PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES UNIDAD DE PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE SERVICIO COMUNITARIO PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS EN LA APLICACIÓN DEL SERVICIO COMUNITARIO LIC. LINA MARQUEZ Administración Comercial Caracas, Mayo 2011

INTRODUCCION El Servicio Comunitario se inicia en Venezuela con la aprobación de la Ley en el año 2005, permitiendo con esto a las Instituciones de Educación Superior del país generar las condiciones necesarias para facilitar a los estudiantes el cumplimiento de los requerimientos establecidos en dicha Ley. La Universidad Central de Venezuela (UCV), creo su Reglamento que sirve de base para el funcionamiento de las unidades académicos-administrativas en las distintas facultades. En tal sentido, la Facultad de Ciencias Económicas y Sociales (FaCES), crea la Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario desde el 16 de Mayo del 2006, cuya misión fundamental es planificar, diseñar, controlar, evaluar y dar seguimiento al Servicio Comunitario de los y las estudiantes de FaCES.

INTRODUCCION El área de estudio hoy será la parte administrativa la cual es fundamental para el desarrollo con éxito de la ejecución de los diversos proyectos por parte de los estudiantes y profesores. Con el fin de establecerse lineamientos necesarios para la aplicación de esta ley se han venido elaborando una serie de actividades acordes a las necesidades existentes entre estas tenemos la elaboración y aprobación por el Consejo de Facultad de los siguientes instrumentos el Instructivo para el otorgamiento de Ayudas Estudiantiles y Profesorales y el Manual de los Procedimientos Académicos – Administrativos del Servicio Comunitario de los Estudiantes de FaCES- UCV, los cuales son fundamentales para la ejecución de todos los trámites administrativos en la aplicación y ejecución de los proyectos sociales por parte del tutor académico y del bachiller.

Elaboración Planilla I “ Formulación del Proyecto Comunitario” Comprende el desarrollo de las actividades previstas en el plan de trabajo diseñado para el logro de los objetivos propuestos y la administración de los recursos financieros asignados para tal fin y de conformidad con el presupuesto aprobado. La ejecución está a cargo de los estudiantes inscritos en el proyecto quienes son los prestadores directos de servicio comunitario y contarán con la asesoría de un docente en calidad de tutor o tutora académica y con la asistencia operativa de la tutora o tutor comunitario donde se lleve a cabo el proyecto. Las Subunidades de Servicio Comunitario de las Escuelas e Instituto remiten a la Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario de la Facultad los proyectos aprobados en lo académico, para la revisión y aprobación del presupuesto. Esta revisión se realizará en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles contados a partir de la recepción del proyecto en la Unidad.

Elaboración Planilla I “ Formulación del Proyecto Comunitario” En esta planilla encontramos todo lo relacionado a la Formulación del Proyecto de Servicio Comunitario, los puntos como: Identificación del Proyecto Objetivo General Objetivos Específicos Justificación del Proyecto Plan de Trabajo y Presupuesto del Proyecto. El Presupuesto del Proyecto es fundamental para la ejecución de la parte administrativa de los proyectos esta deberá ser realizada por el tutor académico acompañado de los bachilleres inscritos en el mismo según las diversas actividades que se ejecutaran en el lapso que así corresponda. Se plantea con esto saber cuanto es el monto en bolívares que deberá financiar la Unidad de Servicio Comunitario de la FaCES, en la ejecución del proyecto y cuales son los diversos suministros de materiales, consumibles entre otros que utiliza cada proyecto en su ejecución.

Presupuesto de los Proyectos Se elabora : Este consta de un cuadro el cual se encuentra dividido por tres (03) rubros: Materiales y Suministros: En esta parte se identifica todos aquellos gastos relacionados con adquisición de materiales y suministros que se utilizaran en la ejecución del proyectos. Servicios no Personales: En esta parte se identifica todos aquellos gastos relacionados con el alquiler de servicios y la reproducción de materiales (materiales POP). Logística: En esta parte se identifica el calculo de las ayudas estudiantiles y profesorales de los participantes en la ejecución del proyecto. Total General: Es la cantidad en bolívares del financiamiento que debe reservar la parte administrativa de la Unidad de Servicio Comunitario para la ejecución del proyecto.

