TALLER DE GESTIÓN DE ASAMBLEAS Y REUNIONES III TALLER DE GESTIÓN DE ASAMBLEAS Y REUNIONES III. Técnicas para lograr la participación, la democracia y la transparencia en las organizaciones sociales PROGRAMA DE APOYO AL DESARROLLO DE ASOCIACIONES DE INMIGRANTES Y REFUGIADOS-FOMENTO DEL TRABAJO EN RED 2014

Para acabar con la Reunionitis… Una parte importante de nuestra vida social pasa por las reuniones. Ya sea en la comunidad de vecinos, en el trabajo , el sindicato, la asociación (de padres y madres de alumnos, de vecinos, culturales, etc.), la cuadrilla, el partido, la asociación, cultural... [...]. Aunque nos reunamos, todos nos solemos quejar: que si las reuniones son largas, aburridas, que si siempre hablan los mismos, que no son efectivas.... Y cómo no va a ser así… Ya dijo Sartre que el infierno son los otros. Nos han enseñado a competir y no a cooperar, a trabajar contra o para otros, y no a trabajar con otros. Así que tendremos que cambiar y aprender otras actitudes y valores, pero también otras formas de funcionar y trabajar. Organiza Financian Realiza

Contenidos del Taller • Tipos de Asambleas y Reuniones • Reglas del Juego • Contextos • Condicionantes • Preparación • Niveles • Objetivos • Corresponsabilidades, roles, actitudes y sentimientos • Moderación comunicación • Técnicas de división en grupos • Actas • Comisiones • Evaluación, innovación, entretamientos Organiza Financian Realiza

¿De que depende el funcionamiento asambleario? • Aportaciones • Capacidades (comunicación – resolución de conflictos) • Disposiciones hacia el trabajo grupal • Capacidad del grupo para neutralizar Organiza Financian Realiza

Ventajas de la Asamblea • Sentido social • Comunitario • Cooperativo • Democracia directa • Creatividad • Productividad Organiza Financian Realiza

Problemas - Soluciones • Reuniones largas • Poco productivas • Poco participativas • Antidemocráticas • Pesadas • Poco atractivas • Acumulación de experiencia • Adquisición de conocimiento técnico • Entrenamiento Organiza Financian Realiza

• Desacuerdos con la organización Actitudes de Boicot • Disconformidades • Conflictos • Desacuerdos con la organización • Ridiculización de posturas contrarias • Personalizaciones • Monopolios de palabra • Interrupciones Organiza Financian Realiza

Tipos de Reuniones 1. Reuniones informativas. Se convocan y realizan con el fin de difundir una determinada información entre un grupo concreto de personas, garantizado así que todas ellas la conocen y conocen la forma en que les afecta. 2. Reuniones consultivas. Se convocan y realizan con el fin de recoger opiniones sobre un problema o cuestión determinada entre aquellas personas que están directa o indirectamente implicadas, garantizando así que todas ellas la conocen y conocen la forma en que les afecta. 3. Reuniones decisorias Se convocan y realizan con el fin de valorar la información existente sobre un problema o cuestión determinada y tomar una decisión entre aquellas personas responsables de la misma. Organiza Financian Realiza

Tipos de Reuniones Reuniones informativas Reuniones consultivas. Reuniones decisorias Estos tres tipos de reuniones tienen finalidades distintas y requiere desarrollos diferentes. A veces se combinan, a lo largo de una misma reunión, en distintos momentos. Organiza Financian Realiza

Tipos de Reuniones 4. Reuniones formativas Son aquellas en las que se busca y se produce un aprendizaje. 5. Reuniones formales Se realiza, periódicamente o en una ocasión determinada, de acuerdo con una convocatoria anticipada y una agenda de trabajo previamente establecida, con participantes seleccionados. 6. Reuniones informales. Se convocan, con mayor o menor inmediatez, sobre la marcha, en las que participa un grupo de reunión informal. Su desarrollo es menor formal. Organiza Financian Realiza

Niveles de Objetivos de las reuniones La diferenciación de estos tres niveles será orientadora de todos los pasos a dar: preparación, presentación, moderación, participación de los asistentes y evaluación. Al mismo tiempo servirá como guía para realizar una evaluación de la reunión. Como veremos más adelante, la organización de la reunión va a tomar en cuenta estos tres niveles de objetivos no sólo en el momento del desarrollo, propiamente dicho, de la asamblea, sino también en su preparación previa y en los momentos post-asamblearios. LA EFICACIA Cuando hay incompatibilidades, no sacrificar un nivel a favor de otro. LA PARTICIPACION DEMOCRÁTICA RELACIONES PERSONALES DE CORDIALIDAD Y COOPERACIÓN Organiza Financian Realiza

