ANÁLISIS Y DISEÑO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO Concepto. Alcance de la Técnica. Ventajas de su utilización. Aplicación de la Técnica. Sistemas de graficación de curso gramas. Características. Ventajas y limitaciones de los sistemas de graficación más usuales. Tendencias modernas para la mejora de procesos. Metodología de análisis. Manual de procedimientos. Elaboración y presentación.

INTRODUCCION Dos conceptos de organización: Organización como función o proceso. Organización como el resultado de esa función o proceso: Organización como estructura formal. Organización como estructura y sistemas administrativos. Organización como estructura y sistemas adminitrativos. Organización Formal: Estructura y Sistemas Administrativos Sistema Administrativo: Conjunto ordenado de procedimientos relacionados entre sí que sirven de base para el cumplimiento de una función o actividad, acompañados con frecuencia de políticas.

CONCEPTO Procedimiento: es una sucesión cronológica y secuencial de operaciones. Mediante procedimientos se cumplen las tareas que se llevan a cabo en una organización. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones generalmente secuencialmente vinculadas y su método o forma de ejecución. Procedimiento: que es un conjunto de operaciones relacionadas entre sí y ejecutadas en base a determinado método.

Estructura y Procedimientos Estructura y procedimientos administrativos son elementos estrechamente interrelacionados. Los procedimientos, o las operaciones, son los actos mínimos a partir de los cuales se integran tanto el aspecto estructural de la organización (funciones y relaciones) como el aspecto operativos (sistemas administrativos). Los procedimientos administrativos “transitan”, a través de las estructuras. Por eso cualquier modificación en los aspectos estructurales puede aparejar cambios en los procedimientos y viceversa.

Estructura y Procedimientos Un conjunto de procedimientos afines conforman una actividad y actividades afines constituyen una función. Un grupo de funciones afines y la gente involucrada en su cumplimiento conforman un órgano. Los órganos y sus relaciones formales constituyen la estructura formal. Las estructura junto con los sistemas administrativos componen la organización formal.

ALCANCE DE LA TÉCNICA y VENTAJAS En el campo de los procedimientos, es muy amplio, logrando entre otras cosas: flujos de operaciones ágiles y constantes, evitar exceso de burocracia, promover una eficaz delegación, lograr unificación. Ventajas: maximización de la eficiencia de los circuitos administrativos, para una buena toma de decisiones. sencillez, claridad, exactitud, uniformidad y flexibilidad, comunicaciones ágiles y precisas de los sistemas de información..  

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Descripción de Procedimientos: Forma narrativa. Diagrama de Procedimientos. Forma Narrativa, fallas: Lectura extensa: complica interpretación, Relación entre la información: dificil visión del procedimiento en su conjunto, Narración subjetiva: dificulta ver omisión de información, Distintas interpretaciones, Complica elaboración.

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Diagrama de Procedimientos: Cursograma, flujograma, fluxograma, diagrama de flujo. Definición: es la representación gráfica de los procesos y procedimientos de trabajo. Pueden aplicarse para procedimientos industriales y administrativos. Los procedimientos administrativos procesan información, representada en documentos o soportes de información.  

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Ventajas del Diagrama de Procedimientos: Aplica a cada actividad administrativa un nombre el cual se repetirá: elimina ambigüedad, Facilita apreciación en conjunto del procedimiento, Evita diferencias de interpretación.

APLICACIÓN DE LA TÉCNICA Utilidad del Diagrama de Procedimientos: Relevar información o sistematizar información relevada “actual o vigente”, Analizar un procedimiento y detectar problemas, Diseñar propuestas de cambio “propuesto”, Comparar realidades administrativas en diferentes momentos históricos.

Metodología de Análisis Descomposición en partes para conocer el objeto, la razón, el/los responsables, el lugar y el tiempo y los métodos utilizados. Preguntas: Referidas al objeto: qué se hace?, es necesario?, por qué se hace?, qué sucedería si no se hace?, ... Referidas al responsables de ejecución: quién lo hace?, por qué lo hace?, tiene la capacitación y experiencia adecuadas?,.... Referidas al lugar: dónde se hace?, por qué se hace en ese lugar?,.... Referidas al tiempo: cuándo se hace?, por qué se hace en ese momento?, es correcto el orden en que se efectúa?,... Referidas al método: cómo se hace?, por qué se hace de esa manera?,....

