GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO.

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1 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO

2 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE SOCIALIZACION DE LA HERRAMIENTA, CONSULTA, RETROALIMENTACION Y EXPERIENCIAS EN EL MANEJO DEL SISTEMA PARA LA VIGILANCIA DE LA CONTRATACION ESTATAL ( SICE) EN LA GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA. OBJETIVOS DE LA CAPACITACION

3 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE BASE NORMATIVA Ley 598 de 2000 Decreto 3512 de 2003 A través de esta Ley se crean el SICE, el CUBS y el RUPR, de los bienes y servicios de uso común en la administración pública. Se establece la obligación de los proveedores de registrar los precios de referencia de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra, en el Registro Único de Precios de Referencia, –RUPR- (Vigencia de precios: 1 año). Por el cual se reglamenta la Organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE LEY 1150 DE 2007 Art. 3 Parag. 1º. El Secop será administrado por el organismo que designe el Gobierno Nacional, sin perjuicio de la autonomía que respecto del SICE confiere la Ley 598 de 2000 a la Contraloría General de la República.

4 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE INGRESO DE LAS ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS, ORGANISMAS O PERSONAS JURIDICAS SUJETOS DE CONTROL DE LA CONTRACONTTRALORIA Acuerdo 0002 de 2004 art. 2 Acuerdo 0003 de 2005 Determinar el ingreso al SICE de las Gobernaciones, de las Alcaldías de las ciudades capitales de Departamento, de la Alcaldía Mayor del Distrito Capital y de las Secretarías de despachos y Departamentos Administrativos de éstas. Se exeptúan de este ingreso los organismos adscritos o vinculados a tales entidades. Determinar el ingreso al SICE de las Contralorías Departamentales y Distritales. Fecha máxima de registro el 5 diciembre de 2004. Fecha máxima registro plan de compras 31 de enero de 2005. “ Artículo 1º. Determinar el ingreso al SICE de las entidades que no se hayan vinculado: (i) del nivel central y descentralizado de los Distritos, de los Municipios Especiales y de los Municipios de categoría 1, 2, 3 y 4; y (ii) del nivel central y descentralizado de los Departamentos. Parágrafo. Se incluye el ingreso de las correspondientes Personerías y Concejos de los Distritos, Municipios Especiales y Municipios de categoría 1, 2, 3 y 4; y de las correspondientes Personerías y Asambleas de los Departamentos. Artículo 2º. Determinar el ingreso al SICE de las Áreas Metropolitanas y Asociaciones de Municipios. Artículo 3º. Se exceptúan del ingreso de que trata el artículo 1° del presente Acuerdo todas las Instituciones Educativas diferentes a las Instituciones de Educación Superior (IES). Fecha maxima de ingreso: 1 de junio de 2005. Fecha máxima registtro Plan de compras 31 de julio de 2005

5 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE Acuerdo 0006 de 2004 art. 2 Acuerdo 0007 de 2005. Determinar el ingreso al SICE del nivel central y descentralizados de los Municipios de categorías 5 y 6, excepto las instituciones educativas diferentes a las Instituciones de Educación Superior (IES) y las Empresas Sociales del Estado de estos Municipios. Fecha maxima de registro el 10 de Octubre de 2005. Fecha máxima registro plan de compras 31 de enero de 2006. “ Determinar el ingreso al SICE de los Concejos y Personerías de Municipios categorías 5 y 6. Fecha maxima de ingreso: 10 de Noviembre de 2005. Fecha máxima registtro Plan de compras 31 de Enero de 2005 Acuerdo 0008 de 2005. “ Determinar el ingreso al SICE de las Empresas de Servicios Públicos (ESP) Oficiales, Mixtas y privadas con participación del Estado. Determinar el ingreso al SICE las Instituciones Educativas diferentes a las Instituciones de Educación Superior (IES) y de las Empresas del Estado (ESE). Fecha maxima de ingreso: 07 de Diciembre de 2005. Fecha máxima registtro Plan de compras 31 de Enero de 2005 INGRESO DE LAS ENTIDADES PUBLICAS O PRIVADAS, ORGANISMAS O PERSONAS JURIDICAS SUJETOS DE CONTROL DE LA CONTRACONTTRALORIA

6 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE A los usuarios del SICE les corresponde cumplir las siguientes obligaciones Representante Legal de la Entidad Inscripción en el sistema y creación del Administrador SICE. El Representante Legal podrá crear los usuarios del sistema que requiera de acuerdo con las necesidades de la entidad y disponibilidad de talento humano, sin perjuicio de las obligaciones que le son inherentes. Acuerdo 0009 de 2006 Art. 10

