DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para : FUERZA AEREA DE COLOMBIA “FAC” DEFINICIONES CONCEPTOS BÁSICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Para : FUERZA AEREA DE COLOMBIA “FAC” LUIS CARLOS BELTRAN PARDO PROFESOR TITULAR UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Santa Fe de Bogotà, abril de 1998

LA EMPRESA: 1. Definición: Se define como una colectividad integrada por uno o varios grupos sociales que unen sus recursos (producción, Tierra, mano de obra y capital), en una base común de producir bienes o servicios, mediante un orden normativo, organizativo y bien administrado, señalando rangos de autoridad, sistemas de planeación comunicación, información y control coordinados, con eficiencia, modernidad, productividad, con una existencia relativamente continua en un medio y cuyas actividades se encuentran encaminadas hacia el logro de un fin o misión determinada, 2. Características de las EMPRESA: · Son entidades porogramadas con relativa permanencia · Deben contar con una estructura: Para que las Empresa cumplan su misión institucional para la cuál fueron creadas, deben regular y determinar sus actividades y fijar niveles o la jerarqiización para la toma de decisiones. · Están orientadas hacia el logro de objetivos: Las Empresa son creadas con una misión, unos propósito específicos y deben fijar y lograr una serie de objetivos intermedios para lograr dicha misión. · Deben utilizan la especialización de sus actividades y no la diversificación.

3. Elementos de las Empresa: Recursos o elementos materiales necesarios para el funcionamiento de la Empresa P. ej., recursos físicos, financieros, etc. Personas, que toman decisiones y las ejecutan. Son la parte más importante de la Empresa. Conocimiento Tecnológico, es el conocimiento necesario para producir bienes y servicios. Conocimiento Administrativo, es el requerido para hacer funcionar una organización de manera eficaz. Medio ambiente interno o clima organizacional, que consiste en una serie de características inherentes a la Empresa, las cuáles pueden ser percibidas por sus miembros y que pueden afectar la forma como trata a sus integran el medio ambiente que la rodea.

3. Importancia: 1. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, aumentando su importancia a medida que los grupos se hacen más complejos. 2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor eficiencia y eficacia. 3. La productividad de cualquier Empresa está íntimamente relacionada con la aplicación de una buena administración. 4. El PROCESO ADMINISTRATIVO Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo un actividad. El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuáles se efectúa la administración.

Medio ambiente externo general, compuesto por factores económicos, tecnológicos, jurídicos, políticos, sociales-culturales, ecológicos que afectan a las Empresa que operan en la región geográfica o en una determinada sociedad. El M.A.E. general presenta oportunidades amenazas y restricciones a la organización para su funcionamiento. Medio ambiente externo particular, se define como aquellas fuerzas específicas que pueden afectar el desarrollo y el éxito de una Empresa, está compuesto por los proveedores, los clientes, consumidores, usuarios y ciudadanos en general, de los productos y servicios que ésta genera, la competencia y las instituciones que regulan las actividades de la Empresa.

ADMINISTRACION 1. Definición: La Administración, es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad. De lo anterior se deriva: 1. Objetivo: La administración siempre está encaminada hacia el logro de fines o resultados. 2. Eficacia: Consiste en lograr los objetivos propuestos en la planeación. 3. Eficiencia: Obtención de un producto o servicio en el menor tiempo posible y al mínimo costo, mediante la adecuada utilización de los recursos. 4. Grupo social: La administración solo puede darse en el marco de un grupo social. 5. Productividad: Obtención de los mejores resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

PROCESO ADMINISTRATIVO Propósitos Objetivos Estrategias FASE PLANEACION Políticas Programas MECANICA O Presupuestos Procedimientos ESTRUCTURAL Jerarquización División del Trabajo Departamentalización ORGANIZACION Descripción de funciones Coordinación Toma de decisiones DIRECCION Integración O Motivación FASE EJECUCION Comunicación Supervisión OPERATIVA O Establecimiento de DINAMICA estándares CONTROL Medición Corrección Retroalimentación Y i

