PLANILLA GIA – Aplicación Web - Fecha: Diciembre 2008 Subdirección / Dirección: DSI 1

¿Qué es Planilla GIA Web? Es un sistema que busca facilitarle a YPF capturar información estadística de accidentología que son solicitadas a las contratistas en forma mensual. Esta información es cargada por las contratistas, para cada uno de los servicios que estas prestan en las distintas Unidades Económicas, en planillas llamadas GIA (Gestión de Información de Accidentes). Dicha carga se realiza a mes vencido. De la misma manera en que las contratistas reportan esta información estadística, los coordinadores de seguridad de cada Unidad Económica deben ingresar los datos de accidentología del personal propio de su Unidad Económica. Una vez que las contratistas y los coordinadores de seguridad cargan los datos solicitados, se hace una consolidación de estos datos a nivel Unidad Económica y posteriormente a nivel Unidad de Negocios, para poder obtener un gráfico de cuadrantes que permita visualizar la tendencia que se va teniendo en materia de accidentología en los distintos niveles de la compañía. 2

Entornos de la Aplicación … Esta aplicación contará con dos ambientes, uno que será accedido a través de Internet, al que le llamaremos Extranet, para que las contratistas puedan cargar sus datos desde sus oficinas. Y otro que sólo podrá ser accedido a través de la Intranet que posee YPF, para reportar los datos del personal propio y realizar la gestión de las Planillas GIAs. http:// ….. http://planillagia.ypf.com.ar/planillagiaextranet 3

Consideraciones para la gestión de las Planillas GIAs En la aplicación “Planilla GIA” existirán usuarios que cumplan diferentes roles funcionales para colaborar en la gestión y capturar de información estadística sobre accidentología. Estos roles son … Contratista Cargar Planilla GIA para los contratos que posee en las distintas Unidades Económicas. Coordinador Seguridad Unidad Económica Consultar planillas GIA de los servicios que prestan las contratista en la UE. Consolidar datos de las distintas planillas cargadas en una única planilla para la UE. Consolidar los datos de las distintas planillas en una única planilla. Y subir este archivo a la aplicación. Verificar datos cargados en las planillas de las contratistas para aprobarlos o rechazarlos. Coordinador Seguridad Unidad Negocio Consultar planillas GIA de los servicios que prestan las contratista en las UE. Consultar planillas GIA consolidadas de las Unidades Económicas. Consolidar datos de las distintas planillas GIA de las UE en una única planilla para la UN. Y posteriormente subir este archivo a la aplicación. Staff Técnico Consultar todas las planillas GIA cargadas en el sistema.

Administración de Usuarios… Los usuarios externos son aquellos que accederán desde la extranet a la aplicación para cargar los datos de su contratista. Por tal motivo es necesaria la parametrización de usuarios para trabajar con este ambiente. Esta parametrización consistes, básicamente en realizar las altas, bajas y modificaciones de los usuarios externos. Estas personas son los representantes que las contratistas designan para puedan cargar sus datos de accidentología (laboral e industrial) una vez al mes.

Usuarios Externos… permisos Los PERMISOS que se han definido para la gestión de esta aplicación para una contratista son los siguientes… Consultar Planillas Permitirá realizar consultas a planillas cargadas, ÚNICAMENTE de aquellas planillas asociadas a la jerarquía organizacional sobre las que se tiene permiso. Cargar Planillas Contratistas Permitirá realizar la carga de los datos de accidentología laboral e industrial de las empresas contratistas.

FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN Pantalla Inicial de la aplicación, consultar Planillas Ciclo de vida de una Planilla Administración de Planillas: Carga de una Planilla Enviar, Aprobar o Rechazar una Planilla Gestión de alertas(mail) generados por eventos 7

Ingreso a la aplicación  Validación de acceso… Cuando se accede a la aplicación desde el sitio Extranet, la aplicación solicitará su login de acceso. En caso de que el usuario que se está logueando no se dado de alta en la aplicación o no posea el permiso mínimo(Consulta de planillas) para acceder a la misma o la contratista a la que representa se encuentre inactiva. Se le mostrará un mensaje indicándole lo sucedido, no permitiéndole acceder a la aplicación… Una vez validado el acceso, la aplicación mostrará el usuario logueado un listado de Planilla GIAs, que se encuentran asociadas a una o más jerarquía sobre las cuales tiene permisos. Para el caso de que el usuario sea externo, además acotará este listado a mostrar sólo las planillas correspondientes a su empresa.

