Excel Paradocentes IRFE

Introducción Generalidades de Excel

Panorámica Microsoft XP VISTA Windows 7 8 Microsoft Word 2003 2007 Office Excel 2010 2013 PowerPoint

Versiones de Excel 2003 2007 2010, 2013

¿Qué es y para qué sirve? Hoja de cálculo: Recálculo automático: Trabajar con números de forma simple Realizar desde simples sumas hasta complejos cálculos Representar datos de forma gráfica Recálculo automático: Al cambiar cualquier dato, todo se modifica automáticamente Realizar simulaciones

Comencemos Iniciar Excel: Cerrar Excel: Desde el botón Inicio Desde un ícono en el escritorio Desde un ícono en la barra de tareas Desde un archivo Excel existente Cerrar Excel: Desde la x ubicada arriba, der. Desde el botón de Office arriba izq.

La pantalla inicial Ubicar en la pantalla: La barra de título La barra de acceso rápido Personalizable La banda de opciones Acceso por teclado ALT Ocultar para ocupar menos espacio

La pantalla inicial El botón de Office La barra de fórmulas Operaciones con archivos Opciones de Excel La barra de fórmulas La barra de etiquetas Las barras de desplazamiento La ayuda

La pantalla inicial

Conceptos de Excel Libro: archivo de Excel (.xlsx, .xls) Un libro está compuesto de Hojas Por defecto 3, pueden ser hasta 255 Hoja: formada por columnas y filas 16.384 columnas y 1.048.576 filas Columnas: A, B, C, … AA, AB, AC Filas: desde 1 hasta 1.048.576

Conceptos de Excel Celda: intersección de fila y columna A3, B7, G121, BD38, etc. Celda activa: remarcada Fila activa, columna activa Rango: bloque rectangular de 1 o más celdas que Excel trata como una unidad G1:H15, B3:E10

Seleccionar Celdas: clic Rango de celdas: mouse + shift o mouse + ctrl Columna: en la letra Fila: en el número Hoja entera: en la esquina

Rangos

Cortar, copiar, pegar Con el portapapeles Con el teclado (CTRL+C, CTRL+V) Con el mouse Pegado especial Sin formato Valores, fórmulas, etc. Mover celdas

Borrar celdas Utilizando la tecla SUPR O bien Borra sólo el contenido de la celda) O bien

Movimientos hoja/libro Mouse Teclado Flechas de desplazamiento Av Pág, Re Pág Celda A1: CTRL + Inicio Barra de Nombres Barra de etiquetas, entre hojas

Agregar hojas al libro Inserta automáticamente. Botón derecho en hoja existente, y aparecen opciones, verlas.

Mover o copiar hojas Haciendo click con el botón derecho sobre la hoja que se desee copiar o mover y seleccionando la opción Mover o copiar. Luego se selecciona al lugar donde se desea mover y si se desea hacer una copia:

Cambiar nombre a hoja Corresponde a la definición de un nombre personalizado para una hoja en particular, con el fin de diferenciarla de las otras existentes.

Eliminar hojas Corresponde a quitar o remover una hoja de cálculo, incluyendo todo su contenido y formato, del libro sobre el cual se está trabajando. Esta acción no se puede deshacer.

Otras acciones con hojas Color de etiqueta Ocultar Mostrar Seleccionar todas las hojas

Guardar el libro En el caso de que sea la primera vez que se guarde el documento, se pedirá un nombre para asignar.  

Guardar el libro Entre los formatos ofrecidos las opciones más comunes son:  XLSX: Libro de Excel. Compatible solo con la versión 2007. XLS: Libro de Excel. Compatible con la versión 2007 y desde la 97 a la 2003. HTML: Formato de página Web. XML: Formato de datos XML. Guardar como, Tipo

Herramientas de guardar

Otras operaciones Cerrar (el libro, sin salir de Excel) Nuevo: Abrir En blanco, o usar plantillas Abrir Desde una unidad Desde la lista de recientes Como de sólo lectura (pide nuevo nombre al guardarlo) Fijar el libro en los libros recientes http: hypertext transfer protocol - protocolo de transferencia de hipertexto

Tipos de datos: constantes Textos (A-Z) Numéricos (0-9) Fechas y horas dd-mm-aaaa hh:mm:ss, dd/mm/aaaa hh:mm:ss Todos estos son valores constantes, se introducen directamente en una celda.

Introducir/Modificar datos Tecla Intro Flechas de desplazamiento Tic de aceptación en barra de fórmulas Modificar: En la barra de fórmulas Observar barra de estado, que cambia de Listo – Introducir - Modificar

Tipos de datos: fórmulas Fórmula: secuencia formada por : Valores constantes Referencias a otras celdas Nombres Funciones Operadores Se escribe en la barra de fórmulas y debe comenzar por =

Operadores Aritméticos ^ * / + - Se resuelven con la prioridad indicada, deben usarse ( ) para lograr otro orden Comparación = <> < > <= >= Tienen todo la misma prioridad Texto & Concatenar celdas que tengan texto Referencia : , ;

Principales operadores SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA + SUMA - RESTA * MULTIPLICA / DIVIDE ^ EXPONENCIACIÓN & UNIÓN / CONCATENAR = Comparación IGUAL QUE > Comparación MAYOR QUE < Comparación MENOR QUE >= Comparación MAYOR IGUAL QUE <= Comparación MENOR IGUAL QUE <> Comparación DISTINTO

Funciones Función: fórmula preestablecida por Excel, que acepta valores, realiza cálculos y devuelve resultado.

