I CICLO DE CONFERENCIAS, SEMINARIOS TALLERES Y CURSOS MANEJO DE HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS DIRIGIDO AL PERSONAL DE LA ESCUALA NACIONAL DE MARINA MERCANTE «ALMIRANTE MIGUEL GRAU»

QUÉ ES EXCEL 2010? Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos financieros. Aunque Excel 2007 introdujo algunos cambios radicales vs. su versión anterior. Excel 2010 ofrece mayores mejoras y tan sólo unos pocos cambios radicales en relación a excel 2007.

LA PANTALLA INICIAL EXCEL 2010 Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.

Iniciar Excel 2010 Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2010. - Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre  Microsoft Excel, y se iniciará el programa. ENAMM

El Entorno de trabajo de Excel 2010 Actividad N° 01: El Entorno de trabajo de Excel 2010

EXCEL 2010?

Barra de Desplazamiento Insertar Hoja de Calculo El Entorno de trabajo de Excel 2010 Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante. Celda actual Banda de Opciones Barra de Acceso Rapido Barra de Titulo Pestaña Filas Barra de Desplazamiento Zoom columnas Ficha Hojas de Trabajo Insertar Hoja de Calculo Vista de Pagina Barra de Formula La mayor parte de esa ventana está ocupada por la hoja de cálculo propiamente dicha, constituida por una cuadrícula de 16.384  columnas, que nombraremos con las letras del abecedario y combinación de ellas, y 1.048.576 filas, que estarán numeradas. Para referirnos a una celda en concreto pondremos la letra de la columna, seguida del número de la fila: A1, Z28, etc

La ficha Archivo Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este menú también puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones. Contiene dos tipos básicos de elementos: - Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo. - Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título.

La barra de título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar , maximizar y cerrar .

La cinta de opciones La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos.   - Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas con más opciones. Ésto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades. Supongamos que tienes instalada la versión profesional de Acrobat, para crear documentos PDF. Es muy probable que en tu programa Excel aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya herramientas útiles como crear un PDF a partir de la hoja de cálculo o exportar como PDF y enviar por e-mail.

Las barras de desplazamiento La barra de fórmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante La barra de etiquetas  Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. La barra de estado Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

La ficha Inicio La Ficha Inicio en Microsoft Excel 2010 tiene un montón de funcionalidades para procesamiento de números construido a la derecha en ella. Usted puede hacer cosas como el formato, la alineación, insertar y borrar filas o columnas, ordenar y filtrar los números, la aplicación de estilos y efectos de formato, buscar y reemplazar datos y mucho más utilizando la ficha. La ficha Inicio tiene los siguientes grupos que se puede utilizar: Sección Portapapeles Sección Fuente Sección Alineación Sección Número Sección Estilos Sección Celdas Sección Modificar

La ficha Insertar En la pestaña Insertar en Microsoft Excel 2010 le permitirá agregar los objetos externos en el libro. Puede insertar imágenes las cosas, clip de imágenes de arte, gráficos inteligentes de arte, cuadros, tablas dinámicas, enlaces, secciones de encabezado y pie de página, etc En la pestaña Insertar tiene los siguientes grupos que se puede utilizar para insertar objetos: Sección Tablas Sección Ilustraciones Sección Gráficos Sección Minigráficos Sección vínculos Sección texto Sección Símbolo

La ficha Diseño de Página La Ficha Diseño de página en Microsoft Excel 2010 tiene muchas características nuevas que le permiten cambiar la apariencia del libro de Excel. La ficha Diseño de página se divide en los siguientes grupos: Sección Temas Sección Configuración de Página Sección Ajustar Área de Impresión Sección Opciones de Hoja Sección Organizar

La ficha Formulas La ficha Fórmulas en Microsoft Excel 2010 simplifica enormemente la tarea de cálculo de números. La ficha Fórmulas Excel tiene los siguientes grupos: Sección Biblioteca de funciones Sección Nombres definidos Sección Auditoria de fórmulas Sección Cálculo

La ficha Datos la ficha de datos en Excel 2010 se utiliza para importar datos de fuentes externas, incluyendo pero no limitado a archivos de texto, bases de datos Microsoft Access, páginas web, documentos XML, Microsoft Query, bases de datos Microsoft SQL Server. La ficha de datos tiene los siguientes grupos que se puede utilizar: Sección Obtener datos Externos Sección Conexiones Sección Ordenar y Filtrar Sección Herramientas de Datos Sección Esquema

La ficha Revisar Esta ficha revisar tiene una funcionalidad que le permitirá revisar ortografía de los libros de Excel, añadir y eliminar comentarios, proteger y desproteger las hojas de Excel / libros y, finalmente, permiten a los usuarios controlar los cambios en un multiusuario libro de Excel. La ficha de revisión tiene los siguientes grupos: Sección Revisión Sección Idioma Sección Comentarios Sección Cambios

