios públicos, representantes de GAD`s, representantes de organizaciones y ciudadanía en general y que además involucre actividades logísticas propias para la organización de eventos como alimentación, instalaciones, etc., tomando en cuenta los lineamientos establecidos en el Acuerdo Nro.98 del Secretario Nacional de la Administración Pública de fecha 25 de julio de En la primera fase de la herramienta se ingresará solo la información de eventos que son ejecutados por las Subsecretarías Zonales. Una vez que la aplicación se consolide se creará una versión mejorada de la herramienta.

Políticas 4 Para efectos del uso de la herramienta Agenda de Eventos SENPLADES se ha definido las siguientes políticas: 1 La herramienta Agenda de Eventos SENPLADES permitirá programar un máximo de ocho eventos dentro del mismo mes, la unidad responsable podrá autorizar un número mayor previo el análisis correspondiente. (Este valor ha sido establecido ya que se considera necesario por lo menos tres días hábiles para la organización de un evento) 2 El responsable que ingresa la información en la herramienta deberá mantener una base de datos de participantes.

5 Actores y Roles RESPONSABLE SUBSECRETARÍA ZONAL (Administrador Zonal) Usuario que ingresa, actualiza, consulta, cancela, dar de baja, genera reportes, carga ayuda memoria de eventos RESPONSABLE AREAS ADMINISTRATIVAS (Usuario Consulta General) Usuario que consulta, genera reportes de todos los eventos Usuario que consulta, genera reportes de los eventos a los que ha sido invitado INVITADOS (Usuario Consulta Invitado) Usuario que asigna roles, parametriza Nro. eventos, ingresa, actualiza, consulta, genera reportes de eventos Responsable CGPI y DTIC (Súper Administrador)

6 Funcionalidad RESPONSABLE AREAS ADMINISTRATIVAS (Consulta General) Herramienta Agenda de Eventos SENPLADES RESPONSABLE SUBSECRETARÍA ZONAL (Administrador Zonal) Consultar disponibilidad de fechas para organización de eventos Ingresar, actualizar, cancelar, dar de baja, cargar ayuda memoria Coordinar, negociar organización de eventos RESPONSABLE CGPI (Súper Administrador) Si se necesita un mayor número de eventos para una zonal Aprueba ingreso de nuevo evento y habilita la opción en la herramienta

7 Herramienta