SISTEMA DE CONTROL INTERNO ( LEY 87 DE 1993 ) PLANES ORGANIZACIÓN MECANISMOS DE MÉTODOS EVALUACIÓN Y VERIFICACIÓN PRINCIPIOS NORMAS PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES OPERACIONES ACTUACIONES ADMÓN.- INF-REC DE ACUERDO A LAS NORMAS CONSTITUCIONALES LEGALES VIGENTES Y DENTRO DE LAS POLÍTICAS TRAZADAS POR LA DIRECCIÓN DE ACUERDO A OBJETIVOS PREVISTOS EN LA PLANEACIÓN

DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO.- En concordancia con lo dispuesto en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para la FAC, el sistema integrado por un esquema de organización, con su conjunto de planes, métodos, principios, normas y procedimientos, así como los confiables mecanismos de verificación o evaluación, adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestión, de todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la utilización de la información y la protección de todos los bienes y recursos, para que la administración se realice aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el director y en atención al cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la Planeación.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO GENERAL: Ayudar a la administración y dirección de la FAC al mejor y eficaz desempeño de sus labores. Garantizar procesos de planeación y desarrollo organizacional de acuerdo con la naturaleza de la organización. Protección de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento, pérdida y uso indebido. Cumplimiento de las metas trazadas por la administración de la FAC. Garantizar una información confiable y veraz.

Evaluar la eficiencia, eficacia, economía de las operaciones para garantizar una correcta ejecución de las funciones y actividades. Cumplir con los reglamentos de la FAC . Prevenir errores, riesgos e irregularidades. Idoneidad y eficiencia del recurso humano. Crear conciencia de control. Garantizar la evaluación y seguimiento de la gestión.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA la FAC Hace parte integrante de los sistemas contables, financieros, operacionales y administrativos de la FAC. No es un sistema aislado. Lo establece y mantiene la máxima autoridad de la FAC , La Direcciòn la cual institucionaliza un Sistema de Control Interno adecuado a la naturaleza y objetivos de la FAC

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA la FAC Cada funcionario es responsable del control interno en la FAC, de acuerdo a la estructura organizacional. Es evaluado por la OFICINA DE CONTROL INTERNO de manera independiente. Garantiza una información exacta, veraz y oportuna, como base para la presentación de informes operativos, administrativos y financieros de la FAC.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO PARA la FAC Establecer los objetivos y metas generales y específicos. Instituir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos. Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar planes. Delimitación de niveles de responsabilidad y autoridad. Normas para la protección y utilización de recursos. Dirección y administración del personal. Aplicación de las recomendaciones de la evaluación de control interno. Establecer mecanismos que faciliten el control adecuado a la gestión de la FAC. Organización de métodos confiables para evaluar la gestión. Establecer programas de inducción, capacitación y actualización a los funcionarios de la FAC. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

CLASES DE CONTROL AUTOCONTROL COMO ACTIVIDAD COMO FUNCIÓN Es el control que debe Es el control ejercido Control que ejerce la ejercer cada uno de por un funcionario que Oficina de Control los funcionarios de la Interno FAC tenga un nivel autoridad- Propósito: Propósito: alternos. Asesorar y apoyar a la Evaluarse a sí mismo Propósito Direcciòn, informando en el cumplimiento de Verificar la realización sobre el desarrollo de sus funciones, sabien- de actividades de acuer- las políticas. do: do a procedimientos es- Presentar propuestas *Sus actividades tablecidos. de retroalimentación * Procedimientos Planear, dirigir, coor- sobretodo en la pro- * Nivel de autoridad dinar y controlar las ac- tección de los recursos tividades de los subord. y eficiencia en las oper.

ETAPAS DEL CONTROL ESTABLECIMIENTO MEDICION DE DE ESTANDARES RESULTADOS CONTROL RETROALIMENTACION CORRECCIÓN 62 30

P E V VS O LANEACIÓN JECUCIÓN ARIACIÓN MEDIDAS ESTUDIAR/ANALIZAR INFORMES- REALES/EJECUTADOS PLAN DE DESARROLLO CUMPLIDO ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG) ÍNDICES/RAZONES/ INDICADORES TABLEROS DE MANDO INFORMES PROYECTADOS PLAN DE DESARROLLO ESTADOS FINANCIEROS (BAL GENERAL, PyG) ÍNDICES/RAZONES/ INDICADORES TABLEROS DE MANDO ESTUDIAR/ANALIZAR INVESTIGAR COMPARAR/PROBAR CAUSAS/EFECTOS P E V O VS LANEACIÓN JECUCIÓN ARIACIÓN CONCLUSIONES RECOMENDACIÓN INFORMES DE EJECUCIÓN MODIFICAR CAMBIAR MODERNIZAR RETROALIMENTAR TOMAR DECISIONES CAMBIAR LA PLANEACIÓN Y SU INFORMACIÓN 19