IV Planilla Presupuesto del Proyecto IV. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (describir en cada rubro los recursos requeridos) Rubro Descripción Cantidad Costo Unitario Aporte Institución Otros aportes Total Materiales y suministros Servicios no personales Logística TOTAL GENERAL PROYECTO

IV Planilla Presupuesto del Proyecto IV. PRESUPUESTO DEL PROYECTO (describir en cada rubro los recursos requeridos) Rubro Descripción Cantidad Costo Unitario Aporte Institución Otros aportes Total Materiales y suministros Resma de Papel Bolígrafos Tinta para impresora Tarjetas telefónicas Cartulinas 10 25 2 3 100 25.00 10,50 250,00 25,00 5,00 Subunidad 265.50 500,00 75,00 50.00 Servicios no personales Alquiler de transporte Alquiler de sillas Alquiler de video Bean Alquiler de toldos Reproducción de material Adquisición de Folletos 150 1000 850,00 10,00 150,00 2.50 5.50 Alcaldía de Chacao 1.700,00 1.500,00 50,00 450,00 2.500,00 5.500,00 Logística Ayuda Estudiantil Ayuda Profesoral 15 494.00 266.00 7.410,00 532,00 TOTAL GENERAL PROYECTO 20.782,50

PRESUPUESTO DE LOS PROYECTOS Los Anticipos del Presupuesto: Los desembolsos se solicitarán para cada fase del proyecto y en el tiempo que corresponda a la misma. El primer desembolso corresponderá al 50% del monto del presupuesto en la etapa en ejecución destinado a los gastos operativos del proyecto (materiales y suministros, servicios no personales). El segundo desembolso corresponderá al 50% del presupuesto de gastos aprobado. En los casos debidamente justificados y cuando el monto no sea mayor a Bolívares 5000,00, podrá entregarse el total de los recursos aprobados del proyecto. El responsable de la ejecución de los recursos financieros del proyecto es el tutor académico o la tutora académica Los Reintegros del Presupuesto: Se solicita en comunicación escrita por parte del tutor donde remite a la subunidad dicha solicitud con el soporte administrativo para tal fin (facturas).

Formato de Solicitud de Anticipo y Reintegro de Proyecto

Factura Comprobante de pago único aceptado como soporte administrativo en la rendición de anticipo y reintegro de los proyectos de Servicio Comunitario. Deben ser solicitadas a nombre de: Universidad Central de Venezuela. Rif. G-20000062-7 Dirección Fiscal: Ciudad Universitaria Facturas de empresas registradas en el SENIAT

Factura Las facturas correspondientes a materiales y suministros, contratación de servicios no personales y recursos humanos, únicamente se tramitarán si están ajustadas a las normas vigentes establecidas por el SENIAT, y de acuerdo a los criterios de la Facultad: Tener impreso el número de control y número de factura. Tener el nombre de la compañía, dirección fiscal, RIF. Sin ningún tipo de enmendaduras, borrones, sucias ni rotas. Elaboradas por una imprenta autorizada y cuidar que la información registrada sea nítida y legible. Tener el sello de recepción de mercancía de la Subunidad de Servicio Comunitario de la Escuela, con los datos por el tutor o tutora académica del proyecto. La fecha debe ser igual a la recepción de mercancía, pegadas en hojas en blanco bien distribuidas y visibles y presentadas en sobres Manila cerrados (todo ello para evitar el extravío de alguna de las facturas)

Procedimientos Administrativos La Rendición de Gastos: La realiza el Tutor Académico de cada proyecto donde envía comunicación escrita a la Subunidad de la escuela de origen, en la cual entrega en comunicación escrita en carpeta marrón todas las facturas con el correspondiente sello de recepción de mercancía en su parte posterior, relacionando todas las facturas. Las facturas deberán cumplir con las Providencias Administrativas establecidas por el SENIAT. Deben soportar el monto otorgado en el anticipo vaciando esta información según el Manual Explicativo en el Formato de Rendición de Gastos. Se remite esta información a la Unidad de Servicio Comunitario para revisión y verificación.

Formato de Rendición de Gastos del Proyecto

INSTRUCTIVO DE AYUDAS ESTUDIANTILES Y PROFESORALES Lineamientos del otorgamiento de ayudas estudiantiles y profesorales Las ayudas serán empleadas para cubrir gastos inherentes de manera exclusiva a las actividades definidas y señaladas en el proyecto de Servicio Comunitario avalado por la Unidad. La ayuda se otorgará una vez para todo el proyecto. Las ayudas comprenden: Gastos de alimentación. Gastos de transporte terrestre e interurbano. Gastos de pernota en los casos que lo amerite la ejecución del proyecto.

INSTRUCTIVO DE AYUDAS ESTUDIANTILES Y PROFESORALES El cálculo del porcentaje en la ayuda será en unidades tributarias (UT). Se elaboró una tabla con la distribución geográfica del Territorio Nacional en 4 zonas (A, B, C, D) en las cuales se ubican los diversos proyectos. En el caso de proyectos ubicados en la Ciudad Universitaria de Caracas, Jardín Botánico, Zona Rental y los Estadios NO corresponde ayuda estudiantil o profesoral.