La ficha Vista En esta ficha Vista se puede controlar el diseño y la vista de su libro de Excel. Esto es especialmente importante cuando se haya acabado de trabajar en una hoja de cálculo y está finalmente listo para imprimir. La ficha Vista está dividida en grupos de cinco: Sección Vistas de Libro Sección Mostrar Sección Zoom Sección Ventana Sección Macros

La Ficha Complementos En esta ficha complementos permitirá añadir complementos a excell 2010 esta ficha se divide en dos Grupos Sección comandos de Menú Sección Barras personalizadas

La barra de acceso rápido La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar , Deshacer o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no encuentras la opción en la lista que te propone

Filtro: Autofiltros y Filtros Avanzados Totales y Subtotales Microsoft Excel – Herramientas Herramientas Datos Ordenar Datos Filtro: Autofiltros y Filtros Avanzados Totales y Subtotales Agrupar y Desagrupar Datos Tablas Dinámicas

LISTAS Y BASES DE DATOS Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. Excel puede trabajar con listas de información sencillas o puede trabajar con listas más complejas, también conocidas como bases de datos. Una base de datos en Excel 2000 no es más que una lista o una tabla que contiene una o más columnas. Con la capacidad que ofrece Excel la información de la lista se puede ordenar según diversos criterios, se pueden buscar datos específicos, y se puede incluso extraer copias de información de grandes bases de datos ubicadas en una red.

INTRODUCCIÓN DE DATOS EN UNA LISTA Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de cálculo, también ofrece capacidades de gestión de listas, que pueden ser muy útiles para analizar, por ejemplo, tendencias de ventas de un mercado, para guardar los nombres de clientes y sus direcciones, o para almacenar datos de existencias en los almacenes. La combinación de funciones de lista, junto con las capacidades de análisis de hoja de cálculo y de gráficos, hace de Excel una gran herramienta para el análisis de negocios y sistemas de gestión que no sean excesivamente complicados.

LISTAS Toda lista debe contener nombres de campo en una fila situada en su parte superior (llamados encabezamientos), si se quiere usar las capacidades de filtrado de datos. La lista deberá tener por lo menos una fila de datos directamente debajo de los nombres de campo. Las filas de datos se llaman registros. En la figura se muestra la única parte obligatoria de una lista: la fila de Encabezados.

LISTAS Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en cuenta los puntos siguientes: 1. Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros, si se desea usar los filtros de datos de Excel. 2. No se deben poner filas vacías debajo de los nombres de campo. Una vez definidos los encabezados de la tabla, los datos o registros pueden definirse de varias formas. Quizás el método más fácil sea el visto anteriormente para introducir datos en una hoja de cálculo. De todas formas el método más seguro de introducir datos (el menos propicio a cometer errores) es la ficha de datos generada automáticamente por Excel

LISTAS Para introducir datos mediante una ficha automática, se pueden completar los siguientes pasos: 1. Escribir el rango de encabezamientos de la lista, por ejemplo código, apellido 1, apellido 2, nombre, dirección, Ciudad y Ruc. 2. Seleccionar la fila sobre la que se desea escribir los campos. 3. Elegir el comando Datos / Formulario 4. Completar el cuadro que aparece con los encabezamientos elegidos . 5. Clicar en el botón Nuevo cada vez que quiera introducir un campo nuevo teniendo la posibilidad de variar los anteriores con la barra de la figura 6. Para finalizar clicar en el botón Cerrar.

ORDENACIÓN DE DATOS Excel puede ordenar según distintos criterios y con gran facilidad los datos de una lista, base de datos o columnas de una hoja de cálculo. Al ordenar estos elementos, los datos se pueden organizan de forma ascendente o descendente, siguiendo un orden numérico o alfabético. Al elegir el comando Datos / Ordenar muestra el cuadro de diálogo mostrado en la figura . Entre los elementos que se incluyen en dicho cuadro de diálogo, merece destacar las claves de ordenación, el tipo de ordenación a seguir y la presencia o no de encabezamientos.

ORDENACIÓN DE DATOS Excel puede usar diferentes campos como criterios para la ordenación de la lista. Cada uno de ellos se especifica en las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros desplegables de la figura . Los botones de opción Ascendente y Descendente determinan en qué sentido se va a realizar la ordenación: ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Las celdas en blanco siempre son las últimas, independientemente del orden que se haya seleccionado. La prioridad que se aplica es la siguiente: Números (del más negativo al más positivo), texto, valores lógicos (FALSE, TRUE), valores ERROR y por último las celdas en blanco.

