MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Republica de Colombia MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Proyecto de Modernización de las Secretarias de Educación Implementación de los Procesos Misionales para un grupo de Secretarías de Educación participantes en el Proyecto de Modernización Grupo 1 – Zona III CONVERSATORIO DE AUDITORÍA Y AUTOCONTROL Secretaría de Educación de Boyacá Noviembre de 2008

RECORDEMOS LAS REGLAS DEL JUEGO

Preguntas de Reflexión Pongámoslo en práctica Reflexionemos AGENDA Objetivos Preguntas de Reflexión Pongámoslo en práctica Reflexionemos

OBJETIVOS Identificar la importancia de la auditoria como herramienta de mejoramiento que facilita la identificación de oportunidades de mejora. Identificar la importancia del autocontrol como parte integral de un proceso de calidad. Reforzar el compromiso y la Responsabilidad propia para el desarrollo y mejoramiento de los procesos.

PREGUNTAS DE REFLEXIÓN ¿Qué entiendo por AUDITORIA? ¿Cuáles son los beneficios de la AUDITORÍA para la Modernización? ¿Qué podría suceder en el cambio de la SE si no se efectúa una adecuada AUDITORÍA? ¿Cómo aporta el AUTOCONTROL a la modernización de la SE y la calidad del servicio?

QUE ES AUDITORÍA Auditoria de Procesos : Es la verificación de que se están utilizando adecuadamente los nuevos procesos diseñados e implantados, los indicadores, los formatos y roles asignados. Las auditorias nos arrojan resultados para la mejora continua, con el fin de determinar mediante evidencia objetiva el cumplimiento de los indicadores acordados y detectar oportunidades de mejora en los procesos.

PORQUE REALIZAR AUDITORIAS Verificar la correcta implementación de un proceso nuevo o que ha sufrido cambios MEJORA CONTINUA Determinar si los procesos se están realizando de acuerdo con los procedimientos escritos y determinar su eficacia. Hacer seguimiento al cambio organizacional.

Criterios de auditoria: conjunto de políticas , procedimientos, o registros utilizados como referencia Evidencias de la auditoria: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de auditoria y que son verificables. FORMATO 1 __________ XXSADJJEI ASHUSHFS JDADSKD

Pasos a seguir para la Auditoría de Procesos Comunicar el programa de auditorias al equipo auditor y al personal de la Ssecretaría. Realizar la revisión de la documentación, pertinente y elaborar la lista de verificación Elaborar el programa de auditoría 1 2 3 Ejecutar la Auditoría en sitio 4 Analizar la información registrada Realizar el cierre de la visita de auditoría Realizar el informe de auditoría 5 6 7 Registrar los hallazgos 8 Presentar al dueño del proceso y Director de Dependencia el Registro de hallazgos del proceso auditado Presentar al comité directivo el informe de auditoría con sus soportes Seguimiento a la ejecución de los planes de acción 9 Archivar Documentos 10 11 12

¿Quiénes conformarán el equipo auditor para la Modernización? Consultores de la firma. Equipo de Modernización de la SE (Gerente, facilitadores) Líderes de proceso

CUALIDADES DE UN AUDITOR DIPLOMÁTICO MENTE ABERTA BUEN COMUNICADOR ETICO PERCEPTIVO BUEN OBSERVADOR OBJETIVO ES JUSTO BRINDA APOYO ES VERSÁTIL

PREGUNTAS QUE SE DEBEN REALIZAR PROPÓSITO PREGUNTAS PARA LA AUDITORIA PREGUNTAS QUE SE DEBEN REALIZAR Preguntas abiertas Preguntas de sondeo Preguntas cerradas PROPÓSITO Recolectar la información requerida Aclarar sus ideas Verificar la exactitud de lo que ha oído PREGUNTAS QUE SE DEBEN EVITAR Preguntas capciosas Preguntas agresivas Preguntas múltiples

PROCESO DE LA ENTREVISTA- ESCUCHA ACTIVA ESTABLEZCA CONTACTO y escuche VERIFIQUE y escuche MANTENGA LA COMUNICACIÓN y escuche PREGUNTE y escuche

AUTOCONTROL El autocontrol emocional es la capacidad que nos permite controlar nuestras emociones y no que estas nos controlen a nosotros, quitándonos la posibilidad de elegir lo que queremos sentir en cada momento de nuestra vida. Somos lo que pensamos, hacemos y actuamos, y si aprendemos a controlarnos, tendremos responsabilidad y mente orientada a buscar mejora continua por mi mismo. BENEFICIOS *Aseguramos la calidad desde el primer momento *Tomamos responsabilidad sobre nuestras acciones. *Facilitamos el mejoramiento continuo y el flujo normal de los procesos *Actuamos éticamente y de acuerdo con los valores de honestidad, responsabilidad y compromiso

LECTURA

LAS RANAS Una antigua fábula cuenta que un grupo de ranas viajaba por el bosque y, de repente, dos de ellas cayeron en un hoyo profundo. Todas las demás se reunieron alrededor del pozo. Cuando vieron que era muy profundo, les gritaron a aquéllas: “Ni salten, está muy hondo”. Pero las atrapadas no hicieron caso a los comentarios de sus amigas: no dejaban de saltar, cada vez con más ímpetu. Las otras ranas insistían en sus gritos: “No salten, es inútil”. Una de las dos cautivas les hizo caso y ya no saltó más; al poco rato moría... En cambio, la otra no detuvo sus saltos, mientras los gritos de sus compañeras aumentaban. De pronto, la terca logró salir del hoyo, gracias a un salto fenomenal. Ante el asombro de sus compañeras, éstas se dieron cuenta de que era sorda. “No entendía lo que me decían, pero sus gestos me alentaron a brincar cada vez más”, fue su comentario final.