EL CICLO DE NÓMINAS MARGARITA VALLE LEÓN

Objetivos y resumen del capítulo RESUMEN DEL CAPITULO Conocer el ciclo de nóminas Elementos del proceso Naturaleza Fuentes de información Preparación de nóminas Pago de sueldos Bases del control interno Conocer. Objetivos específicos Técnicas de control Riesgos de incumplimiento Autorización Procesamiento y clasificación de transacciones Verificación y evaluación Salvaguarda física

CONTENIDO CICLO DE NOMINAS ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Ciclo de Nominas Nomina es un documento de contabilidad que consiste en una relación de cada una de los trabajadores que prestan sus servicios a la empresa y ,en el cual se muestra el sueldo de cada persona y las prestaciones que la empresa hace a estos.

Naturaleza del proceso Gran parte del costo de operación. Involucran gente Relacionado con toda la operación de la empresa. Lograr eficiencia en mano de obra. Aspectos legales: LFT, IMSS, INFONAVIT, SAR, ISR.

Naturaleza del proceso DEPTO DE PERSONAL INFORMACIÓN ELECTRÓNICA NÓMINAS

Fuentes de información de nóminas Contratación Evidencia del trabajo Supervisión y cruce de información

Preparación de la Nomina 1.- Obtención de evidencia de trabajo: Implantar el empleo de tarjetas de tiempo y otros registros que comprueben las actividades. 2.- Aplicación de tarifas: Son establecidas a través de los contratos colectivos de trabajo celebrados por los sindicatos. 3.- Distribución contable: Deben ser registrados dentro de sus propias actividades operativas. 4.- Aplicación de deducciones: Sindicato, seguro social, planes de pensión etc. 5.- Determinación del pago neto: Diferencia entre la compensación básica y las del pago neto al empleado.

Pago de Sueldos y Salarios Administración de RH Necesidades del personal, reclutamiento,selección,contratación,relaciones laborales, sueldos, salarios, pago de remuneraciones, evaluación del personal etc.

OBJETIVOS DE AUTORIZACION

Objetivos de Autorización Objetivos Específicos de Control Interno Técnicas de Control Aplicable Riesgos de Incumplimiento 1.- El personal debe contratarse de acuerdo con las políticas establecidas con la administración Políticas por escrito Bases de datos como archivos maestros Procedimientos específicos Técnicas para comprobar la confiabilidad de las bases de datos La empresa puede contratar personal que no sea el adecuado 2.- Los tipos de retribución y las deducciones de nómina deben autorizarse de acuerdo con las políticas establecidas por la admón. Revisar periódicamente los cambios a la base de datos Conciliación de las cifras de control con los registros de la computadora Limitación del acceso a la información Uso de dígitos de verificación Comprobación de validez Puede pagarse al personal Cantidades no autorizadas Las provisiones para pensiones, vacaciones pueden calcularse incorrectamente Pueden infringirse leyes o disposiciones laborales Puede retenerse al personal cantidades por conceptos no autorizados

Objetivos de Autorización Objetivos Específicos de Control Interno Técnicas de Control Aplicable Riesgos de Incumplimiento 3.- Las distribuciones de cuentas, ajustes a los desembolsos de efectivo , cuentas de personal, pagos anticipados y acumulados deben ser realizados de acuerdo con las políticas de admón. Comparación periódica de los archivos Comparación periódica de los importes individuales Análisis de las variaciones importantes Comparación periódica de los sueldos Exposiciones claras Las cuentas de nóminas pueden ser presentadas incorrectamente Pueden aprobarse ajustes que no son aceptables para la admón. Pueden procesarse ajustes no autorizados Pueden efectuarse pagos duplicados 4.- Todos los pagos de nomina deben efectuarse de acuerdo a políticas establecidas por la admón. Aprobación de los cargos Conciliación de las cifras manuales Empleo de contraseñas en las terminales Comprobación de validez de los campos Pueden efectuarse desembolsos de efectivo al personal Pueden hacerse pagos duplicados Pueden alterarse los pagos

Objetivos de Autorización Objetivos Específicos de Control Interno Técnicas de Control Aplicable Riesgos de Incumplimiento 5.- Los procedimientos de ciclo de nóminas deben estar de acuerdo a políticas establecidas por la admón. Utilización de servicios bancarios Apertura de cuentas bancarias verificación periódica de pruebas Segregación de funciones Pueden producirse reorganizaciones y cambios Procedimientos que nulifiquen las técnicas Pueden perderse datos Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones 6.- Solo deben aprobarse aquellas solicitudes de utilización de mano de obra que se ajusten a las políticas establecidas Procedimientos documentados Archivos de firmas autorizadas Comparación de políticas Informes de tiempo productivo Disposición del trabajo de modo que permita visibilidad. Utilización de la mano de obra Puede utilizarse mano de obra en forma ineficiente Mano de obra para proyectos capitalizados Puede utilizar mano de obra con fines no autorizados