• Que todo esto se resuelva en el tiempo fijado La Eficacia • Que estén bien analizados los problemas • Que haya buenos criterios de valoración • Que se tomen las decisiones mas adecuadas • Que se informe bien • Que todo esto se resuelva en el tiempo fijado Organiza Financian Realiza

La Participación Democrática • Escuchar y tener en cuenta las opiniones y sugerencias • Que cada cual tenga a su disposición toda la información necesaria • Que las decisiones se tomen sin imposiciones o coacciones • Que las decisiones se tomen preferiblemente por consenso, y si no es posible por votación mayoritaria. Organiza Financian Realiza

• Que el clima de trabajo sea agradable Relaciones personales de cordialidad y cooperación • Que el clima de trabajo sea agradable • Que esté basado en el respeto mutuo • Que se resuelvan los conflictos de forma no violenta • Que esté garantizada la confianza para abordar los temas y favorecer la comunicación y el acuerdo Organiza Financian Realiza

Convocatoria y Orden del día En muchos casos la convocatoria se limita a comunicar la existencia de la reunión tal día a tal hora, obstaculizando así su preparación. La convocatoria se hará con suficiente antelación, incluyendo el orden del día si es elaborado previamente. Conviene que todos y todas tengan claro cuándo va a ser la reunión, qué puntos van a tratarse, en qué orden,cuánto tiempo se estima que durará y qué tareas son necesarias hacerantes de la reunión (conseguir información, habilitar un espacio, aportar materiales para una dinámica, estudiar el orden del día, etc.). Organiza Financian Realiza

Para prepara los temas existen diversas formulas: • Elaborar documentos previos y hacerlos llegar a los y las participantes • Organizar reuniones o entrevistas con personas expertas en las cuestiones que vamos a abordar (gente que haya superado ya la misma problemática o bien profesionales de la materia) • Consultar y dar a conocer, en asamblea, documentos o materiales sobre un tema (una posibilidad es que cada persona se encargue de leer un documento y se haga una puesta en común de todos en una parte del tiempo de la asamblea) • Haciendo grupos de trabajo previos a la asamblea donde se discutan os problemas y las alternativas con mas tiempo. • Traduciendo informes, cuentas o informaciones complicadas a un lenguaje comprensible por todo el mundo . • Aprovechando los espacios informales para hacer comentarios clarificadores e ir tomando posturas. Organiza Financian Realiza

La moderación es una función clave para cualquier reunión El papel del moderador o moderadora se entiende en muchas ocasiones como la mera organización del turno de palabra. Sin embargo, quien modera debe asumir una función más compleja: Facilitar la consecución de los objetivos por parte del grupo. Ayudar al grupo para que trabaje provechosamente. Esta ayuda consiste en ejercer un cierto control de la dinámica del grupo, pero sobre todo en dinamizarlo, con propuestas, mediaciones oportunas, etc. Organiza Financian Realiza

Facilitar la consecución de los objetivos. Funciones de el/la Moderador/a Facilitar la consecución de los objetivos. Controlar la dinámica de grupo. Dinamizar. Sus intervenciones deben ser, en general, más sobre la organización que sobre los contenidos de trabajo. Organiza Financian Realiza

Facilitador o Facilitadora El papel de facilitadora o facilitador del trabajo del grupo no implica que quien modera asuma toda la responsabilidad de la marcha de la reunión, ya que se necesita de la aportación responsable de todos los asistentes. Pero sí implica que va a ser la persona que más atención preste a los elementos técnicos y organizativos, y quien le recuerde al grupo que tiene que alcanzar los objetivos fijados en un tiempo limitado. Organiza Financian Realiza

Dinamizador o Dinamizadora sugiriendo preguntas, cuidando que exista una sensación colectiva de que se avanza, dinamizando con la propuesta de métodos, formas de distribuirse en el espacio, etc. Organiza Financian Realiza

Problemas en la moderación favoreciendo la expresión de las opiniones que más se ajustan a la suya propia MANIPULAR LA REUNIÓN acaparando la palabra formulando interesadamente los temas y métodos de discusión… Moderar NO puede ser tomar decisiones individuales suplantando al grupo, sino un modo de sugerir cómo continuar, haciendo que todas las personas del grupo comprendan los temas y las distintas opiniones sobre ellos y se sientan responsables de la discusión y de las decisiones. Organiza Financian Realiza

