Interconexión de Registros entre Administraciones

Motivación El ciudadano debe relacionarse con distintas Administraciones Públicas Se calcula que hay más de 20.000 oficinas de registro de las diversas Administraciones Públicas. Complejidad, Dispersión => Sobrecostes e impacto en la calidad de vida de los ciudadanos. El ciudadano suele averiguar la Administración competente y desplazarse físicamente para presentar su trámite. En muchos casos las pequeñas poblaciones tienen un escaso grado de modernización, lo que impacta en la eficiencia y eficacia.

Motivación Además de los gastos para el ciudadano expuestos anteriormente, se repercuten importantes gastos para la Administración, derivados del manejo y reenvío de documentación en papel. La documentación se ensobra y se envía a la administración competente, que puede estar a varios cientos de kilómetros lo que implica retardos importantes y costes por ineficiencia. Dado que a veces las competencias son dispersas, se realizan reenvíos entre las diversas administraciones. Un envío estándar puede costar 3.5€ según tarifas oficiales de correos, y aproximadamente el 33% de los asientos registrales, en media, son reenviados entre Administraciones. Si el ciudadano se persona en su oficina, en muchas ocasiones no dispone de información sobre si su procedimiento se ha iniciado

Solución La Interconexión de Registros a través permite digitalizar el papel que presenta el ciudadano en las oficinas de registro, y enviarlo electrónicamente al destino, al instante, y sea cual sea su ubicación geográfica o nivel de administración competente. La documentación en papel se devuelve al ciudadano, y no se custodia, ni archiva, ni reenvía, solo se reenvía la imagen de los documentos. Es decir, se elimina el papel en las oficinas de registro y atención al ciudadano, que son la puerta de entrada a la Administración.

Oficina Tradicional vs Oficina Digital DÍA: 15 DÍA: 16 DÍA: 30 DÍA: 3 DÍA: 2 DÍA: 1 OFICINA DE REGISTRO TRADICIONAL Tramitación de Expediente ¿Estado del Registro? Recibido en destino Enviado Acuse de recibo Unidad de Gestión destino Búsqueda de los datos de contacto de destino Datos de contacto de destino disponibles en ORVE Oficina de registro destino Oficina de registro origen OFICINA DE REGISTRO INTEGRADA EN SIR Informe de Traza: Estado 1 Estado 2 ………… Recibido en destino Tramitación de Expediente ¿Estado del Registro? Consulta de traza Generación del fichero de intercambio SICRES 3.0 Oficina de registro destino Integrada en SIR Unidad de Gestión destino Oficina de registro origen Integrada en SIR segundos

Beneficios Cuando el ciudadano se persona en la oficina, se pueden digitalizar sus documentos y devolvérselos. Una vez digitalizados los documentos, el registro se puede enviar de forma electrónica e inmediata al Organismo destino, esté o no vinculado a la Oficina de registro donde se ha presentado la documentación, y pueda consultarse su estado en cualquier momento. AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en valija, correo y manipulación del papel. AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en eficiencia y reducción de cargas. Mejor servicio al ciudadano. “La Administración más cerca”. 6

¿Por qué tanto tiempo? Necesario un marco legal completo para todas las AAPPs Norma Técnica de Digitalización y Copiado Auténtico. Norma Técnica de Firma Electrónica Norma Técnica de Interconexión de Registros (SICRES3) Norma Técnica de Red SARA Regulación del Registro Electrónico Común Desarrollo Tecnológico de: Plataforma Común de Interconexión de Registros, adaptada a SICRES 3. Directorio Común de Unidades y Oficinas Desarrollo de Convenios de Colaboración entre AAPPs, que regulen las obligaciones entre partes.

Articulación Jurídica de ORVE La Orden Ministerial HAP/566/2013, de 8 de abril, regula el Registro Electrónico Común (art. 31 RD1671/2009), establece en sus Disposiciones Adicionales: De acuerdo con lo previsto en el artículo 24.3 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, el Registro Electrónico Común podrá ser habilitado para la remisión, recepción e intercambio de solicitudes, escritos y comunicaciones de la competencia de otras Administraciones Públicas, en la forma que se determine en los correspondientes Convenios. La Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, certificará las herramientas y mecanismos que se pongan en funcionamiento para garantizar el acceso y la interoperabilidad con el Registro Electrónico Común, así como para garantizar la interconexión de los registros, por parte del resto de las Administraciones Públicas,.

Resultados

Oficinas ya integradas

Digitalización e Interconexión de Registros

ESCENARIO Escanear, en el momento, los documentos presentados por el ciudadano, DESTINADOS A OTRAS ADMINISTRACIONES FUERA DEL ÁMBITO DEL REGISTRO (también registros de salida) Devolver el papel al ciudadano. Enviar el registro en formato electrónico al organismo destino. AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en archivo, valija, correo y manipulación del papel. AHORRO para la ADMINISTRACIÓN, en eficiencia y reducción de cargas. Mejor servicio al ciudadano. “La Administración más cerca”. 12

Escenario Deseable Es viable? - El formato de la documentación presentada puede imposibilitar o dificultar la digitalización. - La gestión de colas, y el tiempo disponible para digitalizar la documentación en el momento, puede impedir devolver al ciudadano sus documentos. - El equipamiento y cantidad de personal disponible en la oficina para realizar estas tareas puede dificultar las tareas. - La necesidad de aportar el papel en determinados procedimientos específicos (sobres cerrados, contratación…), y por tanto, la necesidad de enviarlo al organismo tramitador, o de custodiarlo.

Escenario Habitual El 90% de la documentación presentada en un registro no excede las 5 hojas. Con un escáner de tipo bajo/medio, el tiempo de escaneo no supone más de 25 segundos. Las Normas Técnicas de Interoperabilidad publicadas en BOE garantizan la validez del documento digitalizado. 90/95% de los casos .

¿Problemas para Digitalizar? Cuando sea inviable la digitalización por el estado en que se presenta la documentación.   Cuando el volumen de documentación presentada implique un tiempo de digitalización superior al tiempo estimado de atención al ciudadano. Cuando el formato de la documentación presentada exija su manipulación, y no se disponga del tiempo necesario por afluencia de ciudadanos en la oficina. Necesidad de aportar el papel en determinados procedimientos específicos (sobres cerrados, contratación…), ….. ¿Problemas para Digitalizar? 5/10% de los casos 15

Digitalización - Procedimiento ¿Qué hago si el papel no cabe en el escáner? ¿Se pueden hacer fotocopias? ¿Qué hago con los post-its? ¿Qué hago si el papel está roto y atasca el escáner? ¿Cómo marco el registro si no he podido digitalizarlo? ¿Qué hago si el ciudadano presenta fotocopias sin originales? ……….

Si el documento digitalizado tiene un nivel de resolución mínimo de 200 ppp (píxeles por pulgada).   Si el documento digitalizado tiene garantía de “imagen fiel”, de acuerdo a un proceso de cotejo y validación realizado por el funcionario de registro, y avalado por la firma electrónica a través de la aplicación. Si la aplicación de registro utilizada garantiza que los datos enviados siguen el formato y estructura de datos de las normas técnicas aplicables (NTI SICRES 3.0 y derivadas). La aplicación ORVE del MHAP cumple con estos estándares. ¿Validez de la digitalización? – Copias Auténticas 17

GRACIAS ….