OBJETIVOS DE PROCESAMIENTO Y CLASIFICACION DE TRANSACCIONES

Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Objetivos Específicos de Control Interno Técnicas de Control Aplicable Riesgos de Incumplimiento 7.- La mano de obra utilizada debe informarse con exactitud y en forma oportuna. Análisis de variaciones presupuestarias. Utilización de ordenes de trabajo para labores de mantenimiento y reparación. Informes de tiempo y asistencia. Supervisión adecuada de la mano de obra. Entrenamiento del personal. Puede pagarse a los empleados por horas no trabajadas o producción no realizada. Puede no pagarse a los empleados horas trabajadas o producción efectuada. La administración puede tener información inadecuada para evaluar el trabajo y eficiencia de los empleados. 8.-Los montos adeudados al personal, así como la distribución contable de dichos adeudos, deben calcularse con exactitud y registrarse como pasivos en forma oportuna. Procedimientos documentados de distribución de cuentas. Establecimiento de políticas para informar y controlar el tiempo de vacaciones. Establecer procedimientos para añadir, cambiar o eliminar información de las bases de datos y proteger la información contenida Puede pagarse a un empleado el tiempo trabajado por otra persona. Puede omitirse el registro de pasivos por impuestos sobre sueldos, o que tales impuestos se calculen de manera incorrecta. Puede presentarse incorrectamente los inventarios.

Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Objetivos Específicos de Control Interno Técnicas de Control Aplicable Riesgos de Incumplimiento 9.-Todos los pagos relacionados con la nomina deben basarse en un pasivo calculado con exactitud. Cancelación de la documentación original para prevenir pagos duplicados. Establecer procedimientos para anular cheques. Verificación de la distribución contable de la nomina. Pueden efectuarse desembolsos por cantidades equivocadas. Pueden hacerse pagos duplicados. Pueden alterarse los cheques en forma fraudulenta. 10.-Los importes adeudados al personal deben ser clasificados, concentrados e informados con exactitud y en forma oportuna. Clasificación de cuentas documentadas. Comparación de los resultados reales con los presupuestados. Revisión y seguimiento de los informes regulares de datos pendientes de procesar. Conciliación de las cuentas bancarias de nomina. El registro en las cuentas de mayor pueden ser incompleto o inexacto. Pueden presentarse problemas de registro y control de tiempo. Los informes pueden ser inexactos con respeto a la clasificación de las transacciones.

Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones Objetivos Específicos de Control Interno Técnicas de Control Aplicable Riesgos de Incumplimiento 11.- Los pagos y los ajustes relativos a nominas deben ser clasificado, concentrados e informados con exactitud y en forma oportuna. Se aplican las mismas técnicas de control señaladas en el objetivo especifico del control interno núm. 10 existen los mismos riesgos de incumplimiento que se señala en el núm. 10 12.- los pasivos incurridos, los pagos efectuados y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud y oportunamente a las cuentas apropiadas del personal. Revisión de la aplicación correcta de los códigos en los documentos fuerte. Revisión en las cuentas correctas del personal. Rotación de labores del personal de contabilidad. Limitación del acceso a los archivos de nomina en línea a personal autorizado mediante el uso de contraseñas. Los movimientos pasados a los registros auxiliares pueden no concordar con los movimientos pasados al libro mayor. Las operaciones con el personal pueden ser registradas incorrectamente.

LOS ESTADOS FINANCIEROS PODRIAN NO SER PREPARADOS EN FORMA OPORTUNA. 13.- DEBEN PREPARARSE ASIENTOS CONTABLES EN CADA PERIODO, POR LAS CANTIDADES ADECUADAS AL PERSONAL, POR LOS PAGOS EFECTUADOS Y POR LOS AJUSTES RELATIVOS PREPARACIOON DE UN CATALOGO DE CUENTAS PRESUPUESTAR E INFORMAR DE ACUERDO CON LA MISMA CLASIFICACION DE CUENTAS PROCESAMIENTOS ESCRITOS DE CORTES Y CIERRE DE PERIODO REVISION Y APROBACION DE CADA ASIENTO CONTABLE SUPERVISOR QUE NO TENGA PARTICIPACION ACTIVA EN SU PREPARACION. USO DE FORMAS PRENUMERADAS. LOS ESTADOS FINANCIEROS PODRIAN NO SER PREPARADOS EN FORMA OPORTUNA. LOS ESTADOS FINANCIEROS PEUEDEN PRESENTARSE INCORRECTAMENTE DEBIDO A DIFERENTES FACTORES. PUEDEN DEBILITARSE O ANULARSE EL CONTROL PRESUPUESTAL SOBRE LAS OPERACIONES

13.- DEBEN PREPARARSE ASIENTOS CONTABLES EN CADA PERIODO, POR LAS CANTIDADES ADECUADAS AL PERSONAL, POR LOS PAGOS EFECTUADOS Y POR LOS AJUSTES RELATIVOS PREPARACIOON DE UN CATALOGO DE CUENTAS PRESUPUESTAR E INFORMAR DE ACUERDO CON LA MISMA CLASIFICACION DE CUENTAS PROCESAMIENTOS ESCRITOS DE CORTES Y CIERRE DE PERIODO REVISION Y APROBACION DE CADA ASIENTO CONTABLE SUPERVISOR QUE NO TENGA PARTICIPACION ACTIVA EN SU PREPARACION. USO DE FORMAS PRENUMERADAS. LOS ESTADOS FINANCIEROS PODRIAN NO SER PREPARADOS EN FORMA OPORTUNA. LOS ESTADOS FINANCIEROS PEUEDEN PRESENTARSE INCORRECTAMENTE DEBIDO A DIFERENTES FACTORES. PUEDEN DEBILITARSE O ANULARSE EL CONTROL PRESUPUESTAL SOBRE LAS OPERACIONES