7 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE A los usuarios del SICE les corresponde cumplir las siguientes obligaciones Administrador del SICE Crear a los ordenadores de gasto, tantos como haya en la entidad, al administrador del Plan de Compras (cuando aplique) y a los funcionarios de Control Interno. Es opcional la creación de usuarios consulta de CUBS Acuerdo 0009 de 2006 Art. 10

8 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE A los usuarios del SICE les corresponde cumplir las siguientes obligaciones Ordenadores del Gasto Exigir el número de certificado de registro de precio al proveedor y verificarlo en el sistema. Ésta obligación no aplica a las entidades que tienen régimen especial de contratación. Consultar el precio indicativo. Ésta obligación no aplica a las entidades que tienen régimen especial de contratación. Lo anterior no los exime de contratar bajo parámetros precios de mercado. Registrar los contratos. Acuerdo 0009 de 2006 Art. 10

9 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE A los usuarios del SICE les corresponde cumplir las siguientes obligaciones Administrador del Plan de Compras Elaborar y enviar el Plan de Compras. Ésta obligación no aplica para entidades que tienen régimen especial de contratación. Acuerdo 0009 de 2006 Art. 10

10 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE A los usuarios del SICE les corresponde cumplir las siguientes obligaciones Funcionarios de Control Interno Revisar las alarmas generadas por el sistema y transmitir las observaciones al usuario respectivo Acuerdo 0009 de 2006 Art. 10

11 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE PLAN DE COMPRAS Acuerdo 0009 de 2006 Se establece el 31 de diciembre de cada vigencia fiscal como fecha límite para que las entidades obligadas a registrar el Plan de Compras en el SICE. El plan de compras comprende todas las adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejen recursos públicos, independiente del rubro presupuestal que se afecta ya sea de funcionamiento o de inversión. Se exceptúa: Pagos de nómina y pagos por concepto de servicios públicos. Se debe entender que la codificación de los bienes, servicios y obra pùblica a incluir en el Plan de Compras, se debe hacer hasta el máximo nivel de desagregación que se encuentre en el CUB.

12 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE REPORTE DEL PRESUPUESTO Acuerdo 0009 de 2006 Art.17. Las entidades y particulares que manejan recursos públicos, sin defecto del régimen contractual que apliquen, ya sea la Ley 80 de 1993 o el derecho privado, deben reportar en el Portal del SICE el presupuesto total de la entidad, desagregado en los valores totales de inversión y funcionamiento.. Art. 17. Se establece el 31 de enero de cada vigencia fiscal como fecha máxima para reportar dichos valores, o cuando surjan cambios en los valores totales de dichos presupuestos, o de sus correspondientes valores desagregados de inversión y funcionamiento Las entidades y particulares que manejan recursos públicos mencionadas, deben reportar de igual manera, el valor total de su ejecución presupuestal, con una periodicidad trimestral durante cada vigencia fiscal. Se establece el último día hábil del mes siguiente al trimestre como la fecha máxima para registrar dicha información.

13 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE Inscripción Elaborar y enviar los planes de compra. Exigir el Certificado de Registro a los proveedores Consultar el Precio Indicativo Registrar los contratos celebrados. Publicar los Pliegos e Invitaciones Obligaciones de Entidades que Cumplen la Ley 80 de 1993

14 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE Inscripción Registrar los contratos celebrados. Entidades con Régimen Especial de Contratación.

15 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE REGISTRO CONTRATOS: Acuerdo 0011 de 2007 Acuerdo 0011 de 2007 1.Artículo 1º. Las entidades estatales que contratan con sujeción a la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, deberán registrar en el portal del SICE, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, todos los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior, sin importar la cuantía, excluidos los contenidos en las excepciones de que trata el artículo 18 del Decreto 3512 de 2003, el Acuerdo 004 de 2005 y el Acuerdo 0009 de 2006. 2.Artículo 2º. Las entidades y particulares que manejan recursos públicos con régimen especial de contratación, deberán registrar en el Portal del SICE, dentro de los primeros cinco días hábiles del mes, de acuerdo con las instrucciones allí publicadas, todos los contratos celebrados en el mes inmediatamente anterior, sin importar la cuantía, excluidos los contenidos en las excepciones de que trata el artículo 18 del Decreto 3512 de 2003, el Acuerdo 004 de 2005 y el Acuerdo 0009 de 2006

