Soluciones Tecnológicas para Procesos Financieros y Administración Inteligente de Documentos Digitalizados

2 3. ProDoc y los flujos de operación 1. ¿ Para que es ProDoc ? 2. Plataforma tecnológica 4. Beneficios 5. Requerimientos de Hw & Sw 6. ¿ Por que ProDoc ? 10. Resumen Agenda

3 Control del riesgo relacionado con documentos faltantes o inválidos en los expedientes. Falta de herramientas para dar seguimiento oportuno y medir cumplimiento de compromisos que garanticen que los expedientes sean integrados de manera completa y en los tiempos definidos. el control físico de los documentos de un expediente. Digitalizaciones dispersas, no estructuradas, no integradas a flujos de trabajo y sin control central Eliminación de multas por auditorías de autoridades financieras derivadas del contraste del expediente de crédito con los documentos físicos. Manejo adecuado de la proteccion de datos personales (privacidad) Necesidad que soluciona

4 Parametrización por el usuario estructura de los expediente acceso y seguridad de usuarios receptores de avisos por evento Captura de documentos vía digitalización Control de la integración completa de expedientes, identificando y notificando excepciones Apoyo al control físico de los expedientes resguardados Reportes...con Prodoc  contará con expedientes completos, de acuerdo a su normatividad interna y los requerimientos regulatorios. Administración inteligente de expedientes digitalizados para controlar y mitigar riesgos en el manejo de la documentación que los integra. El alcance

5 Entregando los beneficios Contamos con asociados que integran Prodoc  en proyectos tales como: Reingeniería de procesos, flujos de trabajo Digitalización e integración de archivos históricos Portales de acceso a información digitalizada Prodoc  : Adquisición de licencia de uso no exclusivo Pago por uso Servicios Administrados de ejecución de procesos (outsourcing)

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7 Modelos de Administración de Documentos Digitales del indexamiento ……… al PAIDD PAIDD: Procesos de Administración Inteligente de Documentos Digitales Digitalizan e Indexan Administración Administración WorkFlows y programación Administración PAIDD parametrizable Acrobat FileNetDocumentum

8 Avisos x Vencimiento de Documentos Verificación de Contenido Automática Indexación Automática Acceso Automático y Remoto Comunicación Automatizada de Eventos Digitalización Automática Avisos x Préstamo de Documentos Reportes Automáticos Avisos x Expedientes Incompletos Avisos x Retraso en Devolución Reportes Especiales PAIDD: el valor agregado P rocesos de A dministración I nteligente de D ocumentos D igitalizados

9 Parametrización y configuración Condiciones Productos Adaptación al entorno del cliente. Configure de forma sencilla los documentos y atributos que forman un expediente. Captura de documentos (Digitalización) Descentralizada Centralizada Integración automática al expediente de cada documento digitalizados, utilizando tecnologías de digitalización y reconocimiento de imágenes integra los documentos al expediente. Administración y Control de expedientes Control de excepciones* Consulta “Gestión inteligente” de los documentos, no un “archivo muerto” digitalizado”. ____________ *Excepción es cualquier condición irregular en uno o varios documentos dentro del expediente. Ej. Fecha de vigencia de estados financieros vencida. Características funcionales

10 Navegador Tecnología de Microsoft Intercambio de datos por XML Escalabilidad Alto rendimiento Compatible con cualquier scanner. Plataforma Tecnológica

11 Pro Scan: módulo para entrada de documentos

12 Pro Scan:

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14 Consulta de Documentos Necesarios Alta de Solicitud Requisitar Check List Doctos Entregados Digitalización Indexación Posición Física / Lógica Ubicación Física Status Expediente Status Dictaminación Consulta de Documentos Necesarios Alta de Solicitud Requisitar Check List Doctos Entregados Digitalización Indexación Posición Física / Lógica Ubicación Física Status Expediente Status Dictaminación Flujo general del proceso alta Integración de Expedientes

15 Flujo de mantenimiento Alta Documento Actualizar Documento Digitalización Indexación Actualización Ubicación Física Status Expediente Integración de Expedientes

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17 Beneficios: Eficiencia operativa con mayor control Más velocidad en flujo del documento (menos: papel, copiado, movimiento) revisión y autorización de operaciones auditorías Más control Aclaración de responsabilidades de áreas Back Office Mecanismos de seguridad : Integridad, Vigencia y Ubicación Menos costos de distribución de documentos (valija) Recursos humanos (mayor número de operaciones) Al facilitar manejo de responsabilidades de áreas Back Office Regulatorios y de auditorias (menos recursos)

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19 Servidor de Datos Sistema Operativo Windows 2000 Server o mayor 2 Procesadores Xenon 3.2 ghz Disco de 200 gb Memoria de 2 gb Servidor de Aplicaciones (puede ser el mismo servidor de datos) Sistema Operativo Windows 2000 Server o mayor 2 Procesadores Xenon 3.2 ghz Disco de 200 gb Memoria de 2 gb Framework 3.5 Actualización de Sistema Operativo Requerimientos de Hw & Sw

20 Para los clientes (usuarios) Sistema Operativo Windows XP Profesional (service pack 3) Procesador Pentium IV a 2.6 ghz Disco de 40 gb Memoria de 1 gb Internet explorer 6 u 8 SCANNER ISIS con capacidades de Medio a Alto Volumen dependiendo del uso y tamaño de los documentos. Recomendación Incluir arreglo de discos en el servidor por seguridad y unidad de respaldo en cinta Requerimientos de Hw & Sw

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22 Rápida puesta en marcha Mejora en la eficiencia Operativa bajo costo de administración del expediente Aumentando eficiencia de procesos operativos (libera RH) Auditorías más fáciles Mayor control de los riesgos en el manejo de documentación apoyo para manejo de faltantes, vencidos, prestados de la seguridad de la información Fácil integración con otros sistemas ¿ Por que ? ¿ Por que Prodoc  ?

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