Metodología de Análisis Ese sistema de preguntas permite describir el procedimiento, realizar su diagnóstico y ver las posibilidades de mejorarlo. Alternativas del análisis: Eliminar el trabajo innecesario Combinar o reordenar operaciones Simplificar las operaciones.

Metodología de Análisis Algunas deficiencias: Número excesivo de etapas, “desandar lo andado”, falta de unificación, demasiado movimiento de personas, exceso de registros para fines de referencia o anotación, elevada cantidad de documentos. Dovey

Manual de Procedimientos Se establecen y describen en detalle las operaciones que se deben ejecutar en forma cronológica y secuencial para realizar una tarea. Permiten comprender ordenada y detalladamente las operaciones, los órganos y puestos que intervienen y los portadores de información que se utilizan. Ventajas: normatizan y estandarizan la ejecución, facilitan la toma de decisiones programadas, capacitan al nuevo personal, elementos de consulta en caso de duda, jefes no participan en decisiones programadas. Desventajas: enlentecen el trabajo, difícil mantenimiento actualizado, pueden limitar la iniciativa del personal. Recomendable. Tamaño, rotación del personal.

Manual de Procedimientos El manual debe contener una relación ordenada y sistematizada de los procedimientos, por eso clasificados por sistemas, procedimientos principales y procedimientos accesorios. Contenido: IDENTIFICACIÓN: nombre del órgano, nombre del procedimiento, número y/o código del procedimiento, fecha de elaboración, fecha de vigencia. OBJETIVO: en forma clara y precisa, saber para qué se desarrolla. TEXTO: es la forma narrativa donde enumera las operaciones en orden cronológico, en qué consiste cada operación, y quien debe ejecutarla, cómo, cuando y dónde. PORTADORES DE INFORMACIÓN: dibujo de un ejemplar del portador y las instrucciones del método de llenado. CURSOGRAMA.

Tendencias modernas para la mejora de procesos Los manuales en el marco de los procesos de mejoramiento administrativo: Los manuales son un instrumento de análisis y también el producto final de un trabajo de mejoramiento administrativo. No han perdido vigencia como instrumento, pero su forma evolucionó hacia medios informáticos, permitiendo actualización permanente, y consultas interactivas del usuario. La técnica (procedimientos) ha sido recogida por otros procesos de mejoramiento administrativo como: la Mejora Continua/Calidad, las normas ISO 9000 y la Reingeniería.

Procesos Tendencia modernas para la mejora de procesos CONCEPTO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman entradas en salidas (ISO 9000:2000). Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, que tienen el propósito de agregar valor a los inputs (elementos de entrada), transformándolos en un grupo de outputs (elementos de salida; resultados) valiosos para un cliente.

Procesos Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones Tendencia modernas para la mejora de procesos Las organizaciones tradicionales se gestionan por funciones Las concepciones administrativas modernas indican que la eficacia aumenta cuando se identifican los procesos Las normas Unit-Iso 9000:2000 promueven la adopción del enfoque basado en procesos

ENFOQUE A PROCESOS EN UNIT-ISO 9001:2000 Identificar los procesos Determinar su secuencia e interacción Comprensión y cumplimiento de requisitos Consideración de procesos en términos de agregado de valor Obtención de resultados de desempeño y eficacia Mejora continua en base a mediciones objetivas

CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS Procesos claves, centrales, sustantivos, primarios, principales: constituyen la razón de ser de la organización, asociados a los objetivos estratégicos. Generan valor para el cliente. Varían por tipo de industria. Ej: Ventas, Producción. Procesos de apoyo, asociados o de soporte. Son los que sustentan los procesos centrales del negocio. Generalmente son los mismos para todas las empresas. Ej: Contabilidad, RRHH, Finanzas.

