La Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile

Comunicación Interna y la administración pública Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile Comunicación Interna y la administración pública ¿Cuál es su relevancia? Una adecuada implantación permitirá mejorar la calidad de la atención y del servicio que se le entrega a los ciudadanos. Permiten comunicar mejor los procesos de cambio (comunes en la administración pública) o de mejoras en los procesos de gestión (de gran resistencia). A diferencia del sector privado, la CI debe adecuarse a factores y características propias del sector público (burocracia, ritmo de gestión, influencia política, etc.).

Comunicación Interna y administración pública Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile Comunicación Interna y administración pública Referencia Internacional: Estudio realizado en España en el año 2005* Un 52,3% del total de los organismos públicos españoles tiene función de comunicación interna. Un 47,7% dijo No tenerlo. Un 31,3% depende del Dpto. de Comunicación Externa, el 34,4% de RR.HH; el 12,5% dijo pertenecer a un Depto. Independiente de CI. Sobre el número de personas responsable de la CI, el 36,4% dijo que sólo 1 persona se dedica a esta tarea, y otro 30,3% de 2 a 3. Un 52,9% de los organismos públicos no dispone de un Plan Formalizado de CI, mientras que un 43,9% dijo Sí tenerlo. La mayoría de los encuestados (52,3%) situó la importancia de la CI en su organismo entre el 3 y el 4 (de un máximo de 7). *Fuente: I Estudio de Comunicación Interna en la Administración Pública realizado por Revista Capital Humano y Observatorio de Comunicación Interna e Identidad Corporativa de España

Comunicación Interna y administración pública Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile Comunicación Interna y administración pública La realidad de la CI en el sector público de Chile CI en el sector público de Chile está muy poco desarrollada. No hay estudios en Chile que muestren la realidad de la CI en la administración pública. Mientras más lejano al “servicio”, menor es la comunicación interna (ministerios de Gobierno) y menos prioritarios se encuentra dentro de la estrategia. Servicios dependientes de Ministerios, municipios y organizaciones autónomas más proclives a tener estrategias o acciones de CI. Preponderancia de las áreas de Comunicaciones (y no las de RR.HH. en la CI). Sólo un profesional (periodista) se dedica a esta área.

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Breve reseña de la Fiscalía de Chile Fiscalía de Chile es una institución joven dentro del aparato público: Nace en 1999 (14 años). Crecimiento de la institución dependió de la implementación gradual de la Reforma Procesal Penal (entre el año 2000 y 2005). Institución de alcance nacional (regional y local) con cerca de 3.800 funcionarios (fiscales y funcionarios de apoyo) De estructura jerárquica.

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Breve reseña de la Fiscalía de Chile En lo comunicacional, está centrada fuertemente en lo externo y orientadas a difundir al Ministerio Público (Fiscalía). Durante la primera década de vida, los esfuerzos fueron puestos en dar a conocer la nueva institución e instalar la nueva figura del fiscal. Así como instalar los beneficios del nuevo sistema de justicia (en relación con el antiguo) y el rol de la Fiscalía en él.

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Principales ejes de la Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile Plan Estratégico 2009-2015 Compromisos de Gestión Institucional

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Primeras aproximaciones hacia la Comunicación Interna Se elabora el Plan Estratégico de la Fiscalía 2009- 2015. Dicho documento (inédito en la historia de la institución) establece la misión, visión y los valores de la Fiscalía. El nuevo Plan Estratégico y sus contenidos deben ser difundidos hacia los fiscales y funcionarios. Se le encomienda a la Unidad de Comunicaciones hacerse cargo de la difusión interna del Plan. Se crean los primeros espacios de comunicación interna: Boletín físico y colillas de sueldo informativas. Se aprovecha dicha necesidad para crear el primer Comité de Comunicación, el que diseña y aplica la primera encuesta nacional.

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Principales resultados estudio Comunicación Interna año agosto 2009 Participación de 2.167 funcionarios y fiscales (57,55% del total de la dotación). Validación de la jefatura: Mayoritariamente los encuestados dijeron preferir ser informados por sus “Jefaturas Directas” de los avances del Plan Estratégico Institucional (27,6%), seguido de sus autoridades regionales (8,91%) y Fiscal Nacional (8,08%). Validación de la comunicación cara a cara: La mayoría prefiere que los avances del quehacer institucional sean comunicados a través de Reuniones con el equipo de trabajo (12,18%) y talleres de conversación (8,21%). Comunicación no presencial: Gran parte de los encuestados valora el correo electrónico como medio efectivo de difusión del quehacer institucional (24%) junto a la Intranet Regional (10,48%).

