eAdministración en la UPF: un caso de éxito Jornadas RedIRIS Bilbao, 29 de noviembre de 2012

eAdministración en la UPF Xavi Herrero i Anglí xavi.herrero@upf.edu Jefe del Ámbito Administración Electrónica y Gestión de Identidades del Servicio de Informática

eAdministración en la UPF Sumario La Universitat Pompeu Fabra Administración electrónica en la UPF: contexto El carnet universitario Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI Próximas metas Conclusiones

eAdministración en la UPF 1. La Universitat Pompeu Fabra Universidad pública y urbana creada en 1990 Docencia de calidad Investigación de excelencia Vocación internacional

eAdministración en la UPF 1. La Universitat Pompeu Fabra Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida Una universidad urbana en el corazón de Barcelona

Campus de la Ciutadella: ciencias sociales y humanas

Campus del Poblenou: comunicación y tecnologías de la información

Campus del Mar: ciencias de la salud y de la vida

1. La Universitat Pompeu Fabra Dimensiones e indicadores* 8.920 estudiantes de grado 1.988 estudiantes de postgrado (másters oficiales y doctorado) 1.680 personal docente e investigador 697 personal de administración y servicios 19 estudios de grado 37 programas de máster 9 programas de doctorado Presupuesto (2011): 130 millones de euros (*) Curso 2010-2011

eAdministración en la UPF Sumario La Universitat Pompeu Fabra Administración electrónica en la UPF: contexto El carnet universitario Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI Próximas metas Conclusiones

eAdministración en la UPF 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Proyecto iniciado el año 2010 por parte del Consejo de Dirección Plan de adaptación a la administración electrónica Los objetivos del plan son: Cumplimiento de la normativa: Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos Mejora de la eficiencia de la Universidad Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas Mejora de la gestión, con una reducción de los plazos de tramitación Ahorro: desarrollo de la relación telemática, procedimiento administrativo automatizado e interoperabilidad Trabajo conjunto con otras universidades

eAdministración en la UPF 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Plan de adaptación a la administración electrónica Aspectos clave: Colaboración con ACUP (Associació Catalana d’Universitats Públiques) Detección y priorización de proyectos a desarrollar Definición de las herramientas comunes Implantación de la identidad digital y la firma electrónica Plan de comunicación Plan de formación

eAdministración en la UPF 2. Administración electrónica en la UPF: contexto La ACUP decidió en el año 2008 empezar a trabajar conjuntamente en el desarrollo de la administración electrónica. Se ha trabajado en distintos ámbitos: Normativo Organizativo Gestión documental y archivo Herramientas de identidad digital y firma electrónica Registro telemático Contratación electrónica Voto electrónico Notificación electrónica Evidencias electrónicas

eAdministración en la UPF 2. Administración electrónica en la UPF: contexto En la UPF, hemos avanzado en distintos ámbitos: Normativo Organizativo: reingeniería, simplificación y automatización de procesos Herramienta de tramitación Gestión documental y archivo Carnet universitario Módulos de firma, copia auténtica, digitalización, código de verificación, etc. Registro telemático Portafirmas Voto electrónico Notificación electrónica

eAdministración en la UPF 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Caja de herramientas: Herramientas comunes 2011 Gestor documental Identidad electrónica Carnet universitario electrónico Entidades de registro T-CAT Registro telemático Plataforma de tramitación Firma electrónica, validación y sello de tiempo Portafirmas Digitalización segura de documentos Código de verificación Herramientas comunes 2012 Formularios electrónicos Notificación telemáticas Voto electrónico

eAdministración en la UPF 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Procesos: Firma electrónica 2011 Sede electrónica Perfil del contratante Solicitud de certificados académicos Firma de prórrogas de contratos de PDI Factura electrónica Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF Firma electrónica 2012 Firma de actas de calificación (PDI) Solicitud de títulos y e-título (estudiantes) Anulación de matrícula y devolución de tasas (estudiantes) Solicitud de licencias, permisos y vacaciones (PAS y PDI) Voto electrónico

eAdministración en la UPF 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Caja de herramientas:

eAdministración en la UPF 2. Administración electrónica en la UPF: contexto Caja de herramientas:

eAdministración en la UPF Sumario La Universitat Pompeu Fabra Administración electrónica en la UPF: contexto El carnet universitario Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI Próximas metas Conclusiones

eAdministración en la UPF 3. El carnet universitario (PAS/PDI): constitución de la entidad de registro de CATCert Calendario Marzo-septiembre 2010 Duración: 6 meses Población: PAS y PDI Fases Firma del convenio con CATCert Adaptación de los procedimientos necesarios Nuevo proyecto en la gestión de identidades Integración del conector de CATCert Formación de operadores Coordinación de centros de atención al usuario (CAU) Resultados Inicio de entrega de carnet con certificado: septiembre 2010 Actualmente entregados 2.382 carnets con certificado  92 % (noviembre 2012)

eAdministración en la UPF 3. El carnet universitario (estudiantes) 2010  La UPF adjudica al Banco Santander el concurso de entidad financiera para emitir los carnets universitarios Enero 2011  Se constituye la entidad de registro de certificación digital para estudiantes Febrero-abril 2011  Se planifica el proyecto de distribución del carnet y se realizan pruebas de envío de ficheros Mayo 2011  Se inicia la campaña de captación de estudiantes que ya cursan estudios en la UPF y se adapta la aplicación de control de carnets Junio 2011  Se empiezan a repartir los primeros carnets de estudiantes del Banco Santander con certificado digital

eAdministración en la UPF 3. El carnet universitario (estudiantes) Julio 2011  Se integra en el proceso de matrícula de los estudiantes de primer curso la solicitud del carnet Septiembre-octubre 2011  Se distribuyen los carnets a los estudiantes de primer curso Octubre 2011  Campaña de captación para estudiantes de máster y doctorado Noviembre-diciembre 2011  Se distribuyen los carnets de máster y doctorado 2012  La mayor parte de los estudiantes ya tienen el nuevo carnet

eAdministración en la UPF 3. El carnet universitario (estudiantes) Curso 2011-2012: 5.586 carnets distribuidos Curso 2012-2013: 2.314 carnets distribuidos 100 % estudiantes de 1º y 2º con carnet UPF y certificado digital

eAdministración en la UPF Sumario La Universitat Pompeu Fabra Administración electrónica en la UPF: contexto El carnet universitario Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI Próximas metas Conclusiones

eAdministración en la UPF 4. Solicitud de certificados académicos ALCANCE Este procedimiento permite a los estudiantes realizar una solicitud telemática de certificados académicos tanto de grado como de máster. No hay ninguna restricción en cuanto a horario ni asistencia presencial. Solamente se necesita el carnet de la UPF (que tiene un certificado digital) o bien el DNI electrónico. El procedimiento es íntegramente telemático y con documentación electrónica firmada digitalmente. MOTIVACIÓN La implantación de este proceso facilita la obtención de certificados académicos desde cualquier lugar y en cualquier momento, reduce el tiempo de tramitación y reduce el gasto de papel. PARTICIPANTES Gestión Académica: Definición funcional del proceso Unidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del proyecto Servicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadas Secretaría General: Sede electrónica y validación legal del proceso

eAdministración en la UPF 4. Solicitud de certificados académicos PROCESO La solicitud se inicia desde la sede electrónica de la Universitat dónde está publicado el trámite Se realiza una autenticación de la persona a través de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico A partir de los datos recuperados, se obtienen los datos necesarios: los estudios cursados por esta persona, así como si el estudiante tiene bonificaciones, para calcular el importe a abonar Se selecciona el estudio del que queremos obtener el certificado, y el idioma, que puede ser catalán, castellano o inglés, y un mail en el que recibiremos el certificado Una vez seleccionado el estudio, se procede a realizar el pago por el TPV Cuando se acaba el pago, se envía un correo electrónico con el certificado académico en formato PDF y con una firma digital de órgano al mail indicado por la persona El certificado académico contiene un código seguro de verificación CSV que se puede utilizar para verificar la validez del documento desde la sede electrónica Adicionalmente, desde las secretarías de cada estudio, se dispone de una funcionalidad incluida en la plataforma de tramitación telemática que permite, a partir del DNI de la persona, enviar un correo electrónico al solicitante con el link que le permita volver a descargar el certificado académico que ya solicitó

RECUPERACIÓN ESTUDIOS CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN eAdministración en la UPF 4. Solicitud de certificados académicos PAGO 5 ENVÍO CERTIFICADO TRAMITADOR 6 @ SELECCIÓN ESTUDIOS 4 SEDE ELECTRÓNICA 1 RECUPERACIÓN ESTUDIOS 3 AP. SGA 2 AUTENTICACIÓN 7 COPIA AUTÉNTICA 7 CÓDIGO SEGURO DE VERIFICACIÓN

eAdministración en la UPF 4. Solicitud de certificados académicos HERRAMIENTAS Se han utilizado las siguientes herramientas: el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de tramitación y la gestión de la solicitud el applet de validación, y el módulo de copia auténtica la aplicación de gestión académica para el acceso a los datos académicos el TPV para el pago con tarjeta de crédito CONCLUSIONES El resultado es que el día 15/11/2012 se habían generado 175 certificados académicos desde que se puso en marcha el día 15/03/2012. El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de administración electrónica y sistemas de información internos. También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios.

eAdministración en la UPF 4. Solicitud de certificados académicos

eAdministración en la UPF Sumario La Universitat Pompeu Fabra Administración electrónica en la UPF: contexto El carnet universitario Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI Próximas metas Conclusiones

eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI ALCANCE Este procedimiento permite tramitar la firma de prórrogas de contratos de PDI en todas sus modalidades. El proceso se gestiona de manera íntegramente telemática, con la opción de incorporar una firma física en uno de los casos. En función del trámite se contemplan todos los posibles actores involucrados en el proceso. Para realizar este trámite únicamente es necesario disponer de un certificado digital que puede ser el carnet de la UPF o el DNI electrónico. El documento del contrato se firma digitalmente, así como el rechazo del contrato si hay algún error. Al cierre del expediente todos los documentos se guardan automáticamente en el gestor documental. MOTIVACIÓN La implantación de este procedimiento permite agilizar el trámite de firma de los contratos por parte de los PDI i del Servicio de PDI, secretarías, vice-rector i comité de empresa. PARTICIPANTES Servicio de PDI: Definición funcional del proceso Unidad de Organización y Procesos: Definición funcional del proceso y coordinación del proyecto Servicio de Informática: Desarrollo y coordinación de las herramientas informáticas implicadas Secretaria General: Adaptación normativa Archivo: Definición de la serie documental asociada al proceso

eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI PROCESO El tramite se inicia por parte del servicio de PDI desde la aplicación de gestión de la contratación (Ulisses), generando un nuevo proceso en la plataforma electrónica de tramitación El interesado recibe un mail con un link para acceder a la plataforma de tramitación electrónica (también puede acceder desde CampusGlobal), dónde puede consultar el contrato generado desde el Servicio de PDI El interesado puede: Aceptar el contrato y firmarlo digitalmente. Si lo hace, el contrato pasa automáticamente al portafirmas de la vicerectora para que sea firmado digitalmente. En algunos casos, también se envía al portafirmas del Comité de Empresa Rechazar el contrato, informando el motivo del rechazo En función de si la firma es centralizada o no, los actores contemplados en el trámite son el Servicio de PDI o la secretaria de departamento correspondiente El interesado recibe por correo electrónico el contrato firmado por ambas partes Todo el trámite se realiza en el tramitador, que se comunica con la aplicación de gestión Ulisses para actualizar el estado del expediente Una vez se resuelve el expediente, se cierra y pasa al archivo de forma automática

eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI

eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI HERRAMIENTAS Se han usado las siguientes herramientas: el tramitador electrónico que contiene toda la lógica de acceso a la plataforma de tramitación y gestión del expediente el applet de firma el portafirmas la aplicación de gestión de la contratación Ulisses la integración con el gestor documental CONCLUSIONES El resultado es que a día 15/11/2012 se han tramitado 895 prórrogas de contratos de PDI desde el día 16/04/2012 El punto de mayor complejidad está en la integración de diferentes componentes de administración electrónica y sistemas de información internos. También es importante tener en cuenta el cambio cultural, tanto interno, como de los usuarios, más concretamente llevar a cabo y un plan de distribución de los certificados digitales y un plan de formación de su uso

eAdministración en la UPF 5. Firma de prórrogas de contratos de PDI

eAdministración en la UPF Sumario La Universitat Pompeu Fabra Administración electrónica en la UPF: contexto El carnet universitario Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI Próximas metas Conclusiones

eAdministración en la UPF 6. Próximas metas Avanzar en herramientas: Formularios electrónicos Estados de la tramitación Interoperabilidad

eAdministración en la UPF 6. Próximas metas Servicios y procedimientos 2012: Factura electrónica  15 facturas (01/04/2012) Reserva de portátiles  1664 solicitudes (10/09/2012) Reserva de material audiovisual  264 (10/09/2012) Voto electrónico  21/05/2012 Solicitud de certificados académicos de doctorado Solicitud de licencias i permisos para el PAS y PDI Proyecto del ámbito de la investigación: Solicitud de ayuda COFRE Solicitud de ayuda COMENÇA Despliegue de la notificación electrónica (eNotum)

eAdministración en la UPF 6. Próximas metas Procesos primer semestre 2013: Gestión de quejas y consultas de la Síndica de Greuges de la UPF Renuncia a la evaluación y recurso Permanencia: continuidad y quinta convocatoria Añadir el ranquing al certificado académico Firma de actas de calificación Gestión de convenios electrónicos Certificados de docencia Acreditaciones PDI Tramos de docencia Certificados de evaluación de la docencia

eAdministración en la UPF Sumario La Universitat Pompeu Fabra Administración electrónica en la UPF: contexto El carnet universitario Caso práctico 1: solicitud de certificados académicos Caso práctico 2: firma de prórrogas de contratos de PDI Próximas metas Conclusiones

eAdministración en la UPF 7. Conclusiones Cambio cultural interno 1 Nueva tipología de incidencias 2 Nueva cultura de uso del certificado digital 3 Aplicar principio de proporcionalidad y no sólo el de seguridad: no pedir mas al proceso electrónico que al papel 4 Resistencia al cambio 5 Dificultad de tener modelos de referencia contrastados 6 Herramientas poco probadas 7 Dificultades de avanzar en la interoperabilidad 8

Beneficios para la Universidad Beneficios para los estudiantes, eAdministración en la UPF 7. Conclusiones Beneficios para la Universidad Beneficios para los estudiantes, PAS, PDI y empresas Mejora de servicio y, por tanto, de la imagen de la Administración Mejora de la eficiencia interna: ahorro en tiempo en la tramitación Transformación de la Administración: reingeniería y simplificación de los procesos Mayor disponibilidad del personal para realizar tareas de valor añadido Cumplimiento de la normativa vigente Eliminación de errores (volver a introducir información, pérdida de documentación…) Reducción del uso de papel Mejora del servicio al estudiante, PAS, PDI y empresas Accesibilidad a los servicios públicos 24 sobre 7 Simplicidad en las tramitaciones con la Administración Rapidez y agilidad en la obtención del servicio requerido Eliminación de la necesidad de desplazarse físicamente a la administración Fomento del uso generalizado de las nuevas tecnologías

Muchas gracias por vuestra atención Eskerrik asko Muchas gracias por vuestra atención Xavi Herrero i Anglí Servei d’Informàtica de la UPF http://www.upf.edu/bibtic