Quinto Componente Funcional Seguimiento

Agenda 1. Marco teórico a-Definición según LGCI y Normas Seguimiento Agenda 1. Marco teórico a-Definición según LGCI y Normas b-Deberes del Jerarca y Titulares c-Estudio de las normas 2. Autoevaluación de Control Interno 3. Resumen 4. Presentación de un caso práctico

Actividades de control Sistemas de Información Seguimiento Seguimiento Actividades de control Sistemas de Información Valoración de riesgos Ambiente de control

¿En qué consiste el Seguimiento? Según ley- (Art.17) Conjunto de actividades para -Valorar calidad funcionamiento del Sistema -Asegurar atención pronta de hallazgos -Detectar cualquier desvío en el cumplimiento de los objetivos Según norma- (1.3.-Declaración interpretativa) - Proceso de seguimiento continuo - Valorar calidad de la gestión institucional - Valorar la calidad del Sistema

¿En qué consiste el Seguimiento? Valorar la calidad del funcionamiento del Sistema Características: Aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones; además debe brindar seguridad (Art.7 LGCI) Valorar la calidad de la gestión institucional Características: Eficiencia, eficacia, información confiable y oportuna, legalidad y resguardo del patrimonio, en la consecución de los objetivos (Art.8 LGCI y Norma 1.2)

Características del Sistema Seguimiento Características del Sistema Según: (Art. 7 LGCI): Integrado: Si los componentes y procesos se interrelacionan y comprenden adecuadamente Completo: Abarca todos los procesos y están presentes los componentes funcionales y orgánicos Razonable: Satisface con la calidad necesaria las necesidades y con recursos que se posee Congruente: Coherente y enlazado al marco jurídico y técnico y propicia objetivos institucionales. Aplicable: Logra esos objetivos con los recursos disponibles

Deberes de Jerarcas y Titulares Subordinados Seguimiento Deberes de Jerarcas y Titulares Subordinados (Artículo 17 LGCI) Que los funcionarios realicen acciones de control y prevención en el curso de las operaciones normales Que la administración activa realice, por lo menos una vez al año, autoevaluaciones que conduzcan al perfeccionamiento del sistema Que sean implantadas los resultados de las evaluaciones periódicas dentro de los diez días hábiles a su notificación

Seguimiento Normas Generales

Seguimiento del control interno en operación Observar y evaluar el funcionamiento de los controles Determinar la vigencia y la calidad del control interno Las modificaciones pertinentes para mantener su efectividad

Seguimiento de las actividades Proceso de seguimiento constante Conocer oportunamente si la institución marcha hacia la consecución de sus objetivos Encauzar las labores hacia tales objetivos y toma las acciones correctivas pertinentes

Seguimiento constante del ambiente El jerarca y los titulares subordinados Deben efectuar un seguimiento constante del ambiente interno y externo Permita estar al tanto y tomar medidas oportunas sobre factores y condiciones Incidan en el desarrollo de las funciones institucionales, la ejecución de los planes y el cumplimiento de los objetivos previstos

Evaluación del desempeño institucional Seguimiento Evaluación del desempeño institucional El jerarca y los titulares subordinados Deben efectuar una evaluación permanente de la gestión En los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes, Prevenir y corregir cualquier eventual desviación que pueda poner en entredicho el acatamiento de los principios de eficiencia, eficacia, economía y legalidad aplicables

Seguimiento Rendición de cuentas Es la obligación de responder ante una responsabilidad conferida El jerarca y todos los funcionarios deben rendir cuentas por el uso de los recursos, el cumplimiento de los objetivos y el logro de los resultados El sistema de control interno debe reforzar y apoyar el compromiso por la rendición de cuentas

Reporte de deficiencias Seguimiento Reporte de deficiencias Las deficiencias y desviaciones detectadas, deben ser identificadas oportunamente y comunicarse de igual modo al funcionario que posea la autoridad suficiente para emprender la acción preventiva y correctiva más acertada en el caso concreto.

Toma de acciones correctivas Seguimiento Toma de acciones correctivas Propósito: Impedir el menoscabo de la eficiencia organizacional. Incluye: Determinación de las causas Alternativas de solución Alternativa más adecuada Aplicación oportuna de la alternativa de solución más adecuada

Asesoría externa Administración estime oportuno Seguimiento Asesoría externa Administración estime oportuno Emisión de recomendaciones para fortalecer el Control Interno Deberá coordinar con la Auditoría Interna Obtener criterios que coadyuden al éxito de la contratación y resultados

Acatamiento de la normativa en auditorías externas Seguimiento Acatamiento de la normativa en auditorías externas Servicios de auditores externos El Jerarca debe tomar previsiones y velar sobre los contratos Verifiquen el cumplimiento de la entidad u órgano La Administración debe garantizar que los contratados cumplan con la normativa

Seguimiento

Seguimiento Autoevaluación Qué es? Cumplimiento El sistema de control en funcionamiento se está aplicando tal como está establecido y diseñado. Validez Está diseñado para que la organización cumpla con los objetivos institucionales, con ordenamiento jurídico y técnico que le aplica. (aplicables y congruentes) Suficiencia Ni excesivos ni carece de los necesarios que se requieren para su funcionamiento eficiente (completos, razonables e integrales. art. 7 LGCI)

Seguimiento Autoevaluación Propiciar el perfeccionamiento y calidad del SCI . -Cumplir con los objetivos del SCI y objetivos institucionales. Promover oportunidad en acciones correctivas. -Planificar esas acciones y ordenar su implantación, según cronograma. ¿PARA QUÉ ? Procesos/actividades/operaciones/competencias Productos/servicios/atribuciones ¿SOBRE QUÉ SE APLICA ?

Qué se necesita? Actividades Preparatorias Ejecución Seguimiento Autoevaluación Qué se necesita? Actividades Preparatorias Ejecución Informe y Seguimiento

¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN? Seguimiento Autoevaluación ¿QUÉ RESULTA DE LA AUTOEVALUACIÓN? Funcionarios con mejor comprensión de la utilidad del control Registro histórico de los resultados de la autoevaluación Programa de mejoras alineado al PAO. Mayor efectividad en la gestión y el cometido institucional. ¿PARA QUIÉN SON LOS RESULTADOS? Uso exclusivo de la Administración activa

(Aplicables a cada órgano de la organización y a ésta como un todo) GUÍA PROPUESTA PARA LA AUTOEVALUACIÓN GENERAL (Esta herramienta debe ser mejorada a criterio de la Administración de manera que le sirva para una efectiva autoevaluación del Sistema de Control Interno) CÓDIGO DE Criterios mínimos de auto-evaluación Marque con X si: La medida se ha cumplido en un 100% de conformidad con lo preguntado. Marque con X cuando: Del todo no se ha cumplido con la medida de control, es decir corresponde realizar una serie de acciones de control que del todo están pendientes Cuando usted marque esta casilla siempre debe hacer comentarios o desgloses de mejoras en la columna de: MEDIDAS PARA MEJORAR, tal y como se le indica en esa columna. En esta Casilla. Se marca con X cuando se ha cumplido en algunos casos y en otros no con lo que la medida de control solicitada. Cuando se marca esta casilla siempre corresponde hacer comentarios en la columna de MEDIDAS PARA MEJORAR, allí debe desglosarse de uno a uno lo aspectos en los que no se está cumpliendo o en que la medida requiere ser mejorada. La medida de control o la pregunta no es aplicable a la unidad o institución. Por ejemplo, cuando se pregunta por ¿Los controles de dineros transferidos por ley a sujetos de derecho privado?, si la institución de acuerdo con la Ley no ha realizado transferencias, la pregunta no corresponde contestarla, ya que no tiene porqué establecer esos controles si la ley no le establece transferencia. Cuando marque NO o PARCIALMENTE usted debe: Desglosar uno a uno todos los aspectos que no se están cumpliendo o que están pendientes para que la medida se cumpla en su totalidad, o los que requiere ser mejorada. Por ejemplo. Si la medida de control pregunta ¿Se han documentado todos los procesos? Si faltan por documentarse 2 procesos, entonces debe estipularse así: 1. Pendiente de documentar proceso de inventarios 2. Pendiente de documentar proceso de resguardo de activos. Esta casilla debe llenarse si usted contestó NO o PARCIALMENTE. Se estipulará la fecha o semestre y año, en que se iniciará con un proyecto para atender lo que está pendiente, para cada medida señalada en la casilla anterior. Esas fechas deberán ser incorporadas en el Plan Anual Operativo que corresponda, de manera que deberá definirse un renglón para mejoras en los sistemas de control interno. MEDIDAS MÍNIMAS DE CONTROL Estado de cumplimiento MEDIDAS PARA MEJORAR EL CUMPLIMIENTO DE LAS PLAZO PARA INICIAR CON LA IMPLANTACIÓN DE LAS PREGUNTA (Aplicables a cada órgano de la organización y a ésta como un todo) SI NO N/A DISPOSICIONES MEDIDAS PARA MEJORAR EL CONTROL PARCIAL G 3 01 G 3 02 Aspecto evaluado G,A,R,C,I,S Artículo de la Ley evaluado Consecutivo del Artículo a la Ley evaluado

Generalidades del Seguimiento

Seguimiento ¿Cómo monitorear? Los sistemas de control interno deben estructurarse para monitorearse así mismos. Algunos métodos y herramientas son: Listas de verificación Cuestionarios Técnicas de diagrama de flujo Importación del sistema de control interno. Método científico de investigación

Seguimiento Resumen La importancia del Seguimiento radica en que a través de él se puede valorar la calidad del funcionamiento del sistema y de la gestión de manera integral. Detectar las deficiencias y emprender las acciones correctivas necesarias para garantizar la efectividad del sistema y el logro de los objetivos institucionales Recordar que el autocontrol y la rendición de cuentas son una obligación inherente a todo funcionario público.

Seguimiento ¡Muchas gracias!