Dirección General Adjunta de Operación Enero 2015 Registro en Línea

¿Qué es el registro? Es el proceso mediante el cual, se genera la información previa necesaria para llevar a cabo la aplicación de un examen. Registro Aplicación del examen Entrega de resultados

Propósito del registro Identificar de manera única a cada sustentante para poder asignarle su calificación. Recabar información del contexto de la población que presentará el examen; lo cual permite a las instituciones usuarias y al Ceneval contar con elementos de soporte para la definición de líneas de acción. Tener control sobre el número de sustentantes que realizarán un examen. Datos del sustentante Registro Asignación de número de folio

Modalidades del Registro Consolidación de la información Revisión y validación Registro en papel Registro con sistema Ceneval

Requerimientos previos

Requerimientos mínimos para el equipamiento (Registro en línea) Hardware Cada equipo de cómputo utilizado para registrar a los alumnos deberá contar como mínimo con procesador a 1Ghz o superior, al menos 512 MB en RAM (recomendable 1GB), pantalla de 1024 x 728 y 24 o 32 bits en colores. Redes Red local a 100 Mbps o superior. Se recomienda que los equipos estén conectados mediante cable. Para una mejor respuesta no es recomendable la utilización de redes inalámbricas por las interrupciones que se pueden presentar. Conexión hacia Internet con alguna de las siguientes opciones: enlace dedicado o banda ancha. Cada equipo utilizado deberá tener garantizada una salida equivalente a 56.6 kbps.

Requerimientos mínimos para el equipamiento (Registro en línea) Software Sistemas operativos: o Microsoft Windows XP, Vista o 7 o Linux Kernel (con glibc 2.3.2, XFree , gtk+2.0, fontconfig/xft y libstdc++5) o superior o MacOS Leopard o Snow Leopard Navegadores: o Firefox 2.0 o superior (recomendado) (Linux y MacOS) o Explorer 6 o 7

Tipos de registro con el sistema del Ceneval Institucional sin pre-registro Institucional con pre-registro

Institucional sin pre-registro ( Este tipo de registro se realiza para aquellos procesos donde: Solo se conoce la capacidad máxima ofrecida en cada una de las sedes de aplicación. No se conoce con detalle a la población que se sujetará a la evaluación. El sustentante selecciona el examen y la sede de aplicación. (Opcional) Contempla el registro de una ficha de depósito, con la intención de hacer cruces posteriores con las bases de pagos registrados por la institución a través de algún reporte bancario o interno. Dado que el registro es una convocatoria de la institución usuaria, el Ceneval no capta el pago del sustentante.

El Cuestionario de contexto en línea se encuentra dividido en Cinco secciones y 11 sub secciones: Sección 1. I. Datos generales. II. Datos escolares. Sección 2. III. Tareas. IV. Situación laboral. V. Características personales. VI. Exámenes de ingreso. Sección 3. VII. Datos familiares. Sección 4. VIII. Uso de la computadora. IX. Inglés. Sección 5. X. Actividades físicas. XI. Actividades de esparcimiento. Registro en Línea Registro de población desconocida o abierto (REG. LÍNEA "A")

Para ingresar al sitio web del registro en línea el ejecutivo institucional le proporcionará al responsable operativo la liga de acceso al momento de liberarlo. En cuanto al funcionamiento de esta modalidad, se presenta a continuación una demostración con datos ficticios que nos permitirán conocer el cuestionario de contexto de aspirantes y el módulo del administrador (responsable operativo). En esta primer pantalla se captura: Nombre completo. Fecha de nacimiento Y seleccionan: Institución. Carrera o examen. Sede a la que se desea inscribir. La información seleccionada es la que se configura a partir de los formatos: Reg. en línea “A”, “B” y “C”.

Si al llenar los datos no se ingresa alguno de ellos al apretar “Aceptar” el sistema avisa la falta de información y se solicita que se complete la misma. Con lo cual se asegura que la información trascendental no quede sin ser capturada.

Antes de pasar a la segunda pantalla se le hace saber al aspirante que: Su nombre. Fecha de nacimiento. Institución. Programa o carrera. Facultad o campus No podrán ser modificados posteriormente en el registro por lo que se le solicita que de no ser correctos se seleccione “Cancelar” para regresar a editarlos nuevamente o bien, si los datos anotados son correctos presione “Aceptar”.

En la segunda pantalla encontrará las instrucciones para el llenado; en las cuales se le indicará, que la base de datos no lo tiene registrado y si por primera vez entra a registrarse deberá presionar: Me quiero registrar. Si ya ingresó anteriormente pero, no completó los datos, el sistema no lo habrá registrado y deberá presionar el botón: Regresar

En la tercer pantalla seleccionará: Los datos de ubicación de la sede y el periodo del registro. El sistema le dará a conocer la fecha de aplicación. Al concluir de llenar las tres primeras pantallas se ingresará al registro.

