ADECUADA ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN LAS ACTIVIDADES MISIONALES 2 GRAN ALIANZA PARA EL FORTALECIMIENTO DEL TEJIDO EMPRESARIAL JUNTOS CONTRIBUIMOS CON EL DESARROLLO DEL PAÍS Para uso restringido de las entidades participantes del Convenio Marco No. 5211540. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso del Comité de Coordinación y Control.

ADECUADA ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN LAS ACTIVIDADES MISIONALES La finalidad de distribuir los recursos siempre será la de obtener la máxima productividad posible a partir de una combinación de activos. Los recursos económicos son escasos, teniendo en cuentas las múltiples necesidades que se deben satisfacer con ellos. La asignación de recursos pretende resolver qué empleo se les dará a los diferentes factores de la producción y qué cantidades de ellos se destinarán en las diferentes actividades. Producir la MAYOR cantidad de bienes y/o servicios con el MÍNIMO de los recursos

ADECUADA ASIGNACIÓN DE RECURSOS EN LAS ACTIVIDADES MISIONALES Principios No se produce o fabrica nada, a no ser que el cliente lo requiera. Diseño de calidad en el proceso, no en la inspección. El empleado es parte integral del proceso, por lo tanto debe ser empoderado. No debe existir inventario. Procesos deben tener métricas simples y deben ser comparadas contra una especificación.

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS ¿Existe diferencia entre un programa y un proyecto? El programa pone en marcha un plan, mediante la realización de acciones orientadas a alcanzar las metas y objetivos propuestos dentro de un período determinado. El proyecto hace referencia al conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y que deben ser coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios capaces de resolver problemas.

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS ¿ Porqué definir un programa para mejorar la asignación de recursos? Por la complejidad que supone modificar la cultura organizacional en una empresa. Aunque no se cuente con toda la visión estratégica al comienzo, aunque sea conveniente empezar con experiencias piloto, es conveniente realizar algún tipo de planificación que espere un mínimo de sentido a las intervenciones. Al menos se deben fijar algunas pautas claves que ayuden a: Delimitar los verdaderos objetivos y alcance del programa. Vencer la resistencia inicial al cambio. Conseguir el éxito en la intervención con el menor número de errores. Optimizar los recursos disponibles.

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS Si el objetivo es… Debe ser dirigido a…

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS ¿ Cuándo realizar un programa? Es atractivo cuando la empresa espera: reducción de costos, retorno de la inversión, mejoramiento productivo, satisfacción del cliente, cambio cultural y desarrollo de empleados, reducción de defectos y tiempo de ciclo, desarrollo de nuevos productos y servicios, ventaja estratégica competitiva, redistribución del recurso humano y los activos de la empresa.

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS ¿ Qué enfoque tendrá el programa? Para una selección eficaz del programa, es de vital importancia las fuentes de información: Fuentes Externas: Identifican oportunidades para satisfacer mejor las necesidades del cliente, para responder a las tendencias del mercado o para tener en cuenta la estrategia y capacidad de la competencia. Fuentes Internas / Externas: Identifican las dificultades a las que se enfrenta la empresa para definir y/o lograr sus estrategias de mercado. Fuentes Internas: Evidencian los problemas y oportunidades visibles dentro de sus operaciones.

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS En el caso de fuente de información externa, se encuentran las siguientes categorías: La voz del cliente La voz del mercado La continua comparación con la competencia Debemos formularnos las siguientes preguntas: ¿En qué estamos fallando o estamos expuestos a fallar en las satisfacción de las necesidades del cliente? ¿Cuáles son las necesidades futuras de nuestros clientes? ¿Dónde nos encontramos con relación a nuestros competidores? ¿Cómo va a evolucionar el mercado? ¿Estamos preparados para adaptarnos?

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS Cuando la fuente de información es interna / externa, nos debemos preguntar: ¿Cuáles son las barreras entre los objetivos estratégicos de la empresa y nosotros? ¿Qué nuevas adquisiciones requerimos integrar que sean rentables y se puedan alinear con la imagen de mercado que deseamos proyectar? ¿Qué nuevos productos y/o servicios esperamos poner en marcha para dar mayor valor a nuestros clientes y accionistas?

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS En el caso de fuente de información interna, se encuentran las siguientes categorías: La voz del proceso La voz del personal Debemos formularnos las siguientes preguntas: ¿Cuáles son los mayores problemas que reducen la velocidad de nuestros procesos? ¿Dónde hay un volumen elevado de defectos y/o trabajos repetidos? ¿Dónde se incrementan los costos de mala calidad? ¿Qué preocupaciones o ideas aportan el personal o los directivos?

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS Características de un buen programa Hay un impacto significativo sobre el negocio El programa es alcanzable en corto plazo El resultado es cuantificable y sostenible El programa está vinculado con los objetivos claves del negocio Es apoyado por la gerencia y por los dueños del proceso Mediciones específicas identificadas Los recursos requeridos son mínimos No se conoce la solución LOS PROGRAMAS MÁS CONVENIENTES SON AQUELLOS QUE UTILIZAN MENOS RECURSOS, TIENEN MAYOR IMPACTO SOBRE EL NEGOCIO Y PRESENTAN LA MÁS ALTA PROBABILIDAD DE ÉXITO.

METODOLOGÍA PARA IMPLEMENTAR EL PROGRAMA

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS Defina los pasos a seguir en el programa

SELECCIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PROGRAMAS Entienda el proceso y utilice las herramientas de documentación y análisis

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Objetivo Entender como se define un proceso desde la perspectiva del mejoramiento continuo. Desarrollar una actitud crítica y analítica dirigida hacia el estudio de los procesos. Distinguir y definir las diferentes fuentes de variación de un proceso. Aprender y poner en práctica herramientas para el estudio y análisis de los procesos.

