EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2012 República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

PLAN DE CUENTAS MEDIANTE RESOLUCION No. 069 DEL 29 DE DICIEMBRE DE 2011 EL MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO ESTABLECIO EL PLAN DE CUENTAS PARA LAS ENTIDADES DEL ESTADO.(DECRETO 4836/2011) EL PLAN DE CUENTAS ES LA DESAGREGACION DE LAS APROPIACIONES DE GASTOS DE PERSONAL Y GASTOS GENERALES, AL NIVEL DEL SIGUIENTE DETALLE DEL ANEXO DE GASTOS DEL DECRETO DE LIQUIDACION. EL PRIMER DIA HABIL DEL MES DE ENERO EL REPRESENTANTE LEGAL DE LA SNR MEDIANTE RESOLUCION INTERNA ESTABLECE EL PLAN DE CUENTAS QUE REGIRA PARA LA VIGENCIA. ESTE PLAN DE CUENTAS SE PUEDE MODIFICAR LAS VECES QUE SEA NECESARIO Y NO REQUIERE DE APROBACION POR PARTE DE LA DGPPN. COPIA DE ESTAS MODIFICACIONES SE REMITIRA AL DGPPN República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

DE LAS APROPIACIONES: SON AUTORIZACIONES MAXIMAS DE GASTO QUE TIENEN COMO FIN SER COMPROMETIDAS DURANTE LA VIGENCIA FISCAL RESPECTIVA. PARA ESTE PROCESO EL GRUPO DE PRESUPUESTO PREVIA AUTORIZACION DEL ORDENADOR DEL GASTO, DE ACUERDO A LAS SOLICITUDES REALIZADAS POR LAS OFICINAS, EXPIDE RESOLUCIONES DE APROPIACION. DONDE SE ESPECIFICA EL RUBRO, OBJETO DEL GASTO Y VALOR. LAS OFICINAS DE REGISTRO NO PUEDEN COMPROMETER LOS RECURSOS ASIGNADOS A FINES DIFERENTES AL OBJETO DESCRITO EN LA CORRESPONDIENTE RESOLUCION. PARA COMPROMETER ESTOS RECURSOS LAS OFICINAS CUENTAN CON SESENTA (60) DIAS DE PLAZO (CIRCULAR 44 2 DE FEBRERO DE 2012), DE LO CONTRARIO EL NIVEL CENTRAL PROCEDERA A RECOGER LOS RECURSOS ASIGNADOS República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

CADENA PRESUPUESTAL DE GASTO. PERFIL PRESUPUESTO GASTOS SOLICITUD DE CDP CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL ES UN DOCUMENTO EXPEDIDO POR EL JEFE DE PRESUPUESTO O POR QUIEN HAGA SUS VECES CON EL QUE SE GARANTIZA LA EXISTENCIA DE APROPIACION PRESUPUESTAL DISPONIBLE Y LIBRE DE AFECTACION PARA LA ASUNCION DE COMPROMISOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE LA RESPECTIVA VIGENCIA FISCAL. ESTE DOCUMENTO AFECTA PRELIMINARMENTE EL PRESUPUESTO MIENTRAS SE PERFECCIONA EL COMPROMISO Y SE EFECTUA EL CORRESPONDIENTE REGISTRO PRESUPUESTAL. TODO ACTO ADMINISTRATIVO QUE AFECTE LA APROPIACION PRESUPUESTAL DEBE CONTAR CON CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL PREVIO República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

CERTIFICADO DE REGISTRO PRESUPUESTAL- COMPROMISO: SON COMPROMISOS LOS ACTOS Y CONTRATOS EXPEDIDOS O CELEBRADOS POR LOS ORGANOS PUBLICOS, EN DESARROLLO DE LA CAPACIDAD DE CONTRATAR Y DE COMPROMETER EL PRESUPUESTO, REALIZADOS EN CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES PUBLICAS ASIGNADAS POR LA LEY. DICHOS ACTOS DEBEN DESARROLLAR EL OBJETO DE LA APROPIACION PRESUPUESTAL. PREVIAMENTE A LA ADQUISICION DEL COMPROMISO (BIEN SEA A TRAVES DE LA EXPEDIDION DE ACTOS ADMINISTRATIVOS O DE LA CELEBRACION DE CONTRATOS) AHORA BIEN SE ENTIENDE POR REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO LA IMPUTACION PRESUPUESTAL MEDIANTE LA CUAL SE PERFECCIONA EL COMPROMISO Y SE AFECTA EN FORMA DEFINITIVA LA APROPIACION, GARANTIZANDO QUE ESTA SOLO SE UTILIZARA PARA ESE FIN. República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

