FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS EN Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS EN EL MARCO DE LAS NORMAS: ISO 14001:2004 ISO 19011:2002

Objetivo del Curso Obtener los conocimientos, habilidades y herramientas necesarias para auditar un sistema de gestión ambiental, en el marco de las normas ISO 14001:2004, ISO 19011:2002 y los criterios internacionales de interpretación de estas normas.

Referencias Normativas ISO 14050:2002 Gestión Ambiental Vocabulario ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental Requisitos con Orientación para su uso ISO 14004:2004 Sistemas de Gestión Ambiental Directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo ISO 19011:2002 Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental www.iso.ch www.tc207.org www.iaf.nu www.pnuma.org

auditorías de Sistema de Gestión Introducción a las auditorías de Sistema de Gestión Según la norma ISO 19011:2002

Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (3.3) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría (3.2)

Evidencia de la Auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables Algunos Ejemplos - Registros Documentos Fotografías - Observaciones

Criterios de Auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia Algunos Ejemplos ISO 14001:2004 ISO 9011:2008 - Requisitos del Cliente Requisitos Legales Requisitos Corporativos

Hallazgos de la Auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría Hallazgos de la Auditoría - Conformidad - Oportunidad de Mejora Observaciones No Conformidad

Tipos de Auditoría al SG Auditorías de 1 era. Parte “Auditorías Internas” Cliente Empresa Auditorías de 2da. Parte “Auditorías Cliente-Proveedor” Auditorías de 3 era. Parte “Auditorías Certificación” Certificador Tipos de Auditoría al SG

Planificación de las Auditorías

Planificación de las Auditorías Asignación de Recursos (incluye auditores) Identificar los Objetivos de la Auditoría Capacidad del SG para alcanzar objetivos Optimizar el Desempeño Ambiental Determinar la conformidad con los requisitos establecidos Ofrecer al personal de la Organización una primera situación real de auditoría Determinar el Alcance de la Auditoría, las unidades de la Organización Identificar los Criterios de Auditoría y los Documentos de Referencia

El Sistema de Gestión Ambiental Según la norma ISO 14001:2004 Primera Parte ...

ISO 14001 - 4.1. Requisitos Generales Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.1. Requisitos Generales El requisito ... La organización debe establecer, documentar, implementar, mantener y mejorar continuamente un Sistema de Gestión Ambiental (SGA) de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional y determinar cómo cumplirá estos requisitos. La organización debe definir y documentar el alcance de su sistema de gestión ambiental. Notas: La alta dirección debería aclarar los límites de la Organización a los cuales se aplica el SGA. Todas las actividades, productos y servicios de la Organización que se encuentren dentro del alcance definido se deberían incluir en el SGA

ISO 14001 - 4.2. Política Ambiental Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.2. Política Ambiental Puntos a considerar del requisito .. Incluye compromiso de mejora continua y prevención de la contaminación Compromiso de cumplir requisitos legales aplicables y otros Documentarla y mantener actualizada Como esta disponible al público Como se comunica de forma interna

ISO 14001 - 4.3.1. Aspectos Ambientales Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.3.1. Aspectos Ambientales Puntos a considerar del requisito .. La Organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos Identificar Aspectos Ambientales de Actividades, Productos y Servicios que pueda controlar, condiciones normales, anormales y Emergencia. Documentar y mantener actualizada la información Determinar aspectos ambientales significativos Continua.... Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 4.3.2. Requisitos legales y otros requisitos Recomendaciones prácticas .. Procedimientos Documentado Acceso a los requisitos legales Actualización y distribución de estos Identifican los relacionados con aspectos ambientales Cuales son las principales diferencias con otros requisitos Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

ISO 14001 - 4.3.3. Objetivos, Metas y Programas Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.3.3. Objetivos, Metas y Programas Puntos a considerar del requisito ... Al establecer los Objetivos, la Organización debe tener en cuenta requisitos legales, otros y los aspectos ambientales significativos. Objetivos medibles cuando sean factibles. La Organización debe mantener programas para lograr sus objetivos y metas Estos programas deben incluir responsabilidades, medios y plazos para alcanzarlos Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