Excel Practica 3 También puede indicar si quiere que se tenga en consideración o no el tipo de letras (mayúsculas o minúsculas) durante la ordenación. Para ordenar una lista o base de datos, se pueden seguir estos pasos: 1. Seleccionar las celdas que va a ordenar. 2. Ejecutar el comando Datos / Ordenar. 3. Si la lista o base de datos tiene encabezamientos en la fila superior (y se han seleccionado junto con los datos), seleccionar el botón Si de la opción la lista tiene fila de encabezado. Así se evita que estos nombres sean ordenados junto con los demás datos. 4. Ejecutar el comando Ordenar por e introduzca el nombre de la columna que se quiera utilizar primero. Esta columna se llama primer criterio. Si la columna no tiene un nombre, se utiliza la letra que la identifica. 5. Seleccionar el orden Ascendente o Descendente. 6. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenación, según se muestra en el cuadro de diálogo Ordenar. Es típico, por ejemplo, utilizar estos tres criterios para ordenar nombres de personas alfabéticamente: primero por el primer apellido, después por el segundo y finalmente por el nombre. 7. Clicar, para finalizar, en OK.

Excel Practica 3 BÚSQUEDA DE REGISTROS La búsqueda de datos en una lista o base de datos implica definir los criterios que se han de utilizar para realizar dicha búsqueda. El resultado será el conjunto de todos aquellos registros que satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios. Ficha de datos La ficha de datos es un medio simple de buscar y editar registros que satisfagan criterios de comparación sencillos o múltiples. Si se desea buscar registros en una lista por medio de fichas, hay que seguir los pasos que a continuación de detallan:

Excel Practica 3 Seleccionar una celda dentro de la lista. 1. Ejecutar el comando Datos / Formulario para mostrar la ficha de datos 2. Hacer clic en el botón de Criterios. Al hacerlo, cambia el juego de botones presente en la ficha, a la vez que se ponen en blanco todos los campos que componen la ficha. 3. Seleccionar el campo en el que quiera introducir el criterio de búsqueda. Si se quieren añadir más criterios para otros campos, se puede usar el ratón o la tecla Tab. para pasar de unos a otros. 4. Hacer clic en los botones Buscar Anterior o Buscar Siguiente para recorrer en un sentido o en otro los diferentes registros que satisfagan los criterios introducidos anteriormente. Para editar el contenido de una ficha de datos dada, no hay más que hacer clic en el campo correspondiente e introducir el nuevo valor. Si se quieren deshacer los cambios antes de pasar al registro siguiente, se clica en el botón Restaurar.

Excel Practica 3 Filtros automáticos En Excel los filtros automáticos proporcionan un acceso rápido a la gestión de listas de datos. Con operadores tan simples como seleccionar y hacer clic, se pueden filtrar o eliminar rápidamente aquellos datos que no se desea ver o imprimir. A diferencia de la ficha de datos, los filtros automáticos muestran los datos en la misma hoja de cálculo. Los datos que no cumplen los criterios que se han especificado, simplemente no se muestran; los restantes registros permanecen visibles en la hoja de cálculo. Antes de seleccionar un filtro automático, hay que asegurarse de que no haya otro activado. Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activación al lado de la opción Datos / Filtro / Autofiltro. En caso de que exista, el filtro anterior se debe desactivar antes de volver a empezar,volviendo a elegir ese comando.

Excel Practica 3 En la figura aparece una tabla con datos correspondientes a 6 personas ficticias. Para crear un filtro automático en una lista, no hay más que seleccionar los datos que forman la lista y ejecutar el comando Datos / Filtro / Autofiltro. Como se observa en la figura, los nombres de campo que están como encabezados de las columnas pasan a ser listas desplegables que permiten realizar la selección. En el caso de que la base de datos o lista esté formada por distintos campos, y que se haya aplicado a cada uno de ellos un filtro automático, el resultado final equivale a realizar una operación lógica “Y” o “AND” entre todas las condiciones. Sólo se mostrarán aquellos registros que cumplan todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros.

Excel Practica 3 Si para un campo determinado no se quiere imponer ninguna condición, se selecciona la opción Todas en el menú desplegable. Si en un momento dado se quieren mostrar de nuevo todos los registros, olvidándose por tanto de las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automáticos, se selecciona el comando Datos / Filtro / Mostrar Todo. Con el comando Datos / Filtro / Filtro Avanzado se tiene acceso a otras posibilidades más avanzadas como son la posibilidad de filtrar la lista sin moverla o copiarla a otro lugar pudiendo también restringir las filas y columnas como el rango de criterios.