CONTRATACIÓN DE CONSULTORÍAS Abril de 2002

Los servicios de Consultores financiados con fondos provenientes de Banco Mundial (BIRF), a través de las transferencias del Mineduc a las instituciones de educación superior adjudicadas con proyectos Mecesup, deben contratarse según se establece en las Normas de Contratación de Consultores del BIRF (Enero de 1997, revisada en septiembre de 1997 y enero de 1999)

Personas y Procedimientos de Contratación de Consultores Se podrán contratar: Personas Naturales Consultores Individuales (CI) Personas Jurídicas Selección Basada en Costo y Calidad (SBCC) Selección Basada en la Calidad (SBC) Menor Costo (MC) Selección Directa (en casos que se justifique y el Banco Mundial lo apruebe)

La selección del procedimiento Depende de la naturaleza de la consultoría a contratar y no del monto de la contratación, ( excepto CI que por bases < US$ ) se requieran equipos de personal? CI se necesita apoyo profesional adicional externo? CI la experiencia y las calificaciones de la persona son requisitos primordiales? CI es mas importante la calidad que el costo? SBC se tendrá en cuenta con mayor importancia la calidad de la propuesta técnica que el costo de los servicios para adjudicar el contrato? SBCC el trabajo es muy complejo o especializado y los consultores pueden innovar en sus propuestas? SBC el trabajo se puede realizar de muchas formas distintas? SBC el objetivo es contar con los mejores expertos? SBC, CI el trabajo a realizar es estándar o rutinario? MC

El procedimiento CI La selección se hace teniendo en cuenta las calificaciones, curriculum y disponibilidad. Se puede seleccionar: sobre la base de referencias, o tomando contacto directamente con el experto, o mediante la comparación de calificaciones de diferentes expertos Las personas contratadas deberán reunir todas las condiciones que sean pertinentes y ser plenamente capaces de realizar el trabajo. La capacidad de los consultores se juzgará sobre la base de: sus antecedentes académicos, su experiencia, y si corresponde, sobre la base de su conocimiento de las condiciones locales.

El procedimiento SBCC Procedimiento competitivo entre firmas incluidas en una lista corta, teniendo en cuenta la calidad y el costo de los servicios. Se lleva a cabo en base al Pedido de Propuesta Estándar (PPE), el que da instrucciones para la preparación y presentación de las ofertas, plazos, fechas, criterios de evaluación, etc. El PPE tiene varias secciones temáticas donde se incluyen las características específicas de la contratación: Tapa Sección 1: Carta de Invitación (CdeI) Sección 2: Información para los Consultores (Hoja de Datos, HdeD) Sección 3: Propuesta Técnica Sección 4: Propuesta Financiera Sección 5: Términos de Referencia (TdeR) Sección 6: Contrato estándar

Etapas del Procedimiento SBCC  Preparación de Términos de Referencia (TdeR)  Estimación de costos vs alcance de los servicios  Preparación lista corta de consultores (calificación, interés, 3-6)  Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR) (RP)  Envío de PPE a consultores  Recepción de Propuestas (1-3 meses)  Evaluación Ppta. Técnica : Consideración de la Calidad (RP)  Evaluación Ppta. Financiera  Evaluación Final combinada calidad y costo, y pre-adjudicación (RP)  Negociación y suscripción del contrato

Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR) Tapa PP No: “PPE-01-IESxxxx” País Nombre del proyecto: “Programa de Mejoramiento de la Calidad y Equidad de la Educación Superior, Mecesup, a través del sub- proyecto..., código IESxxxx” No. del Préstamo : 4404-cl Título de los Servicios de Consultoría: nombre representativo de los servicios a contratar Nombre de la IES y dirección Nota: Eliminar referencias entre [ ] y con super-indices

Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR) Carta de Invitación (CdeI) Fecha y lugar (coincide con envío) Identificación del Prestatario: “El Gobierno de Chile a través del Ministerio de Educación” Elegir: “ha recibido”, “Banco Internacional....(BIRF)”, “préstamo” Nombre del Proyecto

Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR) Carta de Invitación (CdeI) (continuación) Identificación del Contratante: “El Ministerio de Educación, a través de (nombre IES)” Breve descripción de la consultoría (nombre y objetivos) Lista corta de consultores (3-6) Procedimiento de selección: “Selección..., SBCC” "Les agredeceremos que dentro de los próximos [3-5] días nos comuniquen:”

Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR) Hoja de Datos (HdeD) Nombre contratante Método Identificación de la consultoría : nombre, objetivos Insumos del contratante Impuestos Criterios de evaluación (experiencia, calificaciones, calidad del plan de trabajo, metodología, etc.) Puntaje técnico mínimo (generalmente >70 puntos) Moneda de Conversión Ponderaciones técnicas y financieras (generalmente 80-20) Negociación, etc. Nota: Eliminar Apendice 3 completo en caso de SBCC

Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR) Términos de Referencia 1. Antecedentes (sobre el sector, el proyecto, componente, programa, naturaleza y tipo de servicios requeridos) 2. Objetivo General 3. Objetios específicos 4. Alcance de los servicios requeridos (tareas críticas, requeridas, recomendadas, sugeridas) 5. Metodología 6. Otros servicios institucionales (Capacitación, número, lugar, logística) 7. Contribución de los Consultores para ampliar, mejorar los TdeR (indicar si es posible y en que ámbitos, si se requiere)

Preparación de PPE (Tapa, CdeI, HdeD, TdeR) Términos de Referencia (continuación) 8. Resultados ó Productos ó Informes esperados, fechas de entrega 9. Forma, Presentación, Cantidades (en función de 8) 10. Referencias importantes para los consultores 11. Fecha estimada de entrega de los servicios 12. Contribución del Contratista al trabajo del consultor (RRHH, espacio, logística, materiales, etc) 13. Perfil del consultor (sobre la firma: organización, especialización; sobre el personal clave: calificaciones y experiencia mínima) 14. Contraparte técnica (UCP, Coordinación Técnica) 15. Arreglos adminstrativos (tipo de contrato: suma global en cuotas, responsables, facturación, etc)

Procedimiento de SBCC (1/6)  Envío de PPE a consultores  Recepción de Propuestas técnicas y financieras (1-3 m).  Las propuestas técnicas y financieras incluyendo las copias que se soliciten marcadas como “original” o “copia”, según el caso, se presentan al mismo tiempo en sobres cerrados y separados marcados como “Propuesta Tecnica” y “Propuesta Financiera”. Ambos sobres deberán ponerse en un sobre exterior cerrado y marcado.

Procedimiento de SBCC (2/6)  Las propuestas técnicas serán abiertas inmediatamente despúes de vencido el plazo para presentar ofertas y se prepará un acta de apertura de ofertas técnicas (fecha, lugar, objeto de la apertura, nombres de consultores, firma de los presentes).  Las propuestas financieras permanecerán cerradas hasta que proceda abrilas en público.  Evaluación Técnica (calidad): se evaluarán las ofertas teniendo en consideración si éstas responden a los TdeR, y aplicando los criterios y sub-criterios de evaluación, asignándose un puntaje a cada propuesta.

Procedimiento de SBCC (3/6)  Toda propuesta que no responda a aspectos importantes de los TdeR o que no obtenga el puntaje técnico mínimo será rechazada en esta etapa.  Finalizada la evaluación de calidad, se notifica a quienes no obtengan la calificación mínima o no se ajusten a los TdeR y se les devolverán las pptas financieras sin abrir, después de terminado el proceso.  Simultáneamente, se notificará a quienes hayan obtenido la calificación mínima, la fecha y hora de la apertura pública de las propuestas financieras.

Procedimiento de SBCC (4/6)  Cuando se abran las pptas financieras, se leerá en voz alta el nombre del consultor, los puntajes de calidad obtenidos y los precios ofertados.  Se levantará un acta de apertura financiera, señalando la fecha, lugar, objeto de apertura, nombres de consultores, puntaje técnico, monto ofertado, y firma de los presentes.  Se determinará si las pptas. financieras están completas, es decir, incluye todos los rubros, corregirá errores de cálculo y convertirá los precios teniendo en consideración no incluir los impuestos locales en los montos a comparar.

Procedimiento de SBCC (5/6) Se asignará un puntaje financiero de 100 puntos a la propuesta financiera más baja, los demás puntajes se calcularán según se señala en PPE, generalmente, Sf=100*Fm/F donde Fm es el precio más bajo y F el precio de la propuesta en consideración, y Sf el puntaje financiero. Las propuestas se clasificarán de acuerdo con sus puntajes técnicos y financieros combinados, utilizando las ponderaciones asignadas a las propuestas técnicas y financieras. La firma que obtenga el puntaje técnico y financiero combinado más alto será invitada a negociar.

Procedimiento de SBCC (6/6) Las negociaciones incluirán un análisis de la propuesta técnica, la metodología propuesta, la dotación de personal, sugerencias de la firma, presentación de informes. El plan de trabajo convenido y los TdeR definitivos se incorporarán en la “descripción de los servicios” y formarán parte del contrato. Las negociaciones terminarán con una revisión del borrador del contrato. El contrato se adjudicará después de las negociaciones. Una vez adjudicada la consultoría se notificará a las otras firmas que no fueron seleccionadas.

Revision Previa de Consultorías Revisión Previa: Procedimiento mediante el cual el BIRF y/o Mineduc, según corresponda, expresa su No Objeción ante un documento o procedimiento determinado.

Casos que requieren Revisión Previa Revisión Previa BIRF  Todas las consultorías >= US$ para firmas consultoras  Todos los Términos de Referencia de Consultorías Revisión Previa Mineduc  Todos los PPE (TdeR, procedimiento, lista corta, objetivos, alcance, pertinecia, etc.)  Evaluación Técnica (Acta y obtención de puntaje técnico)  Evaluación Financiera (Acta y pre-adjudicación)  Borrador del Contrato