HERRAMIENTAS QUE APOYAN LA FUNCIÓN DE CONTROL 3.1 Control presupuestal y presupuesto de efectivo. 3.2 Análisis de variaciones o desviaciones. 3.3 Aplicaciones informáticas.

ÍNDICE El presupuesto Presupuesto maestro Presupuestos por finalidad Control presupuestal Bibliografía

EL PRESUPUESTO Es la herramienta principal que una empresa tiene que utilizar para transformarse en una organización competitiva. La palabra presupuestos tiene raíces latina, que se compone de dos palabras:

Funciones del Presupuesto Una herramienta analítica, precisa y oportuna. El soporte para la asignación de recursos. La capacidad para controlar el desempeño real en curso. Advertencias de las desviaciones respecto a los pronósticos. Indicios anticipados de las oportunidades o de los riesgos venideros. Capacidad para emplear el desempeño pasado como guía o instrumento de aprendizaje. Concepción comprensible, que conduzca a un consenso y al respaldo del presupuesto anual.

Objetivos del Presupuesto Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes. Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa. Coordinar y relacionar las actividades de la organización. Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

Ventajas del Presupuesto Presionar para que la alta gerencia defina adecuadamente los objetivos básicos. Propiciar que se defina una estructura organizacional adecuada, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que integran la organización. Incrementar la participación de los diferentes niveles de la organización. Obligar a mantener un archivo de datos históricos controlables. Facilitar la utilización óptima de los diferentes insumos. Facilitar la coparticipación e integración de las diferentes áreas. Obligar a realizar un auto análisis periódico. Facilitar el control administrativo. Motivar para ejercitar la creatividad y criterio profesional, a fin de mejorar la empresa. Ayudar a lograr mejor eficiencia en las operaciones

Limitaciones del Presupuesto Están basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecución no es automática, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. Es una herramienta que sirve a la administración para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella. El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organización.

Objetivos Pronosticar el crecimiento futuro de la organización y de su ambiente. Coordinar las diversas actividades y tareas de la empresa. Motivar a los empleados a fin de alcanzar el mayor beneficio de la empresa.

Tipos de presupuestos Por tipo de empresa Públicos: Son aquellos que realizan los gobiernos. Privados: Los llevan a cabo las empresas particulares. Por su contenido Principales: Son una especie de resumen. Auxiliares: Muestran de forma analítica las operaciones estimadas. Por su duración Cortos: Periodo abarca máximo un año. Largos: Se formulan para más de un año. Por su técnica Estimados: Son que se formulan sobre bases empíricas. Estándar: Se formulan sobre bases científicas. Por su finalidad Por áreas y niveles de responsabilidad. Por programas. Base cero. Presupuesto maestro o tipo.

Proceso del presupuesto Elección del periodo. Organización para preparar el presupuesto. Ejecución de los presupuestos. Control presupuestal. Manual de presupuestos

Ventajas Motiva a la alta gerencia. Propicia que se defina una estructura organizacional adecuada. Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables. Favorece la coparticipación. Obliga a realizar autoanálisis periódico. Simplifica el control administrativo.

Limitaciones Está basado en estimaciones Debe ser adaptado constantemente a los cambios. Su ejecución no es automática Toma tiempo y cuesta prepararlo. No se deben esperar resultados demasiado pronto.

Principales indicadores de un presupuesto Ingresos. Utilidad de operación. Rotación de inventarios. Porcentaje de crecimiento. Inversiones aprobadas. Flujo de efectivo de operación Compromisos con bancos acreedores. Oportunidades y amenazas de la empresa, entre otros.

Comité de presupuestos El comité de presupuestos está conformado por varios miembros de la alta gerencia, se convierte en una especie de staff que solo aconseja ciertas medidas pero no decide.

