OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Definiciones: FONDO: Se refiere a la totalidad de la documentación generada por una entidad en función de su actividad u oficio. (Univ. San Buenaventura) SUBSERIE: Es una división de la serie. Ej. Actas de reunión, Actas de comité TIPO DOCUMENTAL: Son los documentos en sí. Ej. un acta, un informe, un contrato, una solicitud, etc. SECCIÓN: Se refiere a aquellas oficinas de mayor jerarquía (Rectoría, Secretaría, Vicerrectoría Académica, Dirección de Planeación) DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por la oficina en razón de sus funciones, que tienen valor administrativo, fiscal, legal, histórico o cultural y que debe ser objeto de conservación. SUBSECCIÓN: Son aquellas oficinas que dependen de las oficinas de mayor Jerarquía (Biblioteca, oficina de Gestión Documental, Posgrados, etc.) DOCUMENTO DE APOYO: Es de carácter general, que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especificas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma Universidad o proceder de un ente externo y no forman parte de las series documentales de la oficina. SERIE: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneo, producidos por una oficina en cumplimiento de sus funciones. Ej. Actas

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN Ciclo vital de los documentos Archivo de gestión o activo Archivo central o semiactivo Archivo histórico o inactivo VALORES PRIMARIOS: Administrativo Legal y Fiscal Contable y técnico VALORES SECUNDARIOS: Cultural Histórico Científico

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN La Tabla de Retención Documental (TRD) Listado de asuntos derivados de un proceso, que dan cuenta de las funciones asignadas a cada unidad administrativa, a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital. Código: Compuesto por el código de la oficina y el código de la serie o subserie Serie: Mayúscula sostenida y en negrilla Subserie: Mayúscula inicial y en cursiva Tipos documentales: Mayúscula inicial y asterisco (*)

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN PASO No. 1: Clasifique la documentación. El Principio de procedencia, nos indica que los documentos deben estar guardados y organizados en la dependencia u oficina que los produce. De tal manera que clasifique o separe los documentos propios de la oficina de los de otras oficinas de la misma institución o de entidades externas. PASO No. 2: Identifique las series, subseries o asuntos de la oficina según la TRD. La oficina de Gestión Documental le suministrará la TRD de su Oficina.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN PASO No. 3: Marcación de las unidades de conservación Identifique: Fondo, Sección, Subsección El código asignado en la TRD (Codificación de la dependencia y de la serie o subserie) El nombre de la serie o subserie y su contenido Carpeta colgante Carpeta secundaria o interna Universidad de San Buenaventura-Cali Vicerrectoría Académica Facultad de Ingenierías FI-DEC.9.2 Programa Académico DTH.5.2 Circulares: Normativas Fechas: 02/03/2008 a 12/12/2008 Folios : 1-10 Universidad de San Buenaventura Seccional Cali Vicerrectoría Administrativa y financiera Departamento de Talento Humano AZ Fondo, sección, Subsección Código asignado de la serie Nombre de la serie o subserie y contenido

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN PASO No. 4: Organización de documentos en las unidades de conservación Después de haber marcado las carpetas, organice los documentos aplicando el Principio de orden natural , el cual nos indica que los documentos deben ser organizados en las carpetas siguiendo un orden de secuencia o cronológica. Ejemplo: Serie EVENTOS Historia académica R.A.15.1 Actas de Comité curricular Actas de reunión Enero 16 1 Enero 25 2 Febrero 02 3 Febrero 20 4 Universidad de San Buenaventura Vicerrectoría Académica Dirección Bienestar Institucional DBI.7 Evento: Padres de familia Fechas Extremas: 16-01-2008 a 02-03-2008 Folios: 1-74 Marzo 02 5 Tenga presente que dentro de cada carpeta se deben archivar máximo 150 folios. Si se requiere más de una carpeta, proceda a abrir una nueva carpeta siguiendo la numeración de los folios de manera continua.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN PASO No. 5: Ubicación y descripción Organice las carpetas en los archivadores en el orden en que aparecen las series o subseries en la TRD. En la cara externa de cada archivador, describa alfanuméricamente cada archivador y su gaveta, junto con las series o subseries que la contengan. A1G1 DI.11 Publicaciones DRI.2.1 Informes de gestión DRI.3.1 Comunicados de prensa DRI.4.2 Actas de comité Expedientes DI.10.1 Proyectos de investigación DIB.7 Eventos A1G2 DI.3.1 Comunicados Institucionales 2007-08 DRI.7. Eventos A1G2 DI.2.1 Informes de gestión 2008 DRI.7 Eventos DI.2.1 Informes de gestión 2007 A1G3 DRI.8.3 Planes de mejoramiento DRI.312 Convenios A1G3

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN PASO No. 6: Clasificación de documentos transitorios Una vez organizado el archivo de la oficina aparecerán algunos documentos que no se pueden ubicar dentro de las series y subseries, estos constituyen los documentos transitorios o de apoyo que son de carácter general, sirven únicamente para la gestión de la oficina. No se transfieren al archivo central. Se pueden clasificar por asunto, esto permitirá identificarlos fácilmente cuando así se requiera. No deben clasificarse por el nombre de otras oficinas. Documentos de apoyo Documentos de apoyo PASO No. 7: Eliminación de documentos Retire aquellos documentos que no incidan en el cumplimiento de sus funciones. Ej. Duplicados, propaganda. Elimine los documentos de apoyo o transitorios que hayan perdido su utilidad o vigencia.

DOCUMENTOS ESENCIALES ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN DOCUMENTOS ESENCIALES Son aquellos documentos que son esenciales para el funcionamiento de la Universidad, ya que documentan la posición legal y financiera de la organización y preservan los derechos de los empleados y clientes. Ejemplo: Historias Académicas Historias laborales Documentos contables Inventarios Documentos de cada programa académico Estando activos deben agruparse cronológicamente Resolución del MEN Pensum académico Contenidos analíticos Documentos de acreditación Documentos de registro calificado, etc. Documentos de archivo de programas académicos El jefe de cada oficina debe velar por la conservación adecuada de aquellos documentos considerados esenciales