Cómo preparar un informe sobre políticas efectivo Esta sesión cubrirá: 1. El objetivo de los resúmenes sobre políticas 2. Pasos para la preparación: determine su táctica 3. Sugerencias para el resumen 4. Manejo de las preguntas y respuestas Recuerde que como un experto presentador de material técnico y de ideas lo llamarán para que represente en mayor reto para usted, interpretar el mundo de la salud reproductiva a los legisladores Aprendiendo a hablar efectivamente desempeñando este papel de mediador, le ayudará a formar su visibilidad, obtener reconocimiento por su investigación y avanzar profesionalmente. Con suerte, también le permitirá desarrollar una estrategia para influir en las políticas. Los informes le ayudarán a: 1. Suministrar hechos pertinentes en una forma que una audiencia de gente muy ocupada pueda agarrar rápidamente 2. Entender su aplicación 3. Quizás, usarla como base para tomar decisiones importantes

El propósito: Un informe oral efectivo debe 1. Llamar la atención: Trate de conectar la decisión que se tomará a las preocupaciones/temas de los legisladores 2. Ganar interés: Explique cómo los resultados pueden arrojar una nueva luz, suministrar nueva información, o confirmar ciertas expectativas Existe una lista de prioridades en 6 pasos, la cual debe recordar cada vez que este preparando un resumen 1. Llamar la atención: - Usted quiere obtener la atención de quien le está escuchando y mantenerla todo el tiempo durante su presentación - Usted debe ser vivaz, animado y entusiasta 2. Consiga el interés: - Demuestre que el tema es relevante e importante para ellos. - Sea sensible con las necesidades de quien le escucha y explique la situación de comunicación desde el punto de vista de ellos y no desde el suyo - Ejemplo del PCSD

El propósito: Un informe oral efectivo debe 3. Crear entendimiento: Explique el programa y las implicaciones de las políticas 4. Conseguir aceptación: Construya con base a su credibilidad y persuasión 3. Establezca entendimiento: usted quiere - simplificar lo complejo - volver mundano lo esotérico - usar un lenguaje común - evitar el lenguaje técnico -si utiliza palabras técnicas, ofrezca la definición - use frases cortas y claras con verbos activos - use analogías y comparaciones para aclarar puntos - haga un control de los comentarios - pida aclaraciones - haga preguntas durante la presentación - usted no quiere perder a su audiencia 4. Obtenga aceptación - es importante persuadir - construya sobre aceptación, credibilidad y confianza

El propósito: Un informe oral efectivo debe 5. Ayudar a los legisladores a recordar: Use lenguaje claro, presente los puntos importantes, use visuales si es apropiado 6. Estimular la acción: Presente opciones y con persuasión explique porque su recomendación es la mejor opción 5. Ayudeles a recordar: - esto, en parte, es una función de los pasos de los que hablamos anteriormente - la gente también recuerda mucho más lo que vieron y oyeron, que lo que solamente oyeron; recuerde utilizar ejemplos visuales si es apropiado 6. Estimule la acción: - debe ser específico y posible - la acción que usted propone debe suplir las necesidades de ellos

Pasos de preparación: Determine su táctica Cuando esté preparando un resumen: analice su audiencia enuncie su objetivo determine cómo llegar a su audiencia* defina su mensaje principal y apoyelo practique 1. Analice su audiencia : - ¿Quiénes son ellos? - ¿Cuáles son sus antecedentes? - ¿Cuanta información ya tiene sobre el tema? - ¿Qué información están buscando? - ¿Cuáles son sus necesidades? 2. Enuncie su objetivo : - ¿Qué resultados espera de su presentación? - ¿Qué quiere que su audiencia conozca/haga como resultado de su presentación? 3. Defina su mensaje principal y apóyelo : - Enuncie el propósito de su informe en una frase sencilla - Este será su punto de enfoque - debe volver a presentarse durante su charla - Usted puede tener muchos materiales de apoyo, la guía para presentarlos debe ser su objetivo, el mensaje principal y las necesidades de su audiencia - Seleccione 3 puntos principales que apoyen su mensaje y enuncia cada uno con una frase sencilla -Termine su presentación con un sumario de los puntos principales que usted presentó e incluya unas conclusiones

Determine su táctica: Cuando su audiencia esté de acuerdo... Refuerce y fortalezca este acuerdo. Reconozca los argumentos de la oposición y presente evidencia para apoyar su posición. Presente razones sólidas para estar de acuerdo con su posición. Traiga un acuerdo (pasivo) a un nivel de compromiso activo.

Determine su táctica: Cuando su audiencia es neutral... Convenza a los legisladores de que esos puntos son de relevancia directa y que son importantes. Establezca la relevancia. Presente posibles soluciones e implicaciones. Demuestre porque cierta solución es la mejor opción.

Determine su táctica: Cuando su audiencia se opone... Esfuercese por hacer que los legisladores reconozcan los méritos de su posición y que reconsideren la suya propia. Establezca un sitio neutral. No se retracte de su posición. No permita que el legislador equipare su posición con un ataque personal.

Preparación para un informe oral: El discurso de 30 segundos Decida qué quiere lograr Haga un esquema de su discurso Cree una introducción apropiada Sea breve Mida su tiempo Sepa cuando parar de hablar Educación Salud Educación Tasa alarmante - Poco conocimiento - Comportamiento arriesgado, especialmente hombres - Bajo uso del condón Programas de educación Tasa reducida

Sugerencias para un informe oral: Organización Enuncie su mensaje principal tan pronto como pueda. Refuércelo a lo largo de la presentación. Repítalo en sus conclusiones. 1. Una oportunidad única/nuevos resultados sugieren que la educación puede tener un impacto 2. - Poco conocimiento - Comportamiento arriesgado - Bajo uso del condón 3. Conclusión: la educación ayudará a bajar el número de los casos de VIH

Sugerencias para un informe oral: Presentación Tenga como objetivos la credibilidad, la lógica y la persuasión: No lea el memorándum Evite utilizar demasiado lenguaje técnico Hable naturalmente y establezca contacto visual Esté preparado para las preguntas y respuestas

Cómo manejar las preguntas y respuestas Planee para ellas Anticipe las preguntas Aclare las preguntas No esté a la defensiva Alinee su respuesta con el mensaje principal Desarme las preguntas que vienen “cargadas” 1. Planee: pida que le hagan preguntas y tenga lista una transición entre las conclusiones y las preguntas y respuestas 2. Anticipe: ensaye en frente de sus colegas, piense que elementos se quedaron por fuera 3. Aclare: cerciorese de que entendió la pregunta Si es necesario, repítala, y pregunte si su interpretación es correcta Si usted no sabe, no diga mentiras, mejor diga que buscará la respuesta y que le llamará posteriormente 4. Defensivo: de la impresión de que a usted le gustan las preguntas y que aprecia la oportunidad de contestarlas - ejemplo de PSCD 5. Alinee la respuesta con el mensaje principal: no de la primera respuesta que le venga a la cabeza, mentalmente evalúe cómo puede contestar la pregunta para apoyar lo que usted ha dicho 6. Desarme: para un panel - la pregunta puede estar basada en una premisa falsa o una hipótesis irrelevante -sea decente- preguntele que por favor explique la pregunta y comparta la información

En conclusión... Piense en su audiencia Piense en su objetivo Enuncie su mensaje y refuércelo Preparese para las preguntas