16 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE EXCEPCIONES APLICABLES AL SICE Decreto 3512/2003. Art. 18 1.La adquisición de servicios y obra pública que no estén codificados en el CUBS 2.Los bienes y servicios que se requieren para la Defensa y Seguridad nacional, de acuerdo al numeral 1 literal i). Art 24 ley 80/93 3.La compra venta y el servicio de arrendamiento de bienes inmuebles 4.Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos 5.Los procesos contractuales para la adquisición de animales vivos 6.Los productos con precios regulados por el Gobierno 7.Los procesos contractuales para la adquisición de repuestos

17 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE Acuerdo 0004. art. 4o 1.Procesos contractuales que señalen objetos descritos en cantidades expresadas en unidades distintas a números enteros, previa aprobación de la Gerencia del SICE 2.Procesos contractuales de prestación de servicios y obra pública no codificados en su totales hasta el nivel de ítem (propiedad y especificaciones) en el CUBS 3.Procesos contractuales cuyas condiciones de precio o cantidad son variables y el proceso de la negociación se fundamente en valores estimados, previa autorización de la Gerencia del SICE. 4.Procesos contractuales a suscribirse con proveedores internacionales que no tengan número de identificación Tributaria (NIT), previa autorización de la Gerencia del SICE. Se exceptúa temporalmente el registro de Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y de Compromisos (Registro Presupuestal). En el registro de contratos, se exceptúa el diligenciamiento del campo denominado CDP, cuando el contrato esté soportado en más de un Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Parágrafo. La demás información relacionada con el contrato debe registrarse normalmente en el Sistema. Acuerdo 0004. art. 5o EXCEPCIONES APLICABLES AL SICE

18 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE ACUERDO 0009 Art. 3º. 1.Art. 3 En aquellos contratos que incluyan servicios u obra pública, en donde alguno de los servicios, o uno(s) de los ítems de la obra pública se encuentre exceptuado, todo el contrato queda igualmente exento del cumplimiento de las obligaciones del SICE 2.Art. 6. Los procesos contractuales cuyas condiciones de precio o cantidad son variables y el proceso de negociación se fundamenta en procesos estimados, previa autorización del SICE, tendrá la obligación de registrar el respectivo contrato una vez se liquide. 3.Art. 8. Los procesos contractuales celebrados con recursos de caja menor, quedan exceptuado temporalmente. Cada ordenar de caja menor es responsable de contratar en condiciones de economía, para lo cual consultará los precios indicativos del SICE. EXCEPCIONES APLICABLES AL SICE

19 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE Artículo 1º. Las entidades que se rigen por la Ley 80 de 1993, realizarán la consulta al SICE en los siguientes términos: sea igual o supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía a) Para los procesos contractuales cuyo valor sea igual o supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, de conformidad el literal a) del numeral 1° del artículo 24 de la Ley 80 de 1993, exigirán el Certificado de Registro y realizarán la Consulta del CUBS y del Precio Indicativo, de que trata los literales c) y d) del artículo 13 del Decreto 3512 de 2003. ACUERDO NÚMERO 0005 DE 2005

20 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía b) Para los procesos contractuales cuyo valor no supere el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad, de conformidad con el literal a) del numeral 1° del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 en consonancia con el Decreto 2170 de 2002 artículos 1º, 2º y 6°, deberá surtir la consulta de precios de mercado en el SICE, a través del Registro Único de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con la naturaleza de los bienes, servicios u obra pública a contratar. Para los procesos contractuales previstos en el presente literal, la acreditación del Certificado de Registro al proveedor se realizará en los casos que se estime pertinente por el respectivo ordenador del gasto. ACUERDO NÚMERO 0005 DE 2005

21 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE Las alarmas son pistas de auditoria que deben ser evaluadas dentro del proceso auditor y da lugar a una observación que puede tenerse en cuenta para: El plan de mejoramiento. La desactivación de la alarma. El establecimiento de un hallazgo.

22 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE 1.Compras Fuera del Umbral 2.Consulta Obligada no realizada del Precio 3. Indicativo 4.Valor contrato adicional mayor 50% valor contrato principal. 5.La fecha de firma de un contrato adicional es anterior a la fecha del contrato principal

23 GOBERNACION DEL VALLE DEL CAUCA SECRETARIA DE CONTROL INTERNO SICE 8.Proveedor no está registrado en SICE. 9. El número del certificado de registro de referencia no existe en el sistema. 10. Ordenador contrato principal y adicional no esta registrado en el sistema. 11. Registro obligado, no realizado. 12. Precio Registrado está vencido. 13. La fecha de cierre es posterior a la fecha de adjudicación