UNIDAD CENTRALIZADA DE ADQUISICIONES UCA

Adquisición de Frutas y Hortalizas Noviembre 2009

CERTIFICACION DE CALIDAD EN LAS COMPRAS DE FRUTAS Y HORTALIZAS CONVENIO UCA – CAMM

Temas a desarrollar I) Generalidades del Convenio UCA - CAMM II) Etapas del Proceso de Certificación de Calidad III) Evaluación de Resultados a mayo 2011 IV) Vuestro Imprescindible Apoyo

I ) Convenio UCA – CAMM (junio 2008)

El “Servicio de Certificación de la Calidad” de las frutas y hortalizas que los Proveedores de la UCA suministran a los Organismos usuarios, implica: Certificación de Calidad, en el M. Modelo así como en forma sorpresiva a cada Proveedor, en los puntos de entrega de la mercadería, al menos una vez durante la ejecución de cada contrato. Cursos de Capacitación para receptores de los Organismos. Asesoramiento Técnico en la formulación de las Condiciones Técnicas de los Pliegos para los Llamados de frutas y hortalizas. Control de Residuos de Plaguicidas al menos un muestreo mensual de frutas y hortalizas entregadas. Costo del Servicio:2% del valor de adjudicación, de cargo de cada proveedor.

II) Etapas del Proceso de Certificación de Calidad

El Servicio de Certificación de Calidad implica la verificación de la mercadería a entregar por parte del proveedor y la colocación en éstas, en un lugar visible, de un “Sello de Calidad CAMM – UCA”. Luego se elabora un ACTA de INSPECCION, con las conclusiones de su actuación, en tres vías (funcionario o inspector, proveedor y el Organismo, la cual deberá ser entregada por el proveedor junto a la mercadería). Los Organismos destinatarios deberán verificar las condiciones de las mercaderías compradas, en la oportunidad de su entrega y deberán decidir si las mismas les merecen Observaciones o Rechazo, aspectos que asientan en el ACTA.

El receptor del Organismo revisará en general el lote entregado, verificará los sellos de Calidad, recibirá la tercera vía del Acta de Inspección y en ella estampará sus observaciones particulares si correspondiere. Esta vía se transformará en el Formulario de OBSERVACIONES o los RECHAZOS. El funcionario del CAMM en su control debe de haberle exigido al proveedor el cambio de los lotes de mala calidad, pero corresponde señalar que de existir lotes que a juicio del Organismo merecen un rechazo, los mismos deben ser repuestos por los proveedores en el plazo de 24 horas de acuerdo a lo estipulado en el Pliego.

III) Evaluación de Resultados

Evaluación de la aplicación del Convenio (a mayo 2011) Debilidades Fortalezas Propuestas

DEBILIDADES Serias limitaciones de infraestructura en las instalaciones para el almacenamiento y conservación de las frutas y hortalizas frescas. En algunos casos se verifica desconocimiento del sistema. Entre otros elementos, implica que no se le solicita al proveedor la copia del acta de inspección, ni se chequea la presencia de sellos en la mercadería.

Falta de coordinación entre el tomador de decisiones de compra y el encargado de cocina/receptor, lo que hace que el receptor presione y con frecuencia logre cambiar parte del pedido, usando como moneda de cambio la misma mercadería que recibe. Este problema, bastante frecuente, no se puede controlar desde la inspección en el M. Modelo, y no es fácil de demostrar en las inspecciones en los distintos servicios. El mecanismo establecido en el Pliego (Anexo I – recepción) de modificación de las especificaciones de compra (calidad, calibres, categorías, etc.) a los efectos de mejorar precios, no ha sido empleado por ninguna de las Instituciones. La aplicación del mismo servirá para racionalizar las compras y en un ahorro para la Institución.

FORTALEZAS Se logró establecer un mecanismo que permite al Estado pagar el “valor real” de lo que adquiere. Capacitación, tanto del equipo de inspectores como del personal de las Instituciones. La mayoría de los proveedores han comprendido y adoptado las sugerencias para desarrollar en forma correcta la Inspección. Los proveedores han transmitido que integrar el sistema CAMM -UCA les ha favorecido tanto en aspectos económicos como de seguridad.

FORTALEZAS Durante las inspecciones en los puntos de destino, se ha recibido de los funcionarios de las Instituciones, una valoración positiva del sistema, en contraste a la adquisición de mercadería sin ningún marco de control de calidad. Este cambio significativo lo atribuyen al mejoramiento de la calidad de la fruta y verdura adquirida. Mejor presentación del envasado. Seguridad en cada adquisición recibida, respaldado por la presencia de actas y sellado del lote de frutas y verduras.

PROPUESTAS Dar una mayor difusión a este proyecto, de manera que las Instituciones que participan visualicen claramente sus beneficios, conozcan en detalle sus procesos y prestaciones, de manera de mejorar su grado de compromiso, así como lograr que se integren instituciones que aún no lo han hecho. Continuar capacitando al personal de las instituciones y ofrecer capacitación también para el personal de las empresas proveedoras. Establecer mecanismos de rutina de visitas técnicas del personal de la CAMM para asesorar a las instituciones en la mejora de sus instalaciones para la mejor conservación de la calidad de sus productos. Para ello diseñar mecanismos que promuevan la aplicación de las medidas sugeridas por parte de las instituciones.

Fortalecer el nivel de comunicación y contacto de la coordinación del sistema (CAMM) con los proveedores. Establecer evaluaciones del sistema con una frecuencia semestral.

 Diseñar nuevos mecanismos de control en conjunto con los Organismos, realizando inspecciones sorpresa sobre la documentación, verificando remitos, actas de inspección, que permitan detectar lugares en los que no se solicita el acta de inspección o la ocurrencia de inconsistencias entre el remito y el acta.  Diseñar mecanismo de evaluación de proveedores que utilice como insumo las evaluaciones de desempeño que los inspectores realicen, así como la detección de irregularidades.

IV) Vuestro Imprescindible Apoyo

Con la Certificación de Calidad de las compras de frutas y verduras, estamos seguros de contar con una herramienta confiable, segura y que ha dado muy buenos resultados en lo económico y en la calidad de la mercadería a consumir. Es necesario contar con el mayor apoyo posible de parte de todos los Organismos involucrados y por eso hoy nos reunimos con ustedes para escuchar las propuestas u observaciones que puedan brindarnos. Nuestro compromiso es realizar una mejora continua de estos instrumentos, esperamos contar con el vuestro.

MUCHAS GRACIAS