Funciones del Comité Debe fijar pautas generales para seguir y coordinar los presupuestos. Verificar que los presupuestos se preparen por separado por las diversas unidades. Resolver diferencias que surjan entre las áreas de responsabilidad o unidades de la entidad. Someter el presupuesto final ante el director general o director administrativo. Verificar que las instrucciones sean trasmitidas a través de las vías de mando ordinarias. Elaborar el instrumento presupuestario. Solicitar formalmente al resto de la organización presente sus objetivos.

Funciones del Director del comité Informar sobre la mecánica de la preparación del presupuesto. Proporcionar supuestos macroeconómicos y microeconómicos. Proporcionar datos del ejercicio o sobre ejercicios pasados. Hacer cálculos necesarios para traducir las decisiones. Reunir las cifras del presupuesto. Vigilar que cada una de las partes entreguen a tiempo Debe fijar pautas generales para seguir y coordinar los presupuestos. Verificar que los presupuestos se preparen por separado por las diversas unidades.

Manual de presupuestos Documento que contiene las políticas, los métodos y los procedimientos que regirán el presupuesto. Dicho manual debe contener: Los objetivos, las finalidades del plan presupuestal. Responsabilidades que tendrá cada uno de los ejecutivos o miembros del personal que tengan asignada la responsabilidad del presupuesto. Periodo que incluirá el presupuesto. Periodicidad con que se generaran los informes. Las instrucciones para desarrollar todas las cedulas o anexos.

PRESUPUESTO MAESTRO Conjunto de presupuestos que buscan la determinación de la utilidad o pérdida que espera tener en el futuro. Presupuesto de operación Presupuesto financiero

Presupuesto de operación Se enfoca al estado de resultados, se integra por los siguientes presupuestos: El presupuesto de venta. Presupuesto de inventarios Presupuesto de compras. El presupuesto de costo de ventas. El presupuesto de gastos operativos. El estado de resultados presupuestados.

Presupuesto financiero Se enfoca en los efectos que el presupuesto operativo y de otros planes que tendrá el efectivo, y está integrado por: • Presupuesto de capital. • Presupuesto de efectivo. • Balance general presupuestado

Presupuesto de ventas Es el inicio del proceso presupuestal, dependiendo de las ventas se establecerán las necesidades de materiales directos e indirectos, de mano de obra, de costos indirectos, de inversión de activos fijos, niveles de inventarios, entre otros.

Objetivos Determinar las ventas por producto. Determinar ventas por periodos. Determinar ventas por zonas Determinar ventas por vendedor

Factores específicos de venta De ajuste Se refiere aquellos factores por causa fortuita o de fuerza mayor, accidentales, no consuetudinarias , que influyen en la predeterminación de la ventas Estos pueden ser: De efecto perjudicial. De efecto saludable. De cambio Se refiere a aquellos modificaciones que van a efectuarse y que desde luego influirán en las ventas tales como: Cambio de material, de productos, cambio en la producción, cambios de mercados, cambios de métodos etc. Corrientes de crecimiento Se refiere a la superación de las ventas tomando en cuenta el desarrollo o la expansión de la propia industria.

Fuerzas económicas generales Representan una serie de factores externos, que influyen en las ventas, para obtener este factor se requieren datos proporcionados por instituciones de crédito, dependencias de gobierno, organismos particulares, que en su conjunto arrojan índices como precios, producción, ocupación, poder adquisitivo, finanzas, etc.

Influencia administrativa Este factor es de carácter interno; refiriéndose a las decisiones que deben tomar los dirigentes de la entidad y que repercuten de forma directa.

Presupuesto de inventarios de producción Características Indispensable Un inventario excesivo ocasionará gastos innecesarios y uno insuficiente podría demorar la producción. Base de la determinación La rotación de inventarios, cuanto mayor sea la rotación, menor será la cantidad de trabajo necesario.