Problemas en la moderación PENSAR QUE QUIEN MODERA DEBE TENER UNA ACTITUD «MODERADA», POCO PROTAGONISTA, QUE CASI NO TIENE QUE DEJARSE VER Muy al contrario, en su función facilitadora y dinamizadora la persona que lleva la moderación de la reunión debe ocupar un espacio central e intervenir en todo momento que se considere necesario, no dejando que el grupo pierda la orientación y ofreciendo todas las herramientas a su alcance para encontrar los objetivos. Organiza Financian Realiza

Problemas en la moderación Dependerá del saber hacer y la disposición del resto de participantes que el moderador pueda tener un papel menos presente Si de forma ordenada el grupo es capaz de respetar los turnos, avanzar en los argumentos, hacer propuestas de método, mediar en los conflictos que puedan surgir, etc., quien modera puede reducir su intervención. Pero si el grupo tiene dificultades para autorregularse será la moderadora o moderador quien asuma más firmemente esta responsabilidad, interviniendo cuantas veces haga falta. La diferencia entre un papel protagonista y un papel manipulador es que el protagonismo se obtiene por intervenciones, en general, más sobre la organización que sobre los contenidos de trabajo. Organiza Financian Realiza

Problemas en la moderación Moderar NO es liderar o dirigir, sino responsabilizarse de ayudar al grupo a cumplir sus objetivos, la tarea o el trabajo que se marca a nivel organizativo: Abordar todos los puntos del orden del día. Hacerlo en el tiempo disponible prefijado. En cada caso, tomar decisiones, producir argumentos, informar, generar ideas, coordinarse Para cada objetivo, atender a los tres niveles: Eficacia Participación democrática Relaciones cordiales y cooperativas. Organiza Financian Realiza

EL GRADO DE IMPLICACIÓN CON EL CONTENIDO Criterios para elegir al moderador/a EL GRADO DE IMPLICACIÓN CON EL CONTENIDO No es conveniente que modere una persona cuyo grado de implicación con el contenido de la reunión es alto Sobrecarga de trabajo estar pendiente al mismo tiempo de las cuestiones de fondo y de las cuestiones de forma. Habitualmente provoca una desatención de funciones. Organiza Financian Realiza

LA CAPACIDAD TÉCNICA, LAS DESTREZAS DESENVUELTAS EN SU FUNCIÓN Criterios para elegir al moderador/a LA CAPACIDAD TÉCNICA, LAS DESTREZAS DESENVUELTAS EN SU FUNCIÓN Podemos enmarcarlas en los siguientes campos: • Saber aplicar las diferentes técnicas de organización de reuniones, según el tipo de reunión de que se trate y adaptar su forma de actuar a lo que requiera cada circunstancia. • Conocer los procesos dinámicos del grupo y reconducirlos hacia la consecución de los objetivos. Prestar atención a cómo se da la comunicación, al clima, a los distintos papeles que se asumen, a la distinción entre argumentos, etc. • Tener habilidades para la animación, sobre todo para fomentar la participación de todas las personas. • Saber intervenir oportunamente y con amabilidad y respeto. Organiza Financian Realiza

Criterios para elegir al moderador/a PRINCIPALES ERRORES • El moderador no es capaz de moderarse a sí mismo y utiliza su status para monopolizar las reuniones • No tiene en cuenta todas las opiniones • No recoge todas las propuestas y dinamiza para que se concreten • No controla el tiempo Organiza Financian Realiza

Galería de personajes … El que habla mucho El que se repite El que no escucha El que se repite El que no está de acuerdo en nada El que quiere destacar El que no se entera El que no habla El que va al grano El que no deja acabar El que quiere ser simpático El que conversa, aparte, con otros participantes El que se altera El que personaliza todo en sí mismo … El que se aburre y pasa

¿Exíste el participante ideal? NO, no existe. Todos y todas tenemos virtudes y defectos en nuestra participación en las reuniones. La clave está en identificarlos y reconocerlos para poder potenciar las virtudes y corregir los defectos. Organiza Financian Realiza

Actitudes básicas que facilitan el desarrollo de las reuniones • CONCENTRACION; atención a los temas y cuestiones tratadas • ESCUCHA ACTIVA; interés y respeto por las opiniones de los demás • CLARIDAD Y CONCISIÓN en la aportación de las propias opiniones • DISPOSICION AL DIALOGO, voluntad de negociación entre las distintas opiniones y posturas, voluntad de producir acuerdos y conclusiones • ACTITUD SIMPÁTICA Y EMPÁTICA, contribución activa a un clima relacional. Organiza Financian Realiza