Sin el signo =, Excel no reconoce fórmulas ni funciones =SUMA(A1;B1) equivale a =A1+B1 =SUMA(A1:B3) equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3 Sin el signo =, Excel no reconoce fórmulas ni funciones

Funciones Tienen una sintaxis específica que de no respetarse, arroja error. Los argumentos: Van entre paréntesis, sin espacios previos ni posteriores Pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones Deben separarse por punto y coma “;”

FORMATEANDO CELDAS Muy necesario, muy útil

Formato de celda Ver cada una de las pestañas: Número Fuente Alineación Bordes Relleno Proteger

Formatos rápidos

Proteger celdas Además de proteger un libro con contraseña, pueden protegerse celdas para que no se modifiquen. Desbloquear las celdas que se pueden manipular Proteger la hoja. Esta protección funciona por Hojas

Agregar comentarios Puede añadir pequeñas anotaciones a cada celda, solo visibles al posicionarse sobre la celda comentada. Para ingresar, se debe hacer clic con el botón derecho del mouse sobre la celda y seleccionar la opción Insertar comentario.

Hipervínculos Seleccionar la celda con el botón derecho del mouse e ir a la opción Hipervínculo, o bien ir a la pestaña Insertar y seleccionar Hipervínculo. Pueden agregarse hipervínculos a otros archivos o sitios Web existentes, o bien a otras hojas del libro.

Series Las series son listas de datos ordenados, creadas a partir de un factor o patrón común, rellenando el resto de los componentes de forma automática. (Ej. Si se inicia una serie a partir de celdas con los valores 1 y 2, se creará una enumeración automática del largo que se indique). Verificar!

Cambios de estructura Alto de fila Ancho de columna Botón derecho en la fila Mouse Autoajustar Ancho de columna Botón derecho en la columna

Cambios de estructura Ocultar/Mostrar filas y/o columnas Al ocultar la primera fila o la primera columna, es más difícil volverlas a mostrar. Insertar filas/columnas/celdas Eliminar filas/columnas/celdas Combinar celdas: en formato de celdas, alineación

Ejercitación

FÓRMULAS Y FUNCIONES Sólo las más usadas…

Recordemos Función Sintaxis Debe comenzar por el signo = Fórmula predefinida en Excel que opera con uno o más valores y devuelve un resultado. Sintaxis nombre_funcion (argumento1;argumento2;…argumentoN) Debe comenzar por el signo =

Funciones SUMA(A1;D8) ; se usa para separar argumentos SUMA (A1:D8) :identifica un rango Ejercicio: Generar un rango de datos desde A1 hasta D8 y verificar lo anterior. CH: para Suiza – Confederación Suiza – Confederación Helvética

Funciones Las fórmulas pueden contener más de una función: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Excel cuenta con 329 funciones, organizadas en 10 categorías. Verlas desde la barra de fórmulas Verlas desde la pestaña Fórmulas, Biblioteca de funciones CH: para Suiza – Confederación Suiza – Confederación Helvética

Para introducir fórmulas Pestaña Fórmulas, Insertar función. O bien, con el botón fx de la barra de fórmulas Se abre cuadro de diálogo Si nos sabemos la función, sólo la escribimos directamente. Pregunta: ¿Qué funciones conoce/se sabe de memoria?

Botón Autosuma Suma, Promedio (media aritmética, contar números, máximo y mínimo)

Ejercitación Realizar el Ejercicio N° 1. Realizar el Ejercicio N° 2.

Referencias Referencias a una o más celda. 3 tipos de referencias: Relativa Absoluta Mixta

Relativa/Absoluta/Mixta Relativa: referencias de filas y columnas cambian si se copia la fórmula en otra celda. Opción por defecto. Absoluta: referencias de filas y columnas no cambian si se copia la fórmula en otra celda. La celda se fija con el símbolo $ (escribir a mano o bien con la tecla F4) Mixta: se fijan las columnas o las filas

Referencia a otras hojas Escribir referencias a celdas que se encuentran en otras hojas del mismo libro Ejemplo: Hoja2!A2, se está referenciando a la celda A2 de la Hoja A2.

Ejercitación Realizar el Ejercicio N° 3. Realizar el Ejercicio N° 4.

