F&M - Factura electrónica Hacemos soluciones seguras de comercio electrónico en la nube. Ayudándole a ser mas eficiente.

Introducción a Factura electrónica Es un modelo que permite que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados en forma electrónica, mediante una plataforma segura basada en (PKI): Certificados electrónicos, Firma digital y Encriptación de datos. La factura electrónica es un documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser: Expedida, Entregada, Aceptada Exhibida Conservada por y en medios y formatos electrónicos. En el año 2007, la (DIAN) puso en marcha la factura electrónica. Sustentada en la Ley 527, Decreto 1929, y Resolución DIAN 14465.

Cumplimiento normativo 1/2 Componente incluido en la solución Definición en la Ley Colombiana Impacto en la solución propuesta Documento legal de soporte 1. Autorización Certificado Digital Un documento firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. Esta es la definición de la Ley 527/1999 que en este documento se extiende a los casos en que la vinculación de los datos de verificación de firma se hace a un componente informático. Cada filial tendrá un certificado Digital Autorización de la SIC para emitir certificados válidos legalmente Documentos adjutos: ResolucionSIC.pdf y Resolucion_76225_2011.pdf 2. Autorización Estampado cronológico Estampado cronológico: Según el numeral 7 del Artículo 1° del Decreto 1747 de 2000, se define como: un mensaje de datos firmado por una entidad de certificación que sirve para verificar que otro mensaje de datos no ha cambiado en un período que comienza en la fecha y hora en que se presta el servicio y termina en la fecha en que la firma del mensaje de datos generado por el prestador del servicio de estampado, pierde validez. Todas las facturas cuentan con un estampado cronológico. Autorización de la SIC. ResolucionSICEstampa.pdf 3. Autorización Firma digital La utilización del Certificado garantiza que el documento firmado es integro, es decir, garantiza que el documento no fue alterado o modificado después de firmado por el Suscriptor. Se certifica que el mensaje recibido por el Receptor o Destino que confía es el mismo que fue emitido por el Suscriptor. Todas las facturas son firmadas Autorización DIAN que es solicitada al iniciar operaciones, presentando al proveedor certificado ISO9001:2008 F&M Technology. Ver sección Certificación ISO9001:2008 F&M Technology 4. Autorización Seguro de responsabilidad Gestión de Seguridad Electrónica S.A.- GSE S.A. cuenta con un seguro de responsabilidad civil de conformidad con el del Artículo 8°. Garantías, del Decreto 1747 de 2000 De acuerdo con la Declaración de Prácticas de Certificación DPC 9.2 y 94. Seguros exigidos por la ley validaros por la SIC y de acuerdo a las prácticas definidas en la Declaración de Prácticas de certificación DPC 9.2 y 94. Documentos adjutos: ac_gse_cps.pdf

Cumplimiento normativo 2/2 Componente incluido en la solución Definición en la Ley Colombiana Impacto en la solución propuesta Documento legal de soporte 1. Autenticidad de un documento. Es auténtico un documento cuando existe certeza sobre la persona que lo ha elaborado, manuscrito, firmado, o cuando exista certeza respecto de la persona a quien se atribuya el documento. Así mismo se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos para ser título ejecutivo. Los documentos en forma de mensaje de datos se presumen auténticos. Titulo ejecutivo Ley 1465 de 2012 articulo 244 2. Factura es un titulo valor El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros contables. Parágrafo. Para la puesta en circulación de la factura electrónica como título valor, el Gobierno Nacional se encargará de su reglamentación. La factura electrónica como titulo valor. Ley 1231 de 2008 Articulo 1. Toda factura de venta de bienes o de prestación de servicios es título valor, siempre y cuando se incorporen la totalidad de los requisitos señalados en el artículo 3° de la Ley 1231 de 2008. La omisión de cualquiera de estos requisitos, no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura. Decreto 3327de 2009 Articulo 2. La Factura electrónica para que adquiera la calidad de título valor además de las disposiciones tributarias debe cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias de la Ley 1231 de 2008. CIRCULAR No. 00096 de 2008 3. Firma electrónica La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma, si aquella cumple con los requisitos esta­blecidos en el artículo 3° de este decreto. Salvo prueba en contrario, se presume que los mecanismos o técnicas de identificación personal o autenticación electrónica según el caso, que acuerden utilizar las partes mediante acuerdo, cumplen los requisitos de firma electrónica. Parágrafo. La parte que mediante acuerdo provee los métodos de firma electrónica deberá asegurarse de que sus mecanismos son técnicamente seguros y confiables para el propósito de los mismos. A dicha parte le corresponderá probar estos requisitos en caso de que sea necesario Aceptación electrónica de facturas electrónicas Decreto 2364 de 2012 4. Aceptación de facturas El comprador o beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento separado, físico o electrónico. Ley 1231 de 2008 Articulo 2.

