VISIÓN Ser líderes dentro de las Instituciones de Educación Superior en Colombia en el manejo del Sistema de Archivo, como instrumento de apoyo a las labores académicas, administrativas e investigativas de la Universidad, dentro del marco de la filosofía y principios Lasallistas. MISIÓN Velar por la organización, conservación, consulta y protección del Acervo documental de la Universidad de La Salle, mediante la administración eficiente y eficaz con el mejor aprovechamiento de los recursos humanos, tecnológicos y financieros, para dar respuesta a las necesidades de los diferentes estamentos de la Universidad y  de la Sociedad.

PRINCIPIOS Conservación Calidad del Servicio Veracidad Custodia en la Información Reserva Integridad Respeto Gestión                                      Honestidad

Objetivo General del Sistema de Archivo Unisalle Establecer el sistema de Archivo de la Universidad, organizando el recurso de información archivística, con la finalidad de desarrollar el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes al eficiente, efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Universidad desde su origen hasta el día de hoy

Objetivos Específicos del Sistema de Archivo Unisalle Establecer y difundir las políticas Archivisticas Facilitar y promover la utilización de los recursos documentales archivísticos Garantizar el funcionamiento integral y estructurado del Sistema de Archivo Unisalle Cultura Organizacional para el manejo del correo electrónico Modernizar el proceso de correspondencia. Organizar y estructurar los Archivos Central-Histórico en la Universidad de La Salle. Normalizar del Archivo Capacitar a todos los funcionarios de la Universidad

ARCHIVOS DE GESTION METODOLOGIA PARA SU ORGANIZACIÓN

Archivos de Gestión Se entiende por Archivo de de Gestión como el sistema de conservación de la documentación recibida y producida en cada dependencia de la Universidad de La Salle, la cual se encuentra en trámite y sujeta a constante utilización y consulta. en el proceso de recepción, producción, distribución, identificación, clasificación y almacenamiento por los funcionarios responsables de su custodia. La estructura final de la clasificación y la organización del archivo de gestión en cada dependencia es una responsabilidad compartida entre el o los responsables del archivo y el jefe de la dependencia

Organización Documental El archivo de oficina esta compuesto por los documentos que se producen como resultado de la ejecución de las funciones propias de la dependencia. La organización documental de Archivos de Gestión consiste en agruparlos de acuerdo con la serie y subserie documental a la que pertenecen la cual ha sido definida en el Cuadro de Clasificación Documental. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, manteniendo agrupados todos los documentos que los integran en el orden en que se han producido. Universidad de la La Salle VRAD

Cuadro de Clasificación Documental - CDD Sistema de clasificación elaborado a partir del conocimiento de las funciones y procedimientos de la Universidad y en el cual se refleja la conformación orgánico-funcional del fondo. No debe ser elaborado apriorísticamente, sobre una base especulativa, sino a partir del conocimiento y análisis de las funciones y procedimientos. De acuerdo con la metodología divulgada por el Archivo General de la Nación (AGN), en las dos primeras casillas del formato de la Tabla de Retención Documental - TRD se encuentra el cuadro de clasificación documental correspondiente. 

Metodología Practica para la Organización de Archivo de Gestión 2000-2001-2002 2003 Lectura previa de los Manuales de Funciones y Procedimientos del la Dependencia IDEM Levantamiento de inventarios de documentos naturales NO APLICA Creación del primer borrador de C.C.D SI Confrontación del C.C.D contra los Archivos de Gestión Se realiza por parte del funcionario encargado de la dependencia. Creación de la T.R.D de la Dependencia Revisión de la T.R.D con el jefe del área y aprobación Aplicación de la T.R.D Se realiza por parte del funcionario encargado de la dependencia. Con previa asesoria del Funcionario de Archivo Transferencia (N.O) al Archivo Central de las Series y Subseries. si

ARCHIVO CENTRAL

Archivo Central En el se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la Universidad, de acuerdo con los tiempos dados en años según la Tabla de Retención Documental, cuya consulta no es tan frecuente, pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas.

Tabla de Retención Documental Es un listado de series y tipos documentales por dependencia donde se asignan los años que determinan el tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su ciclo vital, así como su disposición final una vez terminada la vigencia administrativa, legal o fiscal.

SERVICIOS DE ARCHIVO - SAU

Base de Datos de Servicios Pantalla inicial de la Aplicación

Base de Datos de Servicios Formulario principal de la base de datos de Servicios

BASE DE DATOS SISTEMA DE ARCHIVO

SOPORTES Y UNIDADES DE CONSERVACION

Base de Datos de Correspondencia - SIDECO Formulario principal de la base de datos de correspondencia

Sistema de Correspondencia - SIDECO Planilla generada por la base de datos de correspondencia para los mensajeros

Base de Datos de Archivo - ARCHISOFT Pantalla inicial de la Aplicación

Sistema de Archivo - ARCHISOFT Pantalla de Inventario de la Aplicación

Base de Datos de Historias Clínicas - CLINIHISTORIAS Pantalla inicial de la Aplicación

GESTION DOCUMENTO ELECTRONICO

ASISTENTE DE CORRESPONDENCIA Se complementaran las normas existentes sobre producción de documentos con la finalidad de apoyar al personal encargado de esta actividad en la elaboración de los mismos.

Disco Duro C: Directorio Raiz Nombre de la Dependencia ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO CLASIFICACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS Disco Duro C: Directorio Raiz Nombre de la Dependencia Subdirectorio Nombre de la Serie Carpeta Nombre de la Subserie

ORDENACION DOCUMENTOS ELECTRONICOS Ordenación Cronológica: Ubicación de los documentos electrónicos en el tiempo con relación a este, los documentos deben ser colocados en forma ascendente por año DENOMINACION DE LOS DOCUMENTOS INSTRUMENTOS DE CONSULTA

Propiedades del Documento Distribuir Documentos para su Revisión TRATAMIENTO AUTOMATICO DEL TEXTO Propiedades del Documento Control de Cambios Guardar Versión Distribuir Documentos para su Revisión

OUTLOOK EXPRESS Microsoft Outlook es un programa de mensajería y administración de información personal que le ayuda a administrar los mensajes, citas, contactos y tareas.

CONTROL DE RESPUESTA CONTROL DE RECEPCIÓN BUSCAR DOCUMENTOS

SEGUIMIENTO DE LAS TAREAS Administre los documentos del día con la lista de tareas personales y de trabajo de Microsoft Outlook. Puede utilizar Outlook para definir un orden de prioridad para las tareas, establecer avisos de vencimiento y actualizar su progreso. Outlook también realiza el seguimiento de los documentos que se repiten. También puede utilizar Outlook para asignar tareas a otros y supervisar su progreso.

COPIAS DE RESPALDO

RAZONES POR LAS QUE SE PIERDE LA INFORMACION EN LOS PC ¿Por qué se pierde la Información?

ALMACENAMIENTO A pesar de que el disco duro de nuestro PC o Servidor, pueda parecer de una capacidad inagotable al principio, debe tenerse en cuenta que, más pronto o más tarde, acabará llenándose. Directamente relacionado con este tema se encuentra el hecho de tener gran cantidad de pequeños archivos en Directorios o Subdirectorios dependiendo de la cantidad de Series y/o Subseries Documentales asignadas a cada una de las dependencias. Si no suele acceder a ellos con demasiada frecuencia, lo más recomendable es comprimirlos todos en un único archivo que identifique la Serie Documental ( con la utilidad de Winzip.). De esa forma podrá ganar el espacio que reduce la compresión

IDENTIFICACION DE LA COPIA DE SEGURIDAD