La empresa debe elaborar un código para el uso de sus medios informáticos

Aunque ésta es aún una asignatura pendiente de muchas compañías, una reciente sentencia del Supremo dinamizará su implantación al indicar la importancia de que el trabajador sepa a qué atenerse si los utiliza para fines personales o ilícitos. El Tribunal Supremo, en el primer fallo de unificación de doctrina sobre los límites de las compañías al control de uso de medios telemáticos en el centro de trabajo, recomienda a las firmas elaborar un protocolo en el que, según explica Salvador del Rey, socio director del Área Laboral de Cuatrecasas y catedrático de Derecho del Trabajo, “se le informe al trabajador de que estos instrumentos son propiedad de la empresa y, por tanto, sobre los que no puede esperar el desarrollo de ámbitos de intimidad. Además, debido a que son medios de trabajo, se le indicará al empleado que se va a fiscalizar la utilización que se hace de los mismos”. Como consecuencia, los laboralistas consultados por EXPANSIÓN no han dudado en señalar la conveniencia de que las empresas establezcan los mencionados protocolos telemáticos. Pero, ¿qué deben contener? Al ser un traje a medida, cada empresa establecerá las normas de uso de sus medios informáticos que crea oportunas, siendo posible establecer tanto prohibiciones absolutas como relativas. Al respecto, Íñigo Sagardoy, socio de Sagardoy, indica que “realizar prohibiciones absolutas es poco realista. Es preferible controlar el abuso”. En este punto, Del Rey e Ignacio Sampere, socio director de AS Sampere Asociados, indican que se pueden establecer medidas como proporcionar una cuenta de correo electrónico al trabajador para uso personal, cuyo contenido no fiscalizará la empresa pero sí controlará el tiempo que dedica a su utilización. Otro sistema es el que está recomendando Garrigues a sus clientes, que consiste en autorizar el uso del correo electrónico profesional para fines personales, pero sólo con carácter excepcional. En dichos casos, el empleado debe hacer constar en el apartado asunto la palabra personal y eliminarlo a las 48 horas para evitar problemas a efectos de registro.

Deber de divulgarlo Todas las empresas que cuenten con un protocolo telemático tienen que divulgarlo entre su plantilla. Para ello, Elisa Caldeiro, asociada de Garrigues, recomienda “colgarlo en la sintranet corporativa e instalar un pop-up, que los empleados visualicen cuando abran su ordenador, con una leyenda que les recuerde el deber de cumplirlo”. Ahora bien, frente a quienes opinan, como es el caso de Sampere, que es positivo “que el protocolo sea firmado por empresario y trabajador para contar con su aceptación expresa”, otros laboralistas como Del Rey o Caldeiro señalan que “pedir dicha conformidad es dar por sentado que la necesitas, cuando, amparándonos en el artículo 20 del Estatuto de los Trabajadores (ET), no se precisa la conformidad del empleado para que el protocolo sea vinculante”. Por último, para evitar usos indebidos, es recomendable, según indican desde el despacho Abdón Pedrajas, abogados y asesores tributarios, el establecimiento por la empresa de mecanismos preventivos como la exclusión técnica de la posibilidad de establecer determinadas conexiones.

La ‘revolución’ planteada por el Supremo Salvador del Rey, socio director del Área Laboral de Cuatrecasas, considera que la gran ‘revolución’ que plantea la sentencia del Supremo, de 26 de septiembre de 2007, es “que deja de considerar el artículo 18 del Estatuto de los Trabajadores (ET) como el aplicable respecto al control por el empresario de los medios informáticos que se facilitan a los empleados para ejecutar la prestación laboral, resultando de aplicación el artículo 20 del ET”. En base a esta resolución “la empresa cuenta con más flexibilidad para controlar estos instrumentos”, enfatiza Del Rey. Respecto a los registros que el empresario efectúe, los laboralistas recomiendan, aún no siendo exigible, que el trabajador esté presente y que se levante acta de todas las actuaciones. Asimismo, en cuanto a los correos electrónicos identificados como ‘personales’ recomiendan a la empresa registrarlos sólo cuando haya indicios razonables de que el empleado está incurriendo en ilícito laboral. En definitiva, la empresa podrá adoptar medidas de vigilancia y control pero siempre manteniendo las “cautelas oportunas para no vulnerar la intimidad del trabajador”, afirma Íñigo Sagardoy.

¿Qué deben contener los protocolos telemáticos?

Los correos personales de los trabajadores, ¿deben ser eliminados?

¿En qué artículo del E.T. no se precisa la conformidad del empleado para que el protocolo sea vinculante?

¿Podrá la empresa adoptar medidas de vigilancia y control sobre los correos personales de los trabajadores?