EN EL PROCESO DE REGISTRO PRESUPUESTAL EN SIIF Y TENIENDO EN CUENTA LA MODALIDAD DE PAGO QUE UTILICE LA OFICINA DE REGISTRO DE ACUERDO A LAS INSTRUCCIONES DEL MEMORANDO 072 (MARZO 2) Y 153 (ABRIL 24). SE DEBE TENER EN CUENTA CUANDO ES: 1- ACH (Referencia Electrónica): (compromiso- giro o abono en cuenta y orden de pago- beneficiario final). 2- CHEQUE DE GERENCIA O CHEQUE ELECTRONICO: (compromiso-giro y orden de pago- beneficiario final). 3- TRASPASO A PAGADURIA: (compromiso- giro y orden de pago abono en cuenta y marca la cuenta bancaria de la Oficina y traspaso a pagaduría). Cuando la SNR le envía recursos a la cuenta Gastos de la ORIP). República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

ADEMAS SE DEBE TENER EN CUENTA AL MOMENTO DE REALIZAR UN COMPROMISO PRESUPUESTAL: Plan de pagos el cual se puede modificar Definir el tercero del compromiso: Si no esta creado el tercero el perfil gastos debe proceder a crearlo (Instructivo creación de terceros naturales y jurídicos, vinculación y validación de cuentas bancarias -enviado el Abril 15 de 2012). Vinculación de cuenta bancaria. República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

PERFIL: CUENTA POR PAGAR Radica de Cuenta por Pagar y la aprueba PERFIL: CONTABLE OBLIGACION SE ENTIENDE POR OBLIGACION EXIGIBLE DE PAGO EL MONTO ADEUDADO POR LA ENTIDAD COMO CONSECUENCIA DEL PERFECCIONAMIENTO Y CUMPLIMIENTO –TOTAL O PARCIAL – DE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS, EQUIVALENTES AL VALOR DE LOS BIENES RECIBIDOS, SERVICIOS PRESTADOS Y DEMAS EXIGIBILIDADES PENDIENTES DE PAGO. ANTICIPOS TRANSFERENCIAS (ORDEN DE PAGO). República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

En la obligación se debe tener en cuenta: Compromiso con saldo por obligar Cuenta por pagar aprobada Cuenta bancaria del tercero (si el medio de pago es abono en cuenta ) Cupo PAC disponible Items de afectación de gasto (rubros) Líneas de pago Deducciones : Se selecciona el clasificador regional. El sistema presenta el catálogo no presupuestal (deducciones) la base gravable y el porcentaje aplicado de retención el cual depende del tipo de cuenta por pagar que se haya seleccionado en la radicación de la cuenta por pagar. En el registro de deducciones el sistema permite agregar, definir y excluir. Detalle de la obligación: valor total de la obligación, las deducciones aplicadas, valor neto a pagar. República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

PERFIL PAGADOR : PAGO ES EL ACTO MEDIANTE EL CUAL, LA ENTIDAD, UNA VEZ VERIFICADOS LOS REQUISITOS PREVISTOS EN EL RESPECTIVO ACTO ADMINISTRATIVO O EN EL CONTRATO TENIENDO EN CUENTA LA AUTORIZACION DE PAGO EFECTUADA POR EL FUNCIONARIO COMPETENTE, LIQUIDADAS LAS DEDUCCIONES DE LEY Y VERIFICADO EL SALDO BANCARIO DESEMBOLSA AL PARTICULAR EL MONTO DE LA OBLIGACION. En el pago se debe tener en cuenta: -Cuenta Bancaria del tercero en estado activa -Cuenta Bancaria Pagadora en estado activa ( si es traspaso a pagaduría) -Buscar la obligación -Seleccionar líneas de pago - establecidas en la obligación- -Seleccionar items de afectación de Gasto (rubros) -Pestaña Deducciones -Información de pago: El sistema informará la tesorería (Entidad) que hace el pago -Definir el tipo de beneficiario: Beneficiario Final o Traspaso a Pagaduría República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

Beneficiario Final : Al establecer este tipo de beneficiario, el sistema valida que el medio de pago referido desde el compromiso sea Abono en Cuenta Seleccionar el tipo de cuenta bancaria : Corriente o de Ahorros Relacionar el número de Cuenta Bancaria del tercero, la cual debe estar en estado activa y corresponder a la incorporada en el compromiso. Establecer la fecha limite de pago. El sistema valida que el medio de pago abono en Cuenta esté habilitado por la Tesorería para la entidad que esta haciendo la orden de pago. Traspaso a Pagaduría : Cuando se selecciona este tipo de beneficiario, el sistema valida que el medio de pago definido en el compromiso es diferente al de Abono en Cuenta El sistema muestra las habilitadas, el NIT que la identifica y las cuentas bancarias pagadoras que tiene asociadas. República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro Continua -Traspaso a Pagaduría : Seleccionar la Tesorería que efectuará el pago Seleccionar la Cuenta Bancaria Pagadora desde la cual saldran los recursos para el pago al Beneficiario.