14.- LOS ASIENTOS CONTABLES DE NOMINA DEBEN CONCENTRAR Y CLASIFICAR LAS TRANSACCIONES DE ACUERDO CON POLITICA ESTABLECIDAS PPOR LA ADMINISTRACION. SE APLICAN LAS MISMAS TECNICAS DE CONTROL QUE EN EL PUNTO Nº13.PROCEDIMIENTOS DOUCMENTADOS PARA PREPARAR, CONCENTRAR Y REPORTAR LA INFORMANCION. PROCEDIMIENTOS DOUCMENTADOS PARA PREPARAR, CONCENTRAR Y REPORTAR LA INFORMANCION. EXISTEN LOS MISMOS RIESGOS DE INCUMPLIMIENTO SEÑALANDOS EN EL PUNTO ANTERIOR Nº13. USAR DATOS ERRONEOS EN EL CALCULO DE LOS IMPUESTOS. 15.- LA INFORMACION PARA DETERMINAR BASES DE IMPUESTOS DERIVADAS DE LAS ACTIVIDADES DE NOMINAS DEBEN PRODUCIRCE CON EXCATITUD Y EN FORMA OPORTUNA. CATALOGO DE CUENTAS, INSTRUCTIVO PARA SU MANEJO. POLITICAS POR ESCRITO RELATIVAS A LA DOCUMENTACION FISCAL. REVISION DE LAS TRANSACCIONES IMPORTANTES PAGAR MULTAS Y RECARGOS. PAGAR IMPUESTOS CON EXCESO

OBJETIVOS DE VERIFICACION Y EVALUACION

OBJETIVOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN Nº16 DEBEN VERIFICARSE Y EVALUARSE EN FORMA PERIODICA LOS SALDOS REGISTRADOS DE CUENTAS DE NOMINAS Y LAS TRANSACCIONES RELATIVAS MANUALES DE PROCESAMIENTO Y POLITICAS, GRAFICAS DE ORGANIZACIÓN , INFORMES Y ACTIVIDADES QUE PUEDEN VERIFICARSE Y EVALUARSE. CONCILIACION DE SALDOS Y MOVIMIENTOS INFORMADOS POR TERCEROS. ACTUALIZACION OPORTUNA SOBRE LAS QUEJAS DEL PERSONAL. LOS INFORMES PREPARADOS PARA LA ASMINISTRACION PUEDEN PRESENTAR INFORMACION ERRONEA. LAS DECISIONES IMPORTANTES QUE PUEDE TOMAR LA ADMINISTRACION PODRIAN BASARSE EN INFORMACION ERRONEA. ERRORES E IRREGULARIDADES EN LA SALVAGUARDA FISICA VERIFICAION PERIODICA DE LOS REGISTROS DE NOMINAS. COMPARACION DE LOS IMPORTES CONTALIZADOS CON TRANSACCIONES POSTERIORES O CON IMPORTANTES PREESTABLECIDOS. VERIFICACION PERIODICA DE LOS SALDOS EN LIBROS MEDIANTE CONFIRMACIONESCON EL PERSONAL.

OBJETIVOS DE SALVAGUARDA FISICA

OBJETIVOS DE SALVAGUARDIA FÍSICA Nº17 EL ACCESO A LOS REGISTROS DE PERSONAL NOMINAS, FORMAS Y DOCUMENTOS IMPORTANTES Y LUGARES DE PROCESO DEBE PERMITIRSE UNICAMENTE DE ACUERDO CON POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA ADMINISTRACION. CAJAS FUERTES, GABINETES CERRADOS CON LLAVE,BIBLIOTECA SEGURA DE CINTAS ARCHIVOS DE COMPUTADORA ASI COMO PROGRAMAS Y OTRA DOCUMENTACION RELATIVA. SEGUROS Y FIANZAS DE FIDELIDAD. ARCHIVO DE FIRMAS DEL PERSONAL AUTORIZADO LOS ARCHIVOS Y REGISTROS PUEDEN DESTRUIRSE O PERDERSE. LOS ARCHIVOS Y REGISTROS PODRIAN SER UTILIZADOS EN FORMA INDEBIDA. LOS PROGRAMAS DE COMPUTADORA PODRIAN SER ALTERADOS POR PERSNOAL NO AUTORIZADO. SEGREGACION DE RESPOSABILIDADES Y RESTRICCIONES AL ACCESO DE LAS FUNCIONES DE ADMINISTRACION DE PERONAL CON FUNCIONES. OBJETIVOS DE SALVAGUARDIA FÍSICA