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS ¿Qué es un proceso?...... Conjunto de actividades interrelacionadas, que transforman una serie de elementos de entrada en productos y/o servicios. Entradas Transformación Salidas Personas Máquinas y Equipos Materiales Documentos Suministros Información, etc. Productos Servicios Información Sub-procesos Actividades Procedimientos

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Metodología de proceso Tarea es el procedimiento mediante el cual se hace una actividad. Es la forma en que se hace. Mínimo nivel de detalle Tarea 1 Tarea 2 Tarea 3 Tarea 4 De operación: Conjunto de tareas asociados a la transformación y aportan valor. De Gestión: Conjunto de tareas de apoyo con el fin de cumplir con los objetivos establecidos Actividad 1 Actividad 2 Actividad 3 Proceso 1 Proceso 2 Conjunto de actividades interrelacionadas, que transforman una serie de elementos de entrada en productos y/o servicios MACROPROCESO (Cadena de Valor) Define la estructura y funcionamiento de un conjunto de procesos de manera ordenada

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Mapa de la Cadena de Valor ... Qué es? Es el proceso de identificar y dibujar el flujo de información, procesos y bienes físicos a través de la cadena proveedora desde la materia prima del proveedor hasta la posesión del cliente del producto final. Herramienta básica de planeación para identificar desperdicios y diseñar soluciones

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Mapa de la Cadena de Valor ... Permite identificar cada flujo del proceso y construir un mapa completo de valor. Tipos de Flujo: Flujo de Material Flujo de Gente Flujo de Información Mapeo de proceso son todas las acciones (de valor y no valor) requeridas para mover un producto. Flujo del producto desde la materia prima hasta las manos del cliente Flujo del diseño desde su concepción hasta el lanzamiento

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS MAPEO DE LA CADENA DE VALOR... Información Flujo de Producción Material El flujo de información se considera tan importante como el flujo de material La idea es hacerse Lean, no es “trazar mapas” ya que esto es solo una técnica

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Documentar el proceso Al enfrentar un problema se tienen ideas acerca de lo que está pasando, o simplemente suposiciones, lo cual nos conduce a tener una problemática ambigua. La manera de poder definir el problema objetivamente es recolectar información y pasarla por alguna de las herramientas que se usan para DEFINIR un problema. Además facilita el compartir y transferir el conocimiento del mismo a través del tiempo.

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Documentar el proceso: Recolectar información Equipo de trabajo Todo aquel que trabaje y afecte el proceso (Operadores, Analistas, Coordinadores, Jefes, Directores, Gerentes, Personal de Mantenimiento) Todo aquel que pueda aportar conocimiento (Ingenieros de Procesos/Manufactura, Ingenieros de Diseño, Administradores) Dueños de proceso Clientes Proveedores Información a la entrada del proceso Lluvia de ideas Manuales Especificaciones del producto Experiencia de expertos “Caminar el proceso”

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Recolectar información: Técnica del examen crítico

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Herramientas para analizar procesos Mapa de proceso. Diagrama de flujo. Flujograma. Mapeo de la cadena de valor.

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Mapa de proceso: Muestra de forma gráfica las interrelaciones existentes entre las entradas, actividades, decisiones, recursos y salidas de un proceso

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Diagrama de flujo: Método visual para describir las actividades de un proceso por responsables

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Flujograma: Permite identificar actividades mediante símbolos, con el fin de ser sujetas a un examen y de esta manera identificar puntos para mejorar los procesos

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Cadena de Valor: Es el proceso de identificar y dibujar el flujo de información, procesos y bienes físicos a través de la cadena proveedora desde la materia prima del proveedor hasta la posesión del cliente del producto final. Sirve para identificar desperdicios y diseñar soluciones.

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Causa y Efecto (Ishikawa): Permite identificar, clasificar y poner de manifiesto posibles causas. Ilustra gráficamente las relaciones existentes entre un resultado dado (efectos) y los factores (causas) que influyen en ese resultado.

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Diagrama de Árbol: Técnica que permite obtener una visión de conjunto, de los medios necesarios para alcanzar una meta o resolver un problema.

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Diagrama de Árbol: Se aplica para mostrar las interrelaciones entre las metas y las medidas. Son usados para estratificar o categorizar ideas avanzando progresivamente en mayor detalle. El objetivo es partir de la idea principal o problema y partirlo en pequeños componentes, haciéndolo fácil al entendimiento, o más fácil de resolver si se trata de un solo problema. La idea básica es que a cierto nivel , la solución a un problema se encuentra relativamente fácil. Un uso común del diagrama de árbol es mostrar la Meta u Objetivo en el lado izquierdo y las maneras de alcanzarlo al lado derecho. O bien, cómo un árbol, el problema principal o la consecuencia indeseada en el tope del diagrama, y las causas o eventos representados como ramas qué salen del tronco principal. La base del diagrama representaran las causas raíces

ANÁLISIS DE PROCESOS Y HERRAMIENTAS ANALÍTICAS Diagrama de Árbol: Ventajas Exhorta a los integrantes del equipo a ampliar su modo de pensar al crear soluciones. Mantiene a todo el equipo vinculado a las metas generales de una tarea. Mueve al equipo de planificación de la teoría al mundo real. Utilidades Descomponer cualquier meta general, de modo gráfico, en fases u objetivos concretos. Determinar acciones detalladas para alcanzar un objetivo.

GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN ÉXITO EN SU PROYECTO