REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO LA ENTREVISTA Responsable: Auditor líder, Equipo Auditor y Auditado AUDITORIA.

Presentación del tema: "REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO LA ENTREVISTA Responsable: Auditor líder, Equipo Auditor y Auditado AUDITORIA."— Transcripción de la presentación:

1 REALIZACION DE LA AUDITORIA DE CAMPO LA ENTREVISTA Responsable: Auditor líder, Equipo Auditor y Auditado AUDITORIA

2 H Conclusiones Resultados Vs Requisitos Implementación Mantenimiento Eficacia Mejora Continua ENTREVISTA Programa Plan Lista de verificación Personal PROCESO DE ENTREVISTA

3 H ELEMENTOS LA ESCUCHA LOS SILENCIOS LAS PREGUNTASEL LENGUAJE PROCESO DE ENTREVISTA

4 EL LENGUAJE: Claro. Sencillo. LA ESCUCHA: Desear entender. Se captan inflexiones, acentos.

5 H ESCUCHAR OBSERVAR ACTIVIDADES PREGUNTAR ANALIZAR REGISTRAR EVALUAR PROCESO DE ENTREVISTA

6 INSTRUMENTOS UTILIZADOS Para preparar la entrevista debe proveerse de: El cronograma de la empresa La matriz de responsabilidades de la empresa Los procedimientos del área a auditar. Leer detenidamente la información para definir: Las preguntas que se van a realizar a cada persona El horario y duración de cada entrevista La forma como es cruzada la información entre auditores. Hacer la carta de citación con la debida antelación y hacerla llegar a cada entrevistado.

7 INSTRUMENTOS UTILIZADOS Durante la entrevista: Plena identificación del objetivo y las reglas de la auditoria. Haga la pregunta. Si la persona no entiende vuelva a repetir la pregunta en forma mas exacta con relación a su trabajo. Escuche en forma atenta sus respuestas Exija soportes, evidencias objetivas a todo lo que la persona diga. Confirme con evidencias lo que esta diciendo. Solo si es demasiado evidente, puede diligenciar una no conformidad delante de la persona. Si tiene capacidad ejecutiva, puede ser diligenciada directamente por el entrevistado.

8 H ARQUITECTURA DE LAS PREGUNTAS PARA PROCESOS PREGUNTA ESPECIFICA PREGUNTA DE ENTREVISTA PREGUNTAS AUXILIARES ¿COMO LO PLANIFICA? ¿COMO LO IMPLEMENTA? ¿COMO LO MIDE? ¿COMO RETROALIMENTA? Describa el proceso de…? Como ha establecido los Controles para…? Muéstreme el acta de divulgación? Como evidencia la ejecucion del proceso Permítame los registros de.. COMO FUNCIONA EL PROCESO DE…? PROCESO DE ENTREVISTA

9 TIPO DE PREGUNTAS DE INTRODCCION INDAGATORIAS INMEDIATAS DE SEGUIMIENTO DE ESPECIFICACION INDIRECTAS DE ESTRUCTURACIONDE INTERPRETACION LOS SILENCIOS TONTAS ALTERNATIVAS PROCESO DE ENTREVISTA

10 H PREGUNTAS ESPECIFICAS DUEÑOS DE LOS PROCESOS REPRESENTANTE DE LA DIRECCION PARA LA DIRECCION PROCESO DE ENTREVISTA

11 TECNICAS PARA LA FORMULACION DE PREGUNTAS Preguntas abiertas: para cuando queremos abrir un tema, para sondear conocimientos previos, para profundizar un tema o aclararlo. Preguntas cerradas: se formulan cuando conocemos las probabilidades de respuesta y deseamos que el entrevistado elija una de ellas. Cerradas dicotomas: Solo hay dos posibles repuestas. Pueden generar rechazo si el auditado recibe presión. Cerradas bipolares: Sirven para calificar o descalificar la importancia de un atributo o una variable. Cerradas unipolares: Complementan a las bipolares y se utilizan para determinar el grado de importancia que el auditado le da a un atributo. De respuestas múltiples: se utilizan cuando el auditado debe tomar una decisión pero no conoce muy bien las opciones de respuesta, en este caso el auditor le proporciona las posibles respuestas para decisión.

12 FORMA GENERAL DEL PREGUNTAR PREGUNTAS NO DIRIGIDAS a. Indagatorias Donde establece la metodología para..? Por qué emplea este indicador para medir el proceso..? Que otros indicadores podría tener? Cómo puede asegurar que el proceso es estable..? b. DE SUPOSICION Cómo es el desarrollo de..? Cómo se procede cuando..? Cómo definiría..? Cómo podría mostrar..? Cómo lograría..? Cómo expresaría..? Cómo describiría…? Cómo entendería..?

13 FORMA GENERAL DELPREGUNTAR PREGUNTAS NO DIRIGIDAS c. DE INTRODUCCION Por favor describa el proceso de..? Recuerda alguna ocasión en que el proceso..? Es tan gentil y describe esa parte del proceso con más detalles.? d. DE SEGUIMIENTO … Y entonces qué pasó..? Por favor muéstreme los registros del proceso de…? Qué pasa con el registro del dia ….? e. INDAGATORIAS Por favor detalle mas..? Muéstreme algo más sobre esa actividad del proceso Supongamos que yo soy un cliente, cómo procedería si? f. DE ESPECIFICACION Cuáles son los límites de ese proceso..? Que haría Usted si el proceso..? Cómo reaccionaría si..?

14 FORMA GENERAL DELPREGUNTAR PREGUNTAS NO DIRIGIDAS G. INMEDIATAS Alguna vez le ha tocado…? Cuándo usted dice que maneja la técnica de…, esta usted calificado cómo..? H. DE ESTRUCTURACION Ahora me gustaría ver..? Que haría Usted si..? Cómo reaccionaría si…? I. INDIRECTAS Cómo cree usted que se evidencia la toma de conciencia en su proceso J. DE INTERPRETACION Entonces lo que usted quiere decir es…? O sea que Usted piensa que la razón de la falta de coherencia en el proceso es..? K. SILENCIOSAS Bueno aprovechemos para mirar el registro de… L. ALTERNATIVAS Bueno tiene o no tiene el registro de… M. ATONTAS Para qué asegura ese proceso…?

15 BLOQUEOS DE LA COMUNICACION H IMPACIENCIA ACTITUDES MIRADA GESTOS MOVIMIENTOS DESCONFIANZA DOMINIOS DE SI MISMO Y DE LA AUTORIDAD PROCESO DE ENTREVISTA

16 H ACTITUD DEL AUDITOR Ser cortes GuiarAgradecer Preguntar Ser amable y profesional Escuchar cuidadosamente Solicitar explicaciones PROCESO DE ENTREVISTA