Cumplimiento normativo Certificación ISO9001:2008 Alianza con una Autorizad de Certificación Abierta

Cumplimiento normativo 2. Autorización Estampado cronológico 3. Autorización Firma digital Factura Electrónica (ejemplo Fedesoft) 4. Seguro de responsabilidad 1. Autorización Certificado Digital

Componentes de la solución

Windows AZURE (Infraestructura de EBILL-Factura electrónica) Reconocimiento de la industria que respaldan Windows AZURE   Windows Azure fue reconocida como la mejor plataforma de computación en la nube (Best Cloud sevices) en 2011, por “Cloud computing world series awards”, entregada en el foro mundial “Cloud Computing World Forum”. Ver mas información acá Infraestructura Alta disponibilidad (copia de la información en dos ubicaciones físicas –respaldo y tolerancia a fallas – DRP built-in). Un total de 24 Datacenter a nivel mundial administrados y operados por Microsoft Corporation. Balanceadores de carga, que permite dar respuestas más rápidas a los usuarios del sistema de facturaciòn distribuyendo el trabajo, Trabajo por rol (servidores exclusivos procesan tareas específicas; como por ejemplo simulaciones, presentaciones de videos, procesamiento de firma digital, entre otros), Procesamiento en paralelo de multiples solicitudes (que nos permite dar un mejor tiempo de respuesta), Servicio de Caché para acceso rápido de datos frecuentes (que nos permite dar un mejor tiempo de respuesta),

Seguridad de la solución certificada por terceros Control Descripción Cifrado de la infromación en transito Uso de certificados digitales para cifrar la información en el transito (tecnología SSL emitido por Verisign). Autenticación de usuarios con contraseñas fuertes Uso de contraseñas que exigen un nivel de complejidad (Una mayúzcula, un dígito y un caractér especial) Autenticación de dos factores (opcional – costo adicional) Adicional a las contraseñas exigir autenticación mediante certificados digitales (opcional – costo adicional). Revisión de vulnerabilidades diariamente Nuestra aplicación será evaluada diariamente por un tercero independiente quien nos otorga un certificado de seguridad cuando los riesgos están minimizados y controlados de una manera aceptable. Proveedor Qualys. Pruebas de penetración periódicas (bi-anuales) Personal interno idóneo con certificaciones CISA,CISSP, CISSM realizará pruebas de penetración dos veces al año. Pistas de auditoría El sistema generará logs o pistas de auditoría de las actividades realizadas en el sistema. Auditoría del centro de datos (reporte SAS70 tipo II) El centro de datos es evaluado anualmente y se genera un reporte de auditoría de esta evaluación (reporte SAS70 tipo II).   El centro de datos cuenta con la certificación en seguridad ISO27001. Infraestructura de alta disponibilidad (Windows Azure) Infraestructura de alta disponibilidad, garantizamos el 99.95% de disponibilidad en una solución de computación en la nube que incluye copias sincronizadas en dos ubicaciones físicamente separadas (hotsite) Infraestructura altamente escalable Nuestra solución de factura electrónica (eBill) está soportada sobre una de las plataformas mas robustas y escalable del mundo (Windows AZURE)

Certificaciones de la solución

Certificaciones de la solución

Certificaciones de la solución

Certificaciones de la solución

beneficios Factura electrónica Procesos eficientes Baje costos Información para el negocio Baje costos Cuidado del medioambiente Reduzca el tiempo de cartera. Mejor organización y control de los documentos Consultas fáciles de la información No se preocupe por la pérdida de facturas Mejore los tiempos de entrega y corrección de facturas. Menos papel más árboles. Menos uso de transportes aéreos y terrestres Factura electrónica Genere reportes de cartera. Haga conciliaciones de pago de facturas de manera semiautomática. Reportes gerenciales de facturación Ahorre en costos de impresión, logística y almacenamiento

Pasos PARA INICIAR Paso 1: Informe a la DIAN que usará facturación electrónica. Comentarios: Se debe diligenciar el 1301 con los datos del certificado ISO 9001:2008 de FyM Technology Se debe llevar a la DIAN y radicar en correspondencia. Paso 2: Solicite numeración para facturar electrónicamente. Solicitar la anulación de la numeración vigente para facturación por computador (en caso de tenerla) y la activación de una resolución para la facturación electrónica (la numeración solicitada podrà ser usada para facturación por computador y facturación electrónica). Paso 3: Solicitar el mecanismo digital para servicios electrónicos (MUISCA). Paso 4: Firme acuerdos para facturar electrónicamente con sus clientes Comentarios; F&M provee un formato de acuerdo EL proceso debe ser un proceso paulatino y controlado, este podrá ser automatizado con la plataforma EBI(eBILL).

Nuestra solución Factura electrónica

RED DE VALOR AGRGADO

Nuestra solución Envío de la orden de Compra Envío aviso de despacho (Despatch_Advice ) Obligado a facturar Adquirente Envío Aviso de recibo (Receiving_Advice ) Comprador Proveedor Factura electrónica Estado de cuenta Certificado de retenciones Factoring de facturas electrónicas/ Prontopago ENTIDAD FINACIERA Orden de Pago

SOLUCIÓN – CASO DE ÉXITO TIGO 5 Acepta o rechaza Aceptación tácita ó Cliente 4 Emite factura electrónica WS Información de facturación 1 Activación 3 2

SOLUCIÓN – CASO DE ÉXITO CCI 5 Acepta o rechaza Aceptación tácita ó Cliente Estado de Cuenta iFRAME Estado cuenta 4 Correo electrónico: Emite factura electrónica o Por computador 1 XLS Información de facturación Portal WEB WS 2 3

SOLUCIÓN – CASO DE ÉXITO ASPAEN Crear cuenta: C.C. Padre/acudiente Curso Alumna (Mayor) 4 Notificación por correo Cliente 1 3 Emite factura electrónica ARCHIVO PLANO 2 SIIGO NOTA: L&F configurable

SOLUCIÓN – CASO DE ÉXITO DAVIVALORES Crear cuenta: Usuario: correo@electronico.com 4 Notificación por correo o Mensaje de texto Cliente 1 3 Emite factura electrónica HTTPS 2 ERP

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