Recomendaciones Prácticas ... Se encuentran definidas y documentadas ISO 14001 4.4.1. - Recursos, funciones, responsabilidades y autoridades Recomendaciones Prácticas ... Se encuentran definidas y documentadas Como se hacen de conocimiento del personal Asignación de responsabilidades en caso de ausencias Nombramiento del Representante por la Dirección

4.4.2. - Competencia, formación y toma de conciencia Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 4.4.2. - Competencia, formación y toma de conciencia Recomendaciones Prácticas ... Las descripciones de puestos de trabajo pueden servir de base para identificar necesidades de formación Realizar un plan de formación sobre la gestión medioambiental Conviene evaluar la eficacia de los conocimientos adquiridos mediante la formación Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

ISO 14001 - 4.4.3. Comunicación Recomendaciones Prácticas ... Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.4.3. Comunicación Recomendaciones Prácticas ... Optimizar canales ya existentes para comunicación interna, como son tablones, boletines internos,… Elaborar registro de reclamaciones medioambientales Incluir pautas para comunicaciones extraordinarias como parte de Planes de emergencia Aprovechar las posibilidades que ofrece Internet para la comunicación externa Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

ISO 14001 - 4.4.4. Documentación Recomendaciones Prácticas ... Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.4.4. Documentación Recomendaciones Prácticas ... Se consideren documentos sujetos a actualización, Políticas, Objetivos y Metas Se Documenta el alcance del Sistema de Gestión Los registros que solicita la norma Referencia a la estructura de la documentación Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

ISO 14001 - 4.4.5. Control de Documentos Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.4.5. Control de Documentos Recomendaciones Prácticas ... Como se aprueban los documentos Mecanismos de distribución Documentos Externos Control de los documentos externos Respaldos de la Información Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

Listas de Verificación Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 Listas de Verificación Son guiones preparados por el equipo auditor para realizar de manera ordenada y secuencial la auditoría. Tomar en cuenta las recomendaciones del documento “El papel y valor de las listas de verificación para auditoría” Incluyen Preguntas específicas Requisitos de la norma Registros Obligatorios Área de Notas Personal Auditado Ayuda a la memoria

Listas de Verificación Ventajas Recopilar ordenadamente la información aplicable Establecer una secuencia ordenada del proceso Evitar improvisaciones sobre temas fundamentales Recopilar y anotar datos que servirán a la hora de tomar decisiones Apoyar Auditores Inexpertos Facilita la redacción del Informe Desventajas Crea una visión limitada del proceso Contenido excesivo de preguntas No da pauta a desarrollar el sentido común Puede intimidar al Auditado

Planificación de las Auditorías Realizar el Análisis Documental Su objetivo es comprobar que el Sistema de Gestión presenta el grado mínimo de madurez Evaluar los documentos del Sistema de Gestión. Considerar los informes de las auditorías anteriores Información disponible (folletos, Internet, entre otros) Programas de Acciones Correctivas y Preventivas Considerar los hallazgos identificados en la elaboración de las listas de Verificación de auditoría Consultar el procedimiento de auditoría para comprobar que se cumplieron todas las etapas y se cuenta con todos los formatos para realizar la auditoría 7. Elaborar Listas de Verificación

Atributos Personales, Conocimientos y Habilidades del Auditor Educación El auditor debe contar con la educación que le facilite el proceso de auditoría y el dominio del proceso de realización del servicio. Nivel Secundaria (mínimo) Licenciatura o su equivalente Evidencias Objetivas Copia de Certificado de estudios, Constancia, Título entre otros.

Atributos Personales, Conocimientos y Habilidades del Auditor Experiencia Laboral Proporciona al Auditor el conocimiento administrativo sobre los procesos de realización del producto. 1 año (mínimo) Disminuye con el grado de Educación Evidencias Objetivas Copia de documento que acredite su relación laboral y funciones en la organización.

