SEMINÁRIO - TALLER “AUDITORIA INTERNA” ¿ QUE ES UNA AUDITORÍA? : FILOSOFÍA, ESTRUCTURA Y PROBLEMAS

CONCEPTOS BÁSICOS VALIDACIÓN CONSTATACIÓN DE QUE LOS ELEMENTOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD SON EFETIVOS. CONJUNTO DE PROCEDIMIENTOS CUYO OBJETIVO ES ASEGURAR QUE TODOS LOS PROBLEMAS SEAN CORRECTAMENTE IDENTIFICADOS POR EL EQUIPO QUE EJERCE LA GESTIÓN Y QUE PUEDAN SER CONTROLADOS DE MANERA EFICAZ POR EL PROGRAMA PROPUESTO.

VERIFICACIÓN ESTABLECER PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACIÓN PARA CONFIRMAR QUE EL SISTEMA DE CALIDAD FUNCIONA EFICAZMENTE, A TRAVÉS DE UNA SUPERVISIÓN INTERNA DEL SISTEMA, DE MANERA RUTINARIA POR EL EQUIPO DE AUDITORÍA

¿QUE ES UNA AUDITORIA? Según la ISO 19011:2002 Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado de cumplimiento de los criterios de auditoría.

¿QUE ES UNA AUDITORIA? En la práctica, AUDITORÍA puede ser definida como: El procedimiento sistemático, independiente y documentado que permite una validación, verificación o reevaluación de un sistema de calidad.

OBJETIVOS PRINCIPALES VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO FUE ELABORADO CON BASE EN LA NORMA ISO 9001:2000 VERIFICAR SI EL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ SIENDO APLICADO EN LA PRÁCTICA VERIFICAR SI LA APLICACIÓN PRÁCTICA DEL PROGRAMA ESCRITO ESTÁ ALCANZANDO LOS OBJETIVOS ESTABLECIDOS

LA AUDITORÍA NO DEBE SER Una forma de espionaje Una inquisición Una forma de ejercer presión Un control de resultados Una situación de confrontación/incomodidad

CLASIFICACIÓN DE LAS AUDITORÍAS LAS AUDITORÍAS PUEDEN SER CLASIFICADAS DE LA SIGUIENTE FORMA: En cuanto al tipo: Auditoría de Adecuación Auditoría de Conformidad En cuanto a la empresa, Servicio Oficial: Interna Externa

EL CICLO DE VIDA DE LA AUDITORÍA PLANEAMIENTO EJECUCIÓN INFORME

ASPECTOS COMPORTAMENTALES PERFIL DEL AUDITOR  CAPACITACIÓN TÉCNICA  EQUILÍBRIO PSICOLÓGICO PARA ENFRENTAR DIFICULTADES  SER RECONOCIDO Y RESPETADO POR SU CONOCIMIENTO  FLEXIBILIDAD Y HABILIDAD EN EL TRATO CON PERSONAS

PERFIL DEL AUDITOR  ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PARA CONDUCIR UNA REUNIÓN (AUTO-LIDERAZGO)  HABILIDAD EN LA COMUNICACIÓN ORAL Y ESCRITA  ORGANIZACIÓN Y PUNTALIDAD  HUMILDAD.

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA 1. JUICIO/EVALUACIÓN No evalúe sin conocer perfectamente los HECHOS 2. INTERFERENCIA NO CRÍTICA No agregue conclusiones, pensamientos, ideas, además de aquellas informadas DURANTE LA AUDITORÍA 3. INTERFERENCIA EN LAS IDEAS No atribuya sus propios PENSAMIENTOS o IDEAS a su interlocutor

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA 4. ATENCIÓN NO DISTRAIGA el pensamiento, ni pierda la atención en relación a lo que está siendo dicho o mostrado 5. ACTITUD Esté siempre ABIERTO Y RECEPTIVO a los otros. 6. DESEO DE ESCUCHAR ESCUCHE lo que fue dicho e intente estimular el discurso de su interlocutor.

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA 7. INTERPRETAR CORRECTAMENTE No interprete palabras o frases de modo diferente del PROFERIDO por el interlocutor. 8. DIGA SOLAMENTE LO NECESARIO NO SE ENTUSIASME con el sonido de su propia voz o la demostración de su conocimiento.

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA 9. HUMILDAD Recuerde que SIEMPRE HAY ALGO QUE APRENDER CON LOS OTROS. No se considere tan bueno que no pueda aprender algo con los otros. 10. CORAGE No tenga miedo de CAMBIAR.