Ingreso a la aplicación  Pantalla inicial … Ejemplo Pantalla Inicial …que se muestra a los usuarios externos Filtros para acotar la consulta Grilla con el listado de Planillas GIAs El usuario podrá acotar la consulta, o buscar una o más planillas seleccionando de los filtros la información deseada. ¿Cómo acceder a una planilla del listado? Cuando el usuario logeado presiona sobre alguna de las filas de la grilla que contiene el listado de planillas, el sistema carga en pantalla la planilla que fue seleccionada, de esta manera es como se puede acceder a una planilla GIA específica. Podrás Identificar claramente la planilla que fue seleccionada porque la aplicación nuestra sobre la zona superior izquierda de la pantalla el siguiente detalle: Nombre de la empresa –> Jerarquía –> Servicio –> Año, localizado. Volver

Una Planilla GIA, posee diversos estado durante su ciclo de vida… Planilla GIA, su ciclo de vida Una Planilla GIA, posee diversos estado durante su ciclo de vida… Usuario Administrador de Planillas Crea ESTADO PENDIENTE Usuario Carga de Planillas PP  YPF Usuario Carga de Planillas PC Contratista ESTADO EN EDICIÓN Usuario Aprobador Carga Datos ESTADO EN EDICIÓN  ENVIADA No OK OK ESTADO APROBADA A Corregir Datos A Consolidar ESTADO RECHAZADA Volver

Planilla GIA: cargar datos en una planilla… Una vez que la Planilla GIA fue creada, los usuarios podrán cargar datos en ella Usuario Administrador de Planillas Crea ESTADO PENDIENTE Usuario Carga de Planillas PC Contratista Carga Datos ESTADO EN EDICIÓN  ENVIADA Para acceder a una Planilla GIA para consultar o cargar datos…el usuario deberá hacer clic sobre la Planilla deseada que se encuentra en la grilla. Y a continuación el sistema mostrará al usuario la siguiente pantalla…

Planilla GIA: cargar datos en una planilla… ¿Cómo carga los datos sobre una Planilla GIA? La aplicación muestra una pantalla organizada con dos solapas. Una es la que se utilizará para la carga de datos sobre accidentología laboral y la otra para cargar los datos sobre accidentología industrial. Sólo basta con hacer clic sobre la solapa deseada para que el sistema habilite la grilla y los casilleros correspondientes al mes vencido o a los casilleros de aquellos meses que aún no han sido aprobados. Cuando se haya seleccionado la Solapa de “Accidentes Laborales”, el sistema mostrará una grilla con los siguientes encabezados, los cuales harán referencia a los datos que el usuario deberá completar. Cuando se haya seleccionado la Solapa de “Accidentes Industriales”, el sistema mostrará una grilla con los siguientes encabezados. Solapa para registrar los Accidentes Laborales Solapa para registrar los Accidentes Industriales

Planilla GIA: cargar datos en una planilla… Importante… Sólo se pueden cargar valores numéricos positivos incluyendo el cero, sobre los casilleros de una Planilla GIA. Los casilleros que tienen asociados valores de Totales (referenciado a columnas de ambas pestañas) son calculados automáticamente por el sistema, es por eso que No son Editables. Los casilleros que hacen referencia a los indicadores de accidentabilidad laboral de cada mes (filas enero…fila diciembre) son calculados automáticamente por el sistema, es por eso que NO son Editables. Estas columnas sólo aparecen en la pestaña de accidentes laborales. Los casilleros (de la fila Total) son calculados automáticamente por el sistema, es por eso que NO son Editables. Columna En Gama: Sobre esta columna las contratistas no podrán cargar datos. Estos datos se administran por el personal propio de YPF, básicamente los responsables de su contrato.A mondo informativo aquí se detalla información que relaciona esta aplicación con la aplicación GAMA, aplicación ésta utiliza para reportar y realizar el seguimiento de los sucesos o eventos relacionados con los accidentes/incidentes ocurridos en la compañía.Las contratistas solo podrán ver esta información pasando el mouse sobre el botón referenciado, claro está sólo si existe algún dato cargado (Suceso en Gama). Cuando el usuario pase el mouse sobre este botón griseado, el sistema mostrará asociado al botón un tool tip que detalla el listado de números de sucesos que se encuentran asociados con los accidentes reportados. Recuerde… Cuando se le solicita al sistema que grabe los datos, sólo ejecutará ésta acción resguardando estos datos en la Base de Datos, NO cambiará el estado de la planilla. Sólo cambiará de estado cuando usted haya pulsado el botón enviar Una vez que fueron cargados los correspondientes valores mensuales, para que el sistema resguarde estos datos se debe pulsar el botón. Posteriormente, sobre un cuadro de diálogo, se le mostrará al usuario el siguiente mensaje informativo, comunicándole los resultados de la operación. Volver

Planilla GIA: enviar, aprobar o rechazar una planilla… Cuando han sido cargados los datos de una planilla, la misma es enviada para ser aprobada o rechazada … Usuario Administrador de Planillas Crea ESTADO PENDIENTE Usuario Carga de Planillas PP YPF Usuario Carga de Planillas PC Contratista ESTADO EN EDICIÓN Usuario Aprobador Carga Datos ESTADO EN EDICIÓN  ENVIADA No OK OK ESTADO APROBADA A Corregir Datos A Consolidar ESTADO RECHAZADA