Atributos Personales, Conocimientos y Habilidades del Auditor El auditor adquiere habilidades por medio de la observación del proceso de auditoría, y la técnica de investigación en los procesos. 1 auditoría como observador Evidencias Objetivas Registrar en el informe de auditoría los nombres de los observadores.

Atributos Personales, Conocimientos y Habilidades del Auditor Formación Proporciona al Auditor los conocimientos sobre las normas del Sistema de Gestión. ISO 14001:2004 Legislación Ambiental Formación de Auditores Evidencias Objetivas Copia de Constancias de participación.

Atributos Personales Adicionalmente se debe verificar los atributos personales y la aplicación de los 4 rubros anteriores en la aplicación de la auditoría. Ético, es decir, imparcial, sincero, honesto y discreto. Mentalidad abierta, es decir, dispuesto a considerar ideas o puntos de vista alternativos. Diplomático, es decir, con tacto en las relaciones con las personas. Observador, es decir, activamente consciente del entorno físico y las actividades.

Plan de la Auditoría Elaborar el Plan de la Auditoría Objetivo de la auditoría Criterios de Auditoría y Documentos de Referencia Alcance de la Auditoría Funciones y Responsabilidades del Equipo Auditor Indicar las fechas y lugares donde se van a realizar las actividades de la auditoría Horarios estimados Asignación de los Recursos Asuntos relacionados a la Confidencialidad Debería ser aprobado por el Auditor Líder Hacer la difusión oportuna del documento

Reunión de Apertura La Reunión debe ser dirigida por el Auditor Líder Presentación de los participantes; Confirmación de los objetivos, alcance y criterios de auditoría; Confirmación del horario de la auditoría; Métodos y procedimientos que se utilizarán; La auditoría se basa en un muestreo Confirmación de los canales de comunicación;

Reunión de Apertura El auditado será informado del progreso; Confirmación de los recursos; Confirmación de la confidencialidad; Confirmación de los procedimientos de emergencia y seguridad; Solicitar el apoyo de Guías; Mención al informe final y clasificación de los hallazgos. Mantener informada a la Organización (Oral y Escrita)

Ejecución de la Auditoría Las entrevistas deberían mantenerse con las personas que desempeñen actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría; Deberían realizarse durante las horas de trabajo y, cuando sea práctico, en el lugar de trabajo de la persona entrevistada;

Ejecución de la Auditoría Se debería hacer todo lo posible para tranquilizar a la persona que se va a entrevistar antes y durante la entrevista; Debería explicarse la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome; Las entrevistas pueden iniciarse pidiendo a las personas que describan su trabajo;

Ejecución de la Auditoría Deberían evitarse preguntas que predispongan las respuesta (es decir, preguntas inductivas); Los resultados de la entrevista deberían ser resumidos y revisados con la persona entrevistada; Agradecer a las personas entrevistadas su participación y cooperación.

Ejecución de la Auditoría Permitir al auditado hablar, evitando el exceso Cuidar el lenguaje no verbal Dirigirse al auditado formalmente y por su nombre

Como dirigirse al Auditado Es muy importante: No hacer más de una pregunta a la vez. No tener miedo de esperar hasta lograr una respuesta. No tener miedo de hacer preguntas sencillas Repetir la pregunta de otra forma, si no ha sido entendida Preguntar a la persona que hace el trabajo, no al guía. Ser poco emotivo, ser imparcial. Mirar a la persona a la que se esta hablando Disculparse por interrumpir el trabajo.

Como dirigirse al Auditado Continuación … No dudar en insistir buscando la evidencia. Tomar nota si le prometen información, para recordar pedirla. No discutir. No dar opiniones de como hacer algo, puede comentar lo visto en otra evaluación faltando a la confidencialidad. Cuidar no actuar por impulso, tomar nota y confirmar su hallazgo más adelante

Como dirigirse al Auditado La primera pregunta típica: "Por favor, ¿puede explicarme lo que esta haciendo?" ¿Quién - Cuándo - Cómo - Dónde - Por qué? O podría comenzarse con: "Creo que esta haciendo... para .... ¿me equivoco?". "Por favor, enséñeme...". "Perdón, no lo entiendo, ¿podría repetírmelo?".