EL AUDITOR NO DEBE DEBE AUDITAR SIN COMUNICAR COMUNICAR AUDITAR SIN PLANEAMIENTO Y DOCUMENTACIÓN ADEQCUADA PLANIFICAR Y DOCUMENTAR PROCURAR VERIFICAR HECHOS (ASPECTOS NEGATIVOS Y POSITIVOS) SOLAMENTE VERIFICAR FALLAS (ASPECTOS NEGATIVOS) CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN ASPECTOS DE POCA IMPORTANCIA CONCENTRAR LA EVALUACIÓN EN PUNTOS CRÍTICOS, CON ENFASIS EN EL SISTEMA. CENTRALIZAR LAS ACCIONES SUPERVISIONAR LAS ACCIONES

PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA Conocer puntos relevantes de auditorías anteriores (internas y externas) y documentación relevante Establecimiento de métodos y técnicas de trabajo Preparación de los documentos de trabajo El auditor-líder representará oficialmente al equipo auditor junto al auditado

PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTO EN LAS AUDITORIAS ANSIEDAD

PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTO EN LAS AUDITORÍAS FORMA DE DETECTAR AUDITADOS SE DESCONTROLAN Y CON MIEDO, NO PRESENTAN INFORMACIONES CONFIABLES SOLUCIONES EVITAR LA PRESENCIA DE MUCHAS PERSONAS DURANTE LAS ENTREVISTAS, PARA NO INTIMIDAR PROBLEMAS ANSIEDAD

PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTO BÚSQUEDA DE RESPONSABLES EN LAS AUDITORÍAS BÚSQUEDA DE RESPONSABLES

PROBLEMAS DE COMPORTAMIENTO EN LAS AUDITORÍAS FORMA DE DETECTAR PROBLEMAS SOLUCIONES AUDITADO BUSCA RESPONSABLES PARA LAS FALLAS QUE ESTÁN BAJO SU RESPONSABILIDAD NO BUSCAR RESPONSABLES, SEÑALANDO CLARAMENTE LOS DEFECTOS BÚSQUEDA DE RESPONSABLES

LEA Y REFLEXIONE TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERA Y NADIE ESTA ES UNA HISTORIA INVOLUCRANDO CUATRO PERSONAS: TODO EL MUNDO, ALGUIEN, CUALQUIERA Y NADIE HABÍA UN IMPORTANTE TRABAJO A SER REALIZADO Y TODO EL MUNDO ESTABA SEGURO DE QUE ALGUIEN LO HARÍA. CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE LO HIZO.

LEA Y REFLEXIONE TODO EL MUNDO PENSÓ QUE CUALQUIERA ALGUIEN SE ENOJÓ PORQUE ERA UN TRABAJO DE TODO EL MUNDO. TODO EL MUNDO PENSÓ QUE CUALQUIERA PODRÍA HACERLO PERO NADIE IMAGINÓ QUE TODO EL MUNDO DEJASE DE HACERLO. AL FINAL, TODO EL MUNDO CULPÓ A ALGUIEN CUANDO NADIE HIZO LO QUE CUALQUIERA PODRÍA HABER HECHO.

“PASO A PASO” DE LA AUDITORÍA” ETAPAS DE LA AUDITORÍA DE CONFORMIDAD 1. Reunión de Apertura 2. Verificación del “Layout” y Confirmación del Diagrama de Flujo 3. Auditoría de los Pre-requisitos 4. Auditoría de los Puntos Críticos de Control - PCC’s 5.Auditoría de los Procedimientos de Registro 6. Preparación del Informe de Auditoría 7.Reunión de Cierre

CONCLUSIONES Ofrece evidencia documentada, de las acciones ejecutadas para garantizar la gestión de la calidad. Ofrece um examen independiente y objetivo de la adecuación y efectividade del sistema. Genera confianza en el sistema.

CONCLUSIONES Identifica hechos negativos y positivos. Refuerza la credibilidad de la gestión de la calidad. Obtiene fundamentos para eliminar sistemas de control obsoletos.

CONCLUSIONES Torna posible una verificación sistemática comparable (Medición de “performance”). Reduze el riesgo de opiniones personales

CONCLUSIONES Los resultados pueden servir como parte de un mecanismo de certificación Facilita acuerdos de equivalencia y el reconocimiento de la eficacia de la evaluación CONFIRMA SI LOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS ESTÁN BAJO CONTROL