DISTRIBUCIÓN DE ZONAS ZONA “A" Estados: Bolívar, Barinas, Táchira, Zulia, Nueva Esparta, Sucre, Monagas, Delta Amacuro, Amazonas, Portuguesa, Apure, Falcón y Cojedes. ZONA “B” Estados: Carabobo, Aragua, Anzoátegui, Yaracuy, Lara y Guárico. ZONA “C” Estados: Vargas y Miranda (Barlovento, Cúa y Ocumare del Tuy). ZONA “D” Estados: Distrito Capital y Miranda (Guarenas, Guatire y Los Teques).

MONTO POR ZONA ESTUDIANTES ZONA “A" Monto estipulado de 4.5 UT para cubrir los gastos de alimentación (desayuno, almuerzo, cena), transporte terrestre e interurbano, pernota. El monto se calcula para gastos diarios y no puede exceder el total a asignar de 36 UT. ZONA “B” Monto único de 18 UT, para cubrir gastos de alimentación, transporte ida y vuelta. ZONA “C” Monto único de 12 UT para la ejecución de todo el proyecto. ZONA “D” Monto único de 6.5 UT para la ejecución de todo el proyecto.

MONTO POR ZONA PROFESORES ZONA “A" Monto estipulado de 4.5 UT para cubrir los gastos de alimentación (desayuno, almuerzo, cena), transporte terrestre e interurbano, pernota. El monto se calcula para gastos diarios y no puede exceder el total a asignar de 36 UT. ZONA “B” Monto único de 9 UT, para cubrir gastos de alimentación, transporte ida y vuelta, para la tutoría en campo del proyecto ZONA “C” Monto único de 6 UT para cubrir gastos de alimentación, transporte ida y vuelta, para la tutoría en campo del proyecto. ZONA “D” Monto único de 3.5 UT para cubrir gastos de alimentación, transporte ida y vuelta, para la tutoría en campo del proyecto.

MONTO ACTUALES PARA AYUDAS ESTUDIANTILES Y PROFESORES ZONA “A” ESTUDIANTES Bs. 342,00 DIARIOS PROFESORES NO EXCEDER A 2500,00 Bs. ZONA “B” Bs. 1.368,00 Bs. 684,00 ZONA “C” Bs. 912,00 Bs. 456,00 ZONA “D” Bs. 494,00 Bs. 266,00 Unidad Tributaria de 76,00 Bs.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Solicitud de Ayuda Estudiantil: Requisitos: Estar inscrito en algún proyecto aprobado por la Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario. Llenar el Formato de solicitud de Ayuda Estudiantil de Servicio Comunitario. Fotocopia de la Cédula de Identidad. Fotocopia del Carnet Universitario y/o Constancia. Referencia Bancaria, la cual contendrá los 20 dígitos de la Cuenta Bancaria o comprobante de copia de cheque (aquellos estudiantes que posean una en cualquier entidad bancaria). Número telefónico. Recibo. Copia del Cuadro de Presupuesto del Proyecto.

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Solicitud de Ayuda Profesoral: Requisitos: Llenar el Formato de solicitud de Ayuda Profesoral de Servicio Comunitario. Fotocopia de la Cédula de Identidad. Fotocopia del Carnet Universitario. Referencia Bancaria, la cual contendrá los 20 dígitos de la cuenta, (aquellos profesores que posean una en cualquier entidad bancaria). Número telefónico. Cronograma de Actividad a realizar en relación a la supervisión de los estudiantes en la aplicación del proyecto. Recibo Copia del Cuadro de Presupuesto del Proyecto.