En la cuarta pantalla se solicitan datos de: Identificación del sustentante. Identificación de la escuela de procedencia.

En el EXANI I. Se solicita la clave federal, este dato resulta trascendental y es muy importante que sea anotado, por lo que se les deberá pedir a los aspirantes contar con esta información, la cual se obtiene del certificado de secundaria.

En el EXANI II si la escuela de procedencia se localiza en el catálogo que se despliega, es decir, la Clave de escuela de procedencia es proporcionada automáticamente por el sistema Si no se localiza seleccionará “Otra” y se le pedirá que llene los datos para su registro.

No se podrá continuar a la siguiente pantalla si:  Se deja alguna pregunta a la cuál le antecede un asterisco*. Y, en las opcionales, se les recordará que no han sido llenadas.

Para dar inicio al llenado del Cuestionario de contexto se deberá seleccionar “llenar”.

Sección 1 1. Datos generales 2. Datos escolares Es muy importante comentarle al aspirante que conteste con veracidad y asegurarle que la información es confidencial y será utilizada únicamente con fines de investigación.

Si alguna pregunta no es contestada, al apretar guardar el sistema le hará saber que hay pregunta(s) falta(n) por contestar.

Al terminar de llenar todas las preguntas de la Sección 1 y dar clic en guardar, aparece esta pantalla en donde se indica que la Sección 1 esta completa y se deberá dar clic sobre la Sección 2 y llenarla.

Sección 2 3. Tareas 4. Situación Laboral

Sección 2 5. Características personales 6. Exámenes de ingreso Guardar

Al guardar se indica que se ha culminado de llenar otra sección 2. Si es necesario corregir alguna pregunta se da la opción de editar con lo cual se podrá regresar a la sección seleccionada para cambiar alguna respuesta. Una vez hecho el cambio de la(s) respuesta(s) se vuelve dar clic en guardar y se regresa a esta pantalla

Sección 3 7. Datos familiares y de la vivienda.

Sección 3 Completa

Sección 4 8. Uso de la computadora 9. Inglés Guardar

Sección 4 Completa

Sección Actividades físicas. 11. Actividades de esparcimiento. Guardar

Sección 5 Completa Al completar todas las secciones y dar clic en [Continuar] el sistema emite el pase de ingreso si la institución no solicitó el módulo de pago.

El módulo de pago es opcional y aparece en el sistema después de que los aspirantes han terminado de llenar el Cuestionario de contexto. Éste permite al responsable operativo llevar un seguimiento de cuántos y que personas realizaron su pago para después verificar con sus estados de cuenta. También lo hay sin modulo de pago anexo REG. LÍNEA "A". Cabe mencionar que no es opcional ya que depende como lo haya solicitado la institución. Es importante remarcar que el Cenveval no lleva a cabo la administración del pago cuando es solicitado este módulo.

Al completar todas las secciones incluyendo el módulo de pago (opcional) y dar clic en [Continuar] o Enviar al registro el sistema emite el pase de ingreso. En el pase deingreso el aspirante encontrará su número de folio, el cuál es único e intransferible así como la información más relevante para sustentar el examen al cuál se registro. Sugerencia Para evitar la suplantación de sustentantes, se sugiere utilizar el pase de ingreso como documento de identificación. En tal caso deberá engraparse a éste una fotografía tamaño infantil e imprimirle el sello de la institución.

Durante el periodo de registro el aspirante podrá : Editar nuevamente su registro. Recuperar el pase de ingreso. Para ejecutar cualquiera de las dos acciones se deberá ingresar nueva,emte a la liga de registro en línea de la institución y capturar los datos solicitados y dar clic en [Aceptar] aparecerá una pantalla en donde se ofrecen ambas opciones. Importante: Si elige : Recuperar pase de ingreso, el sistema lo enviará directamente a recuperarlo. Editar le permitirá seleccionar la(s) sección(es) donde desee corregir alguna respuesta y posteriormente recuperar su pase conservando su número de folio.

Registro en línea: Registro en línea: Institucional con pre- registro

Registro en línea institucional con pre-registro ( Este tipo de registro se utiliza para procesos en donde: Se conoce con detalle a la población a ser evaluada (nombre, carrera, sede). No se contempla un módulo para el registro del pago No se desea que el sustentante seleccione el examen y la sede Requiere de un pre-registro: Se recomienda entregarlo con la solicitud de aplicación El administrador definido por la institución usuaria puede acceder al módulo de administración del sistema e integrarlo manualmente

Módulo para el administrador del registro en línea ( El módulo dirigido al administrador permite: Monitorear el registro a través de dos reportes. 1.Reporte detallado de sustentantes 2.Reporte ejecutivo por sede Ambos reportes pueden ser exportados a un archivo CSV, el cual puede ser abierto a través de MS-Excel. Administrar el listado de sustentantes pre-registrados. Se recomienda entregarlo con la solicitud de aplicación El administrador definido por la institución usuaria puede acceder al módulo de administración del sistema e integrarlo manualmente

Para tener acceso al módulo del administrador se deberá ingresar a la dirección electrónica: Y teclear la clave de acceso y contraseña que se le hará llegar a través de su Ejecutivo institucional.

