1 PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE FONDOS FEDERALES MEDIANTE PLANES DE TRABAJO PLANES DE TRABAJO marzo 2013 OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES UNIDAD DE ADJUDICACIONES.

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1 1 PROCESO DE ADJUDICACIÓN DE FONDOS FEDERALES MEDIANTE PLANES DE TRABAJO PLANES DE TRABAJO marzo 2013 OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES UNIDAD DE ADJUDICACIONES DE FONDOS

2 2  Canalizar a través de solicitudes electrónicas para uso de fondos federales disponibles la evaluación de proyectos e iniciativas suplementarias dirigidas a aumentar el aprovechamiento académico de los estudiantes.

3 3  La solicitud de fondos federales mediante planes de trabajo recoge las iniciativas, prioridades académicas y proyectos en un orden de actividades coordinadas que tienen el fin de satisfacer necesidades identificadas que inciden en el aprovechamiento académico mediante la petición y justificación del uso de fondos federales en aéreas identificadas elegibles

4 4  Escuelas identificadas bajo la modalidad TAS “ Target Assistance School” (Escuelas de Asistencia Directa)  Distritos Escolares (No Programa Título I)  Nivel Central (Subsecretarías, Secretarías, Unidades, Oficinas, Programas Académicos)  Agencias Gubernamentales y Municipios Nota: Las escuelas Schoolwide consolidan fondos mediante el Plan Comprensivo Escolar, por lo cual no pueden someter planes de trabajo individuales.

5 5 Hay disponibles fondos bajo los siguientes programas federales:  Título I, Parte A ◦ (Sección 1116) Escuelas en Mejoramiento ◦ (Sección 1118) Participación de Padres (CREMPE) ◦ (Sección 1119) Certificación de Maestros  Título I, 1003 a  Título II, Parte A

6 6 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA LA ADJUDICACION DE FONDOS FEDERALES Enmendado: septiembre2012 4.0

7 7.l.l Fecha sugerida Subsecretaría para Asuntos Académicos (SAA) Actividades de la OAF Agosto  Establecer las prioridades académicas basadas en el análisis de datos, resultados y estudio de necesidades antes de las orientaciones.  Iniciar proceso de planificación y pre-adjudicación para el ciclo de verano.  Planificación de orientaciones y talleres para someter Planes para el ciclo de verano.  Los Coordinadores de Programas de la OAF prepararán un análisis de fondos disponibles para escuelas de verano y disponibilidad de fondos adicionales para Planes de Trabajo. Septiembre  Establecer o formalizar el Comité de Evaluación de Planes de Trabajo Académicos (CEPTA). ***** Octubre - Noviembre  Comienzo de evaluación de Planes de Trabajo para el ciclo de verano.  La OAF y la SAA ofrecerán orientaciones y talleres para someter Planes para el ciclo de verano. Los Directores de Programas Académicos o proponentes deberán participar en dichas orientaciones previo a someter sus Planes de Trabajo para evaluación. Si no participa de dichas orientaciones no podrán someter su Plan de Trabajo.  Abre el período para radicar Planes de Trabajo para el ciclo de verano ante la OAF Enero  Segundo viernes de enero: Fecha límite para la entrega de Planes de Trabajo para ciclo de verano ante la Subsecretaría para Asuntos Académicos.  Desde el segundo viernes de enero hasta el segundo viernes de febrero: Término para evaluar los Planes de Trabajo de verano.  Continúa abierto el período de radicación ante OAF de Planes de Trabajo para el ciclo de verano.

8 Febrero  Someter a la OAF los Planes de Trabajo que fueron endosados como resultado de la evaluación académica realizada (hasta la fecha límite: segundo viernes de febrero).  Realizar un análisis de mitad de año académico sobre los Planes de Trabajo de las escuelas y las regiones, con el propósito de determinar la efectividad de las estrategias académicas y de ser necesario ajustar las prioridades académicas previamente establecidas.  Segundo viernes de febrero: Cierra el período para radicar Planes de Trabajo para el ciclo de verano ante la OAF.  Iniciar proceso de planificación y pre-adjudicación para el ciclo de año escolar.  Planificación de orientaciones y talleres para someter planes para el ciclo de año escolar.  Los Coordinadores de Programas de la OAF prepararán un análisis actualizado de fondos disponibles para escuelas de verano y disponibilidad de fondos adicionales para Planes de Trabajo. Marzo  Establecer o formalizar el Comité de Evaluación de Planes de Trabajo Académicos (CEPTA).  Comienzo de evaluación de Planes de Trabajo para el ciclo de año escolar.  OAF y la SAA ofrecerán orientaciones y talleres para someter Planes para el ciclo de año escolar. Los Directores de Programas Académicos o proponentes deberán participar en dichas orientaciones previo a someter sus Planes de Trabajo para evaluación. De no Si no participa de dichas orientaciones no podrán someter su Plan de Trabajo.  Abre el periodo para radicar Planes de Trabajo para el ciclo de año escolar ante la OAF. Abril  Segundo viernes de abril: La fecha límite para presentar Planes de Trabajo ante la SAA en ciclo de año escolar.  **** Mayo  Primera Semana de Mayo: Fecha límite para someter Planes de Trabajo a la OAF para el ciclo de año escolar  Primera Semana de Mayo: Último día para recibir Planes para el ciclo de año escolar. Junio  ***  Los Planes de Trabajo enviados por la SAA continuarán siendo evaluados hasta el 30 junio. Julio  Se aprueban los Planes de Trabajo para que comiencen en Agosto. 8

