PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS
Procedimiento Compras Directas: Las Compras directas , se podran realizar solamente en casos emergentes y previo sello de no existencias. Las compras directas deberan ser solamente autorizadas por el Secretario de Despacho o por la persona que tenga a cargo tal función. El último dia hábil de cada mes el Almacenista emitira un reporte de las compras directas que se hicieron durante ese mes.
Procedimiento: Recepcion Registro y Control. La encargada de almacen debe registrar en el sistema todos los insumos que ingresen en estos,provenientes de proveedores, donaciones de terceros o devoluciones. Por cada ingreso se generara un reporte de entrada. Todos los ingresos deben soportarse con las facturas y los reportes de entrada correspondientes. Toda entrega parcial o total debera estar soportada con la factura correspondiente. El almacenista debe dar de alta en el sistema los bienes,después de la recepción y generar las entradas correspondientes dentro del horario oficial. Las facturas del proveedor y entradas al sistema deberan ser enviadas oportunamente al departamento de Contabilidad para soportar
Procedimiento Salidas de Almacén: El Almacenista debe registrar en el sistema automatizado todos los insumos que salgan del Almacén. El almacenista debe entregar el abasto de insumos a las Unidades, exclusivamente alpersonal autorizado para tal efecto. El superior deberá enviar al almacenista el catalogo de firmas de los servidores públicos autorizados para recibir el abasto, quienes deberan ser personal involucrado al almacen.
Procedimiento Toma de Inventarios. Deben levantarse dos inventarios al año, para tal efecto el Secretario de Despacho, Tesorería, Contabilidad y Control Interno programará las fechas para su ejecución. Se harán pruebas selectivas de inventarios por tipo de suministro. Los insumos para la toma de inventarios deberán acomodarse e identificarse en los Kardex. Debera levantarse un acta de inicio y una de termino de la toma fisica del inventario.