Orientación a procesos Gerencia General Dirección Gerencia Producción Comercial Adm. y Fin. Proceso Comercial La organización tradicional es vertical y jerárquica. Basada en “funciones” (organización funcional), que puede llevar a que cada unidad organizacional se transforme en un silo o chacra lo cual genera suboptimización. Pero el negocio corre en forma horizontal. Si nos orientamos a procesos nos orientamos hacia el cliente y ganamos en eficiencia y en satisfacción de este cliente. Antes organización orientada a productos (ej. Ford A negro). Hoy, orientación hacia el cliente. Departamentos Compras Fabricación Calidad Ventas Mking Contabilidad Finanzas Proceso de Producción Ensamblado Envasado Interior Montevideo Sección Orientarse hacia el cliente y no hacia el producto.

Mapa de Procesos Diferencia entre proceso y procedimiento Proceso: “¿Qué se hace?” Procedimiento: “¿Cómo se hace?” Actividad 1.1.1 Sub-proceso 1.1 Sub-proceso 1.n Actividad 1.1.n Tarea 1.1.1.1 Tarea 1.1.1.2 rea 1.1.1.n Proceso 1

GESTIÓN POR PROCESOS PERMITE Toda la organización tiene identificados, clasificados e interrelacionados, a través de la red operativa, todos los procesos que se ejecutan . La alta dirección debe asegurar la eficacia y eficiencia de los procesos centrales y de apoyo, así como de la red de procesos para lograr la capacidad de satisfacer las necesidades de sus clientes. PERMITE Optimización de los procesos Simplificación de los procesos Mejora continua de los procesos

LA MEJORA CONTINUA DE PROCESOS ES... Un proceso sistemático y continuo para conseguir el mejor producto (bien o servicio) en opinión de los clientes y con el mínimo costo de recursos. Acá hablar de las disfunciones y que las conocemos a través de los síntomas

MEJORA CONTINUA DE PROCESOS PAUTAS A SEGUIR: 1. IDENTIFICAR LOS PROCESOS CLAVE Delimitar el proceso, estableciendo el principio y el fin; Identificar insumos; Identificar a los clientes y proveedores del proceso. Identificar problemas CONOCER EL PROCESO, utilizando modelos estándar de diagramación que permitan emplear un lenguaje común y realizar comparaciones; ANALIZAR EL PROCESO 4. MEJORAR EL PROCESO 25

DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS AYUDA A: Identificar y comunicar las características de los procesos. Formar al personal. Compartir conocimiento y experiencia. Efectuar la medición de los procesos. Llevar a cabo auditorías. Analizar, revisar y mejorar los procesos.

DIAGRAMA DE FLUJO PERMITE: Es la herramienta que permite representar la operativa de la empresa, observando la totalidad de las actividades del proceso desde la óptica del cliente, con independencia de los límites funcionales y organizativos de las unidades que intervienen en el mismo PERMITE: Ver un proceso o parte de él Detectar “cuellos de botella” Detectar ausencia o duplicación de controles Racionalizar la documentación Simplificar/ Eliminar actividades duplicadas o que no agregan valor Determinar la secuencia de los procesos de realización Facilitar la elaboración de la documentación Otros.

Ejemplos de Software de Procedimientos y Procesos WIZSPRO: es una herramienta de documentación de información empresarial en línea, especialmente desarrollada para diseñar y documentar procesos de negocios, en forma lógica, estructurada, y secuencial. Utilidades: Graficación automática de procesos (Flow Charts). Descripción resumida de tareas y acceso a documentación ampliada. Designación de responsables de tareas y tiempos de ejecución. Simulación automática de procesos. Seguimiento, control y costeo de procesos operacionales. http://www.wizspro.com/

EJEMPLOS DE SOFTWARE DE PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS MetoCube: Es un sistema de documentación de Procesos, que permite describir los mismos en un formato , uniforme y fácilmente actualizable Un subproceso sirve para incluir un proceso (proceso base) dentro de otro proceso (proceso padre). Ejemplo: Proceso padre: Recursos Humanos Subproceso: Selección de personal http://www.nevant.com/en/metocube.php