OFICINA VIRTUAL INTEGRAL Ejemplo desplegado de e-Administración. Departamento de Empleo y Formación Diputación Foral de Bizkaia

Recordando…nuestra misión. Nos dedicamos a: Promoción del empleo en Bizkaia . Fomento de la estabilidad y de la calidad en el empleo. Mejora de las capacidades y potencialidades de los trabajadores de Bizkaia. Interlocución y coordinación con otras Administraciones y agentes sociales que trabajen en Bizkaia en el campo de la formación y el empleo.

Instrumentos políticos utilizados Diseño y despliegue de normativa en forma de Decretos Forales de la DFB. Convenios de colaboración con otras AAPP y/o con Instituciones sin ánimo de lucro y/o sector privado. Subvenciones directas.

Con qué recursos Económicos, en forma de un presupuesto anual del orden de 20 M de euros. Personas: 40 funcionarios de plantilla. Tecnológicos: sistemas informáticos comunes a la DFB y propios del Departamento de Empleo y Formación.

Problemas de gestión… Escasez crónica de personal técnico y administrativo. Exceso de temporalidad. Tiempos cortísimos para el desarrollo de nuestros productos/servicios ( Decretos y Convenios ) desde la aprobación política hasta la puesta en la calle al ciudadano/empresa. Alargamiento del proceso de subvenciones: más controles a posteriori, y nuevas etapas de seguimiento, evaluación, etc. Aumento del número de programas de carácter plurianual que dificultan la gestión al modo tradicional por solapamientos continuos de trámites de diversos programas.

Objetivos estratégico (2010): administración en red. Nuestra respuesta… Simplificar: gestión por procesos: ISO-9001 en 2008 Automatizar/mecanizar: Oficina Virtual Integral ( conexión entre la oficina virtual externa y nuestra intranet departamental ) en 2007-2008. Objetivos estratégico (2010): administración en red.

Situación actual de despliegue… Desarrollo completo del Front-Office en forma de Oficina Virtual en la web de la DFB. Implantación de la bandeja de trabajo del responsable-solicitante de subvenciones. Desarrollo del Back-Office en la intranet departamental. Implantación de la bandeja de trabajo del funcionario. Desarrollo de la capa de representación ( REEF ) en la OVI. Red de colaboradores. Implantación del concepto de “relacionados” : inspectores, instructores, auditores, investigadores sociales, Tribunales de Justicia, etc.

Aprendiendo…1 Desarrollo de una metodología capaz de Aceptar cambios anuales de normativa de las subvenciones con tiempos de respuesta muy cortos ( 2 a 3 meses ). Coordinar Front Office virtual con Back Office en I.net y no .net, basado en herramientas Office. Versatilidad, adaptabilidad, facilidad de migración del sistema antiguo al nuevo, progresivamente, sin presiones del tipo “todo a la vez o no funcionará”. Trabajar en equipo, en red, con los solicitantes de ayudas, a lo largo de todo el proceso.

Aprendiendo…2 Desarrollo de una plataforma tecnológica que implementa la gestión “real” por procesos: Respeta la estructura orgánica y la división funcional del trabajo. Bandejas de trabajo por puesto/perfil. Detecta los trámites que no aportan valor, para eliminarlos a continuación. Independencia de la herramienta de trabajo. Facilidad de trasvase de datos a entornos de sobremesa para realizar análisis “a la carta”.

Beneficios… Incremento de la productividad en la gestión. Aumento del número de expedientes controlados. Aumento de la trazabilidad de un expediente. Coordinación entre aplicaciones “legacy systems” ( Registro, Resoluciones, Contabilidad, Archivo documental, etc. ). Aseguramiento de uniformidad de criterios y de herramientas de cálculo.

Beneficios… Transparencia en la gestión administrativa. El ciudadano solicitante introduce los datos directamente en los sistemas informáticos de la Administración. Conoce el trámite en el que se encuentra su expediente. Lo que está mal y lo que está bien, quién lo tramita, cuándo conocerá la resolución a su petición.

Beneficios… Mejora de la accesibilidad de los solicitantes a los programas públicos de subvenciones. Sólo es necesario una conexión a internet y un navegador, y algún sistema de autenticación. Facilidad de delegación en colaboradores: alcaldes en funcionarios, gerentes en técnicos o administrativos.