Preguntas Abiertas - Cerradas

El Sistema de Gestión Ambiental Según la norma ISO 14001:2004 Segunda Parte ...

ISO 14001 - 4.4.6. Control Operacional Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.4.6. Control Operacional Recomendaciones Prácticas ... Punto crítico: el número de procedimientos que serán necesarios dependerá de la complejidad de las actividades. Siempre que sea posible, adaptar la documentación existente. Intentar cubrir el máximo de situaciones con cada procedimiento documentado. Organizaciones con sistema de gestión ISO 9001, deberían adaptar los procedimientos de calidad relacionados con el control operacional (control de los procesos, compras y otros). Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

4.4.7. - Preparación y Respuesta ante Emergencias Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 4.4.7. - Preparación y Respuesta ante Emergencias Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves Establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones potenciales de emergencia y accidentes potenciales que puedan tener impactos en el medio ambiente y cómo responder a ellos

ISO 14001 - 4.5.1. Seguimiento y Medición Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.5.1. Seguimiento y Medición Seguimiento y Medición Emisiones no planificadas Generación de desechos Descarga de Aguas Residuales Emisiones a la atmósfera Actividades de Reciclaje Uso de Energéticos Sustancias Químicas Consumo de Agua Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves Procedimientos para medir y comprobar Registros de la información Calibración y registro de los equipos utilizados Procedimientos para evaluar el cumplimiento de los requisitos legales ambientales

ISO 14001 - 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.5.2. Evaluación del cumplimiento legal ETAPA 1 Documentado en un procedimiento ETAPA 2 Como se asegura que se evalúa el cumplimiento de todos los requisitos identificados en 4.3.2 ETAPA 3 Criterios de competencia del personal que la realiza ETAPA 4 Acciones encaminadas a la mejora y cumplimiento de todos los requisitos legales y otros. Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.5.3. No Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

ISO 14001 - 4.5.4. Control de los Registros Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.5.4. Control de los Registros Recomendaciones Asociado con un procedimiento Medio de soporte (Papel o Electrónico) Tiempo de conservación Condiciones de Almacenaje Trazable y evidencia de aprobación del responsable Disposición final Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

ISO 14001 - 4.5.5. Auditoría Interna Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.5.5. Auditoría Interna Recomendaciones Registros que genera Considera los requisitos ISO 19011:2002 Criterios de Calificación de Auditores Internos Como se asegurar el seguimiento con acciones correctivas Como los resultados son considerados a futuro Evidente beneficio visual Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

ISO 14001 - 4.6. - Revisión por la Dirección Formación de Auditores Internos al Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001:2004 ITESCAM - Marzo 2011 ISO 14001 - 4.6. - Revisión por la Dirección Recomendaciones Es un registro obligatorio Indicar los participantes Indicar datos de entrada y salida Debería hacer referencia a los acuerdos Responsable de ejecución y seguimiento Fechas de Compromiso Aprobación por la alta dirección Las descripciones de la lección de esta dispositiva han de ser breves

Como documentar hallazgos y redacción de informes de auditoría Según la norma ISO 19011:2002

Redacción de Informes y Hallazgos Recomendación 1 Describir de forma especifica el incumplimiento Recomendación 2 Referencia al criterios de auditoría considerado Recomendación 3 Referencia a la evidencia de auditoría Recomendación 4 Usar el vocabulario empleado por la Organización auditada Recomendación 5 Solicitar el apoyo de otro de los auditores para su revisión Recomendación 6 MUCHO CUIDADO CON LAS FALTAS DE ORTOGRAFÍA

Proceso de la Auditoría al SG Planeación Ejecución

FORMACIÓN DE AUDITORES INTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Gracias por su participación