La siguiente pantalla muestra el menú general con tres opciones: Reporte de sustentantes registrados Reporte de totales por sede Pre-registro de sustentantes [esta opción es la que nos permitirá dar de alta al aspirante].

Pre-registro de sustentantes Al dar clic sobre pre-registro de sustentantes se muestra una pantalla como la siguiente: Una vez situados en esta pantalla se elige la fecha de aplicación correspondiente, como aparece en el ejemplo, y se da clic en el botón [agregar pre-registro].

En esta pantalla se capturan los datos del sustentante y se seleccionan las opciones correspondientes (el numero de matricula, lo asignara la Institución y servirá como llave de acceso al sustentante al registrarse ) al finalizar daremos clic al botón [actualizar datos], lo que nos llevara a la siguiente pantalla.

En esta pantalla ya se reflejan los datos del sustentante dado de alta en pre-registro, dando por terminado así el proceso (cabe mencionar que siempre refrescaremos la opción de la fecha de aplicación para que nos aparezcan los registros correspondientes)

Al dar clic en la liga de registro cerrado obtendremos la siguiente pantalla de donde elegiremos la Institución correspondiente y suministraremos el número de matrícula para poder accesar.

Al elegir aceptar obtendremos la siguiente pantalla misma, en la cual el sustentante proporcionara cualquier contraseña de su elección para continuar con el registro.

En esta pantalla elegiremos la opción de Editar registro para continuar con los datos generales

En esta pantalla el sustentante tendrá que proporcionar datos generales.

En esta pantalla se visualizan en las cinco secciones a llenar siendo esta solo una referencia.

La última pantalla que se obtiene habiendo completado la información, es el pase de ingreso la cual se imprime para poder accesar al examen.

Para ingresar al Módulo del administrador el Ejecutivo institucional le proporcionará al responsable operativo:  Liga  Clave de acceso  Contraseña En esta primer pantalla encontrará activado los reportes a los que tendrá acceso.  Reporte de sustentantes registrados.  Reporte de totales por sede. Módulo para el administrador del registro en línea

Reporte de sustentantes registrados. Muestra:  El grado de avance del registro de aspirantes con respecto a los folios solicitados.  El uso indebido de algún folio. Es importante señalar que cuando se utiliza un folio de manera indebida éste deberá contabilizarse al total de los solicitados. Esto trae como consecuencia que el responsable operativo deberá restar un lugar al cupo o aforo esperado y solicitar a través del Departamento de servicios en línea la ampliación de folios mientras, el registro se encuentre abierto.

Reporte de Totales por sede. Muestra: Por sede de aplicación :  El cupo o aforo solicitado  El número de aspirantes registrados.  El grado de avance. Esta información se muestra por:  E total de acumulados durante el periodo.  Y los registrados por día. Por lo que permite al administrador llevar un control en tiempo real.

El responsable operativo puede acceder a la información proporcionada por el registro utilizando el botón:  Envía a archivo Aparecerá una pantalla para descargar los archivos en Excel.

Con la información en formato de Excel y como parte de las actividades previas a la aplicación el responsable operativo podrá utilizar ésta para:  Elaborar las relaciones de asistencia.  Contactar a los aspirantes para alguna indicación precisa, si es el caso.  Conciliar sus estados financieros, si es el caso.  Y preparar con precisión la logística de la aplicación.

Envío actualizado del Anexo 1 de la Solicitud de aplicación. Una vez concluido el periodo establecido para el registro en línea, el responsable operativo deberá enviar vía correo electrónico al ejecutivo institucional correspondiente c.c.p.  El Anexo 1 de la Solicitud de aplicación actualizado. Lo cuál permitirá ajustar, con precisión, la cantidad y tipo de materiales de aplicación que serán utilizados.

Demostración del sistema Registro de sustentantes Administrador del sistema

Instrucciones para los sustentantes Direcciones electrónicas Paquete informativo Registro en línea con el sistema de la institución Sistema para el registro en línea Instituciones sin pre-registro Instituciones con pre-registro Modulo para la administración:

Horarios de servicio de los sistemas en línea Horario de Atención Servicios en Línea: De 9 a 15:00 hrs y de 16 a 18:30 p.m Ext Mantenimiento y respaldo diarios de los sistemas de 22:01 a 5:59 horas

Dudas sobre el proceso de registro