FORMATOS DE SOLICITUD DE AYUDA ESTUDIANTIL Y PROFESORAL

RECIBO RECIBO POR Bs. 494,00 RECIBI CONFORME, Br. MARGARITA PEREZ   HE RECIBIDO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA, LA CANTIDAD DE CUATROCIENTOS NOVENTA Y CUATRO BOLIVARES CON CINCUENTA CTS. (Bs. 494.00) POR CONCEPTO DE AYUDA ESTUDIANTIL PARA LA EJECUCION DEL PROYECTO MACRO UCV EN LA COMUNIDAD DE CHACAO, CARACAS. RECIBI CONFORME, Br. MARGARITA PEREZ C.I 13.526.598 ESCUELA DE ANTROPOLOGIA TELEFONO: 0413333333 CUENTA BANCARIA Nº 0105-2305-0525-0256-2356, BANCO MERCANTIL CUENTA CORRIENTE RECIBO POR Bs. 266,00 HE RECIBIDO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA, LA CANTIDAD DE DOSCIENTOS SESENTA Y SEIS BOLIVARES CON CERO CTS. (Bs. 266,00) POR CONCEPTO DE AYUDA PROFESORAL PARA LAS TUTORIAS DE LA EJECUCION DEL PROYECTO RESCATE DEL ARTE RUPESTRE COMO IDENTIDAD HISTORICA DE LA COMUNIDAD COROMOTO (ETNIA JIWI) PUERTO AYACUCHO. RECIBI CONFORME,   PROF. ELIESER RIVERO C.I 18.054.009 ESCUELA DE ANTROPOLOGIA TELEFONO: 0413333333 CUENTA BANCARIA Nº 0105-2305-0525-0256-2356, BANCO MERCANTIL CUENTA CORRIENTE

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Pasos de entrega de la ayuda estudiantil y profesoral Inscripción en el Proyecto por parte del estudiante en la Subunidad de cada escuela. Llenar el Formato de Solicitud de Ayuda Estudiantil o Profesoral El tutor redacta comunicación a la Subunidad SC, solicitando dichas ayudas. La Subunidad revisa y remite con oficio a la Unidad para la ejecución de la misma. Evaluación de disponibilidad presupuestaria si actualizaron (según el presupuesto estimado en dicho proyecto para el año 2011) Se elabora la solicitud de cheque al Departamento de Presupuesto de FaCES. Se envia al Departamento de Tesorería y Caja para la elaboración de cheque y transferencia. Se retira cheque en la oficina de Tesorería y Caja, piso 8 FaCES.

Datos importantes: Se establece un máximo de 18 estudiantes inscritos por cada tutor académico, a fin de garantizar un acompañamiento de las actividades del proyecto con criterios de calidad y eficiencia. Al finalizar las 120 horas académicas mínimas por estudiante establecidas en la Ley, éste presenta un informe final individual de ejecución del servicio comunitario, de acuerdo al formato diseñado para tal fin (Planilla IV: informe final del estudiante). El estudiante entrega el informe final individual al tutor académico en un lapso no mayor a treinta (30) días continuos contados a partir de la finalización de su dedicación en el proyecto. Si el estudiante culmina el servicio comunitario al inicio o durante un período vacacional, el tiempo establecido se comienza a contar a partir de la fecha de reinicio de actividades administrativas en la respectiva Escuela. Si el estudiante no consigna el informe en el lapso establecido no aprueba el Servicio Comunitario.

Datos importantes: El tutor académico revisa el informe final del estudiante en un lapso no mayor a los quince (15) días continuos, contados a partir de la fecha de entrega. La subunidad revisa el informe final del estudiante consignado por el tutor académico en un lapso no mayor a cinco (5) días hábiles. Si no tiene observaciones informa al tutor y este informa al estudiante de la aprobación del servicio comunitario. La Subunidad de Servicio Comunitario de la Escuela e Instituto remite en formato digital la lista de estudiantes que aprobaron los proyectos de servicio comunitario a la oficina de Control de Estudios de la Escuela correspondiente y a la Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario de la Facultad. La oficina de Control de Estudios de la Escuela elabora las actas de culminación de servicio comunitario, que deberá ser firmada por el tutor académico y la coordinación de la Subunidad de Servicio Comunitario de la Escuela e Instituto

Datos importantes: La Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario de la Facultad remite a cada Subunidad de Servicio Comunitario de Escuela, la lista de estudiantes que culminaron el servicio comunitario en otra Escuela de la Facultad o en otra Dependencia de la Universidad. Las Subunidades de Servicio Comunitario de las Escuelas remiten a Control de Estudios de la Escuela, la lista de estudiantes que culminaron el servicio comunitario en otra Escuela de la Facultad o en otra dependencia de la Universidad. La oficina de Control de Estudios de la Escuela elabora las actas de estudiantes que culminaron el Servicio Comunitario en otra dependencia, que deberán ser firmada por la Subunidad de la Escuela. La Unidad de Planificación y Seguimiento de Servicio Comunitario de la Facultad elabora constancias de culminación de servicio comunitario a estudiantes de otras dependencias de la Universidad que participaron en proyectos de la Facultad.

Otros puntos… Los estudiantes deben solicitarle al Tutor Académico del proyecto, la entrega de la franela (tallas S, M, L, XL) y gorra que los identifica como miembros de la comunidad universitaria adscritos a FaCES en las diversas comunidades. El estudiante que por alguna razón renuncia al beneficio de la ayuda estudiantil deberá remitir comunicación por escrito a la subunidad de origen.

GRACIAS