Cierre del período en contabilidad financiera SAP Best Practices

Objetivo, ventajas y etapas clave del proceso Mediante el componente de tareas de cierre, es posible preparar y llevar a cabo las operaciones necesarias para el cierre del día, del mes y del ejercicio. Para ello, el sistema ofrece una serie de informes estándar que se pueden utilizar para generar evaluaciones y análisis directamente a partir de los saldos de cuenta contabilizados. Ventajas El sistema le ayuda a llevar a cabo lo siguiente: crear balances y cuentas de pérdidas y ganancias documentar los datos contables Flujos de proceso clave cubiertos cierre del día, cierre del mes y cierre del ejercicio.

Aplicaciones y roles de usuario requeridos Obligatorias Enhancement package 6 for SAP ERP 6.0 Roles de la empresa implicados en los flujos de proceso Gerente financiero Contable de libro mayor Gerente de acreedores Gerente de deudores

Descripción detallada del proceso Cierre del día en contabilidad financiera Actualización de tipos de cambio Espacios en la asignación de números de documento Números de factura asignados dos veces Visualización del diario de documentos compacto.

Descripción detallada del proceso Cierre del mes en contabilidad financiera (I) Actualización de tipos de cambio Espacios en la asignación de números de documento Números de factura asignados dos veces Apertura y cierre de períodos contables Registro de contabilizaciones periódicas Contabilización de contabilizaciones periódicas Ejecución de juego de datos batch input Compensación automática del proceso especial de cuenta EM/RF Análisis de cuentas de compensación EM/RF Compensación automática de cuenta EM/RF Contabilización de asientos de corrección

Descripción detallada del proceso Cierre del mes en contabilidad financiera (II) Revalorización de moneda extranjera Contabilización de cargos de impuestos Declaración recapitulativa Documentos comparativos / Cifras de movimientos Cierre del período contable anterior Cálculo de intereses sobre el saldo Visualización del diario de documentos Balance contable

Descripción detallada del proceso Cierre del ejercicio en contabilidad financiera Creación del calendario de fábrica para el nuevo ejercicio Arrastre de saldos AP/AR Arrastre de saldos GL Reagrupación de Deudores/Acreedores Confirmación de saldo de Deudores Confirmación de saldo de Acreedores Cierre final y liberación de informes financieros Cierre del período contable anterior Visualización del diario de documentos

Diagrama del flujo de procesos Proceso 1: Cierre del día Evento Actualización Evaluación Informes Gerente financiero Contable de libro mayor Actualización de tipos de cambio Visualización del diario de documentos compacto Decisión del proceso Espacios en la asignación de números de documento Números de factura asignados dos veces

Diagrama del flujo de procesos Proceso 2, cierre del mes (I) Evento Actualización Evaluación Contabilización Gerente financiero Decisión del proceso Decisión del proceso Decisión del proceso 3 Actualización de tipos de cambio Espacios en la asignación de números de documento Contabiliza-ción de asientos de corrección Registro de contabiliza-ciones periódicas Apertura y cierre de períodos contables Números de factura asignados dos veces Revaloriza-ción de moneda extranjera Contabilización de conta-bilizaciones periódicas Cierre del período contable anterior Documentos comparativos / Cifras de movimientos Contabiliza-ción de cargos de impuestos Ejecución de juego de datos batch input 2 6 Declaración de IVA Cálculo de intereses sobre el saldo 5 4

Diagrama del flujo de procesos Proceso 2, cierre del mes (II) Evento Compensación Informes Gerente financiero 4 Análisis de cuentas de compensación EM/RF Visualiza-ción del diario de documentos Compensación automática de cuenta EM/RF Balance contable 3 5 2 Gerente de acreedores Compensación automática del proceso especial de cuenta GR/IR

Diagrama del flujo de procesos Proceso 3: Cierre del ejercicio Evento Actualización Informes Gerente financiero Decisión del proceso Creación del calendario de fábrica para el nuevo ejercicio Contable de libro mayor Arrastre de saldos AP/AR Arrastre de saldos GL Cierre final y liberación de informes financieros Reagrupación de crédito con saldo deudor/acreedores (balance) Cierre del período contable anterior Visualización del diario de documentos Gerente de deudores Confirmación de saldo de crédito Gerente de acreedores Confirmación de saldo de débito GL = Libro mayor

Leyenda Símbolo Descripción Comentarios Símbolo Descripción Banda: identifica un rol de usuario, como comprador o gerente de ventas. También puede identificar una unidad o un grupo organizativo, más que un rol específico. El resto de símbolos del flujo de procesos de esta tabla van en estas filas. Dispone de todas las filas necesarias para cubrir todos los roles del escenario. La banda de roles contiene tareas comunes de ese rol. Eventos externos: contiene eventos que comienzan o terminan el escenario, o que tienen una influencia en la sucesión de eventos del escenario. Línea de flujo (sólida): indica la secuencia normal de etapas y la dirección del flujo en el escenario. Línea de flujo (punteada): indica el flujo de tareas utilizadas con poca frecuencia o condicionales en un escenario. Esta línea también puede llevar a documentos que forman parte del flujo de procesos. Conecta dos tareas en un proceso de escenario o un evento sin etapas. Actividad empresarial/Evento: identifica una acción que lleva hacia o fuera del escenario, o bien un proceso externo que tiene lugar durante el escenario. No corresponde a una etapa de tarea del documento. Proceso de unidades: identifica una tarea que se cubre por etapas en el escenario. Corresponde a una etapa de tarea del documento. Referencia de proceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en su totalidad, escriba el número y nombre en este nivel. Referencia de subproceso: si el escenario hace referencia a otro escenario en parte, escriba el número y nombre del escenario, así como los números de etapas en este nivel. Decisión del proceso: identifica una decisión/punto de inflexión, que supone una elección que debe realizar el usuario. Las líneas representan varias opciones que surgen de distintas partes del diamante. No suele cor-responder a la etapa de tarea del documento, sino que refleja una elección que debe tomarse tras la ejecución de una etapa. Símbolo Descripción Comentarios de utilización Al siguiente/Desde el último diagrama lleva a la página siguiente/anterior del diagrama. El diagrama de flujo continúa hasta la página siguiente/anterior. Impresión/Documento: identifica un documento, informe o formulario impreso. No corresponde a la etapa de tarea en un documento, sino que se utiliza para reflejar un documento generado por una etapa de tarea; esta forma no tiene líneas de flujo hacia fuera. Resultados financieros reales: indica un documento contable financiero. Planificación de presupuesto: indica un documento de planificación de presupuesto. Proceso manual: cubre una tarea realizada de forma manual. No suele corresponder a una etapa de tarea de un documento, sino que se utiliza para representar una tarea realizada de forma manual, como la descarga de un camión en el almacén, que afecta al flujo del proceso. Versión/Datos existentes: este bloque cubre datos facilitados desde un proceso externo. No suele corresponder a una etapa de tarea en un documento, sino que esta forma representa datos que provienen de una fuente externa; este paso no tiene líneas de flujo entrantes. Decisión de aprobado/no aprobado del sistema: este bloque cubre una decisión automática tomada por el software. No suele corresponder a una etapa de tarea del documento, sino que se utiliza para representar una decisión automática realizada por el sistema y que se realiza tras la ejecución de una etapa. <Función> Conexión de diagrama Impresión/ Documento Externo al sistema SAP Resultados financieros reales Actividad empresarial/ Evento Planificación de presupuesto Proceso de unidades Proceso manual Referencia de proceso Versión/ Datos existentes Referencia de subproceso Decisión del proceso Decisión aprobado/no aprobado