TÉRMINOS Y MATERIALES PARA ARCHIVOS OBJETIVO: Identificar términos relacionados con la labor de archivos
TERMINOLOGíA Archivo: Lugar donde se conservan los archiveros, debe estar limpio y tener las medidas de seguridad necesarias. Archivar: Clasificar y ordenar los documentos de manera que puedan localizarse rápidamente cuando sean requeridos. Se debe usar el sistema de archivo que se adapte a la empresa.
Archivero: Mueble en donde se guardan los expedientes en forma ordenada y segura, pueden ser de diversos materiales, formas y tamaños; para elegir el archivero se debe considerar el tamaño del local y el volumen de los expedientes. Documento: Principal elemento para el archivo, que contiene la información que se requerirá posteriormente. Puede originarse en la misma empresa o llegar por correspondencia.
Expediente: Documentos relacionados con un mismo asunto y contenidos en un folder o carpeta membretado. Portacarpeta: Pueden ser tamaño carta u oficio, son de cartoncillo grueso, algunas se sostienen a la gaveta por dos rieles metálicos. Además llevan integrado el índice o jinete, que se emplea para proteger los expedientes.
Folder o carpeta: Son cartulinas, de diferentes colores y tamaños; cuando contiene documentos y la pestaña está rotulada, recibe el nombre de expediente. Es importante considerar el grosor al archivar los documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se maltraten.
Índices: Son de acrílico transparente o de color, y se pueden colocar en varias posiciones, a través de los rieles o de botones fijados a las portacarpetas. Legajo: Es una de las partes en que se divide un expediente, un ejemplo de ello son los tomos de una enciclopedia