Funciones más usadas De fecha y hora De texto AHORA () devuelve la fecha y la hora actual HOY() devuelve la fecha actual De texto CONCATENAR(texto1;texto2;textoN) MAYUSC(texto) MINUSC(texto) NOMPROPIO(texto)

Funciones más usadas CONTAR.SI(rango;criterio) Ejemplo: En una encuesta, contar cuántas personas opinaron “SI” y calcular %. (CONTAR.SI(), CONTARA()) Y una infinidad de funciones más, revisar las más importantes según su criterio. =CONTAR.SI(rango)/CONTARA(rango)  CONTARA cuenta el número de celdas no vacías de un rango.

Funciones más usadas SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Ejemplo: Si Nota final >= 4,0 llenar columna con “Aprobado” Si nota final < 4,0, llenar columna con “Reprobado”

Ejercitación Realizar el Ejercicio N° 5. Realizar el Ejercicio N° 6. Ejercicio 7 =SI(Y(B3>=80;C3>=6);"EXIMIDO";SI(Y(B3>=80;C3>=4);"APROBADO";SI(Y(B3<80;C3<4);"REPROBADO";"RENDIR EXAMEN")))

Funciones más usadas De búsqueda BUSCARH(valor buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;ordenado) BUSCARV(valor buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado) Busca un valor en la primera fila o columna y devuelve el resultado

Ejemplo Juan 1 10 Pamela 14 Marcelo 2 28 Pablo 3 16 María José 4 22 Búsqueda y Referencia   Vendedor Código artículo Cantidad artículos Descripcion Juan 1 10 Pamela 14 Marcelo 2 28 Pablo 3 16 María José 4 22 Alejandra 8 Macarena 5 6 Julio Total general 109 Código Artículo Polera Cantidad de Poleras Pantalones Chaqueta Traje de Baño Zapatillas Ejercicio búsqueda =BUSCARV(B4;$A$16:$B$20;2;0), =SUMAR.SI(B4:B11;"=1";C4:C11)

Ejercitación Realizar el Ejercicio N° 8. Ejercicio 8 =SI(E3>=5;D3-BUSCARV(F3;$B$13:$C$15;2;0)*D3;D3)

IMPRESIÓN y configuración Evitando las sorpresas…

Impresión Vista preliminar Vista Diseño de página Configurar la página Visualizar la hoja antes de imprimirla Vista Diseño de página Muestra los saltos de página, márgenes, encabezado, pie de página y el formato completo de la hoja. Configurar la página Definir tamaño de papel, márgenes, orientación, escala, etc.

Impresión

GRÁFICOS Representando nuestros datos

Gráficos en Excel Son la representación gráfica de nuestros datos y facilitan su interpretación Se pueden crear gráficos Como gráfico incrustado en la misma hoja Como hoja de gráfico

Planificar el gráfico Antes de crear un gráfico es fundamental considerar cual será su utilidad, y definir su objetivo.

Elementos de los gráficos

Elementos de los gráficos El área del gráfico El área de trazado Los puntos de datos de la serie de datos que se trazan en el gráfico. Los ejes horizontal (categorías) y vertical (valores) en los que se trazan los datos del gráfico. La leyenda del gráfico. Un título de eje y de gráfico que puede agregar al gráfico. Una etiqueta de datos que puede usar para identificar los detalles de un punto de datos de una serie de datos.

Crear un gráfico Gráficos de la pestaña Insertar Recomendable tener seleccionado el rango de celdas que participarán en el gráfico, y Excel podrá generarlo automáticamente. Caso contrario el gráfico se creará en blanco.

Tipos de gráficos

Herramientas

Herramientas Diseño Cambiar tipo Cambiar entre filas y columnas Estilos Ubicación

Herramientas Presentación Formato

Modificar gráficos Añadir una serie

Ejercitación Realizar Ejercicio N° 9.

Imágenes Igual que en otras aplicaciones Office, se pueden insertar imágenes: Desde archivo Prediseñadas Autoformas SmartArt WordArt

Vistas Normal Diseño de página Saltos de página Dividir Aparecen dos barras para ajustar la división, las áreas se moverán de manera independiente Inmovilizar paneles

FILTROS Y AUTOFILTROS Simplificando el análisis

Filtro automático Los filtros nos permiten encontrar y organizar la información de mejor forma. Ir a EJERCICIO 5 y aplicar autofiltro. Practicar filtrando los datos.

Autofiltro

Ordenar Ascendente Descendente Según criterios (EJERCICIO 1)

Tablas o listas Crear tabla Pulsar en icono Formulario Indicar rango de datos, encabezados Pulsar en icono Formulario Botón de Office, Opciones de Excel, Personalizar, Comandos que no están en la cinta de opciones, Formulario, Agregar

Formato condicional Dependiendo del valor de la celda, Excel aplica formatos distintos sobre las celdas.

Formato condicional >= 4,0 verde, <4,0 rojo

Ejercitación Aplique formato condicional a los ejercicios 1, 6 y 7 que ya ha realizado. Realizar el Ejercicio N° 10 que se encuentra en el archivo que se le entregó. Ejercicio 10 =SI(D5="A";"máxima precaución";"precaución moderada") =SUMAR.SI(F7:F15;"=A";D7:D15) =SUMAR.SI(E7:E15;"<0,5";D7:D15)