TALLER DE REDACCIÓN: ¿CÓMO TOMAR ACTAS?

TALLER DE REDACCIÓN: ¿CÓMO TOMAR ACTAS? Las ACTAS o Libro de Actas son una transcripción literal del desenvolvimiento de la reunión. Hacen referencia sobre lo que sucedió en la reunión: qué se debatió y decidió, qué va a hacer cada uno y cuándo tendrá lugar la siguiente reunión (si es que ya está definido)

Finalidades de un acta de reunión Poner al día a alguien que no pudo asistir: decisiones, procesos. Informar a una audiencia determinada: proceso y conclusiones.  Dejar constancia y/o servir de recordatorio: quienes sí asistieron, sobre los temas tratados, decisiones tomadas. Facilitar el seguimiento: responsables y plazos

Antes de la reunión Elegir el medio a utilizar para tomar notas. Leer el temario de la reunión y cualquier tipo de documentos esenciales a debatir en la reunión. Tener las actas de la reunión anterior como referencia.

Durante la reunión Seguir a todos los participantes de la reunión. Evitar tomar notas de absolutamente todo. Concentrarse en registrar las ideas generales de los temas debatidos.

Luego de la reunión Redactar las actas mientras la información permanece fresca en la memoria. Pedir ayuda si hace falta. Distribuir copias de las actas entre los miembros del equipo. Guardar un registro de las actas.

Qué información incluir Anotar la fecha, la hora, el lugar y el tipo de reunión. Incluir los nombres de los participantes que dirigen la reunión y registrar el número de asistentes. Escribir los puntos en el orden en que se debatieron. Redactar las actas en forma concisa y pertinente. No es necesario escribir detalles de cada discusión.

Qué información incluir Durante la reunión, el grupo debe decidir qué acciones se llevarán a cabo y quién será responsable de cada tarea. Ser lo más preciso posible y eliminar cualquier tipo de opinión. Las actas deben ser objetivas y auténticas. En la parte inferior de la última página, incluir el nombre del secretario con la denominación adecuada, al igual que el de toda la directiva.

Consejos prácticos Sentarse lo más cerca posible del foco de discusión. Tome nota no sólo de las preocupaciones, sino también de cualquier logro discutido en la reunión. Evitar un "él dijo / ella dijo“. En su lugar, use los comentarios generales.

Consejos prácticos Averigüe si los asistentes desean o no ser identificados por su nombre. Compruebe el acta anterior para seguir una organización similar. Puede enviar un borrador a todos los miembros de la directiva y al profesor jefe para su revisión y/o comentarios. Cuando reciba las correcciones, haga cuanto antes el acta definitiva, con distribución de la copia final para todos los que asistieron.