El Sistema de Administración del Programa de Mejora de la Gestión (SAPMG) Subsecretaría de la Función Pública Noviembre, 2011

Conceptos básicos PMG Resultados al ciudadano Objetivos PMG + Calidad + Efectividad - Costos Estrategia PMG: Diagnósticos de los procesos Indicadores de calidad Indicadores de efectividad Indicadores de costo Operación en el ámbito Institucional PIMG A B C D E Estrategia Institucional Planeación de la mejora Ejecución de Proyectos Asegura-miento de resultados Aprendizaje Institucional Categorías de proyectos

Sistema de Administración del PMG El sistema de administración del PMG es la herramienta informática que opera el Programa de Mejora de la Gestión mediante el registro y seguimiento de proyectos de mejora que las instituciones comprometen ante la Secretaría de la Función Pública. El sistema permite de manera automática: Registro y administración de proyectos de mejora (Datos básicos, programa de trabajo, avances y cierre de proyecto). Monitoreo de los compromisos que adquieren las instituciones para el logro de los objetivos del PMG. Seguimiento a los avances y resultados de cada proyecto de mejora. Reportes a distintos niveles (por institución, sector, indicadores, etc.). Administración de información a través de un tablero de control. Documentación de casos de éxito.

Proyectos de mejora Actualmente se cuenta con 1,371 proyectos de mejora distribuidos en 10 categorías.

Esquema de seguimiento de proyectos Actualización de las actividades Reporte de Metas e Indicadores Actividades % Avances Indicador Proyectos Logros y Metas Análisis de la Información Si la actualización impacta uno o varios indicadores del proyecto

SAPMG A través del Sistema de Administración del PMG se lleva a cabo la medición de los resultados obtenidos en el PMG mediante indicadores de proyecto y la evaluación a través de la información que se documenta en el cierre del proyecto. Avance global de proyectos Cronograma de avances de proyectos Tablero de control de indicadores Proyectos por cuadrante Semáforos de avance de actividades Supervisión y control en línea Reportes

SAPMG

PIMG : Proyecto Integral de Mejora de la Gestión 8 Ciclo de vida de los proyectos PIMG : Proyecto Integral de Mejora de la Gestión Iniciativa Proyecto 1. Datos del proyecto. Datos Generales Equipo de trabajo. 2.Indicadores de proyecto. 3.Análisis Categoría de proyecto Análisis de costo Análisis de Factibilidad 4.Gráfico. Plan de trabajo de acuerdo con Categoría de proyecto. Etapa Actividad Responsable Seguimiento de proyecto: Etapa Actividad Resultados de Actividad Indicadores Informe de Cierre Aseguramiento de la mejora Lecciones aprendidas

Ciclo de vida de los proyectos Incorporación de personal involucrado en los proyectos Las iniciativas se validan y aprueban por la figura de los Grupos Tecnicos especializados

INICIATIVAS DE PROYECTO Los proyectos identificados son iniciativas hasta que el Titular los aprueba Se documenta los resultados del análisis realizado en el proceso de identificación

Datos generales de los proyectos

Indicadores de proyecto 44 indicadores en total

Indicadores de proyecto seleccionados

Categoría de proyecto

Análisis de costo

Factibilidad

Gráfica de impacto y facilidad de ejecución

Fase II. Registro de proyectos Plan de trabajo Fase II. Registro de proyectos Se registra la fecha planeada para realizar cada actividad Se registra el responsable de ejecutar cada actividad

Plan de trabajo Fase II. Registro de proyectos

Avance de proyectos Fase III Se registra la terminación de cada actividad Se documentan resultados de cada actividad El registro de avances lo realiza el responsable del proyecto

Indicadores 21 1. Fecha. 2. Actividad. 3. Indicador del Proyecto. El sistema muestra el historial de los indicadores (reporte que muestra el resultado que se capturó en la etapa anterior y solo es para consulta). 1. Fecha. 2. Actividad. 3. Indicador del Proyecto. 4. Línea Base. 5. Descripción línea base. 6. Meta. 7. Descripción meta.

Avance de proyectos Sistema de semaforeo 22 Estatus de actividad. 1: Capturar el resultado de la actividad. Para cada actividad el sistema mostrará una pantalla en la cual podrá ingresar el resultado de la actividad. Estatus de la actividad En tiempo verde Retrasada rojo Información incompleta gris Información completa con retraso naranja

Cierre. Cierre de proyectos El cierre documenta los resultados finales del proyecto Cualitativos - resumen de aspectos relevantes Comparación planeado - real Productos del proyecto, beneficios, alcance, indicadores, programa de trabajo, costo. Cuantitativos – indicadores del proyecto El plan de calidad garantiza la medición frecuente de resultados

Aseguramiento de la mejora Se confirma el plan de mediciones de calidad posteriores al cierre con los indicadores del proyecto

Lecciones aprendidas Lecciones aprendidas

Reportes y Tablero de Control SAPMG

Reportes

Reportes

Tablero de control

Tablero de control

Tablero de control

Avance de proyectos

¡¡GRACIAS!!