Rotación de inventarios Es una medida de análisis para determinar las veces que los inventarios en existencia han dado vuelta en relación con las ventas. Inventario base Es aquel al que se quiere llegar al finalizar el periodo (inventario ideal)

Presupuesto de producción La producción estimada debe ser suficiente para que se alcance a cubrir la demanda de ventas, y para queden en el inventario final productos terminados. Unidades a vender Más Inventario final de producción terminada Igual Unidades requeridas Menos Inventario inicial de producto terminado Igual Unidades a producir

Requerimientos Capacidad productiva de la planta. Accesibilidad a los elementos del costos, maquinaria, equipo , locales Disposiciones y limitaciones financieras. Requerimientos y políticas sobre inventarios.

Presupuesto de compras Este presupuesto se refiere exclusivamente a la compra de materias primas; debe realizarse en unidades para determinar cuántas unidades de material se requerirán a lo largo del ejercicio y en costo para conocer el flujo de efectivo necesario. Materia prima utilizada Más Inventario final de materia prima Igual Unidades requeridas Menos Inventario inicial de materia prima Igual Unidades a comprar Por Costo Unitario Igual Presupuesto de compras

Presupuesto de mano de obra Propósitos del presupuesto Determinar el número y calificación de los obreros que se necesitaran para ejecutar la producción programada. Calcular el costo de la mano de obra. Determinar el importe y el tiempo de la mano de obra.

Presupuesto de CIF Materia prima indirecta. Mano de obra indirecta. Conformado por Materia prima indirecta. Mano de obra indirecta. Combustible Depreciaciones y amortizaciones. Seguros Arrendamientos, Mantenimiento

Presupuesto de gastos de operación Son aquellos desembolsos necesarios para el normal funcionamiento de la entidad, y se dividen en: Gastos de distribución o de también llamados de venta. Gastos de administración.

Factores En el caso de los salario de administración o de venta, el valor presupuestado depende del porcentaje del incremento legal del salario que decrete el Gobierno y los posibles aumentos que de manera independiente la empresas quiera realizar. En cuanto a los arrendamientos, su incremento estará determinado por el porcentaje establecido. Cuando se pagan comisiones a personal de venta, su aumento dependerá de las ventas presupuestadas.

Presupuesto de efectivo El conocimiento del flujo de efectivo es de importancia fundamental para la administración de una empresa, ya que el conocer el momento en que probablemente se presentaran las deficiencias o los sobrantes de efectivo, el administrador puede planear solicitar los fondos en préstamo cuando ello sea necesario y reembolsar los préstamos durante el periodo de excesos de efectivo.

Existen varias formas de determinar este pronóstico de efectivo pero la estructura básica es la siguiente:

Estado de posición financiera presupuestado El paso final en la preparación del presupuesto maestro, es la elaboración de balance general presupuestado, también llamado estado de posición financiera presupuestado, que proyecta cada elemento de acuerdo con el plan de negocios. Si se parte de la posición financiera al inicio del periodo presupuestal, si se afectan los valores con las estimaciones en los presupuestos relativos a dicho período, se estará en condiciones de obtener la posición financiera de la empresa.

Presupuesto de Capital Es aquel que describe la planeación a largo plazo para realizar y financiar los desembolsos de capital. Un desembolso de capital son decisiones que requieren inversiones de grandes cantidades de recursos.

Fases del presupuesto de Capital Identificación de inversiones potenciales. Selección de cuales inversiones se harán. Seguimiento de inversiones.

PRESUPUESTOS POR FINALIDAD Tipos Por áreas y niveles de responsabilidad Base cero Por programas

Presupuesto por áreas y niveles de responsabilidad Es una técnica, que con ayuda de las etapas del proceso administrativo se obtienen cifras financieras predeterminadas de condiciones de operación y resultados encaminadas a cuantificar la responsabilidad de los encargados de las áreas y los niveles en que se divide una entidad.

Mide y controla: La efectividad de las utilidades. La productividad La eficiencia de cada departamento y su personal. Tiempo perdido y descuidos Material o productos desperdiciados Número de accidentes. Gastos innecesarios Obtiene variaciones y desviaciones oportunas.

