Facultad de Ciencia Política y Relaciones Internacionales Dirección de Concursos Proyecto: Informatización de la Gestión de Concursos Sistema CONDOR

Parte 1 Breve descripción del Negocio

•La Facultad de Ciencia Política y RRII de la Universidad Nacional de Rosario cuenta con una Dirección de Concursos que se ocupa de concursar los cargos docentes de esta alta casa de estudios. •La función principal de esta Dirección es el seguimiento y monitoreo de la gestión de concursos que son iniciados por la necesidad de cubrir cargos docentes en las distintas Carreras de la Facultad.

¿Que es un concurso docente? •Un concurso docente básicamente es un procedimiento para seleccionar a una persona idónea con el objeto de cubrir el cargo que se concursa. •Un concurso es un proceso de actividades (workflow) que se instancia mediante un expediente. A medida que se avance en el proceso, dicho expediente pasará por distintas dependencias y se irá completando con la documentación e información del concurso hasta completar el proceso.

Existen diversas propiedades o atributos que definirán y distinguirán a un concurso de otro. Los principales atributos que distinguirán a un concurso de otro son: Carácter Ordinario El cargo es obtenido de forma permanente Interno El cargo es obtenido por un determinado lapso de tiempo Tipo Puro El cargo pertenece a la planta de la facultad Temporal El cargo no pertenece a la planta de la facultad Aumento dentro de un cargo ya concursado, el docente aumenta la dedicación Cargo Alto Profesor Titular, Profesor Asociado, Profesor Adjunto Bajo Jefe de Trabajos Prácticos y Auxiliar de Primera De acuerdo a una combinación de estas características mencionadas, en algunos puntos del proceso, el expediente seguirá distintos flujos de acciones.

PROCESOPROCESO Dependencias Actividad Bifurcación

PROCESOPROCESO

Parte 2 Gestión Anterior y Actual

¿ Cómo se gestionaba un concurso antes de implementar alguna herramienta tecnológica? • Al iniciarse un concurso, se anotaban datos mínimos en un fichero, que si bien estaba ordenado alfabéticamente, no contaba con un criterio de identificación.

Fichero

•Cuando el expediente se encontraba en alguna otra dependencia, y un interesado realizaba una consulta, los datos mínimos anotados en el fichero, la mayoría de las veces no satisfacía la inquietud del interesado. •Esta información podría buscarse en biblioratos donde se guardaban copias de la documentación, pero al no ser este un procedimiento rutinario, la mayoría de las veces tampoco se encontraba la solicitud requerida.

Biblioratos

•Esta metodología, entre algunas de sus notorias falencias, imposibilitaba la visión general y resumida de la información relevante de todos los concursos vigentes, lo cual no nos permite realizar un seguimiento.

¿Cómo se gestiona un concurso actualmente?

Se realizaron mejoras mediante la implantación de algunas herramientas informáticas de oficina, que lograron: •Recopilar más información •Obtener un detalle general de la totalidad de los concursos pero que no satisface un seguimiento adecuado. •Almacenar la documentación en formato digital •Disponer de información que facilite la búsqueda de la documentación en archivos físicos

Si bien esto trajo mejoras y fluidez de repuestas ante las demandas de los interesados, aún se cuentan con algunas deficiencias como: •Redundancia de datos. •Necesidad de archivos auxiliares para completar la información •Creación, modificación y eliminación de documentación en forma manual.

Parte 3 Sistema CONDOR

¿Cómo surge Condor? •Para desarrollar y posteriormente implementar una solución informática, previamente se realizó un relevamiento y análisis de la funcionalidad del negocio. •Como resultado de dicho análisis surgió la herramienta CONDOR, (Concursos Docentes Rosario) que cumplimenta de una manera efectiva las actividades del proceso de gestión de Concursos.

¿Qué beneficios aporta Condor a la Dirección de Concursos? El usuario podrá contar con toda la información necesaria que le permita satisfacer cualquier tipo de consulta.

Está garantizado el flujo normal del proceso •El usuario no podrá cambiar el flujo del proceso intencionalmente o accidentalmente. •A medida que avance el proceso, mediante pocas interacciones con el usuario, el sistema irá solicitando la información correspondiente y generando los reportes requeridos.

Descomplejiza tareas simplificando el flujo de acción •Agiliza el trámite, el usuario ya no tendrá que consultar que es lo que debe hacer con un expediente. •Genera automáticamente los reportes necesarios. •Clarifica el proceso ya que el usuario es guiado por el sistema. •Con presionar un solo botón el usuario podrá continuar el flujo del proceso.

Facilita el seguimiento y monitoreo de los concursos El sistema permite obtener: •El estado actual de un concurso determinado •El estado actual de todos los concursos iniciados hasta el momento. •Historial de las actividades realizadas para un concurso determinado •Idea del avance del concurso

Ventajas Generales del Sistema •Integridad y consistencia de la información, evitando redundancia de datos y eliminando errores. •Almacenamiento ordenado y seguro de la información, facilitando y agilizando su acceso. •Centralización de la información: haciendo que el sistema sea la fuente de información principal. •Rapidez en la generación de reportes: generándolos de forma automática. •Reducción de costos y de espacio físico: teniendo toda la información en formato digital, ya no se necesitará tener información auxiliar en biblioratos.

Universidad Tecnológica Nacional Facultad Regional Rosario Cátedra Proyecto Prof: Ing. Mario Bressano Alvarez Martín Comparetto Celina Nardi Romina