Clasificación de los Roles • La persona positiva: Empuja hacia delante, busca el éxito del equipo y se involucra en el proyecto; contagia su entusiasmo al resto. El moderador debe reconocerlo públicamente, buscando que sigan su ejemplo. • El crítico: El destructivo, todo le parece mal pero no aporta soluciones; los compañeros son unos inútiles, él que es perfecto. Deteriora el ambiente de trabajo. Si sobrepasa cierto límite el moderador tendrá que llamarle la atención. • El discutidor: No está de acuerdo con nada, siempre defiende otra tesis. Pesado pero sin ánimo destructivo. Inconformista permanente, aunque busca el bien del equipo sólo consigue sacar a la gente de quicio. Hay que animarle a que piense en positivo, a que aporte soluciones prácticas. • El inoportuno: Hace comentarios desafortunados en el momento menos adecuado. Pesado, pero no tiene ánimo destructivo. Igual que al crítico, si sobrepasa cierto límite el moderador le tendrá que llamar la atención. • El hablador: Nunca callado, discute aunque no entienda del tema, dificulta y alarga las reuniones, interrumpe permanentemente, impide que la gente se centre en la tarea. En las reuniones no se pueden tolerar sus interrupciones. Si hace falta se le llamará la atención

Clasificación de los Roles • El listo: Lo sabe todo, suele tener una preparación por encima de la media, aunque un conocimiento muy superficial y poco sólido. A veces sus aportaciones son oportunas, pero resultan cansadoras. Habrá que animarle a que profundice algunas de sus consideraciones válidas. • El pícaro: Se aprovecha del resto de los compañeros, pero lo hace de manera sutil y sus compañeros apenas se percatan. Su aportación es nula y termina deteriorando el ambiente de trabajo. • El rígido: Esquemas mentales muy consolidados, resulta muy difícil moverle. Sin flexibilidad para aceptar o considerar otros planteos. Una persona entregada al equipo que requiere paciencia y persuasión. • El reservado: le cuesta participar o no participa, a pesar de dominar la materia. Necesita un empujón. Si rompe la barrera inicial será un gran activo. Hay que animarle desde un principio a que participe en los debates. • El gracioso: Sus aportaciones profesionales son muy discretas pero relaja el ambiente y crea una atmósfera más cálida, contribuyendo a una mayor cohesión del equipo. Puede llegar a ser molesto. Hay que dejarle cierto margen, pero señalándole también unos limites.

Clasificación de los Roles • El cuchicheador: Se pasa las reuniones cuchicheando con sus compañeros, distrae a los compañeros, no se entera de los acuerdo y retrasa al grupo con preguntas sobre acuerdos ya tomados. Puede llegar a ser muy molesto. Si sobrepasa cierto límite el moderador tendrá que llamarle la atención. • El despistado: No se prepara las reuniones antes de venir, y no sabe como participar hablando de temas que no se están tratando. El moderador, debe llamarle la atención y situarle en el tema que se está tratando • El organizador. Clave dentro del equipo, preocupado porque las cosas funcionen, que se avance, superar dificultades, y no perder el tiempo. Contar con él, consultarle, realzar su papel (auténtico activo para el equipo). • El subempleado: Tiene asignado cometidos muy por debajo de sus capacidades. Termina por aburrirse y perder interés. Buscarle nuevas responsabilidades. Personas valiosas que no hay que dejar marchar. • El incompetente: Lo opuesto del anterior; los cometidos superan sus capacidades. Por no reconocer sus limitaciones asume nuevas responsabilidades que no sabrá atender, y terminara generando ineficiencias. Apoyarlo con otros compañeros y tener claro su techo de competencia .

• Ser respetuosos de las diferentes personalidades En el equipo ideal se consigue… • Espíritu de equipo • Colaboración • Ser respetuosos de las diferentes personalidades • Tener buen carácter • Ser leales • Asumir responsabilidades • Trabajar • No ser conformistas, ir por más logros Organiza Financian Realiza

• Falta de autodisciplina • Dejar cosas para después Desperdicios internos de tiempo • Falta de prioridades • Falta de planes • Objetivos no claros • Falta de autodisciplina • Dejar cosas para después • Intentar hacer muchas cosa a la vez • Falta de habilidad y conocimientos Organiza Financian Realiza