Desde aquí también se podrán realizar las siguientes acciones… Planilla GIA: enviar una planilla para que sea aprobada ¿Cómo se comporta la pantalla de carga de una Planilla GIA según los permisos del usuario logueado y el estado de la misma? La pantalla de carga de datos de una Planilla GIA presenta diferente comportamiento según los permisos que el usuario logueado posee sobre la aplicación. Si el usuario posee sólo permiso para consultar los datos y la planilla posee cualquier estado, la aplicación mostrará los formularios para la carga de accidentes laborales, accidentes industriales en modo de No Edición. Y sólo se encontrará habilitado los botones de Si el usuario posee permiso para cargar datos y la planilla posee un estado distinto a aprobada, la aplicación mostrará los formularios para la carga de accidentes laborales, accidentes industriales en modo de No Edición los casilleros que corresponden a los meses que se encuentran aprobados y en modo de Edición los casilleros correspondiente al mes vencido (siempre y cuando no se encuentren aprobados), o aquellos meses anteriores al mes vencido cuyo estados se encuentran en edición. Los botones que se encontrarán habilitados para esta ocasión son: Si el usuario posee permiso para cargar datos y la planilla posee el estado aprobada, la aplicación mostrará los formularios para la carga de accidentes laborales, accidentes industriales en modo de No Edición y los botones habilitados son: Desde aquí también se podrán realizar las siguientes acciones… Enviar los datos de una planilla, para que sean validados y aprobados o rechazados. Imprimir los datos correspondientes a la solapa que se encuentra activa. Volver a la pantalla anterior “Listado de Planillas GIA”. Recuerde… Cuando se pulsado el botón Enviar , el sistema comunica vía mail, al responsable de su contrato en YPF que usted ha enviado la Planilla GIA, para que sea aprobada o rechazada. Volver

Gestión de mensajes a los usuarios… Con la finalidad de mantener la comunicación entre los actores de la aplicación, la misma posee un gestor de mensajes, que permite comunicar eventos importantes colaborando de esta forma al logro de una gestión óptima del sistema. Los eventos que han sido definidos para que el sistema ante esta ocurrencia dispare un mail son: Comunicar que ha sido dado de alta el usuario externo representante de una Contratista, quien será el responsable de reportar los datos en la Planilla GIA… Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido enviada para su aprobación o rechazo… Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido rechaza, y deberá volver a cargar los datos de forma correcta… Volver

Alta de usuario externo y reestablecimiento de contraseñas Gestión de mensajes a los usuarios Alta de usuario externo y reestablecimiento de contraseñas Comunicar que ha sido dado de alta el usuario externo representante de una Contratista, quien será el responsable de reportar los datos en la Planilla GIA… Cada vez que un nuevo usuario externo es dado de ata en la aplicación, el sistema envía un mail a la casilla que fue declarada cuando se le dió de alta a este usuario. Entregándole la siguiente información Nombre de usuario para la aplicación Contraseña de acceso a la aplicación Para: figura la casilla de correo del usuario que fue dado de alta, el destinatario. CC: casillas de correo de los usuarios externos que se encuentran asignados a la misma contratista. Y …un mail con un formato parecido será e que la aplicación envíe al usuario externo cada vez que haya soicitado reestabecer su contraseña.

Gestión de mensajes a los usuarios Envios y Rechazos de Planillas Comunicar que la Planilla GIA de una determinada contratista ha sido enviada para su aprobación o rechazo… Cada vez que un usuario externo ha decidido que la planilla está en condiciones de ser entregada, envía la misma a los responsables de YPF para que la aprueben o rechacen. Ante este evento, el sistema envía un mail (a usuarios internos y externos) comunicando la siguiente información… Nombre de la contratista asociada a la planilla que se está enviando Nombre del Servicio, año y jerarquía a la que se encuentra asociada la planilla que se está enviando Un link para acceder directamente a la planilla en cuestión. Si el se envía a los usuarios internos (INTRANET YPF) Si el se envía a los usuarios externos (EXTRANET) La lista de destinatarios de este mail es = a todos los usuarios internos que poseen el permiso para aprobar planillas sobre el mismo nivel jeráquico (o nivel superior) al que se encuentra asociada la planilla. El este Link direcciona al sitio Intranet La lista de destinatarios de este mail es = a todos los usuarios externos que pertenecen a la misma contratista y que poseen el permiso para cargar planillas sobre el mismo nivel jeráquico al que se encuentra asociada la planilla. El este Link direcciona al sitio Extranet, o cual para mostrarle esta planilla al usuario, la aplicación le solicitará que se logee Cuando se rechaza una planilla los mails que se envían son iguales a lo explicado. Lo único que cambia es el Asunto y el mensaje del contenido del mail, los cuales informan que la planilla ha sido rechazada

Para ver en detalle la funcionalidad del sistema puede acudir al manual de Usuario Manual de Usuario_Extranet.doc y/o acceder a la publicación de la aplicación Web en… Ambientes de PreProducción: EXTRANET http://sdbuetbweb11.la.gr.repsolypf.com/PlanillaGIAExtranet