NUEVO ENFOQUE DEL CONTROL INTERNO ANTES AHORA * Control Previo * Autocontrol * Chulos de verificación * Responsabilidad * Imposición * Mejoramiento continuo * Control policivo * Evaluación de gestión.

RESPONSABILIDAD DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO . El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno para la FAC será responsabilidad del director en su condición de Representante Legal y Directivos de la misma. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimiento al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, será responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus jefes, dispuestos en las oficinas, áreas o dependencias de conformidad con las funciones, competencias y recursos que les han sido señalados, llegando al denominado auto - control. Por lo tanto corresponderá ejercer el sistema de Control Interno a todos desde el superior jerárquico inmediato de cada servidor, bajo la denominación de “Responsabilidad Administrativa de la Gestión”. Concluyendo que si la Entidad fracasa es porque fracasa su líder principal o sea su director, por no contar con el apoyo de los jefes y empleados en general.

Elementos del Sistema de Control Interno 1. PLAN DE ORGANIZACIÓN. Para aplicar un verdadero Sistema de Control Interno se requiere contar con una estructura orgánica adecuada; estableciendo un organigrama flexible y limitando las funciones, autoridad y responsabilidad mediante manuales de funciones, que indiquen, además, las comunicaciones e interdependencias. 2. CONTABILIDAD. Es la base para la toma de decisiones. Sin ella no son posibles ni el control de los bienes o derechos, obligaciones y patrimonio de la FAC ni la elaboración de informes que permitan conocer su situación financiera en un momento dado.

3. PRESUPUESTOS. Consisten en una planeación anticipada de todas las fases de actividad de la FAC, junto con la contrastación posterior de los resultados obtenidos, a fin de determinar las causas de las variaciones. 12/85 ? 4. ESTADÍSTICAS: Proporcionan información técnica, clara y resumida de las operaciones, facilitando todas las fases del proceso administrativo, entre ellas el control. 18% + 15%o 3:5 1 de .024

5. EQUIPOS Y TECNOLOGÍA: Su correcta utilización y mantenimiento, garantiza seguridad en la ejecución de las diversas operaciones, ahorrando tiempo y dinero y previniendo fraudes y errores. 6. PERSONAL: Todas las actividades de la FAC deben ser ejecutadas por personas que posean las calidades morales y profesionales exigidas para las labores asignadas; para lo cuál se requiere del establecimiento de políticas de selección y capacitación, vacaciones y rotación de personal, fianzas o seguros de manejo para empleados que tengan valores o bienes bajo su responsabilidad, sistemas adecuados de remuneración, incentivos y adecuadas condiciones de trabajo y de motivaciòn. 7. RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA: El cumplimiento de las normas establecidas, por parte de todos los niveles de la organización, garantiza la ejecución eficaz de los programas y proyectos definidos en la planeación.

8. INFORMACIÓN: La FAC. debe contar con información íntegra, coordinada, real, concreta y oportuna, acerca de todas sus actividades y operaciones. Tal información debe constituírse en un Sistema de Información Integral. 9. EVALUACIÓN: La Oficina de Control Interno debe realizar una evaluación permanente del mismo Sistema de Control Interno a fin de garantizar su efectividad y mantenimiento.

LABORES PARA DISEÑAR E IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE la FAC DE CONFORMIDAD CON LA CONSTITUCIÓN Y LA LEY 87 DE 1993 1. ESTABLECIENDO ADECUADAS TÉCNICAS DE DIRECCIÓN Reorganización hacia estructuras y organigramas flexibles. Técnicas de administración modernas Y Equipos de alta tecnología 2. ELABORAR O REDISEÑAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOS De acuerdo con la naturaleza de las entidades ágiles y simplificadas, que indique las instrucciones y guías para hacer bien las cosas. O ELABORAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO QUE INTEGRA GRAN PARTE DEL MISMO SISTEMA. 3. ELABORAR O REVISAR Y ACTUALIZAR MANUALES DE FUNCIONES. Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser obligatorio la rendición de informes de labores, evaluados o calificados.

