DIAMANTE ACADÉMICO MANUAL CONTROL DE ASISTENCIA MENÚ

MENÚ SALIR 1. INTRODUCCIÓN 2. PANTALLA DE INICIO 3. NUEVA OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA 4. BUSCAR OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA 5. EDITAR OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA 6. ELIMINAR OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA 7. IMPRIMIR OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA SALIR

1. INTRODUCCIÓN El objeto de este manual consiste en la explicación paso a paso de cómo se maneja el programa de asistencia. Cada institución cuenta con personal encargado de registrar diariamente los eventos de los estudiantes y profesores, tales como asistencia, retardos, faltas al uniforme, permisos especiales, cambios de ruta y salidas anticipadas, cuyo registro se realiza en este programa. MENÚ

2. PANTALLA DE INICIO En esta pantalla usted encontrará las principales opciones para realizar una observación de asistencia. Para que aparezca la lista de alumnos, de click en el botón Para que aparezca la lista de empleados, de click en el botón MENÚ

3. NUEVA OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA Lo primero que usted debe hacer es escoger el curso en el que se encuentra el estudiante. Seguidamente, debe escoger al estudiante al que desea hacer la observación de asistencia. Para esto, debe dar click en el botón , que se encuentra al lado del nombre del estudiante. Al escoger el curso, aparecen en la lista solamente los estudiantes que hacen parte de él. SIGUIENTE MENÚ

Una vez seleccionado el estudiante, dé click en el botón para crear la observación de asistencia. A continuación aparecerá una pantalla que contiene un calendario, dos cuadros para escoger opciones y uno para escribir observaciones manualmente. ANTERIOR SIGUIENTE MENÚ

Seleccione el tipo de observación, la fecha, la hora, y el motivo por el cual se cometió la inasistencia. Para la opción “Ausencias” aparecen dos casillas “fecha”, ya que allí es donde se coloca el número de días que dure el permiso, o la incapacidad, en caso de haberla. ANTERIOR SIGUIENTE MENÚ

Todas las opciones de la casilla TIPO tienen la misma pantalla al ser escogidas, excepto la opción “Uniformes”. Para este caso, aparece una pantalla distinta, la cual se muestra a continuación. Una vez hecha la observación, dé click en el botón Si desea salir sin guardar cambios, dé click en el botón ANTERIOR MENÚ

4. BUSCAR OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA Para buscar la observación de asistencia de algún estudiante, dé click en el botón ……… Se puede realizar la búsqueda por nombres o apellidos, o por letras o sílabas que contengan. De nuevo dé click en el botón …….… y aparecerá el estudiante o los estudiantes que sean coincidentes con su búsqueda. MENÚ

5. EDITAR OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA Cuando un estudiante tiene una observación y usted desea editarla, dé click en el botón . que se encuentra al lado del nombre del estudiante. A continuación usted verá una pantalla con las observaciones que tiene el estudiante, e igualmente debe dar click en el botón , el cual aparece ahora al lado de la observación. SIGUIENTE MENÚ

En esta pantalla usted podrá ver la observación más detalladamente Para editar esta observación, haga click en … De la misma manera que al crear una observación de asistencia, se habilitarán las casillas de tipo de observación, hora, fecha y motivo de la inasistencia. Una vez haya terminado, de click en el botón …. Si desea salir sin guardar cambios, de click en el botón …. ANTERIOR MENÚ

6. ELIMINAR OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA Eliminar una observación de asistencia es similar a la opción de editarla. Cuando un estudiante tiene una observación y usted desea eliminarla, dé click en el botón que se encuentra al lado del nombre del estudiante. A continuación usted verá una pantalla con las observaciones que tiene el estudiante, e igualmente debe dar click en el botón , el cual aparece ahora al lado de la observación. SIGUIENTE MENÚ

En esta pantalla usted podrá ver la observación más detalladamente Para eliminar la observación, dé click en el botón … Para Salir sin guardar cambios, dé click en el botón … ANTERIOR MENÚ

7. IMPRIMIR OBSERVACIÓN DE ASISTENCIA Existen dos formas de impresión de los reportes u observaciones de asistencia, dependiendo de si se quiere imprimir individualmente, o de forma masiva. Para imprimir una observación de asistencia individual, lo que usted debe hacer es seleccionar al estudiante, dando click en el botón .... Aparecerá en la pantalla la observación y dos íconos a su lado derecho, los cuales son .… y ... Dé click en el botón .. para imprimir la observación. Seguidamente se abrirá* un archivo PDF, como el que se muestra en la siguiente diapositiva. * En algunos casos, el navegador pide una autorización para realizar esta acción. SIGUIENTE MENÚ

FORMATO DE PERMISO Una vez abierto el documento, se realiza el proceso de impresión de documentos con normalidad. La impresión del reporte individual también se puede realizar a través de la opción de impresión masiva. Para utilizar esta opción, dé click en el botón …….... de la pantalla principal del programa. En la siguiente diapositiva se muestra la pantalla de impresión masiva. ANTERIOR SIGUIENTE MENÚ

Los reportes pueden imprimirse masivamente de acuerdo a su tipo (Ausencias, Retardos, Permisos, etc.), y a su vez por criterios de búsqueda como Rutas, Curso y Apellidos. En la pantalla aparecen al lado izquierdo los tipos de reportes y en el centro los criterios de búsqueda y la fecha. Los calendarios varían de acuerdo a algunos tipos de reporte, como se explica a continuación. ANTERIOR SIGUIENTE MENÚ

Para el caso de las autorizaciones de salida y los reportes individuales, aparece un calendario solamente. Para el caso de las ausencias, retardos, permisos y permisos especiales y faltas al uniforme, aparecen dos calendarios. ANTERIOR SIGUIENTE MENÚ

Para imprimir, se debe escoger el tipo de reporte y el criterio de búsqueda. En este ejemplo, el criterio escogido fue “curso”. Puede realizar la impresión de los reportes de varios cursos haciendo click en ellos al tiempo que se presiona la tecla Ctrl. Una vez hecho esto, dé click en el botón ….…. . Como en la opción de impresión de reportes individuales, se abrirá* un documento PDF, y a partir de ahí se debe realizar el proceso de impresión de documentos con normalidad. En la siguiente diapositiva se muestra un formato de permiso en documento PDF * En algunos casos, el navegador pide una autorización para realizar esta acción. ANTERIOR SIGUIENTE MENÚ

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