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Primer desafío interno: Consolidar una institución “nacional” Se cumplen 10 años de la Fiscalía de Chile: oportunidad ideal para iniciar un proceso de consolidación y unidad a nivel nacional. Se elabora el primer slogan interno: Somos Una sola Fiscalía, la Fiscalía de Chile, comenzando las primeras acciones de marketing interno. Se lanza la campaña Somos Una sola Fiscalía, la Fiscalía de Chile a través de una actividad simultánea en todo el país (todas las fiscalías regionales y locales realizando una actividad a una misma hora). Elaboración de afiches con la utilización de rostros de todos los estamentos (fiscales y funcionarios a nivel nacional) para representar el concepto a instalar.

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Compromisos de Gestión Institucional: El gran desafío Los cambios que trajo consigo la Ley de Incentivos del MP (Ley 20.240) cambió en el año 2008 la forma de obtener el bono anual de desempeño institucional. Los Compromisos de Gestión Institucional (los PMG de los otros organismos públicos) obligaron a crear estrategias y canales de comunicación interna permanentes para su correcta difusión. Los CGI implicaron una serie de cambios e implementación de nuevos procesos y sistemas que debían ser informados de manera sistemática y planificada.

Con Nuestro Compromiso, Avanza la Fiscalía Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Compromisos de Gestión Institucional: El gran desafío Avanzado los años, los CGI fueron implementándose en las regiones (lo que hacía más complejo su cumplimiento). Se crea un nuevo slogan en el año 2011 (precedido por una Sola Fiscalía) Con Nuestro Compromiso, Avanza la Fiscalía Apela al trabajo colectivo para el logro de los objetivos, intentando relevar que la importancia de los proyecto comprometidos en los CGI permitirán a la Fiscalía avanzar hacia la “excelencia”, tal como lo plantea en su Visión Institucional (vinculación con el Plan Estratégico) “No es cumplir para obtener el bono, es cumplir para tener una mejor institución”. Video

CGI 2013, el Compromiso es de Todos Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Compromisos de Gestión Institucional: El gran desafío Año 2012 slogan se mantiene, pero por primera vez se realiza un plan de difusión interna cuyo objetivo es aterrizar los proyectos comprometidos en el marco de los CGI y vincularlos al giro del negocio. En el año 2013 se incorpora todo el país a los CGI. El slogan cambia. CGI 2013, el Compromiso es de Todos video

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público En resumen Sin tener un departamento o un área dedicado exclusivamente a la CI, la Unidad de Comunicaciones ha propuesto y diseñado múltiples formas de comunicación interna. Se institucionalizó internamente un hito anual: Todas las Fiscalías realizan una actividad simultánea desde el año 2009 en el marco del primer slogan (Somos una Sola Fiscalía). Con los recursos disponibles y teniendo presente la realidad regional y territorial de la institución, se ha unido a la institución a través de videoconferencias mejorando el espíritu de equipo. Video

En resumen Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile La creación del Plan Estratégico y el cumplimiento anual de los Compromisos de Gestión Institucional nos han permitido crear estrategias por el objetivo de fortalecer la identidad y el compromiso institucional. Nos ha permitido internalizar el rol social de la Fiscalía de Chile (para hacerlo coherente con nuestra proyección externa). Nos ha dado la oportunidad de unificar una institución que, antes de 2009, se encontraba “regionalizada” gracias a sus distintas formas de gestión. Nos ha permitido sumar y hacer partícipes a todos los funcionarios al logro de las metas institucionales.

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Actividades permanentes La Unidad de Comunicaciones de la Fiscalía Nacional dedica gran parte de sus funciones a elaborar productos y medios de Comunicación Interna. Elabora un noticiero semanal Fiscalía TV Noticias (sitio alojado en la intranet nacional) con la colaboración de las unidades de comunicaciones regionales. Video

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Actividades permanentes La Unidad de Comunicaciones de la Fiscalía Nacional elabora un Boletín electrónico semanal (Boletín Fiscalía), que se envía vía correo electrónico a todos los funcionarios y fiscales del país. También se elabora gracias a la colaboración de las Fiscalías Regionales

CI en el Ministerio Público Comunicación Interna en la Fiscalía de Chile CI en el Ministerio Público Actividades permanentes Pero la labor más relevante es dar asesoría a nuestras autoridades (Fiscal Nacional, Fiscal Regional, directivos) en materia de comunicación interna para que el contacto con los fiscales y funcionarios sea oportuno, claro y transparente.

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