4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S. I 4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I ) EN LA la FAC Utilizando la sistematización en todas las áreas. 5. ORGANIZAR Y APLICAR ADECUADAS POLÍTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial, prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina. 6. ORGANIZAR Y APLICAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación del desempeño y resultados de la propia administración (Autocontrol). 7. APLICAR EN FORMA ADECUADA EN la FAC LOS ASPECTOS DE LA LEY DE CONTROL INTERNO Objetivos, características y elementos.

8. UTILIZAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA LA PLANEACIÓN COMO ELEMENTO BÁSICO Señalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas- oportunidades. 9. CREAR O REORGANIZAR LA UNIDAD DE CONTROL INTERNO Aplicando las funciones de evaluación y de Ley, como grupo interdisciplinario. 10. ESTABLECER EL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNO Con funciones de evolución y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno. 11. ESTABLECER MEDIDAS PREVENTIVAS O DE SEGURIDAD CONTRA RIESGOS POR PERDIDAS, ERRORES Y FRAUDES. FORMANDO PARTE DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

12. ORGANIZAR EL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DE LA FAC. Contabilidad sistematizada y analizada. 13. ELABORAR PLANES DE TRABAJO O MANUALES DE AUDITORIA INTERNA Que incluya Auditoría Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestión y resultados como función de la unidad de Control Interno, con la utilización de papeles de trabajo, como elementos probatorios. 14. DISEÑAR MÉTODOS Y MECANISMOS DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA la FAC POR PARTE DE LA CIUDADANÍA Y SU PARTICIPACIÓN SEGÚN MANDATO DE LA CONSTITUCIÓN Y LAS LEYES. 15. PROPICIAR Y FOMENTAR PERMANENTEMENTE LA CULTURA DE CONTROL HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD TOTAL.

Leyes y Decretos que dan apoyo a la aplicación de un Sistema de Control Interno adecuados según la Constitución y la Ley 87 de 1993. Ley 190 de 1995 Estatuto Anti-Corrupciòn, por la cual se dictaron normas para preservar la moralidad en la Administración pública. Ley 200 de 1995 Código Disciplinario Único Decreto - Ley 2150 de 1995 Por la cual se hizo la Supresión de Trámites en la Administración Pùblica. Ley 393 de 1997 Por la cual se estableció la Acciòn de Cumplimiento, no requiere asesorìa de abogados y se presentan ante los Jueces administrativos o Tribunales Superiores Administrativos.

Quienes deben utilizar el Manual de Control Interno o Procedimientos (I) Todos los funcionarios Ya que deberán consultar este Manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos.

Quienes deben utilizar el Manual de Control Interno o Procedimientos (II) Los jefes de las diferentes dependencias Porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la FAC.

Quienes deben utilizar el Manual de Control Interno o Procedimientos(III) Los Organismos de Control. Tanto a nivel interno como externo; que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales ; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de las áreas y operaciones.

RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FUNCIONALES FRENTE A LOS MANUALES DE CONTROL INTERNO EN la FAC Dirigir su establecimiento, aplicación y control. Propender por el cumplimiento y actualización de los Manuales establecidos. Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas, por medio de un seguimiento permanente. Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas.

OFICINA DE CONTROL INTERNO Componente de control interno a nivel gerencial o directivo. Asesora a la dirección de la institución en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes e introducción de correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos. Mecanismos *Normas de Aud. de general de aceptación. Verificación *Indicadores de desempeño y *Informes de gestión Evaluación *Cualquier otro mecanismo de control.

Objetivos de la Oficina de C.I. (I) Cumplir con el mandato constitucional y legal de implementar métodos y procedimientos de Control Interno. Identificar los trámites de cada operación. Identificar las funciones del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o transacción. Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento.

Objetivos (II) Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo. Formentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados. Establecer tiempos estándar o promedio para cada paso dentro de un procedimiento, con el fin de detectar las dependencias que demoran los trámites sin justa causa.

Objetivos (III) Sentar la base documental para la elaboración de los Manuales de Control Interno (Procedimientos y Funciones). Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos.