REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 2 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 I. OBJETIVO: Dar legalidad al contrato de matrimonio, mediante el cual libre y espontánemante se unen dos personal con el fin de vivir juntos. II. ALCANCE: Inicia con la solicitud del servicio y la entrega de los documentos correspondientes y termina con la entrega de Registro Civil de Matrimonio y la respectiva escritura III. DOCUMENTOS - Caracterización del proceso de Registro Civil DE APOYO: - Decreto. 960 / 70 - Decreto 1260/70 Art. 118, 67 - 72 - Decreto 2668/88 - Código Civil Art. 137, 113 - Dec. 2817/2006 - Ley 1395/2009 - Instructivo Expedición de Copias de Escrituras

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 3 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 IV. DEFINICIONES: MATROMONIO CIVIL: Es un contrato entre un hombre y una mujer que se unen para vivir juntos y formar una familia, y puede ser celebrado por Notario o Juez Municipal. Dec. 2668 / 88 V. CONDICIONES GENERALES: N/A

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 4 de 12 VI. DIAGRAMA DE FLUJO Versión 1 FECHA: AGO/2012 Inicio Solicitud del Servicio Elaborar minuta Diligenciar el Registro Civil de Matrimonio Radicación de documentos Diligenciar el Libro de Varios Autorizar el Registro Civil de Matrimonio Fijar fecha y hora del matrimonio Firmar el Libro de Varios Archivar el Registro Civil y entregar copias Diligenciar Edicto Legitimar a los hijos (si los hay) Notificación del matrimonio a las Notarias o Registraduria Firma Edicto Cancela el Valor del acto Registrar el número del serial del Registro Civil y archivar carpeta Fijar el edicto Imprimir la escritura original Quitar el edicto Celebración de la ceremonia Entrega de los documentos a protocolo Estampar sello del(a) Notario(a) Enviar Escritura con soportes a la Registraduria Nacional del Estado Civil Fin Firmar el Edicto

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 5 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 VII. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Solicitud del Servicio Se acercan a la Notaria con los documentos necesarios , con presentación de la solicitud formulada por escrito (Art. 2 y 4 Dec. 2668 / 88): Registros civiles expedidos con vigencia no mayor a 3 meses a la fecha de la solicitud Documentos de identidad originales y fotocopias Registro Civil de Nacimiento de los Contrayentes Registros civiles de los hijos si los hubiere Si son segundas nupcias, sentencia de divorcio o nulidad, Registro Civil de matrimonio anterior con las respectivas notas marginales (igualmente en el Registro de Nacimiento) Si son extranjeros, visa, certificado autentico de soltería o sentencia de divorcio (si los documentos están en otro idioma, traducción oficial), estos documentos deberán tener una vigencia inferior a 3 meses. Art. 4 Dec. 2668 / 88 Si es divorcio con hijos menores, el inventario solemne de bienes. Dec. 2817/2006 Nota: En caso de matrimonio católico se presenta las fotocopias de las cedulas y la partida de matrimonio autenticada por la diócesis y se pasa al paso 11. Cuando sea solicitado el servicio Registros civiles de los Contrayentes y de los Hijos (si los hay) Copia de Documentos de identidad de los Contrayentes Sentencia de divorcio o nulidad, (si son segundas nupcias) Inventario de bienes (Si hay divorcio con hijos menores) Visa, certificado autentico de soltería o sentencia de divorcio (si son extranjeros), Partida de matrimonio Contrayentes

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 6 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Radicación de documentos Recibir los documentos requeridos para el acto y radicar los documentos de acuerdo al acto. Cuando se solicite el servicio Radicación de documentos/Notario 2000 Asesor Jurídico Fijar fecha y hora del matrimonio Fijar fecha y hora del matrimonio teniendo en cuenta los cinco días de fijación del edicto, El matrimonio debe realizarse máximo dentro de los 6 meses siguientes al momento en que se quita la fijación del edicto Cuando se radiquen los documentos Edicto Diligenciar Edicto Escribe en la parte superior de la solicitud la fecha y hora del matrimonio. Con los documentos diligencia el edicto y le estampa el sello del Notario(a) Una vez recibidos los documentos Firma Edicto Firma el edicto Una vez se ha hecho el edicto Edicto firmado Notario(a)

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 7 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Fija el edicto Fija el edicto en la cartelera a primera hora del día hábil siguiente; allí debe permanecer 5 días hábiles Una vez el Edicto ha sido firmado por el(a) Notario(a) Edicto firmado por el (a) Notario(a) Asesor Jurídico Desfijar el edicto Transcurridos los 5 días al final de la jornada, se desfija el edicto. Transcurridos los 5 días, posteriores a su fijación N/A Estampar sello del(a) Notario(a) Imprime en el anverso del edicto, la nota de desfijación del mismo, hora y fecha y estampa el sello del Notario(a) Edicto con sello del Notario(a) Nota desfijacion Elaborar la escritura Elabora escritura pública de matrimonio, con los datos que aparecen en la Hoja de Ruta y los anexos. Art. 6 Decreto 2668/88 Previa realización de la ceremonia Escritura Digitador(a) de escrituración

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 8 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Diligenciar el Libro de Varios En caso de legitimación de hijos diligenciar el Libro de Varios, en “Legitimación” Previa realización de la ceremonia Libro de Varios Coordinador de Registro Civil / Auxiliar escrituración Firmar el Libro de Varios Firmar el folio del libro varios en el que legitiman sus hijos Contrayentes Legitimar a los hijos (si los hay) En caso de que los hijos legitimados hayan sido registrados en esta Notaria, buscar el respectivo original del Registro de Nacimiento de los hijos en el que anota su legitimación en la parte inferior indicando folio y tomo del libro de varios. De no haber sido registrados en esta Notaria, se procede a informar a los esposos que deben llevar copia del folio de libro de varios y del registro civil de matrimonio a dicha Notaria para que allí elaboren la respectiva nota. Nota: En caso de ser matrimonio católico pasa a diligenciar el registro civil de matrimonio inmediatamente y continua con el procedimiento. Original del Registro de Nacimiento de los hijos con nota de su legitimación o Copia del folio de libro de varios y del registro civil de matrimonio

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 9 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Facturar el acto Liquida el valor a cancelar por el matrimonio. Elabora y entrega factura. Informa a los Contrayentes que pueden pasar a recoger copias de la escritura en 3 días hábiles Previa realización de la ceremonia Factura Coordinador Financiero Cancela el Valor del acto Cancela el Valor del acto y recibe factura Factura cancelada Contrayente Celebración de la ceremonia Presentes los contrayentes, da lectura a la escritura de matrimonio Una vez se cuenta con la Escritura original y todos los soportes N/A Notario(a) Enviar Escritura con soportes a la Registraduría Nacional del Estado Civil Asigna número y fecha a la escritura además de pasar la escritura y los documentos sellados con el número a la Coordinadora de Registro Civil Una vez celebrado el matrimonio civil Copia de la Escritura y soportes Diligenciar el Registro Civil de Matrimonio Diligenciar el Registro Civil de Matrimonio de acuerdo a los documentos anexos. Anotar las iniciales de quien hizo el Registro Civil de Matrimonio, antes del nombre del notario Coordinador de Registro Civil

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 10 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Autorizar el Registro Civil de Matrimonio Revisar y autorizar el Registro Civil de Matrimonio Una vez celebrado el matrimonio civil Autorización del Registro Civil de Matrimonio Asesor Jurídico Archivar el Registro Civil y entregar copias Archivar el Registro Civil con las copias en la carpeta. 1 copia se envía con el informe mensual a la Registraduría 2 copia Se entrega a los Esposos Una vez autorizado el Registro Civil Original y copias del Registro Civil Coordinador de Registro Civil Comunicación del matrimonio a las Notarias o Registraduría El día siguiente al Matrimonio se envía comunicación del matrimonio a las Notarias o Registraduría, en donde se encuentran sentados los registros de nacimiento de los esposos, a fin de que en dicha Notaria se haga la nota marginal al Registro Civil de Nacimiento en el que conste su matrimonio. El día siguiente a la celebración del Matrimonio Notificación del matrimonio a las Notarias o Registraduría

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 11 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE Registrar el número del serial del Registro Civil y archivar carpeta Anotar en la parte superior derecha de la copia de la escritura el número del serial del Registro Civil de Matrimonio y archiva en la carpeta de antecedentes. Nota: Saltar este paso en caso de matrimonio católico. Una vez se tenga la Escritura totalmente diligenciada Registrar el número del serial del Registro Civil y Escritura con soportes listos para archivo Coordinador de Registro Civil Entrega de los documentos a protocolo Entrega de la Escritura con los documentos soporte, a protocolo, para archivo: Copia de las notificaciones a las Notarias o Registradurias Edicto original Solicitud original Registros civiles de los contrayentes y de los hijos a legitimar Fotocopias de las cédulas Factura Nota: En caso de matrimonio católico entregar: Partida de matrimonio Una vez finiquitado el acto y se cuente con la Escritura completa y con todos los documentos soporte N/A Asesor Jurídico

REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO PROCEDIMIENTO REGISTRO CIVIL DE MATRIMONIO Código: RC-P-02 Página 12 de 12 Versión 1 FECHA: AGO/2012 VIII ANEXOS: Solicitud por escrito Documento de identificación de los contrayentes Edicto publicado por 5 días Escritura Pública de Matrimonio Inscripción de Matrimonio en el Registro Civil Comunicación a los lugares en los cuales está registrado el nacimiento de los contrayentes Registro Civil de los hijos a legitimar si los hay Elabora _____________________________ Coordinador de Calidad Revisa _____________________________ Asesor Jurídico Aprueba _____________________________ Representante del Notario Autoriza _____________________________ Notario