9 9  La determinación sobre la evaluación de los planes de trabajo consistirá en: Devuelto : Por falta de documentos  Aprobado  Aprobación condicionada  El proponente tendrá 5 días laborables para re-someter el plan de trabajo corregido, contados a partir de la fecha de recibo de la aprobación condicionada.  Denegación DETERMINACIÓN DE LOS PLANES DE TRABAJO EN LA SUBSECRETARIA

10  Area de la Unidad de Adjudicación de fondos Devuelto: No pasó cernimiento  En el área de los Coordinadores de Programas sus recomendaciones pueden ser:  Aprobación  Aprobación condicionada  Denegación 10

11 11 COORDINADORES DE PROGRAMAS FEDERALES COORDINADORES DE PROGRAMAS FEDERALES  La determinación final sobre la evaluación de los planes de trabajo no debe exceder el periodo de 40 días laborables, contados a partir de la fecha de recibo del plan en el Área de Planes de Trabajo de la Unidad de Adjudicación de Fondos.

12 12 DIRECTOR DE LA OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES DIRECTOR DE LA OFICINA DE ASUNTOS FEDERALES  Luego de recibir las recomendaciones de los Coordinadores de Programas la determinación final sobre la evaluación de los planes de trabajo recae en el Director de la Oficina de Asuntos Federales.  El periodo no debe exceder de 40 días laborables, contados a partir de la fecha de recibo del plan en el Área de Planes de Trabajo de la Unidad de Adjudicación de Fondos.

13 13 Cernimiento del plan de trabajo por el Área de Planes de Trabajo (UAF) y evaluación del (los) plan(es) (coordinador(es) programa(s) federal(es) Cernimiento del plan de trabajo por el Área de Planes de Trabajo (UAF) y evaluación del (los) plan(es) (coordinador(es) programa(s) federal(es) Aprobación o Aprobación Condicionada del ( los) plan(es) de trabajo. Implantación del (los) Plan(es) de Trabajo Determinación final de la OAF( director de la OAF) Denegación del (los) plan(es) de trabajo Evaluación académica del ( los) plan(es) de trabajo (Subsecretarías para Asuntos Académicos) Evaluación académica del ( los) plan(es) de trabajo (Subsecretarías para Asuntos Académicos) Proponente re-somete plan de trabajo corregido (10 días) Revisión del plan de trabajo Aprobación del ( los) plan(es) de trabajo.

14 14  Cuando el plan de trabajo no presenta alguna de la información requerida : Estudio de Necesidades que no este actualizado o que no este dirigido especificamente a la clientela seleccionada. Identificación de participantes (HQT) Metodología de evaluación; Justificación de presupuesto; Coordinación con áreas académicas; Identificar personal encargado del plan; Métricas de Resultados; Metodología y criterios para escoger la población a impactar; Incluir informes; Garantizar que no incurra en “supplanting”; Justificar objetivo y actividades vs. aprovechamiento académico.

15 15 No cumple con los requisitos del Programa Federal. No cumple con actividades o costos razonables, permisibles o necesarios. Las Modificaciones solicitadas no fueron sometidas dentro del período estipulado. Por disponibilidad de fondos federales. El Plan fue sometido fuera del ciclo sin carta de iniciativa del Secretario o la dispensa de la Subsecretaría para Asuntos Académicos.

16 16 PARA INFORMACIÓN ADICIONAL, PUEDE COMUNICARSE CON EL PERSONAL DE LA UNIDAD: Los manuales y secciones de ley de cada programa los podrán encontrar en el Portal del Departamento:  http://www.de.gobierno.pr/tags/fondos-federales http://www.de.gobierno.pr/tags/fondos-federales NOMBREPUESTOTELEFON O CORREOS ELECTRONICOS Denise Mattei LouisCoordinadora de Planes de Trabajo 773-2071Mattei_d@de.gobierno.pr Claribel MillánSecretaria773-2380Millan_ca@de.gobierno.pr