Presupuesto por programas Es un conjunto de técnicas y procedimientos ordenados en forma de programas y proyectos, que muestran tareas a efectuar, señalando objetivos específicos y costos de ejecución, además de racionalizar el gasto público mejorando la selección de las actividades gubernamentales.

Función: Es el conjunto de gastos presupuestales, cuya finalidad inmediata, es proporcionar un servicio público determinado.

Programas de operación Es el instrumento destinado a cumplir con una función, mediante la fijación de metas u objetivos, empleado recursos materiales, humanos y financieros. Subprograma: División del programa según metas parciales. Actividad: Realización de una meta dentro de un subprograma. Tarea: Operación específica dentro de un proceso gradual.

Programa de inversiones Instrumento a través del cual se fijan metas a obtener, mediante la aplicación de recursos para aumentar la capacidad productiva. Subprograma: subdivisión del programa en áreas específicas. Proyecto: Conjunto de obras por realizar, dentro de un subprograma. Obra y trabajo. Parte de un proyecto, es esfuerzo precisado dentro de un proceso.

Clasificación de los programas Básicos Su objetivo es la atención directa de las necesidades de la comunidad. De apoyo directo Sirve de base para concentrar los programas básicos, tanto del ejercicio en curso como en los subsecuentes. De apoyo interno general Comprenden todas las actividades que desempeña una secretaría en función de los programas finales que son de su competencia y que deba desarrollar. De apoyo indirecto Por medio de estos programas se otorga respaldo a los programas básicos de Gobierno.

Clasificación de Proyectos. Simples: Creación de una obra con la finalidad de prestar un solo servicio. Complejos: Creación de una obra para producir varios servicios.

Procedimiento Formar grupo de trabajo para diseño de sistema de presupuesto por programas. Organizar seminarios para adiestrar a funcionarios. Preparar manuales, instructivos, y formularios. Crear incentivos para funcionarios. Proporcionar asistencia técnica. Preparación del proyecto de presupuesto.

Presupuesto base cero (paquetes de decisión) Metodología que trata de revaluar cada año todos los programas y gastos de una entidad organizacional, estableciendo programas donde se fijan metas y objetivos que ayudan a la toma de decisiones relativas a la política básica de la organización.

Asignar recursos en base a los paquetes de decisión. Proceso Identificar, analizar cada una de las diferentes actividades de la empresa en Paquetes de decisión. Evaluar y categorizar todos los paquetes de decisión por medio de un estudio costo beneficio. Asignar recursos en base a los paquetes de decisión.

CONTROL PRESUPUESTAL Es un conjunto de procedimientos y recursos que sirven a la dirección para planear, coordinar y controlar, por medio de los presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo.

Objetivos Definir políticas a seguir. Facilitar toma de decisiones. Coadyuvar a la solución de problemas.

Ventajas: Facilita la toma de decisiones Ayuda a la función financiera, ya que se puede visualizar cuanto capital se necesitara para acceder en tiempo a las fuentes de financiamiento. Fomenta el trabajo armónico. Coordina todas las funciones de la empresa. Logra una eficiencia con el esfuerzo común.

Administración del control presupuestal Previsión Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimento al pie de la letra de las fases del control presupuestal. Planeación Comprende múltiples aspectos: recopilación de datos, estudios minuciosos, ordenamientos, integración y elección de personal que se encarguen del sistema presupuestario. Formulación Esta etapa se refiere a la elaboración de presupuestos parciales que se hacen de forma analítica de cada departamento. Aprobación Es la dirección o gerencia de la entidad, que junto con el comité dará su aceptación.

Ejecución y coordinación El trabajo debe ser llevado por todo el personal. Control Corresponde a una serie de funciones encaminadas a la observancia y la vigilancia de ejercicio presupuestado. Evaluación Mediante la comparación, el análisis, la revisión y la interpretación de ellos para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente.

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