Beneficios… Facilita el acceso de terceras partes a la gestión… Inspectores de actividades subcontratados para la ejecución de trámites: inspección, seguimientos en el tiempo. Sólo acceden a la información necesaria e introducen los datos e informes. Auditores de gestión administrativa. Creación del trámite ( auditoría interna de expediente y de proceso ). Investigadores sociales, evaluadores de políticas públicas: sólo pueden ver los datos agregados, y aportan sus resultados a nivel de proceso. Tribunales de Justicia: recursos contencioso-administrativos. Acceso en modo consulta a todo el proceso por expediente recurrido. Aporta datos de sentencia…reactivación de la tramitación del expediente.

Beneficios… Respecto al Medio Ambiente… Eliminación del papel en solicitudes externas. Desaparición progresiva de otros documentos complementarios. Reducción e incluso eliminación de los traslados a nuestras oficinas para realizar trámites.

Cara al futuro…desafíos e ilusiones. Cambios organizativos. Reestructuración de las plantillas incorporando la visión de gestión por procesos. Necesidad de definir las competencias necesarias para que los trámites “validados” y mantenidos se realicen eficaz y eficientemente. Evaluación del desempeño de los procesos y no de las personas. Reforzamiento y afianzamiento de la cultura de trabajo en equipo, inexistente actualmente en las Administraciones Públicas. Choque entre la visión garantista, con estructuras de mando jerárquicas, y la nueva Administración Pública, que busca la eficiencia y la participación ciudadana en la gestión. Objetivo 3 de la iniciativa i-Europe 2010. Comunicación de la CE al Consejo, Parlamento Europeo. (1-6-2005 ).

Resumen del plan de acción de la CE 2010. Acelerar la obtención de beneficios tangibles por parte de todos los ciudadanos y empresas. Garantizar que la e-Administración a nivel nacional no cree nuevos obstáculos al mercado único por su fragmentación y la ausencia de interoperabilidad. Extender los beneficios de la E-Administración a toda la UE, con economías de escala en las iniciativas emprendidas y cooperando para hacer frente a los retos comunes europeos. Garantizar la cooperación de todas las partes interesadas en la UE en la concepción y la realización de la administración electrónica.

Cara al futuro…desafíos e ilusiones. Cambios culturales. Desaparición de la cultura del “impreso” y del “formulario” en papel. Está anclado en el subconsciente popular. Eliminación progresiva de los documentos que “verifican” o “prueban” una situación o estado al ciudadano-solicitante de subvenciones. Darle la vuelta al calcetín…repensar el “cómo” lo hacemos. En los funcionarios, el incremento de la transparencia en la gestión: su trabajo se hace visible. A cambio queda definido el valor de lo que hace. Incremento de autoestima.

Nuestra hoja de ruta…propuestas a las AAPP. Oficinas virtuales integrales avanzadas, de acuerdo con lo que se conoce como los principios de la WEB 2.0. Esto se traduciría concretamente en: Menú de opciones dinámico y personalizado, adaptado al ciudadano ( le estamos esperando y le reconocemos inmediatamente qué puede hacer con nosotros ). Hacerle transparentes nuestros árboles de tramitación ( oficinas administrativas “de cristal” ). Interactividad con el ciudadano: vía virtual de doble sentido.

Nuestra hoja de ruta…propuestas a las AAPP. Colaboración creciente entre Administraciones Públicas: Diseño de servicios web públicos de uso interno compartido por las AAPP. Objetivo: eliminación de certificados, documentos a requerir, etc. Eliminación del papel… Diseño de pasarelas de confianza entre procesos pertenecientes a diferentes AAPP. Reforzar la cooperación en la definición de las interfases.

Para qué…hacia la e-democracia Lograr la absoluta transparencia en la gestión administrativa pública. Incrementar la usabilidad de los nuevos instrumentos de gestión. Mejorar de la accesibilidad a la nueva Administración Pública. Aumentar la eficiencia reduciendo los tiempos de tramitación y los recursos humanos y económicos necesarios. Nueva batería de indicadores de eficiencia en la gestión administrativa.