República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro ORDEN DE PAGO NO PRESUPUESTAL (PAGO DE DEDUCCIONES). Obligación de deducciones Orden de pago principal en estado PAGADA. Seleccionar la Tesorería que realiza el pago Seleccionar Beneficio de Pago ( DIAN, Secretarias de Hacienda, Departamentos) Datos del tercero: definir periodo de causación, buscar los registros de deducciones generados y seleccionar los que se quieren pagar. Valor : establecer fecha límite de pago, tipo de beneficiario, seleccionar la tesoreria que va a realizar el pago. AUTORIZAR ORDEN DE PAGO GENERACION DE ORDEN BANCARIA PAGO DE ORDEN BANCARIA.

PROGRAMA ANUAL MENZUALIZADO DE CAJA PAC ES UN INSTRUMENTO MEDIANTE EL CUAL SE FIJA EL MONTO MAXIMO MENSUAL PARA EFECTUAR PAGOS EN DESARROLLO DE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS POR LA ENTIDAD DURANTE LA VIGENCIA FISCAL EN CURSO. PARA EL CASO DE SNR SE ELABORA UN ACUERDO DE PAC ANUAL EL CUAL ES SUCEPTIBLE DE MODIFICACIONES. PARA TENER EN CUENTA : En el Aplicativo SIIF Nación II. el Nivel Central Asignó a las Oficinas de Registro un CUPO PAC, de acuerdo con las asignaciones de recursos efectuadas mediante Resolución. Este proceso lo valida el sistema al momento de realizar la Obligación, para lo cual si NO existe cupo PAC, debe solicitar al Nivel Central sea modificado. Proceso que se realiza en presupuesto. Enviar solicitud al correo República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

MANEJO DEL 4 POR MIL. PARA EL PAGO DEL CUATRO POR MIL EXISTEN 3 OPCIONES DE ACUERDO A LA SITUACION DE CADA OFICINA. 1- REFERENCIA DE PAGO -ACH-(Referencia Electrónica): (compromiso-giro y orden de pago- beneficiario final). GIRA EL NIVEL CENTRAL A BENEFICIARIO FINAL (Empresa de Servicios Públicos): La Cadena Presupuestal del Gravamen Financiero 4 por mil la realiza el NIVEL CENTRAL. 2- CHEQUE DE GERENCIA O CHEQUE ELECTRONICO: (compromiso-giro y orden de pago- beneficiario final). EL NIVEL CENTRAL A TRAVES DEL BANCO DE COLOMBIA COLOCA CHEQUES ELECTRONICOS en la sucursal del Banco de Colombia más cercana a donde funciona la Orip correspondiente, previa autorización escrita por parte del Registrador a un funcionario para que reclame los cheques): La cadena Presupuestal del Gravamen Financiero 4 por mil la realiza el NIVEL CENTRAL. República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

3- TRASPASO A PAGADURIA: (compromiso- giro y orden de pago abono en cuenta y marca la cuenta bancaria de la Oficina y traspaso a pagaduría).Cuando la SNR le envía recursos a la cuenta Gastos de la ORIP) Para este proceso se debe tener en cuenta: CUANDO LA ORIP TIENE CUENTA DE GASTOS EN BANCOLOMBIA: CON NIT UNIFICADO: La Cadena presupuestal del Gravamen Financiero 4 por mil la realiza la Oficina de Registro. CON NIT DIFERENTE: Se manejan dos cadenas presupuestales del Gravamen Financiero 4 por mil una que realiza el Nivel Central y otra que realiza la Oficina de Registro. CUANDO LA ORIP NO TIENE CUENTA DE GASTOS CON BANCOLOMBIA. (CON NIT UNIFICADO O NIT DIFERENTE) Para este caso se manejan dos cadenas presupuestales del Gravamen Financiero 4 por mil, una por el Nivel Central y otra que realiza la Oficina de Registro. En el caso de que el Banco NO le descuente cuatro por mil a la Oficina, la Orip no hará cadena presupuestal pero el Nivel Central sí realizará una cadena presupuestal del Gravamen Financiero 4 por mil. República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro

MUCHAS GRACIAS República de Colombia Ministerio de Justicia y del Derecho Superintendencia de Notariado y Registro